Referenzstory Prospitalia GmbH
Prospitalia setzt auf d.velop-DMS und Vertragsmanagement-App von alphaflow
Vom Papier zur digitalen Effizienz – volle Kontrolle über rund 6.000 Verträge und 14 Vertragsarten
Die Prospitalia GmbH ist ein Einkaufsdienstleister im deutschen Gesundheitswesen mit mehr als 100 Mitarbeiter:innen am Firmensitz in Ulm. Das Unternehmen verhandelt für seinen bundesweiten Kundenstamm die Preise für das gesamte Portfolio an Krankenhaus-Artikeln (etwa 1 Million Artikel) – vom Pflaster bis zum Röntgengerät – direkt mit der Industrie und verhilft so mehr als 1.300 stationären Einrichtungen wie Akutkliniken, Universitätskliniken, Klinikapotheken und Pflegeeinrichtungen zu mehr Wirtschaftlichkeit. Hinzu kommen Beratungsleistungen, von vergaberechtskonformen und rechtssicheren, EU-weiten Ausschreibungen von Medical Produkten und Investitionsgütern, über Wirtschaftlichkeitsanalysen auf Artikelebene bis zu Optimierungsprojekten in den Bereichen Beschaffung, Logistik und IT.
Vertragsmanagement
Produkt
>100
Mitarbeitende
Gesundheitswesen
Branche
Analoge Vertragsverwaltung: unübersichtlich und schwierig
Damit Unternehmen verlässlich wirtschaften können, sind Verträge notwendig – und das können bisweilen ziemlich viele sein. Ein Beispiel dafür ist die Prospitalia GmbH aus Ulm. Der baden-württembergische Einkaufsdienstleiter für Medizinprodukte verwaltet insgesamt etwa 6.000 Vertragswerke, aufgeteilt in 14 verschiedene Hauptvertragsarten. „Die Handhabung dieser Verträge gestaltete sich schwierig“, erinnert sich Andrea Werner, Head of Process & Project Management bei Prospitalia, an die Zeit vor der Digitalisierung der internen Arbeitsabläufe und ergänzt: „Wir kommen ja, wie viele andere Unternehmen auch, aus der analogen Papierwelt.“
Mehrfach-Pflege der Verträge auch in Excel-Übersichten
„Die Ablage der Verträge fand in verschiedenen Ordnern auf dem Server oder in unserem alten Dokumentenmanagement-System statt“, erklärt Werner. „Dort wurden die Scans ohne Verschlagwortung hineingezogen, sodass man im DMS nur von der Volltextsuche profitierte.“ Das Resultat: Eine Mehrfach-Pflege der Verträge, auch in Excel-Übersichten, weil die Übersichten nicht immer auf dem aktuellen Stand waren. „Das ging irgendwann nicht mehr“, blickt Andrea Werner auf diese Episode zurück und ergänzt: „Auswertungen in jeglicher Form waren schwierig und zweitaufwendig. Eine Fristenverwaltung gab es nicht.“
Digitales Vertragsmanagement-System für besseren Überblick
Am Ende wurden mehr und mehr Stimmen derer laut, die jeden Tag mit den Verträgen arbeiteten. Sie wollten die analoge und dezentralisierte, rudimentäre Datenwelt hinter sich lassen. An ihre Stelle sollte ein zentrales digitales System rücken, in dem alle Verträge zentral, verschlagwortet und vernetzt aufbewahrt und gepflegt werden. Ein digitales Vertragsmanagement-System, mit dem sich vor allem bestehende Vertragsverpflichtungen gut tracken und visualisieren lassen.
Anforderungen: Tracking, Fristenmanagement und CRM-Anbindung
„Das Tracking war für uns superwichtig, um einen guten Überblick zu bekommen“, erklärt Andrea Werner, „ebenso wie ein Fristenmanagement, um zum Beispiel gekündigte Verträge nachhalten zu können.“ Eine weitere Anforderung an das zukünftige Vertragsmanagement bestand in der systematischen Dokumentation der Key-Facts in den einzelnen Vertragsarten. Hinzu kam die einfache Anbindbarkeit der Software an das bereits vorhandene CRM und das Reporting Tool mittels API-Architektur, ohne dafür die Oberfläche wechseln zu müssen.
Kurzer Weg von Prospitalia zu alphaflow und d.velop
Den Zuschlag erhielt schließlich alphaflow mit seiner App „alphaflow contract“. Der Weg zur alphaflow GmbH als App-Builder und ihrem Partner d.velop war dabei denkbar kurz. Denn Stefan Schweiger, Geschäftsführer von alphaflow, war der Prospitalia bereits als Consultant aus vorherigen Projekten bekannt und vertraut. „alphaflow war dann während des Vertragsmanagement-Projekts auch unser erster Ansprechpartner“, blickt Andrea Werner zufrieden zurück, „wobei es an Knackpunkten schon auch vorkam, dass wir es mit Ansprechpartnern aus beiden Häusern zeitgleich zu tun hatten.“ Denn alphaflow contract basierte auf dem Dokumentenmanagement-System (DMS) d.velop documents.
