Referenzstory START NRW

Prozessdigitalisierung im Personalwesen bei START NRW GmbH

• Projektdurchführung in nur 183 Tagen
• Ausführung von monatlich 2.500 Workflows
• Verbesserung der Effizienz zwischen den Standorten

Prozessdigitalisierung im Personalwesen bei START NRW GmbH

Von werteorientierter Zeitarbeit über Personalvermittlung bis Beschäftigtentransfer: Die START NRW GmbH ist landesweit seit ihrer Gründung 1995 ein wichtiger Impulsgeber für den Arbeitsmarkt in Nordrhein-Westfalen und greift als regionaler Personaldienstleister wirtschaftliche Herausforderungen auf, setzt qualitative und soziale Standards und erarbeitet zukunftsweisende Instrumente zur Arbeitsmarktintegration.

Zielführend verbindet START NRW Menschen und Unternehmen. Erwirtschaftete Überschüsse fließen in arbeitsmarktpolitische Projekte wie Qualifizierung, Gesundheitsförderung und Arbeitssicherheit.

START NRW steht für gute Arbeit, auch dank eines breiten Netzwerks regionaler Gesellschafter. Dazu zählt unter anderem seit Unternehmensgründung das Land NRW.

Zentrale Verfügbarkeit von Dokumenten als Herausforderung

Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung und der steigenden Anforderungen an Effizienz und Nachvollziehbarkeit stand die START NRW GmbH vor der Herausforderung, ihre internen Personalprozesse zu modernisieren. Insbesondere die papierbasierten Abläufe im Bereich der Personalverwaltung führten zu Medienbrüchen, hohem manuellen Aufwand und einer eingeschränkten Nachverfolgbarkeit. Zudem war die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Standorten durch fehlende digitale Schnittstellen erschwert.

Die digitale Akte als Herzstück

Ein zentrales Element der Digitalisierungsoffensive bei START NRW war die Einführung der digitalen Personalakte. Sie bildet heute das Herzstück der neuen Prozesslandschaft und ermöglicht eine durchgängige, transparente und revisionssichere Verwaltung aller personalbezogenen Dokumente – von Tätigkeitsnachweisen über Verträge bis hin zu Krankmeldungen.

Ein besonderes Plus: die intelligente Dokumentenerkennung. Eingehende Unterlagen – ob per E-Mail, Scanner oder Drag-and-Drop – werden automatisch ausgelesen, richtig zugeordnet und direkt dem passenden Workflow zugewiesen.

Die digitale Akte wurde dabei exakt auf die Bedürfnisse des werteorientierten Personaldienstleisters zugeschnitten – sowohl in ihrer Struktur als auch in der Benutzerführung. Neben der Personalakte wird bei bestimmten Vorgängen automatisch auch eine sogenannte Auftragsakte erzeugt, die Mitarbeitende und Kundenprojekte miteinander verknüpft. Diese doppelte Perspektive ist besonders im Zeitarbeitskontext von großer Bedeutung, da Mitarbeitende in ihrem Arbeitsverhältnis häufig in mehreren Einsätzen bei verschiedenen Kundenunternehmen tätig sind.

Ein weiterer Vorteil: Die Lösung ist vollständig mobil nutzbar. Mitarbeitende können auch unterwegs auf Akten zugreifen, Aufgaben bearbeiten oder Rückfragen klären – ganz ohne Medienbruch. Das hat nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen den dezentralen Standorten deutlich verbessert.

Prüf- und Freigabeprozesse mit dem process studio

Durch die Integration des d.velop process studio konnten wichtige Geschäftsprozesse digital modelliert, automatisiert und ausgeführt werden – insbesondere im Bereich der Abrechnung und Faktura innerhalb des Personalprozesses.

Im Fokus stand dabei die Digitalisierung von Genehmigungs- und Freigabeworkflows. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche und der Integration in bestehende Systeme konnten Mitarbeitende schnell eingebunden werden. Das Ergebnis: mehr Transparenz, Effizienz und Compliance. Ein Beispiel: Ein eingereichter Stundennachweis wird nicht nur korrekt abgelegt, sondern automatisch an die zuständige Stelle zur Prüfung weitergeleitet – einfach, schnell und sicher.

Vertrauensvolle Zusammenarbeit als Schlüssel

Das Projekt wurde in enger Kooperation mit d.velop realisiert. Nach einer umfassenden Analyse der bestehenden Prozesse erfolgte die digitale Modellierung in gemeinsamen Workshops mit den Fachabteilungen. Danach schloss sich die technische Umsetzung an.

Besonderes Augenmerk lag auf der Schulung der Mitarbeitenden und der schrittweisen Einführung der digitalen Workflows. Durch die iterative Vorgehensweise konnten Anpassungen flexibel vorgenommen und die Akzeptanz im Unternehmen gesteigert werden.

Das Projekt wurde in nur 183 Tagen erfolgreich in die bestehende IT-Infrastruktur integriert und produktiv gesetzt. Das Ergebnis: 100 d.velop documents User:innen sowie die monatliche Ausführung von derzeit 2.500 Workflows mit dem d.velop process studio.

Zukünftige Projekte

Auf Basis der positiven Erfahrungen plant START NRW, weitere Prozesse mit dem d.velop process studio zu digitalisieren. Im Fokus stehen dabei unter anderem die Digitalisierung von Onboarding-Prozessen, Urlaubsanträgen und internen Genehmigungsverfahren. Zudem wird geprüft, inwieweit weitere Fachbereiche von der Lösung profitieren können. Langfristig strebt das Unternehmen eine umfassende digitale Prozesslandschaft an, um Effizienzpotenziale voll auszuschöpfen und den Anforderungen der Unternehmen gerecht zu werden.