Gemeinsam zum USP: Unterlagen zur Grundsteuerreform jetzt mit eSignatur

hsp und d.velop sign: eIDAS-konforme, digitale Unterschrift zur Einreichung von Dokumenten 

Die Firma hsp ist ein mittelständisches Software-Unternehmen, das 40 Mitarbeiter:innen am Standort Hamburg beschäftigt. 1991 gegründet, entwickelt hsp Software im Bereich Finanz-Reporting und Compliance-Dokumentation für Kanzleien, Steuerberatungen und Unternehmen. Hinzu kommen Schulungskonzepte, E-Learning-Angebote und ein Streaming-Format. 

Unterlagen für Grundsteuerreform einreichen

Die ab 2025 geltende Grundsteuerreform befindet sich seit Anfang 2022 in der Umsetzungsphase. Für Grundstücks- und Immobilienbesitzer bedeutet das, dass ihre bundesweit rund 36 Millionen privaten und gewerblich genutzten Grundstücke neu bewertet werden. Deshalb müssen sie auf digitalem Wege bis Ende Oktober 2022 zahlreiche Unterlagen einreichen, auf deren Basis die neue Grundsteuer berechnet wird.

Rechtssichere, digitale Signatur für die Feststellungserklärung

Auch eine digitale „Feststellungserklärung zur Ermittlung des Grundsteuerwerts“ fordern die Finanzbehörden. Eine Herausforderung, mit der viele Steuerberater:innen in diesem Zusammenhang durch ihre Mandant:innen konfrontiert werden. Das Software-Unternehmen hsp hat diese Entwicklung erkannt und gemeinsam mit d.velop eine Lösung dafür geschaffen: Das neue Software-Modul „Opti.Tax Grundsteuer“ von hsp, das unter anderem die Erstellung der geforderten Feststellungserklärungen beherrscht, gibt es mit rechtssicheren, digitalen Signaturen von d.velop sign.

Beschleunigter Prozess für Mandanten und Kanzleien

„Mit diesem Software-Modul können Kanzleien ihre Mandanten bei der Bearbeitung der Grundstücksbewertung und in der Kommunikation mit dem Finanzamt unterstützen“, erklärt Hendrik Siemes, Product Growth Manager für d.velop sign. „Die Mandanten haben hier die Möglichkeit, das auszufüllende Formblatt digital zu unterschreiben, damit sie, wie auch die Kanzleien, einen belastbaren Nachweis über die Korrektheit der Daten haben.“ Dies, führt er aus, beschleunige und vereinfache den Prozess für beide Seiten.

Medienbruchfreier Datenaustausch mit der Finanzverwaltung

Aber wie ist es zu dieser Kooperation gekommen? „Tschüss Medienbruch“ – dieses Motto hat sich hsp auf die Fahne geschrieben. „Wir haben ein Interesse an Prozessen, die medienbrucharm oder medienbruchfrei sind“, erklärt Paul Liese, Inhaber des Software-Herstellers, und merkt an: „Wenn ich einen elektronischen Datensatz an die Finanzverwaltung schicken soll, kann es ja nicht sein, dass ich die Freigabe vom Mandanten noch auf Papier oder per E-Mail fordere.“

Bei der Freigabe einen komplett digitalen Prozess anbieten

Alte, umständliche und papierbezogene Workflows sind Paul Liese ein Dorn im Auge: „Ich muss dann ein PDF erzeugen und es dem Mandanten per Mail schicken. Der wiederum muss es dann ausdrucken, unterschreiben, einscannen und zurücksenden.“ Deswegen sei es ihm wichtig, in der Freigabe-Situation zwischen Kanzlei und Mandant oder zwischen Steuerabteilung im Unternehmen und Geschäftsführung einen komplett digitalen Prozess anbieten zu können. „Ohne komplizierte Hardware-Themen für den Anwender und sofort nutzbar“, so eine der Kernanforderungen, die Paul Liese im Vorfeld an eine mögliche Signatur-Software für Opti.Tax Grundsteuer gestellt hatte.