Zukunftsfähigkeit der alphaflow-Apps gibt den Ausschlag
Besonders überzeugt hatte das digitale Vertragsmanagement alphaflow contract samt d.velop documents als Plattform durch seine Zukunftsfähigkeit. „Wir wussten damals schon, dass es Optionen wie die digitale Signatur, digitales Angebotsmanagement oder eine digitale Eingangs- und Ausgangsrechnungsverarbeitung gibt“, nennt Andrea Werner einige Beispiele, „und wir wussten auch, dass wir das eines Tages benötigen würden.“
Rechnungswesen und Verträge vernetzen und in Prozesse einbinden
Inzwischen, sagt sie, seien all diese Apps – Signatur, Angebotsmanagement, Eingangs- und Ausgangsrechnungsverarbeitung – bereits bei Prospitalia installiert, vollständig ausgerollt und „eine tolle Erweiterung zum Vertragsmanagement“, wie es Andrea Werner formuliert. „Insbesondere dann, wenn das Rechnungswesen auch eine gewisse Nähe zum Vertrag aufweist, kann man beides wunderbar vernetzen und in die Prozesse einbauen.“
Vorteil: einheitliche Arbeitsoberfläche und Vernetzung mit allen Tools
Ein weiterer Vorteil an der alphaflow-Lösung: Die einheitliche Arbeitsoberfläche einschließlich der Vernetzung mit allen verwendeten Tools in der bestehenden IT-Landschaft. „d.velop documents ist komplett integriert in unsere Systemlandschaft und komplett vernetzt“, sagt Andrea Werner. Und: „Jede neue App, die hinzukommt, ist bereits durch das d.velop-Tool mit dem Rest vernetzt. Wir können gleich davon profitieren und müssen keine neuen Schnittstellen bauen.“
Zusammenarbeit von Prospitalia und alphaflow „genial“
Die Zusammenarbeit mit alphaflow fasst Andrea Werner mit einem Wort zusammen: „Genial.“ Sie kenne das auch anders, erklärt sie, weil sie wisse, dass die Wege der Problembehebung auch sehr lang sein könnten. Eine Sache betont Andrea Werner ganz besonders: „Sehr geschätzt habe ich die Ehrlichkeit bezüglich der Umsetzbarkeit oder der Deadlines. Das ist mir lieber, als etwas versprochen zu bekommen, das dann nicht eingehalten wird.“
alphaflow contract: Kombination aus Archiv und Vertragsmanagement
Ende 2021 erfolgte der Roll-out von alphaflow contract und die erste Vertragsart ging bei Prospitalia digital an den Start. „Inzwischen haben wir 80 Prozent der Vertragsarten im System“, erklärt Andrea Werner, „es gibt lediglich noch einige Rand-Vertragsarten, die bisher keinen Schmerz verursacht haben, aber die folgen natürlich auch noch.“ Die Vorteile sind von Anfang an unübersehbar. „Wir verwalten bei Prospitalia auch viele ausgelaufene Verträge“, sagt Werner, „und es ist wirklich smart, dass man eine Vertragshistorie hat, mit der man Auswertungen durchführen und Zusammenhänge viel besser verstehen kann.“ Eine mögliche Fragestellung: Wie haben sich die Verträge früher gestaltet und wie haben sie sich verändert? „alphaflow contract ist eben beides – eine Kombination aus Archiv und aktivem Vertragsmanagement.“
Die Zusammenarbeit mit alphaflow war unkompliziert, partnerschaftlich, dynamisch und wertschätzend. Sie brennen selbst für das, was sie tun. Jede Woche wurden Dinge besprochen, und die schnelle Umsetzung der Anforderungen, teils ohne Ticket-System, hat mich schon sehr begeistert.
