Referenzstory Andermatt

Andermatt digitalisiert 80% ihrer Verträge mit d.velop contracts.

• Der Vertragszeichnungsprozess reduziert sich von ca. 3 Wochen auf 5 Tage
• Automatisiertes Fristenmanagement spart Zeit und Nerven
• Effizienzgewinn durch flexiblen und standortunabhängigen Zugriff auf Verträge

Andermatt Swiss Alps spart Teilzeitstelle durch digitales Vertragsmanagement

„Wir hatten die Verträge in verschiedenen Strukturen abgelegt, mal analog, mal digital. Das wollten wir vereinheitlichen. Wir haben ein operatives Vertragsmanagement-Tool gesucht, was auch als Dokumentenmanagement-System funktioniert. Für unsere Verträge wollten wir einen besseren Prozessfluss haben. Da hat sich d.velop documents angeboten, weil es sehr benutzerfreundlich ist, Prozessschritte automatisieren und an den Microsoft-Flow mit Power Apps angebunden werden kann. Früher brauchten wir zwei bis drei Wochen, bis bei einem neuen Vertrag alles unterschrieben war. Heute braucht es von der Erstellung eines Vertrages bis zur Unterschrift nur noch fünf Tage.“ – Jonas Rütten, Head of Analytics & Administration, Andermatt Swiss Alps AG

Über die Andermatt

Eine Aktiengesellschaft entwickeln, dort, wo andere Urlaub machen: Die Andermatt Swiss Alps AG macht aus dem Bergdorf Andermatt in der Schweiz eine der führenden Ganzjahresdestinationen der Alpenregionen. Logisch, dass dabei eine Menge Arbeit anfällt und viele Verträge abgeschlossen werden – mit Lieferanten, Bauunternehmen und weiteren Partnern. Naturgemäß kostet die Pflege dieser Dokumente viel Arbeitszeit.

Die Andermatt Swiss Alps AG beschäftigt rund 400 Mitarbeitende in Altdorf und Andermatt. Zusätzlich zum Immobilienbusiness kümmert sich die AG um den Andermatt Golf Course und um verschiedene Hotels und Apartments. Bei dieser Größe fällt viel Verwaltungsarbeit an. Die bindet nicht nur eine erhebliche Menge an Arbeitskraft, ablaufende Fristen oder Termine können auch Budgets beeinflussen. Vor allem, wenn Verträge noch auf Papier verwaltet werden.

„Wir hatten die Verträge in verschiedenen Strukturen abgelegt“, sagt Jonas Rütten, Head of Analytics & Administration bei der Andermatt Swiss Alps AG, „mal analog, mal digital. Früher brauchten wir zwei bis drei Wochen, bis bei einem neuen Vertrag alles unterschrieben war.“ Schnell drängte sich die Frage nach Optimierungspotenzial auf.  

Postweg, Urlaub, krank: Ist Papier wirklich so geduldig?

Der Grund für die oft lange Bearbeitungsdauer für analoge Verträge: Der Postweg von Standort zu Standort braucht seine Zeit, manchmal sind Mitarbeiter:innen im Urlaub oder krank, und außerdem gilt Papier ja auch als geduldig. Das Monitoring der Vorgänge auf Papier nahm zusätzlich Zeit in Anspruch. Viel vermeidbare Arbeit für ein Unternehmen, das seine Anstrengungen eigentlich eher kreativ ins Wachstum investieren will.

„Für unsere Verträge wollten wir einen besseren Prozessfluss haben“, sagt Jonas Rütten. Daher machte sich die Andermatt Swiss Alps AG im Jahr 2022 auf die Suche nach einem digitalen Vertragsmanagement. Da ging es zum Beispiel um Wartungsverträge für Aufzüge, um Kaufverträge, Kontrakte mit Lieferanten, Rahmenverträge und alle vergleichbaren Vereinbarungen mit Bauunternehmen.

Die d.velop AG hat mit dem digitalen Vertragsmanagement d.velop contracts ein System im Angebot, das mit Microsoft SharePoint zusammenarbeitet. „Wir fokussieren auf die klassische Vertragsmanagement-Perspektive“, sagt Garth McCown, Senior Partner Account Executive bei der d.velop AG, „d.velop contracts bietet an einer einzigen Stelle einen Überblick über die gesamte Vertragssituation. Verlängerungen, Fristen, Aufgaben – alles ist auf einen Blick sichtbar. Das System meldet sich selbst, falls eine Frist abläuft und bietet einen digitalen Prozessflow, so dass man nur noch wenige personelle Ressourcen pro Vertrag braucht.“

Teil des Systems sind auch standardisierte Textblöcke, die bereits abgestimmt sind und je nach Einzelfall kombiniert werden können. So hat die Einrichtung der Software nur wenige Wochen in Anspruch genommen, hier stimmte die d.velop AG das System unter anderem auf die Art der Verträge ab.  

