Die schweizerische Sunstar Hotelgruppe

Die Sunstar-Holding AG, gegründet im Jahr 1969 und ansässig in Liestal BL, ist eine renommierte Unternehmensgruppe, die sieben SUNSTAR Ferienhotels im 4-Sterne-Segment in den Schweizer Bergen, im Tessin und im Piemont betreibt.

Diese Hotels befinden sich in Arosa, Klosters, Lenzerheide, Grindelwald, Brissago und Isola d’Asti. Im Winter 2023/24 wird das neue Sunstar in Pontresina eröffnet. Neben diesen Hotels umfasst das Portfolio des Unternehmens auch den Ferienclub Privilège, der über rund 1.500 Mitglieder verfügt. Zudem besteht die Belegschaft nun schon aus mehr als 300 Mitarbeitenden.

Herausforderungen in der Personaladministration

Besonders die Branche der Gastronomie und Hotellerie ist von starker Fluktuation geprägt. Vor allem die Saisonarbeit erfordert ein gewisses Maß an Planung. Die Rekrutierung von neuen Mitarbeiter:innen oder ehemaligen Mitarbeitenden und die Kooptierungen der Arbeitsplätze kann sich als eine sehr zeitaufwendige Aufgabe herausstellen.

Schnell war also klar – es wird eine datenschutz- und gesetzeskonforme Lösung benötigt. Bereits seit mehreren Jahren setzt Sunstar für die meisten Aufgaben im Backoffice, der Lohnbuchhaltung und im People and Culture Bereich auf die Mirus Software. Somit ist die Digitalisierung in der Hotelgruppe Sunstar schon weit fortgeschritten. Ein entscheidendes Element im Digitalisierungsprozess fehlte jedoch noch – Ein Dokumentenmanagement-System (DMS).

Denn auch die Sunstar Holding Ag steht vor den gleichen Herausforderungen, wie ihre Mitstreiter aus Gastronomie und Hotelbranche:

• Wahrung der Gesetze und Verordnungen bei der Handhabung von Personalakten und der Kommunikation
• Unterschiedliche gesetzlichen Bestimmungen zur datenschutzkonformen Aufbewahrung und Löschung je Dokument – egal ob, Lohnabrechnung, Zeugnis oder Krankmeldung

Ein DMS scheint die perfekte Lösung für die obenstehenden Herausforderungen zu sein, denn damit lassen sich jegliche Personalakten, E-Mails der Mitarbeiter:innen digital sowie rechtssicher ablegen und DSGVO-konform aufbewahren.

Die Einführung von d.velop documents innerhalb der Sunstar Hotelgruppe

Gemeinsam begann das Team, sich nach einem DMS für die Personalverwaltung umzuschauen. Dabei stellten sie im Gespräch mit den Verantwortlichen von Mirus fest, dass das Unternehmen bereits erfolgreich mit der adeon ag als Software-Partner für die Integration des DMS d.velop documents zusammenarbeitete. Diese Partnerschaft erstreckte sich auf verschiedene Kunden aus der Hotellerie und Gastronomie.

Die Integration von d.velop documents erwies sich als der entscheidende Schritt für Sunstar, um die vollständige Digitalisierung der Personalverwaltung abzuschließen. Bei einem Kickoff-Meeting mit der adeon wurden das Projekt und seine Anforderungen rasch definiert. Besonders überzeugte Sunstar die nahtlose Integration der Stammdaten. Innerhalb weniger Wochen implementierte die adeon das System erfolgreich in die Mirus-Lösung von Sunstar. Nachdem die adeon die Verantwortlichen der Sunstar Hotelgruppe geschult hat, kam es zu einem internen Wissenstransfer der Verantwortlichen an die jeweiligen Mitarbeitenden. Durch Schulungen und zahlreiche Videos konnten sich viele Mitarbeiter:innen in kürzester Zeit mit der neuen digitalen Lösung der Personaladministration vertraut machen.
Ab sofort erfolgt die automatische Integration der Stammdaten aus Mirus in d.velop documents. Personalakten können problemlos mit beliebigen Dokumenten ergänzt werden und werden anschließend rechtssicher und datenschutzkonform archiviert, wobei automatisch Erinnerungen an die Löschung von Dokumenten nach gesetzlichen Fristen erfolgen.

Katja Lemmler, Head of HR und Mitglied der Geschäftsleitung, beschreibt: „d.velop documents fungiert wie ein nahtloses Zusatzmodul von Mirus. Die nahtlose Integration ermöglicht es mir, von überall auf der Welt auf Personalakten zuzugreifen und sämtliche Aufgaben von der Einstellung bis zum Austritt digital zu erledigen und zu überwachen. Jedes Monatsblatt ist übersichtlich archiviert, und die Zeiterfassung in Mirus integriert sich reibungslos ins DMS. So behalten alle Verantwortlichen stets den Überblick über anstehende Aufgaben und können diese äußerst effizient steuern.„

Mehrwerte eines DMS für die Hotellerie und den Gastrobetrieb

Für die Hotelgruppe Sunsstar ergeben sich durch d.velop documents eine Vielzahl von Vorteilen:

• Vereinfachung des gesamten Backoffice Prozesses von Personaleinstellung bis zur Lohnabrechnung
• Kosten für Papier werden eingespart
• Sichere Ablage von Dokumenten wie Verträgen oder Bescheinigungen
• Währung des neuen strengen Datenschutzgesetzes der Schweiz
• Zahlreiche gesetzliche Vorgaben erfüllen und das ohne hohen Aufwand

Katja Lemmler betonte, dass sich die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems nicht nur für große Betriebe lohnen würde, auch für kleinere Unternehmen wie Inhaber eines einzigen Hotels macht die Einführung eines DMS in ihren Augen Sinn und schafft zahlreiche Mehrwerte.