DRK-Verband spart Zeit, Geld und Ressourcen

Digitale Rechnungsverarbeitung entlastet Hauspost und Mitarbeitende

Seit 1949 gibt es beim Deutschen Roten Kreuz (DRK) den Kreisverband Tecklenburger Land mit Hauptsitz in Ibbenbüren. An mehr als 20 Standorten beschäftigt der Sozialverband rund 700 hauptamtliche Mitarbeitende, die von rund 7100 Fördermitgliedern und 1300 aktiven Mitgliedern unterstützt werden. Das DRK ist Träger von 12 zum Teil heilpädagogisch ausgerichteten Kindertageseinrichtungen, Einrichtungen zur Frühförderung sowie einer Autismus-Ambulanz. Zudem bietet es Senioren-Services und organisiert Freizeitangebote für Menschen mit Beeinträchtigung. Darüber hinaus arbeitet der Kreisverband mit den ehrenamtlichen Kameraden:innen der Ortsvereine in vielen Tätigkeitsbereichen des Roten Kreuzes zusammen, so zum Beispiel im Katastrophenschutz, in der Sozialarbeit, dem Ausbildungsbereich (Erste Hilfe) oder dem Jugendrotkreuz.

Großes Potential für neue Software-Lösungen

Das DRK im Tecklenburger Land ist mit all seinen Standorten dezentral aufgestellt. Das macht es einerseits möglich, nah bei den Menschen zu sein, die von den Mitarbeitenden betreut werden. Die Verteilung birgt andererseits aber auch Nachteile, die insbesondere den Bereich der Verwaltung betreffen. So laufen bei Verbänden wie dem DRK beispielsweise eine Vielzahl an Rechnungen auf – etwa für Neuanschaffungen, laufende Posten, Büroartikel, Medikamente und Lebensmittel. „Das ist wie in jedem anderen Unternehmen auch“, kommentiert Simon Seidel, IT-Systemadministrator beim DRK-Kreisverband. „Insgesamt sind das weit mehr als 500 Rechnungen monatlich.“

Bislang analoge Verwaltung von digitalen Rechnungen

Eine der Herausforderungen, die mit der Vielzahl an Eingangsrechnungen einhergehen: „Durch die große Anzahl an Standorten, Einrichtungen und Mitarbeitern:innen ist der Rechnungsprüfungsaufwand deutlich gewachsen“, erklärt Simon Seidel. Außerdem müsse man Nachweispflichten für digital eingegangene Rechnungen einhalten. Ein Problem dabei: „Unser Workflow hat nicht vorgesehen, die digital eingegangenen Rechnungen auch digital zu verwalten.“

Moderne Workflows für digitale Rechnungen

„Die digitalen Rechnungen wurden ausgedruckt, sind dann teils per Hauspost durch die Einrichtungen gegangen, um schließlich bei uns in der Zentrale in Ibbenbüren zu landen und wieder gescannt zu werden“, erinnert sich der IT-Systemadministrator. „Diesen ganzen Zwischenschritt wollten wir uns gerne ersparen“, führt er aus. Und noch mehr: „Im gleichen Zuge wollten wir natürlich auch dem Nachhaltigkeitsgedanken gerecht werden.“ Heißt: Das Ende des Papierzeitalters beim DRK-Kreisverband Tecklenburger Land war besiegelt. „So ist bei uns der Bedarf für eine Digitalisierung des Eingangsrechnungs-Prozesses aufgekommen“, bringt es Simon Seidel auf den Punkt.

Digitalel Neuausrichtung, beginnend mit der Rechnungsverarbeitung

Als weiterer Prozessbeschleuniger in Sachen Digitalisierung erwies sich die Corona-Pandemie. Spätestens da hatte der Vorstand des DRK-Kreisverbands Tecklenburger Land die Dringlichkeit erkannt, die Einführung digitaler Technologien anzugehen, um auch remote effizient arbeiten zu können. „Gerade in Verbindung mit den neuen Homeoffice-Regelungen war es natürlich schwierig, Papiere zu Hause zu bearbeiten“, blickt Simon Seidel zurück. Es war der Startschuss für eine grundlegende digitale Neuausrichtung, die mit der Rechnungsverarbeitung ihren Anfang nahm. „Das war eines meiner ersten größeren Projekte“, sagt Simon Seidel. Daneben habe es auch andere gegeben, wie etwa die digitale Zeiterfassung.

