Referenzstory Stiftung Bethanien für die Grafschaft Moers

So nutzt die Stiftung Bethanien Moers die E-Rechnung als Digitalisierungsmotor

Von der Pflicht zur Chance: So nutzt die Stiftung Bethanien Moers die  
E-Rechnung als Digitalisierungsmotor 

Die Stiftung Krankenhaus Bethanien für die Grafschaft Moers wurde 1852 gegründet und hat ihren Sitz in Moers, Nordrhein-Westfalen. Sie betreibt ein Krankenhaus der Schwerpunktversorgung mit 519 Betten, das zu den größten Kliniken am Niederrhein zählt. Jährlich werden dort rund 1.700 Babys geboren und etwa 25.000 Patient:innen stationär behandelt. Neben dem Krankenhaus umfasst die Stiftung auch das Seniorenstift Bethanien mit 206 Plätzen, ein Medizinisches Versorgungszentrum (MVZ), den Ambulanten Hospizdienst Bethanien sowie die Bethanien Akademie inklusive der Pflegefachschule zur Aus-, Fort- und Weiterbildung. Ihr Leitbild „Miteinander. Würde. Menschlichkeit“. prägt das tägliche Handeln und die Philosophie der Stiftung.

Cloudbasierte DMS-Lösung von d.velop gestaltet Zukunft der Organisation flexibler und effizient 

E-Rechnungspflicht zwingt Stiftung Bethanien Moers zum Handeln 

Die Stiftung Krankenhaus Bethanien für die Grafschaft Moers ist als Unternehmen im Sozial- und Gesundheitswesen weitgehend regional ausgerichtet. 60 bis 70 Prozent der Patient:innen stammen aus einem Umkreis von 50 Kilometern. Und eigentlich hätte sich an den bestehenden papierbasierten Prozessen in der Buchhaltung zunächst auch gar nichts ändern müssen, sind sich Marcus Eidmann, Leiter der Abteilung Einkauf, Technik & Baukoordination, und Vera Schubert, Projektleitung der Abteilung Finanzen für das Projekt E-Rechnung zuständig, einig. Eher seien die gesetzlichen Vorgaben – konkret die E-Rechnungspflicht – der Grund dafür gewesen, dass man sich bei der Stiftung Bethanien Moers mit Themen wie cloudbasiertem Dokumentenmanagement und digitalen Geschäftsprozessen beschäftigen musste. Die ist nämlich im B2B-Bereich seit Januar 2025 Pflicht. 

Fehlendes DMS sorgt für Medienbruch bei der Rechnungsverarbeitung 

„Natürlich sind hier schon viele Prozesse in den Bereichen Einkauf und Kommunikation digitalisiert“, relativiert Marcus Eidmann, „doch Medienbrüche verhinderten eine durchgängige Effizienz.“ Zwar liefen 80 bis 85 Prozent der Bestellungen über ein digitales Bestellprogramm, doch Papierrechnungen oder ausgedruckte Dokumente mussten manuell verarbeitet werden. Die Buchhaltung übernahm diese zwar digital, benötigte aber weiterhin eine physische Ablage, weil ein digitales DMS fehlte. Mit der gesetzlichen Pflicht zur E-Rechnung wurde die Stiftung Bethanien Moers nun vor eine unerwartete Herausforderung gestellt. Plötzlich musste priorisiert eine Lösung gefunden werden, um die gesamte Rechnungsverarbeitung vollständig digital und effizient zu gestalten. 

Entscheidung für eine flexible, cloudbasierte DMS-Lösung 

„Wir wollten eigentlich nicht von hinten durch die Brust ins Auge“, erläutert Marcus Eidmann. „Die gesetzliche Pflicht zur E-Rechnung zwang uns, diesen Bereich schneller als geplant zu modernisieren. Dabei war uns wichtig, nicht einfach analoge Prozesse digital abzubilden, sondern sie im Zuge des digitalen Prozessmanagements grundlegend zu optimieren.“ Nach sorgfältiger Prüfung habe man sich bei der Stiftung Bethanien Moers für eine flexible, cloudbasierte Lösung entschieden, die nicht nur die Buchhaltung verbessert, sondern langfristig auch in anderen Unternehmensbereichen Mehrwerte schafft. „Wir haben uns also mit digitalen Plattformen auseinandergesetzt mit der Vision, das DMS künftig auch in anderen Bereichen ausrollen zu wollen, nicht nur in der Buchhaltung.“ 

Moderne Lösung unterstützt ortsunabhängige Arbeitsweisen 

Klar, auch andere Aspekte sprechen eine klare Sprache für ein cloudbasiertes DMS. Es unterstützt etwa die mobile Arbeit, ermöglicht einen ortsunabhängigen Zugriff auf die Daten und macht die Stiftung so als Arbeitgeber für die Zukunft noch attraktiver. Stichwort: moderne Arbeitsweisen. „Zwar arbeiten wir hier im Bereich der Dienstleistungen und des Einkaufs sehr oft in Präsenz“, sagt Eidmann, „aber durch die Möglichkeiten, die die Technologie bietet, flexibilisieren wir den Arbeitsplatz auch etwas – gerade in den Routinen.“ Viel wichtiger sei ihm aber, dass sich mit einer solchen Software, mit der sich Prozesse digitalisieren lassen, die Technologie an das eigene Tun anpassen lässt.  