Andrea Werner
Head of Process & Project Management
Prospitalia GmbH
Ablage der Verträge noch zentralisiert, um Datenqualität zu bewahren
Zurzeit ist die Archivierung und Pflege der Verträge bei Prospitalia noch zentralisiert. Das bedeutet, dass alle Mitarbeiter:innen, die mit den Verträgen arbeiten, zwar Zugriff und Einblick in die Vertragsdaten haben, die Ablage selbst aber ausschließlich an zentraler Stelle im Prozess- und Projektmanagement stattfindet. Für die Dauer des Implementierungsprozesses aller Vertragsarten werde das auch noch so bleiben, sagt Andrea Werner, damit die hohe Datenqualität erhalten bleibe. „Den operativen Umgang mit den Verträgen, also Übersichten und Filterfunktionen, gibt es natürlich jetzt schon.“
Vorteile: Prospitalia-Daten sind zentral, aktuell und valide
Den größten Vorteil von alphaflow contract sieht Werner in der Zentralität und Validität der Daten. Während in den früheren Excel-Listen zu viele Personen Veränderungen vorgenommen hätten, was die Gefahr von Fehlern gesteigert habe, sei nun vor allem die „Aktualität der Daten und die Validität der größte Vorteil“. Andrea Werner nennt ein Beispiel: „Gerade wenn Jahresabschlüsse stattfinden und Wirtschaftsprüfer im Haus sind, die punktuell Verträge einsehen möchten, musste früher ein ganzes Team dafür abgestellt werden, um die Informationen zeitnah zu besorgen.“ Heute gehe das viel schneller, auf Knopfdruck durch Mitarbeiter, oder durch kurzfristig eingeräumte Sichtrechte.
GoBD-konforme, digitale Archivierung von Dokumenten
Ein weiterer bedeutsamer Vorzug der Kombination aus alphaflow contract und d.velop documents ist die GoBD-konforme Ablage. Diese fordert der Gesetzgeber für die Archivierung steuerrelevanter Dokumente. Zwar steht Prospitalia beim Thema Dokumentenmanagement noch ganz am Anfang, doch „die Verträge aus der App werden schon automatisiert im DMS abgelegt.“ Genauso die Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie die Angebote.
Zuerst das Vertragsmanagement, dann das Dokumentenmanagement
Andrea Werner erklärt: „Erst wenn das Vertragsmanagement vollständig digitalisiert ist, kommt der nächste Schritt. Dann werden wir langsam auch die übrigen Dokumente, die sich in 30 Jahren angesammelt haben, vom Server ins DMS migrieren.“ Zunächst wolle man den gesamten Fokus der Belegschaft auf das Vertragsmanagement richten. „Ab dann werden wir auch mehr und mehr die Vorteile nutzen, die uns das DMS bieten kann.“
Gute Vorbereitung des Roll-outs erzeugt Wow-Effekt
Die Einführung des digitalen Vertragsmanagements fand bei Prospitalia unter günstigen Bedingungen statt. Sie profitierte nämlich von einem neuen Projektmanagement, das zuvor neu initiiert worden war. „Das heißt: Wir wussten, ab wann ein Roll-out des Vertragsmanagements sinnvoll ist.“ Natürlich habe es zuvor auch skeptische Stimmen gegeben. Das passiert in den meisten Unternehmen, wenn sich interne Prozesse ändern – gerade dann, wenn sie so grundlegend sind wie bei der Digitalisierung. „In diesem Falle war aber die gute Vorbereitung vor dem Roll-out essenziell“, beschreibt Andrea Werner, „das muss so User-freundlich und so durchgetestet sein, dass beim Scharfschalten ein richtiger Wow-Effekt eintritt.“ Sie resümiert: „Insgesamt ist das System sehr gut aufgenommen worden.“
100 geschulte Nutzer:innen von alphaflow contract bei Prospitalia
Rund 100 Personen nutzen bei Prospitalia inzwischen das digitale Vertragsmanagement alphaflow contract. Die Schulung der Belegschaft haben Andrea Werner und ihr Team intern übernommen. „Wir haben Anleitungen direkt in unser internes Wiki verlinkt, passende Tutorials erstellt und Live-Schulungen durchgeführt, die wir wiederum aufgezeichnet und als Webinar herausgebracht haben“, beschreibt Werner das Vorgehen, um das Wissen in die Breite zu tragen. Dabei sei es sehr darauf angekommen, insbesondere die Prospitalia-spezifischen Prozesse zu schulen. „Das ist schon sehr speziell und man muss selbst Inhalte erstellen. Allgemeine Software-Schulungen helfen da eher weniger.“
Ziel: vollständiger Verzicht auf papierbasierte Prozesse
Und wie geht es nun weiter mit Prospitalia, alphaflow und d.velop? „Bei uns ist der Bereich Finance mit zwei alphaflow-Apps in unser Rechnungswesen eingezogen, genauso das Angebots- und Vertragsmanagement“, erklärt Andrea Werner, „und all diese Apps laufen auf d.velop documents als Plattform. Jetzt folgen die digitale Signatur und das digitale Firmensiegel mit alphaflow.“ Sie fasst angesichts der anstehenden Digitalisierungsmaßnahmen zusammen: „Klar, wir bleiben da bei alphaflow und d.velop.“ Denn das Fernziel steht fest: „Der vollständige Verzicht auf papierbasierte Prozesse.“
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