Referenzstory Stadt Gütersloh

Die Stadt Gütersloh macht sich auf den Weg, ihre Verwaltungsdienstleistungen zu digitalisieren und profitiert dabei vom d.velop eGovernment-Portal – einer Symbiose aus digitalem Dokumentenmanagement-System und Bürgerservice-Plattform von optiGov. Das Beispiel des Bewohnerparkausweises zeigt vielschichtige Mehrwerte:

• Antrag per Mausklick – schnell, effizient und zuverlässig
• Einfache und nutzerfreundliche Sachbearbeitung
• Transparente und hohe Servicequalität für Bürger:innen

Stadt Gütersloh sorgt mit neuem Bürgerservice-Portal für digitalen Aufbruch

Mit rund 100.000 Einwohnern:innen sowie etwa 5000 Unternehmen ist die Stadt Gütersloh ein wirtschaftsstarker Standort und bekannt für ihre Innovationskraft. Der digitale Aufbruch in Gütersloh wurde in 2020 mit dem Titel “Smart City“ ausgezeichnet. In diesem Zuge erhielt die Kommune Fördermittel, mit denen der digitale Wandel weiter vorangetrieben wird. Für eine konsequente Umsetzung wurde ein eigener Fachbereich für Digitalisierung und Geoinformation mit dem Schwerpunkt Verwaltungsdigitalisierung gegründet; das Team kümmert sich um Themen wie das Dokumentenmanagement-System. Eines ihrer zentralen Projekte ist die Einführung eines neuen Bürgerportals, welches seit Anfang 2025 in die Homepage der Stadt integriert ist.

Stadtverwaltung rückt Effizienz und Bürgerfreundlichkeit in den Fokus

Die Stadtverwaltung Gütersloh stand vor der großen Herausforderung, ihre Bürgerservice-Leistungen effizienter und nutzungsfreundlicher zu gestalten. Insbesondere die Bearbeitung von Bewohnerparkausweisen war zeitaufwendig und erforderte eine genaue Überprüfung von Fahrzeughalterdaten, Wohnort und Parkzonen. Zudem musste der Außendienst sicherstellen, dass die ausgestellten Parkausweise authentisch sind. Diese Prozesse waren nicht nur ressourcenintensiv, sondern auch fehleranfällig, was zu Verzögerungen und Unzufriedenheit bei den Antragstellenden führte.

Ende-zu-Ende-Digitalisierung: eGovernment-Portal als Lösung

Um diese Aufgaben zu meistern und die manuellen Aufwände zu reduzieren, entschied sich die Stadt Gütersloh für den Einsatz des Bürgerservice-Portals von d.velop und optiGov. Als Ergänzung zum Dokumentenmanagement-System ermöglicht die eGovernment Lösung eine vollständig digitale Antragsbearbeitung von der Antragsstellung bis zur Bescheidzustellung. Bürger und Bürgerinnen können verschiedene Anträge online über die Webseite einreichen, indem sie sich beispielsweise über die verknüpfte BundID oder ein Unternehmenskonto anmelden. Die Software prüft automatisch, ob die Adresse des Antragstellenden in der Bewohnerparkzone liegt und ermöglicht das Hochladen des Kfz-Scheins. Die nahtlose Integration des Fachverfahrens sowie des DMS sorgt neben einer benutzerfreundlichen Erfahrung ebenso für vereinfachte Verwaltungsprozesse in der Sachbearbeitung.

Ganzheitliche Betrachtung von Prozessen für eine moderne Verwaltung

Die Digitalisierung und Automatisierung von Verwaltungsvorgängen bei der Stadt Gütersloh basiert auf der Prämisse einer ganzheitlichen Betrachtung des jeweiligen Prozesses. Damit möchten die Verantwortlichen sicherstellen, dass alle Schritte vom Online-Antrag bis zur automatisierten Mitteilung lückenlos und über verschiedene Systeme hinweg ineinandergreifen – angefangen bei der automatischen Datenüberprüfung, über die DMS-Anbindung bis zur digitalen Post-Zustellung. Die Kommunikation mit dem Antragstellenden funktioniert dank der Schnittstelle direkt aus dem Fachverfahren heraus und wird automatisch im DMS veraktet. Dieses Vorgehen ermöglicht maximale Transparenz und Einheitlichkeit bei der Bearbeitung sowie eine optimierte Servicequalität für die Bürger:innen.

Antrag per Mausklick: Die digitale Lösung für Bewohnerparkausweise in Gütersloh

Am Beispiel des Bewohnerparkausweises erfahren Sie in diesem Video, wie die Stadt Gütersloh ihre Verwaltungsleistungen mithilfe eines DMS und Bürgerservice-Portals digitalisiert. Gemeinsam mit d.velop und optiGov bietet die Stadtverwaltung ihren Bürgern und Bürgerinnen sowie Mitarbeitenden somit eine vollständig digitale Lösung – vom integrierten Bürgerservice bis hin zur automatisierten Bescheidung, Veraktung und Verlängerung.

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Anwendung in der Praxis: Umsetzung am Beispiel des digitalen Bewohnerparkausweises

Ein konkretes Beispiel für die erfolgreiche Umsetzung ist die digitale Beantragung von Bewohnerparkausweisen. Bürger und Bürgerinnen füllen den Antrag online aus, laden die erforderlichen Dokumente hoch und können die anfallende Gebühr über verschiedene Zahlungsmethoden begleichen. Der Antrag wird automatisch geprüft und der Parkausweis digital zugestellt. So konnte die Stadt Gütersloh die Bearbeitungszeit erheblich verkürzen und die Servicequalität deutlich verbessern. Die Integration des Bürgerservice-Portals in die städtische Homepage und die Nutzung der BundID für die Anmeldung tragen zusätzlich zur Übersichtlichkeit bei. Das Ergebnis: Innerhalb von knapp vier Monaten verzeichnete die Stadtverwaltung knapp 1.800 Anmeldungen und 1.000 Anträge, die über den digitalen Kanal eingereicht und bearbeitet wurden.

Ausbau der digitalen Bürger-Services

Auch in der Zukunft wird die Stadt Gütersloh ihre Abläufe weiter optimieren und ihre digitalen Dienstleistungen ausbauen. Als Nächstes steht unter anderem die Ausstellung spezieller Parkausweise für Menschen mit Behinderung oder Ärzte im Dienst an. Das Vorgehen sieht eine Bündelung in Themenfelder und schrittweise Umsetzung vor. Der Projektplan umfasst außerdem die Anbindung weiterer Fachverfahren, um Dienstleistungen wie Sperrmüllanmeldung, Führungszeugnisse oder Meldebescheinigungen abzubilden. Ziel ist es, diese Prozesse ebenfalls vollständig digital und automatisiert abzuwickeln. Durch die Nutzung der Software bieten sich stetig neue Möglichkeiten, die Effizienz der Verwaltung zu steigern und den Bürger-Service Stück für Stück zu verbessern.