Ferdinand Bilstein setzt auf Digitalisierung: Personalakte wird papierlos

Die Ferdinand Bilstein GmbH & Co. KG (febi) in Ennepetal in NRW wird mittlerweile in der siebten Generation von der Gründerfamilie geführt. Mit großem Erfolg. Der Produzent von Fahrzeug- und Industrieteilen hat inzwischen über 2.000 Mitarbeiter:innen an weltweit über 20 Standorten. Ein Grundstein des Erfolges: fortwährende Innovationen.

Das Wachstum des Unternehmens war in den vergangenen Jahren überdurchschnittlich. In der Folge kamen mehr und mehr Mitarbeiter:innen dazu – und damit mehr und mehr Papier-Personalakten. „Die Schränke wurden immer voller“, beschreibt Andreas Blau, HR Business Partner bei febi, „wir haben ein Archiv ohne Fenster für unsere Papier-Personalakten, mit verfahrbaren Aktenregalen. Wie in einer großen Bibliothek. Irgendwann wurde es sehr müßig, die Papier-Akten zu bearbeiten.“

Digitale Personalakte kann unnötige Mehrarbeit einsparen

Müßig und umständlich – und bisweilen sogar unmöglich, etwas bei der Arbeit im Homeoffice oder von unterwegs aus. Fand sich eine Akte mal nicht sofort im Archiv, musste die Suche auf die Schreibtische der Kollegen:innen ausgedehnt werden. Diese unnötige Mehrarbeit für jede noch so kleine Änderung oder Erweiterung wurde für febi gerade während der Corona-Pandemie zu einer Herausforderung. Der Gedanke lag nahe, die Papier-Akten zu digitalisieren. Nur wie? Mit einem Scanner und jeder Menge Handarbeit? Und was dann?

Die Ferdinand Bilstein GmbH & Co. KG machte sich auf die Suche nach einem Anbieter für digitale Personalakten. Drei Unternehmen kamen in die engere Auswahl, darunter die d.velop AG. Die beiden anderen Anbieter waren auf digitale Personalakten spezialisiert, „aber wir wollten ja für das ganze Unternehmen mitdenken“, so Andreas Blau, „und haben uns daher für die d.velop AG entschieden, die nicht nur digitale Personalakten möglich macht, sondern auch ein komplettes Dokumentenmanagementsystem, digitale Unterschriften und noch vieles mehr.“

Der Weg zur digitalen Personalakte: febi’s Umstellung auf effiziente Dokumentenverwaltung

Für den Start ins digitale Dokumentenmanagement entschloss sich febi Anfang 2021, die digitale Personalakte der d.velop AG einzuführen. „Die digitale Personalakte kann für viele Unternehmen eine Erleichterung sein“, sagt Kristofer Erlenkamp, Market Director Mechanical Engineering & Construction bei der d.velop AG, „es gibt Fälle, da halten die Mitarbeiter:innen ja Änderungen in ihren Papier-Akten zum Beispiel mit Excel-Listen nach, um so einen schnellen Überblick zu bekommen. Das macht natürlich letztendlich noch mehr Arbeit.“

Zum reinen Scannen der Akten beauftragte febi einen externen Dienstleister, der alle rund 2.000 Akten abholte, einscannte und zurückbrachte. Das nahm rund acht Wochen in Anspruch. Inklusive Auswahl der Anbieter von digitalen Personalakten, Aktenbereinigung, Scannen, Einrichten der Software und Schulen dauerte der Umstieg rund ein halbes Jahr. „Wir mussten uns natürlich erstmal an den digitalen Workflow gewöhnen“, sagt Blau, „doch inzwischen ist alles wesentlich einfacher geworden.“

febi profitiert von diesen konkreten Vorteilen der digitalen Personalakte

• Ortsunabhängiger Zugriff per PC, Notebook, Tablet oder Smartphone, auch aus dem Homeoffice heraus
• Rechtgesteuerter Zugriff (z.B. nur Lesen oder Schreiben & Lesen) für entsprechende HR-Mitarbeitende
• Schneller Zugriff auf Dokumente, z. B. auch per Volltextsuche wie bei Internet-Suchmaschinen
• Alle Akten stets mit wenigen Klicks auffindbar
• Wesentlich kürzere Bearbeitungszeiten
• Einfache Einhaltung aller Aufbewahrungsfristen
• Sichere Verschlüsselung
• Übersichtliche, intuitive Oberfläche
• Auskünfte können schneller und leichter vor Ort erteilt werden

Andreas Blau: „Was die Bedienbarkeit angeht, vergleiche ich die digitale Personalakte der d.velop AG gerne mit Apple, die Bedienung geht intuitiv und einfach von der Hand.“ Auch die Einrichtung der Software nahm nur wenig Zeit in Anspruch, und die Oberfläche wurde sogar auf das Bilsteingroup-Layout angepasst.

febi: „Wir befürworten es, wenn jemand mitdenkt“

„Für die Zusammenarbeit mit der d.velop AG vergebe ich eine 1+ mit Sternchen, so Blau“, „die d.velop war immer greifbar, immer sehr innovativ, ohne dass wir groß Fragen stellen mussten. Gerade in der Einrichtungsphase hatten wir das Gefühl, dass d.velop einen großen Erfahrungsschatz mitbringt und schon wusste, was wir brauchten. Das war sehr hilfreich. Bei offenen Fragen wurden wir innerhalb von Stunden oder spätestens am kommenden Tag zurückgerufen. Wir befürworten es, wenn jemand mitdenkt.“

Nach der Einrichtung folgte die Schulung, die zwei halbe Tage dauerte. Zwei sogenannte Key User von febi wurden intensiv geschult. Diese konnten ihr Wissen dann an diejenigen febi-Mitarbeiter:innen weitergeben, die weniger oft oder weniger tiefgehend mit der digitalen Personalakte arbeiten müssen.

Die Entscheidung für die d.velop AG: Eine strategische Wahl für febi

Nun, da die digitale Personalakte zur Zufriedenheit funktioniert und das Unternehmen damit gut arbeitet, will febi weitere Digitalisierungspotenziale heben, wie etwa ein digitales Dokumentenmanagement-System oder die (rechtsgültige) digitale Unterschrift.

„Wir wollten ja für das ganze Unternehmen mitdenken“, so Blau, „daher haben wir uns ja für einen Anbieter entschieden, der mehr als nur die digitale Personalakte im Portfolio hat. Die Zusammenarbeit war reibungslos. Die d.velop AG hat uns gut abgeholt und uns das Gefühl gegeben, auf Augenhöhe zu sprechen, nicht von Verkäufer zum Kunden.