Zentrale Anforderungen an cloudbasiertes DMS 

Die wichtigsten Punkte bestanden für die Stiftung Bethanien Moers bei der Wahl eines cloudbasierten DMS  einerseits in einer gewissen Flexibilität, die dafür sorgt, dass die Anpassung von Prozessen an das System nicht starr erfolgt, sondern es anpassbare Ausbaustufen gibt. Ebenso wichtig war die Prozessorientierung. Das System sollte so entwickelt sein, dass es die bestehende Arbeitsweise unterstützt, anstatt sie grundlegend zu verändern. Und nicht zuletzt war da die Zukunftsfähigkeit. Das heißt, dass eine flexible Gestaltung der Prozesse möglich ist und neue Anforderungen die problemlose Integration von Subsystemen erlauben. 

Materialwirtschaft der Stiftung Bethanien nahtlos ins DMS integrierbar 

Außerdem musste die Materialwirtschaft nahtlos in die anzuschaffende Software integrierbar sein. „Ich kann die Materialwirtschaft nicht wieder abkoppeln und wieder EDV zu Fuß machen“, sagt Eidmann und nennt ein Beispiel: „Die Materialwirtschaft erhält oft Sammelrechnungen, und die werden über die Materialwirtschaft vorratsmäßig gebucht. Darum war es uns wichtig, dass diese Rechnungen im DMS zwar auch an die Rechnungsbuchhaltung gehen – aber mit dem Verweis, dass die Kontierungen über die Materialwirtschaft kommen.“ Heißt: Rechnungen gehen ins DMS, aber die Kontierung bleibt in der Materialwirtschaft. 

Gestaltung der Prozesse muss flexibel bleiben 

Es gehe darum, dass eine hohe Flexibilität gewährleistet sei, ohne dass eine klassifizierte, nach Buchhaltungskriterien geprüfte Materialwirtschaft einseitig eingeschränkt werden müsse, also konkret in den Vorratsbuchungen. „Die Gestaltung der Prozesse soll flexibel bleiben“, sagt Marcus Eidmann, „da es sich nicht um einen Kleinbetrieb handelt, der Rechnungen mit wenigen Positionen manuell verarbeiten kann.“ Aufgrund des hohen Volumens sei dies nicht praktikabel. Daher müsse die Materialwirtschaft reibungslos funktionieren und entsprechend bedient werden.  

Zuschlag für d.velop: positive Rückmeldungen aus Netzwerk 

Und wie kam es nun zum Zuschlag für d.velop? „Natürlich haben wir uns umgehört, sind auf dem Markt ganz gut vernetzt und wissen, was andere Firmen im Einsatz haben“, beschreibt Marcus Eidmann. „Wir bekamen positive Rückmeldungen über d.velop-Produkte und außerdem kenne ich ein paar Leute von d.velop und weiß, dass sie Garanten sind für flexibles und gutes Arbeiten.“ Schon während der Präsentation hätten diese ihre Trumpfkarten ausgespielt und unter Beweis gestellt, „da sie wissen, wie wir ticken“, so Eidmann weiter. „Was uns überzeugt hat, war, dass d.velop uns verstanden hat – wie wir arbeiten und unsere Prozesse modifizieren können“, resümiert er. 

Stiftung Bethanien begeistert von Prozessorientierung bei d.velop 

d.velop wartet mit Erfahrung in der Materialwirtschaft auf 

Marcus Eidmann ergänzt: „Was wir im Vorfeld des Projekts gar nicht gehört haben, sind Aussagen wie ‚Das regeln wir im Projekt‘. Dazu wäre es nämlich gar nicht erst gekommen, wenn man mir meine Fragen nicht in irgendeiner Form positiv hätte beantworten können.“ Gleichzeitig sei es so gewesen, dass d.velop in der Vergangenheit bereits anderweitig erfolgreich Projekte mit der Software AMOR für die Materialwirtschaft umgesetzt habe. „Das war natürlich positiv – denn wir wurden mit unseren speziellen Anliegen verstanden.“  

Stiftung Bethanien noch ganz am Anfang: E-Rechnungen funktionieren

Noch ist die Stiftung Bethanien Moers im Projekt ganz am Anfang. „Unser Ziel war zunächst einmal, dass wir ab dem 1. Januar 2025 die gesetzlichen Vorgaben erfüllen können – also die Cloud-Basis haben und E-Rechnungen empfangen können – und das funktioniert so weit“, weiß Vera Schubert. Angetan sind Schubert und Eidmann von der agilen Projektsteuerung. „Es gibt keinen starren Projektplan, und das finden wir sehr gut“, sagt Marcus Eidmann. „Ein starres Projektkonzept hätte uns in diesem Fall nicht weitergebracht – stattdessen setzen wir auf eine flexible Vorgehensweise, bei der wir Herausforderungen direkt aus dem Projekt heraus klären.“  

