Referenzstory IHK Siegen

Die Industrie- und Handelskammer Siegen (IHK) ist die Selbstverwaltungseinrichtung aller Gewerbetreibenden der Region Siegen-Wittgenstein sowie Olpe und zählt insgesamt 63 Mitarbeitende. Sie hat als Körperschaft des öffentlichen Rechts gesetzliche Aufträge:

• Förderung der gewerblichen Wirtschaft
• Vertretung der gemeinsamen Interessen aller angeschlossenen Unternehmen
• Beratung der Behörden in wirtschaftlichen Angelegenheiten

Digitale Kommunikation mit Mitgliedsbetrieben etablieren

Die Industrie- und Handelskammer Siegen (IHK Siegen) hat die digitale Transformation bereits im Jahr 2013 mit dem Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems der d.velop gestartet. Um weitere Unternehmensprozesse zu digitalisieren, steht die digitale Kommunikation sowie die Bereitstellung digitaler Dienste für Mitgliedsunternehmen der Kammer an zentraler Stelle. Ziel der IHK Siegen ist es, zunächst den Beitragsversand an Mitglieder digital abzubilden.

Hintergrund ist, dass seitens der Mitglieder die Nachfrage nach einem digitalen Beitragsversand kam. Der analoge Versand der Beitragsbescheide ist darüber hinaus mit hohen Kosten sowie großem Aufwand verbunden. Auch das Onlinezugangsgesetz (OZG) fordert die Optimierung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen und sieht vor, dass Bund, Länder sowie Kommunen alle Verwaltungsleistungen auch digital anbieten. Durch den Einsatz der d.velop postbox wird diese Anforderung erfüllt, der Service für die Mitgliedskammern verbessert und Prozesse ressourcenschonend optimiert.

d.velop postbox für den digitalen Bescheidsversand

Um den digitalen Versand von Beitragsbescheiden abzubilden, bietet die d.velop postbox eine passende Lösung. Sie ist ein sicherer Cloud-Briefkasten, den viele Unternehmen für die digitale Zustellung nutzen. Die IHK Siegen setzt sie zunächst für den Versand von Beitragsbescheiden an Mitglieder ein, die diesen Weg wünschen. Für Mitglieder, die Post bevorzugen, übernimmt ein externer Anbieter den Versand. Neben Bescheiden können auch weitere Dokumente wie Gehaltsabrechnungen oder Krankmeldungen rechtssicher digital zugestellt werden.

Die d.velop postbox erfüllt höchste Sicherheitsstandards: verschlüsselte Zustellung, Zustellnachweis und Speicherung in einem ISO-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland. Dokumente können sicher im digitalen Briefkasten aufbewahrt und geteilt werden.

Verkürzte Reaktionszeiten der IHK Siegen

Die IHK Siegen erzielt durch die Nutzung der d.velop postbox deutliche Einsparungen bei Porto-, Papier- und Druckkosten. Außerdem werden Personalressourcen geschont, da aufwendige Prozesse des analogen Versands entfallen. Dokumente werden nun per Klick mit Zustellnachweis innerhalb weniger Sekunden rechtssicher versendet – deutlich schneller als Druck und Postversand. Die Einführung verlief einfach: Es mussten lediglich Stammdaten, Anlagen und der Druckdienstleister angebunden werden.

Auch die Mitgliedsunternehmen profitieren von der digitalen Lösung. Über 400 Mitglieder reagierten innerhalb weniger Tage positiv auf das erste Info-Mailing – ein klares Zeichen für die hohe Akzeptanz der digitalen Transformation.

Digitale Zustellung: Alternative zum klassischen Briefversand per Post

Die Zustellung von Briefen über klassische Postdienste verursacht zunehmend höhere Kosten, während die digitale Zustellung erhebliche Einsparungen und Effizienzgewinne bietet. Die Vorteile von digitalen Lösungen zum Dokumentenaustausch liegen auf der Hand: Sie sparen enorme Papier-, Druck- und Versandkosten, beschleunigen administrative Prozesse und schaffen mehr Flexibilität durch Ortsunabhängigkeit.

In diesem Webinar erfahren Sie, warum sich die Einführung der digitalen Zustellung für Ihre Organisation lohnt und wie die Software von d.velop dabei unterstützt.

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d.velop als starker Digitalisierungspartner

„Durch kurze Abstimmungswege und klare Antworten konnten wir selbst komplexe Fragestellungen schnell klären“, erinnert sich Klaus Fenster. Die Zusammenarbeit zwischen den Experten:innen von d.velop und der IHK Siegen verlief zu jeder Zeit reibungslos und konstruktiv. Für die IHK Siegen war das ein entscheidender Faktor, um den digitalen Beitragsversand erfolgreich umzusetzen. Die Lösung reduziert den Aufwand für Porto und Papier und ermöglicht eine sichere, digitale Zustellung von Dokumenten. Gleichzeitig wird die Anzahl der benötigten Portale verringert, was die Prozesse für Mitgliedsunternehmen deutlich vereinfacht.