Das System ist sehr benutzerfreundlich, man kann die Daten einfach ins Dashboard ziehen. Außerdem ist der Prozess zur Erstellung und Genehmigung von Verträgen sehr einfach, ebenso die Anbindung an die digitale Unterschrift.

Jonas Rütten
Head of Analytics & Administration, Andermatt Swiss Alps AG

Warum d.velop contracts?

Der entscheidende Punkt für die Andermatt Swiss Alps AG: „Das System ist sehr benutzerfreundlich, man kann die Daten einfach ins Dashboard ziehen“, beschreibt Jonas Rütten, „außerdem ist der Prozess zur Erstellung und Genehmigung von Verträgen sehr einfach, ebenso die Anbindung für die digitale Unterschrift.“

Das Ergebnis: Die Aktiengesellschaft spart eine ganze Teilzeitstelle, die sonst mit der Bearbeitung und Organisation der Verträge beschäftigt war. Rütten: „Solche Fragen wie ,kannst du mir das mal eben einscannen und schicken?‘ fallen jetzt so gut wie komplett weg, das setzt Arbeitskraft an ungeahnten Orten frei. Wer mit Verträgen arbeiten muss, braucht diese nicht mehr zu suchen und muss auch niemanden mehr kontaktieren, die betreffenden Kolleginnen und Kollegen können einfach ins System reingehen und die Dokumente anklicken.“ Zudem integriert sich d.velop contracts nahtlos in das Dokumentenmanagement-System d.velop documents.

Automatische Erinnerung an ablaufende Vertrags-Fristen

Die moderne Arbeitswelt bietet viele Vorteile, mitunter schleichen sich aber auch Nachteile ein – durch Ablenkungen und Überlastungen in der Arbeit mit Details und Fristen. Da ist es hilfreich, wenn ein System wie d.velop contracts an ablaufende Fristen erinnert. Das System kann auch beachten, falls Mitarbeitende im Urlaub sind, und Freigabe- oder Entwicklungsschritte an Vertreter:innen weiterleiten. Auch im Entwicklungsprozess können automatische Erinnerungen Zeit und Nerven sparen. Das Dashboard bietet einen Überblick darüber, welche Dokumente in welchem Bearbeitungsstatus sind und welche Verträge aktuell bei welcher Abteilung bearbeitet werden.

Unser Team muss jetzt nicht mehr die ganze Zeit Unterlagen von A nach B schieben, das war bei fünf Bürostandorten viel Arbeit. Das Team kann die frei gewordene Zeit in die inhaltliche Arbeit investieren, zum Beispiel in Plausibilitätsprüfungen.

Jonas Rütten
Head of Analytics & Administration, Andermatt Swiss Alps AG

Fünf Tage von der Vertragserstellung bis zur Unterschrift

Inzwischen arbeiten zehn Menschen täglich mit d.velop contracts. Hinzu kommen rund 20 weitere Mitarbeiter:innen, die rund zwei bis vier Mal pro Monat das System nutzen, zum Beispiel, wenn sie einen Vertrag anstoßen. Im Bau-Bereich sind nun 100 Prozent der Verträge digital. Alles in allem hat das Unternehmen bislang rund 80 Prozent aller Verträge digitalisiert. 700 neue kommen pro Jahr dazu. Je nach Abteilung, die mit dem System arbeitet, wird mal mehr und mal etwas weniger Arbeitskraft frei. Einige Abteilungen leben laut Jonas Rütten digitaler als andere. Hier gelte es, flächenübergreifende Vorgaben zu entwickeln, damit alle gleich arbeiten und nicht jeder beispielsweise eine andere Ablageart pflege.

„Wir sind unabhängig vom Arbeitsort geworden“, sagt Jonas Rütten abschließend, „das Vertragsteam oder die vielen Stakeholder können von dort auf die Dokumente zugreifen, wo sie sind. So haben wir wirklich eine große Effizienz gewinnen können. Früher brauchten wir zwei bis drei Wochen, bis bei einem neuen Vertrag alles unterschrieben war. Heute braucht es von der Erstellung eines Vertrages bis zur Unterschrift nur noch fünf Tage.“

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