Technische Anpassungen und interne Prozesse optimieren 

Dabei zeigte sich schnell, dass nicht nur technische Anpassungen nötig waren, sondern auch interne Prozesse optimiert werden mussten. Besonders in der Buchhaltung wurden unerwartete Probleme sichtbar, etwa in der Stammdatenverwaltung und den Kreditorennummern der verschiedenen Untermandanten. Zudem stellte sich heraus, dass eine zusätzliche Schnittstelle für das Medizinische Versorgungszentrum (MVZ) erforderlich war, was zu Verzögerungen führte. „Trotz dieser Hürden konnten wir durch unsere agile Herangehensweise bereits deutliche Verbesserungen erzielen und eine erste Effizienzsteigerung verzeichnen – mit der Aussicht auf weitere Optimierungen, sobald alle Schnittstellen vollständig integriert sind“, so Eidmann. 

Stiftung Bethanien: 50 Prozent der Papierprozesse werden eliminiert 

Er führt aus: „Bereits im ersten Schritt konnten wir spürbare Fortschritte erzielen: Die Kontierung läuft reibungslos, auch wenn noch nicht alle Schnittstellen vollständig integriert sind.“ Trotz dieser offenen Punkte habe man bereits eine Effizienzsteigerung in naher Aussicht, allein durch den Wegfall unnötiger Kopien. „Besonders erfreulich ist, dass wir etwa 50 Prozent der papierbasierten Prozesse in der Kommunikation zur Buchhaltung eliminieren können, wenn die Schnittstellen jetzt zeitnahe eingerichtet sind – ein erster bedeutender Schritt in Richtung einer digitalen Rechnungsverarbeitung.“ Statt physischer Rechnungen, die durchs Haus wandern, um einen Eingangsstempel zu erhalten, setzt die Stiftung Bethanien Moers künftig auf eine automatisierte Stempelfunktion im System. „Zwar gibt es noch kleinere Verzögerungen aufgrund rechtlicher Anforderungen, doch die Weichen für eine nachhaltige Digitalisierung sind gestellt.“ 

Zusammenarbeit mit d.velop: offenen und kollegial 

Die Zusammenarbeit im Projekt ist von einer offenen und kollegialen Atmosphäre geprägt. „Anstelle von starren Präsentationen setzen wir auf einen direkten und interaktiven Austausch“, berichtet Vera Schubert. „Besonders im Kick-off-Meeting zeigte sich, dass Diskussionen eher wie eine konstruktive Unterhaltung verlaufen, anstatt strikten Vorgaben zu folgen. Fragen werden direkt gestellt und geklärt, ohne erst bis zum Ende warten zu müssen. Diese flexible und dialogorientierte Herangehensweise trägt maßgeblich dazu bei, dass sich alle Beteiligten gut abgeholt fühlen und das Projekt effizient voranschreitet.“ 

Dynamik und gezielte Hinterfragung statt starrer Abläufe 

„Unser Projekt lebt von Dynamik und gezielter Hinterfragung, anstatt starre Abläufe einfach abzunicken“, bringt es Marcus Eidmann auf den Punkt. Neue Perspektiven, die durch weitere Beteiligte ins Spiel kommen, führen nicht nur zu frischen Ideen, sondern fordern auch zum Neudenken bestehender Entscheidungen immer wieder heraus. „Schweigen in Meetings bedeutet hier nicht Zustimmung, sondern Nachdenken – und genau das ist uns wichtig.“ Lieber eine kritische Nachfrage und eine fundierte Entscheidung als vorschnelles Ja-Sagen ohne Substanz. „Diese Herangehensweise ermöglicht es uns, auch komplexe Themen detailliert zu diskutieren und praxisnahe Lösungen zu finden, beispielsweise für korrekte Zuordnungen in der Materialwirtschaft oder klare Regeln im Rechnungs-Clearing.“ 

Stiftung Bethanien: Lieferscheine und Auftragsbestätigungen 

Das Ziel ist klar: eine weitestgehend papierlose Arbeitsweise. Doch statt blinder Digitalisierung um jeden Preis setzt man bei der Stiftung Bethanien Moers auf realistische Schritte und eine durchdachte Umsetzung. „Mit den bisherigen Maßnahmen werden wir voraussichtlich 80 Prozent des Papieraufkommens eliminieren, doch für bestimmte Nebenprozesse wie Lieferscheine und Auftragsbestätigungen müssen noch Lösungen gefunden werden“, weiß Marcus Eidmann. Besonders komplexe Bereiche wie Bauprojekte erfordern spezialisierte Tools für eine fördermittelkonforme Dokumentation, damit alle Unterlagen lückenlos archiviert und den Wirtschaftsprüfern problemlos vorgelegt werden können. „Erst wenn diese letzten Herausforderungen gemeistert sind, kann das System als perfekt gelten – und genau darauf arbeiten wir hin“, resümiert er.