Suche nach Anbieter für die digitale Rechnungsverarbeitung

Durch die DRK Service GmbH in Berlin stieß man auf d.velop als Anbieter. „Da gibt es bereits eine d.velop-Lösung, die wir theoretisch hätten mitbenutzen können“, erklärt der IT-Experte, „aber wir haben uns für eine Inhouse-Lösung entschieden, auch vor dem Hintergrund, weiter auf der Plattform aufzubauen.“ Denn von d.velop gebe es ja schließlich noch mehr Module als nur die Rechnungsverarbeitung.“ Im Vergleich zu anderen Systemen am Markt, führt er aus, sei darüber hinaus auch das Preis-Leistungs-Verhältnis gut gewesen.

Zielgerichtete Projektführung auch in Zeiten der Pandemie

Den Kontakt zu d.velop und die Zusammenarbeit empfand Simon Seidel als sehr angenehm und offen – vom Vertrieb über das Projektmanagement bis hin zu den Consultants. Wegen der Corona-Pandemie musste die gesamte Projektarbeit remote ablaufen. „Das war in allen Bereichen sehr unproblematisch“, resümiert er. Nach den ersten Spezifikationen, was der Kreisverband von dem neuen System erwartet, habe es dann seitens der d.velop erste Live-Demonstrationen anhand beispielhafter Workflows gegeben. „Das hat hier guten Anklang gefunden.“ Besonders positiv aufgefallen ist Seidel während der einjährigen Projektphase die Kompetenz der d.veloper:innen. „Es war immer ein sehr lösungsorientiertes Arbeiten“, ist er zufrieden.

Deutliche Zeitersparnis dank digitalisierter Prozesse

Nach einem Dreivierteljahr im Einsatz hat die neue Rechnungsverarbeitung von d.velop schon gehörigen Einfluss auf die Workflows des Verbands. „Unsere Prozesse sind dadurch deutlich schlanker und schneller geworden“, so Seidel. Hinzu komme die reine Zeitersparnis, die geschätzt bei etwa bei einem Personentag pro Monat liege.

Eingangsrechnungen erst bearbeiten, dann an DATEV übergeben

Aber noch mehr hat sich verbessert, zum Beispiel die Laune in der Buchhaltung: „Die Mitarbeitenden sind begeistert, dass sie jetzt alles innerhalb der Rechnungs-Software erledigen können und die Rechnungen erst danach an DATEV übergeben“. „Wir können in der neuen Software auf Kostenstellen buchen, das heißt Buchungsvorschläge komplett umsetzen, und fertig an unser Buchungssystem übergeben“, nennt er ein Beispiel. Ein weiterer Vorteil: „Unsere Buchhaltung muss nicht mehr mit dem Taschenrechner arbeiten, das System erledigt alles automatisch.“

Key-User tragen Wissen in die Abteilungen

Beim DRK-Kreisverband Tecklenburger Land arbeiten derzeit 55 Personen mit der neuen Rechnungsverarbeitung. Damit alle das System gleichermaßen bedienen können, hat es eine Key-User-Schulung seitens der d.velop gegeben, gerade im Bereich der Buchhaltung.

„Denn das ist der zentrale Part“, sagt Simon Seidel. „Die Key-User haben anschließend das Wissen in die Abteilungen getragen.“ Bei einigen Usern, die etwa nur Freigaben erteilen müssen, habe man den Umfang der Schulung sogar auf zwei übersichtliche DIN-A4-Seiten beschränken können.

DRK-Verband strebt weitere Digitalisierungsschritte mit d.velop an

Eine weitere Zusammenarbeit mit d.velop ist seitens des DRK-Kreisverbands Tecklenburger Land angestrebt, um weitere Digitalisierungsschritte gemeinsam zu gehen. Zwar sind Folgeprojekte noch nicht final geplant, doch Simon Seidel verrät: „Wir möchten auf jeden Fall eine digitale Vertragsverwaltung haben. Außerdem überlegen wir, die komplette Eingangspost zu digitalisieren.“