Referenzstory DRK Kreisverband Tecklenburger Land

Der DRK-Kreisverband Tecklenburger Land verarbeitet mehr als 500 Rechnungen im Monat ohne Papierweg.

• Kontierung auf Kostenstellen direkt im Rechnungsworkflow
• Automatisierte Übergabe der Buchungsvorschläge an DATEV
• Rund ein Personentag Zeitersparnis pro Monat

DRK-Kreisverband Tecklenburger Land verarbeitet mehr als 500 Rechnungen im Monat ohne Papierweg

Beim DRK-Kreisverband Tecklenburger Land gingen Rechnungen längst digital ein – und wurden trotzdem ausgedruckt, per Hauspost durch die Einrichtungen geschickt und in der Zentrale in Ibbenbüren wieder eingescannt. Heute prüft, kontiert und gibt der Sozialverband mehr als 500 Eingangsrechnungen im Monat mit der digitalen Rechnungsverarbeitung von d.velop frei und übergibt sie fertig an DATEV. Die Zeitersparnis schätzt IT-Systemadministrator Simon Seidel auf rund einen Personentag pro Monat.

• Mehr als 500 Eingangsrechnungen im Monat, digital geprüft und freigegeben über mehr als 20 Standorte
• Kontierung auf Kostenstellen direkt im Rechnungsworkflow, Übergabe der Buchungsvorschläge an DATEV
• Rund ein Personentag Zeitersparnis pro Monat, seltenere Mahnungen und weniger Fahrten der Hauspost

Der DRK-Kreisverband Tecklenburger Land gehört zum Deutschen Roten Kreuz und arbeitet seit 1949 mit Hauptsitz in Ibbenbüren. An mehr als 20 Standorten beschäftigt der Sozialverband rund 700 hauptamtliche Mitarbeitende, unterstützt von rund 7.100 Fördermitgliedern und 1.300 aktiven Mitgliedern. Zum Verband gehören zwölf teils heilpädagogisch ausgerichtete Kindertageseinrichtungen, Einrichtungen zur Frühförderung, eine Autismus-Ambulanz, Senioren-Services und Freizeitangebote für Menschen mit Beeinträchtigung. Mit den ehrenamtlichen Kamerad:innen der Ortsvereine arbeitet der Kreisverband außerdem im Katastrophenschutz, in der Sozialarbeit, in der Erste-Hilfe-Ausbildung und im Jugendrotkreuz zusammen.

Wenn die Rechnung aus dem Postfach erst durch die Hauspost muss

Das zentrale Problem beim DRK-Kreisverband Tecklenburger Land war nicht der Rechnungseingang, sondern der Weg danach. Rechnungen für Neuanschaffungen, laufende Posten, Büroartikel, Medikamente und Lebensmittel liefen zu einem großen Teil bereits digital ein – der Prüf- und Freigabeprozess dahinter nicht. „Das ist wie in jedem anderen Unternehmen auch. Insgesamt sind das weit mehr als 500 Rechnungen monatlich“, sagt Simon Seidel, IT-Systemadministrator beim DRK-Kreisverband Tecklenburger Land.

Die dezentrale Aufstellung des Sozialverbands ist fachlich gewollt: Mehr als 20 Standorte bringen die Mitarbeitenden nah zu den Menschen, die sie betreuen. In der Verwaltung schlug dieselbe Verteilung als Aufwand zurück. Ziel war es deshalb, den Eingangsrechnungsprozess durchgängig digital abzubilden – von der Rechnung im Postfach bis zur Buchung, über alle Standorte hinweg.