Einfache Nutzbarkeit ohne vorherige Schulungen

Unkomplizierte, sofortige Nutzbarkeit, das bedeutet auch: „Ältere Mandanten oder solche, die nicht so digital affin sind, sollten die digitale Signatur ebenfalls einfach und rechtskonform nutzen können“, sagt Paul Liese. Eine weitere, an die Signatur-Software geknüpfte Bedingung: Die Kanzlei sollte einfach auswählen können, welche Unterschriftenart sie verwenden möchte, „und dann macht das System das von allein“. Wichtig sei, dass die Kanzlei nicht noch anfangen müsse, Schulungen zu besuchen, wie man die Unterlagen am Ende wegschicke.

Im TaxTech-Talk auf d.velop gestoßen

Bis hsp und d.velop sich schließlich zusammentaten, um gemeinsam eine Lösung für das Einreichen der Grundsteuerreform-Dokumente anzubieten, verging einige Zeit. Begegnet sind sich Paul Liese und Hendrik Siemes erstmals bei einem „TaxTech-Talk. „Hendrik Siemes habe ich über einen anderen Partner von uns kennengelernt“, blickt Paul Liese zurück. „Dieser hatte sich ebenfalls mit der Integration einer digitalen Signatur-Lösung in eine Plattform beschäftigt. Über diesen Weg bin ich dann mit Hendrik tiefer in das Thema digitale Signatur eingestiegen und habe mir angeguckt, was d.velop so macht. Und das fand ich cool.“

Die digitale Signatur in die Kanzlei bringen

Das Gesamtpaket passte. Gutes Produkt, gutes Team und das Ziel auf beiden Seiten, Dinge gemeinsam zu bewegen und nicht einseitig Ziele zu verfolgen. „Alles, was mir wichtig ist, wurde bei d.velop erfüllt. Deswegen haben wir gesagt, wir vertiefen das Ganze.“ Die Idee, Opti.Tax und die digitale Signatur zusammenzubringen, war Paul Liese auf einer Rückfahrt von München nach Hamburg gekommen. Er hatte an einer TaxTech-Runde teilgenommen und im Nachgang mit Hendrik Siemes die Idee besprochen, dass es im Bereich der Grundsteuer ein idealer Prozess wäre, das Thema digitale Signatur auch in die Kanzlei zu bringen.

Plötzlich ein Massenthema, das Unterschriften von Mandanten erfordert

„Sie haben auf einmal ein Massenthema“, begründet Paul Liese den Gedanken, „und Sie müssen etwas vom Mandanten unterschreiben lassen.“ Die Kanzleien sind dem Thema eSignatur gegenüber in einem solchen Fall sehr aufgeschlossen, so der hsp-Inhaber weiter, und „man kann schauen, wie man gemeinsam den Markt erreicht“.

Videos gedreht, um Interesse der hsp-Kunden zu verstehen

Persönlich begegnet sind sich Paul Liese und Hendrik Siemes bisher nur im Studio, um Videos zum Thema Digitale Signatur zu produzieren. Ansonsten, sagt der hsp-Geschäftsführer, sei die Zusammenarbeit digital abgelaufen. „Zunächst haben wir gemeinsam eine Videoreihe mit ‚Snackable Content‘ aufgesetzt, um das Interesse in der hsp-Kundschaft zu verstehen“, beschreibt Hendrik Siemes die Strategie. „Die Resonanz war positiv, sodass einer Partnerschaft, im Kontext der Grundsteuerreform mit d.velop sign zu arbeiten, nichts mehr im Wege stand.“ 

Sechs Wochen bis zur digitalen Signatur in Opti.Tax Grundsteuer

Durch die Erstellung gemeinsamer Inhalte vor dem Start in die Partnerschaft konnten die Beteiligten das Bedürfnis am Markt weitaus besser einschätzen als ohne Feedback-Kanal. Die Dauer der technischen Entwicklung, bis die digitale Signatur in Opti.Tax Grundsteuer einsatzbereit war, schätzt Paul Liese auf rund sechs Wochen. Die Herausforderung bestand vor allem in der technischen Abstimmung. „d.velop musste für uns noch etwas entwickeln, damit die digitale Signatur in unsere Technologie passt“, erklärt er.