Fünf Punkte machten den bisherigen Ablauf teuer:

• Medienbruch im ersten Schritt – Digital eingegangene Rechnungen wurden ausgedruckt, um sie überhaupt in den Prüfprozess geben zu können.
• Physische Laufwege – Die Papierrechnungen gingen per Hauspost durch die Einrichtungen und mussten in Ibbenbüren erneut gescannt werden.
• Wachsender Prüfaufwand – „Durch die große Anzahl an Standorten, Einrichtungen und Mitarbeitern:innen ist der Rechnungsprüfungsaufwand deutlich gewachsen“, sagt Simon Seidel.
• Fehlende Nachverfolgung – Wo eine Rechnung im Umlauf gerade lag, war nicht einsehbar. Mahnungen waren die Folge.
• Papier im Homeoffice – „Gerade in Verbindung mit den neuen Homeoffice-Regelungen war es natürlich schwierig, Papiere zu Hause zu bearbeiten“, so Seidel.

Zwei Entwicklungen trafen zusammen: der wachsende Prüfaufwand und die Corona-Pandemie. Spätestens damit hatte der Vorstand des DRK-Kreisverbands Tecklenburger Land die Dringlichkeit erkannt, digitale Technologien einzuführen, um auch remote arbeiten zu können. Es war der Startschuss für eine digitale Neuausrichtung, die mit der Rechnungsverarbeitung begann – für Simon Seidel eines seiner ersten größeren Projekte im Verband.

Inhouse-Plattform statt mitgenutzter Verbandslösung

Auf d.velop stieß der DRK-Kreisverband Tecklenburger Land über die DRK Service GmbH in Berlin. Dort war eine d.velop-Lösung bereits im Einsatz, die der Kreisverband theoretisch hätte mitnutzen können. Die Entscheidung fiel bewusst dagegen.

„Da gibt es bereits eine d.velop-Lösung, die wir theoretisch hätten mitbenutzen können, aber wir haben uns für eine Inhouse-Lösung entschieden, auch vor dem Hintergrund, weiter auf der Plattform aufzubauen“, sagt Simon Seidel. Das Portfolio von d.velop umfasse mehr Module als die Rechnungsverarbeitung, führt er aus; der Kreisverband wollte die Plattform als Basis für weitere Digitalisierungsschritte nutzen. Im Vergleich zu anderen am Markt geprüften Systemen habe außerdem das Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugt.

Darin liegt die Besonderheit dieses Projekts: Ein Kreisverband mit 700 Mitarbeitenden entschied sich gegen die bequeme Mitnutzung einer bestehenden Installation im Verbandsumfeld – und für eine eigene Plattform, auf der weitere Fachprozesse aufsetzen können.

Vom Postfach bis zur Freigabe ohne Ausdruck

Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung von d.velop bleibt die Eingangsrechnung beim DRK-Kreisverband Tecklenburger Land von der Ankunft bis zur Freigabe im System. d.velop invoices erfasst die Rechnungen digital, ordnet sie den zuständigen Einrichtungen zu und führt sie dort durch Prüfung und Freigabe – ohne Ausdruck, ohne Hauspost, ohne zweiten Scan. Der Bearbeitungsstand jeder Rechnung ist dabei jederzeit einsehbar.

Das kehrt die Logik des alten Ablaufs um. Statt Papier zu den Prüfenden zu fahren, bringt der Workflow die Rechnung zu den Berechtigten – über mehr als 20 Standorte im Sozialwesen hinweg. 55 Personen arbeiten heute mit der Software, von der Freigabe in der Einrichtung bis zur Buchhaltung in Ibbenbüren.

Kontiert im Workflow, gebucht in DATEV

Den größten Alltagsunterschied macht beim DRK-Kreisverband Tecklenburger Land die Übergabe an DATEV. Die Buchhaltung erledigt Prüfung, Kontierung und Freigabe vollständig in der Rechnungssoftware und übergibt die Rechnungen erst danach an das Buchungssystem.