Flexibles Modell, um Kundenansprüchen gerecht zu werden

In kaufmännischer Hinsicht schauten hsp und d.velop gemeinsam darauf, welche Bedürfnisse Neukunden im Bereich eSignaturen haben, und entschieden sich für ein flexibles Modell: „Zum Start konnte jeder Kunde die eSignatur im Pay-per-use-Modell nutzen“, verdeutlicht Hendrik Siemes. „Man bezahlt also nur die Anzahl Signaturen, die man auch konkret nutzt.“ Würden aber mehr als 15 Signaturen pro Monat anfallen, „gäbe es das kostengünstigere Upgrade-Paket ‚hsp sign‘ mit bis zu 300 Signaturen pro Jahr.“

Intensive Zusammenarbeit mit d.velop auf Augenhöhe

Nach wie vor schätzt Paul Liese an der Zusammenarbeit mit d.velop „vom ersten Kontakt bis heute die offene Kommunikation.“ Es gibt Tage, an denen reihen sich Jour-fixes mit d.velop im Halbstundentakt aneinander. „Das heißt, die Zusammenarbeit ist schon sehr intensiv und auf Augenhöhe, auch wenn wir als kleinerer Software-Hersteller lange nicht die Größe der d.velop haben, aber trotzdem, das passt.“ Denn die gemeinsame Arbeit hat Impulse auf beiden Seiten gesetzt.

Wissensaustausch setzt wechselseitig wichtige Impulse

„Durch den kontinuierlichen Wissensaustausch und das echte Interesse aneinander über den Business Case hinaus konnten hier zwei ambitionierten Software-Hersteller abteilungsübergreifend Impulse setzen“, verdeutlicht Hendrik Siemes. „So hat hsp das Thema ‚Customer Success‘ aufgenommen und dafür ein neues Team gegründet, und die d.velop hat das Thema Support durch hsp neu interpretiert kennengelernt und ihrerseits Anpassungen vorgenommen.“

USP: Einzige Lösung mit digitaler Signatur am Markt

Die Zusammenarbeit macht sich bezahlt. „Die digitale Signatur bei der Grundsteuer wird tendenziell immer mehr genutzt“, weiß Paul Liese. „Jetzt geht es zunächst einmal darum, einen entsprechenden Marktanteil zu bekommen und zu schauen, ob es sich auch lohnt, in die nächste Entwicklungsstufe zu gehen.“ Immerhin: „Wir haben im Vergleich zu den marktbegleitenden Lösungen aus unserer Sicht, was das Thema Grundsteuerreform betrifft, die einzige Lösung mit einer digitalen Signatur im Prozess, die rechtskonform ist. In dieser Hinsicht sind wir mit einem USP unterwegs.“

Grundsteuer-Modul mit eIDAS-konformer eSignatur

Das bestätigt auch Hendrik Siemes: „Aktuell ist das Grundsteuer-Modul das einzige Modul am Markt, das eine eIDAS-konforme eSignatur beinhaltet und sich so von den Marktbegleitern abgrenzen kann.“ Zusätzlich konnte Paul Liese alle 16 Steuerberaterverbände mit 30.000 angeschlossenen Kanzleien in Deutschland davon überzeugen, ihren Mitgliedern die Lösung der hsp zu empfehlen. „Ich kann nur jedem raten, das auszuprobieren“, sagt Paul Liese, „weil es ein super Einstieg in das Thema eIDAS-konforme Signaturen in Kanzleien ist.“