„Wir können in der neuen Software auf Kostenstellen buchen, das heißt Buchungsvorschläge komplett umsetzen, und fertig an unser Buchungssystem übergeben“, sagt Simon Seidel. Das Rechnen von Hand fällt damit weg: „Unsere Buchhaltung muss nicht mehr mit dem Taschenrechner arbeiten, das System erledigt alles automatisch.“ Und die Stimmung in der Abteilung hat sich mit dem Prozess geändert – „die Mitarbeitenden sind begeistert, dass sie jetzt alles innerhalb der Rechnungs-Software erledigen können und die Rechnungen erst danach an DATEV übergeben“, so Seidel.

Ein Projektjahr komplett remote, Schulungen auf zwei DIN-A4-Seiten

Das Projekt beim DRK-Kreisverband Tecklenburger Land lief wegen der Corona-Pandemie vollständig remote – ein Jahr lang, vom Vertrieb über das Projektmanagement bis zu den Consultants. „Das war in allen Bereichen sehr unproblematisch“, sagt Simon Seidel. Nach den ersten Spezifikationen zeigte d.velop Live-Demonstrationen anhand beispielhafter Workflows; das fand beim Kreisverband guten Anklang. Positiv fiel Seidel während der Projektphase die Kompetenz der d.veloper:innen auf: „Es war immer ein sehr lösungsorientiertes Arbeiten.“

Den Wissenstransfer organisierte der Kreisverband über Key User:innen, vor allem in der Buchhaltung. d.velop schulte diese Gruppe zuerst – „denn das ist der zentrale Part. Die Key-User haben anschließend das Wissen in die Abteilungen getragen“, sagt Seidel. Für Beschäftigte, die im System nur Freigaben erteilen, ließ sich der Schulungsumfang auf zwei übersichtliche DIN-A4-Seiten begrenzen. Die 55 Rollen im Prozess sind unterschiedlich tief betroffen: Wer eine Rechnung nur freigibt, braucht keine Schulung zur Kontierung.

Was sich in der Buchhaltung und in den Einrichtungen geändert hat

Nach einem Dreivierteljahr im Einsatz hatte die digitale Rechnungsverarbeitung die Abläufe im DRK-Kreisverband Tecklenburger Land verändert. „Unsere Prozesse sind dadurch deutlich schlanker und schneller geworden“, sagt Simon Seidel. Die reine Zeitersparnis schätzt der Kreisverband auf rund einen Personentag pro Monat.

Der DRK-Kreisverband Tecklenburger Land hat mit der digitalen Rechnungsverarbeitung einen Eingangsrechnungsprozess geschaffen, der

• mehr als 500 Eingangsrechnungen im Monat ohne Ausdruck und ohne zweiten Scan durchläuft,
• 55 Beschäftigte an mehr als 20 Standorten in Prüfung und Freigabe einbindet,
• rund einen Personentag Arbeitszeit pro Monat freisetzt (Schätzung des Kreisverbands),
• den Bearbeitungsstand jeder Rechnung einsehbar macht und damit Mahnungen reduziert,
• Fahrten der Hauspost zu den Einrichtungen einspart
• die Kontierung auf Kostenstellen im Workflow erledigt und fertige Buchungsvorschläge an DATEV übergibt.

Zusammengefasst: ein Rechnungsweg ohne Papierschleife – die Rechnung bleibt vom Postfach bis zur Buchung in DATEV im System.

Vertragsverwaltung und Posteingang als nächste Schritte

Der DRK-Kreisverband Tecklenburger Land will die digitale Neuausrichtung fortsetzen, die mit der Rechnungsverarbeitung begonnen hat. Folgeprojekte sind noch nicht final geplant, die Richtung steht für Simon Seidel aber fest: „Wir möchten auf jeden Fall eine digitale Vertragsverwaltung haben. Außerdem überlegen wir, die komplette Eingangspost zu digitalisieren.“ Damit würde der Sozialverband den Weg, den die Eingangsrechnung heute nimmt, für Verträge und für die übrige Post öffnen – und die Plattform ausbauen, für die sich der Kreisverband bewusst entschieden hat.

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