Referenzstory Universität Bayreuth

Als einer der Vorreiter arbeitet die Universität Bayreuth bereits seit vielen Jahren mit dem Dokumentenmanagement-System d.velop documents. Dabei nutzt sie das DMS als Basis für unterschiedliche Bereiche:

• Abbildung elektronischer Aktenpläne
• Automatisierung von Rechnungsworkflows
• Digitalisierung des Prüfungsamtes
• Dokumentbasierte KI-Funktionen

Universität Bayreuth: Early Adopter beim Thema DMS

Dokumentenmanagementsysteme sind die Basis für die Digitalisierung. Um sie in komplexen Organisation sinnvoll einzusetzen, sind mitunter viele Anpassungen notwendig; dafür ist ihr Nutzen dort aber auch besonders groß. Wie bei der Universität Bayreuth, die seit vielen Jahren erfolgreich mit d.velop documents als DMS arbeitet. Sie bildet darüber Aktenpläne, Rechnungsworkflows und viele weitere Funktionen ab und geht derzeit weiter in Richtung KI.

Dr. Thomas Schoberth ist Leiter Anwendungssysteme im IT-Service der Universität Bayreuth und zuständig für die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen. Er verfügt über langjährige Erfahrungen im Bereich Dokumentenmanagement, schließlich ist das DMS von d.velop schon seit 2011 an der Universität im Einsatz. „Wir waren damals eine der ersten Hochschulen, die das Thema überhaupt auf dem Schirm hatten“, erzählt er.

Den Anstoß gab die Innovationsfreude eines Einkaufsleiters, der sich eine digitale Einkaufsakte wünschte. Auf d.velop fiel die Wahl wegen seiner besonderen Bedienerfreundlichkeit und der hohen Funktionalität. Schon der erste Schritt – die Ablösung von Papierprozessen im Einkauf – hatte einen großen Effekt. Er führte zu einer starken Homogenisierung dort, wo zuvor jeder seinen eigenen Ablauf hatte. Vertretungsregelungen wurden plötzlich möglich und Prozesse ließen sich standardisieren.

Digitalisierung im Einkauf, der Rechnungen und der Studierendenakte

Schon bald wurde das System weiter ausgebaut. Je mehr Belege digitalisiert wurden, desto offensichtlicher wurde sein Nutzen. Die einfache Suche nach Dokumenten überzeugte die Beschäftigten schnell von den Vorteilen des DMS. Die Pandemie war dabei noch ein Durchlauferhitzer, wegen der Notwendigkeit eines Remote-Zugriffs im Home Office, der dadurch nun möglich war.

Mittlerweile bietet d.velop eine umfassende Aktenstruktur mit 81 verschiedenen Dokument- und Aktenarten. Rund 60.000 Dokumente unterschiedlichen Typs werden im System monatlich bearbeitet. Dazu zählen auch knapp 6.000 Rechnungen, die mit der Rechnungsverarbeitungslösung von d.velop automatisiert weiterbearbeitet werden. Diese wurde 2021 eingeführt, parallel zur gesetzlichen Pflicht zur elektronischen Rechnungsannahme. Ausgestattet mit einem kundenindividuell erweiterten Workflow, trägt die Lösung heute maßgeblich zur Automatisierung der Finanzprozesse bei.

Studierende im Fokus: Klausureinsicht und Abschlussarbeiten digital

Neben den internen Verwaltungsabläufen hat die Universität Bayreuth auch Prozesse digitalisiert, die Studierende direkt betreffen, wie die digitale Klausureinsicht. Mussten Studierende früher oft wochenlang auf die Einsicht ihrer korrigierten Klausuren warten, werden diese heute gescannt und ihnen über das Campusmanagement zur Verfügung gestellt. Auch ihre Abschlussarbeiten können sie als PDF hochladen, die dann automatisch in der Studierendenakte abgelegt werden. Das Prüfungsamt schickt die Arbeiten per E-Mail an die Prüfer:innen, welche sie in gleicher Form zurücksenden. „Ein Prozess, der die Arbeit des Prüfungsamtes wirklich enorm erleichtert“, so Thomas Schoberth. Durch die digitale Studierendenakte sind mittlerweile fast alle Prüfungsämter papierfrei und auch die Studierendenkanzlei konnte im September 2024 die Vernichtung der letzten Papierakte feierlich begehen.

So ist die digitale Ablage für die Universitätsverwaltung mittlerweile zum Standard geworden. Das Prüfungsamt profitiert enorm von der elektronischen Studierendenakte und auch anderen Verwaltungsbereichen ermöglichen elektronische Akten jederzeitigen und ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente. Dadurch laufen wesentliche Hochschulprozesse heute mit hoher Effizienz ab. Natürlich erfordern neue Oberflächen und Prozesse Zeit und umfassende Schulungsmaßnahmen. Deshalb ist es wichtig, so Schoberth, Anwendende frühzeitig mitzunehmen und zu begleiten.

Die Universität Bayreuth steht zudem im regen Austausch mit einer Reihe weiterer Hochschulen, die ebenfalls d.velop im Einsatz haben. Regelmäßig alle zwei Wochen trifft man sich, teilt Best-Practices-Erfahrungen und sucht gemeinsam Lösungen für spezifische Herausforderungen.

KI: der nächste Entwicklungsschritt vom DMS

Aktuell beschäftigt sich das IT-Team der Universität intensiv mit dem Thema Künstliche Intelligenz (KI). Schoberth denkt zum Beispiel an eine beschleunigte Vertragsprüfung im Zusammenhang mit Drittmittelprojekten. Bereits installiert ist d.velop pilot, der Dokumente und ihre Inhalte automatisch erkennt, in Sekundenschnelle Zusammenfassungen erstellt und einen Chatbot für den Dialog bereitstellt. „Das ist schon aus datenschutzrechtlichen Gründen ein entscheidender Unterschied zu anderen Lösungen. Denn wir müssen mit d.velop nicht personenbezogene Daten in die Cloud laden, sondern sie verbleiben in der geschützten universitätsinternen Umgebung“, formuliert Thomas Schoberth den entscheidenden Vorteil der d.velop-eigenen KI-Lösung. Weitere Chatbots hat das IT-Team für die Arbeit mit dem IT Service Management System entwickelt sowie für das Welcome Center, mit dem ausländische Studierende in den Hochschulbetrieb eingeführt werden.

Auch die Abschaltung des Desktop Clients und der Umstieg auf moderne Weboberflächen stehen demnächst an. 300 Anwendende wurden dafür auf neue Systeme vorbereitet, über Online-Schulungen von d.velop, die in das E-Learning System eingebunden sind. Zudem steht die Einführung neuer Lösungen für das Vertragsmanagement und die Drittmittelakte auf der Agenda.

eAkte mit KI – Der Weg zur smarten Verwaltung

Durch den Einsatz von KI automatisieren Organisationen zahlreiche Routineaufgaben und vereinfachen damit den Arbeitsalltag. Dies ermöglicht Mitarbeitenden, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren und kann gleichzeitig entscheidend sein, um dem drohenden Fachkräftemangel entgegenzuwirken. Am Beispiel des digitalen Posteingangsprozesses sehen Sie in diesem Webinar, wie Sie mithilfe künstlicher Intelligenz Ihre Prozesse optimieren und effizienter gestalten können.

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Fazit: Digitalisierung als große Chance für Hochschulen

Ein häufig genanntes Argument für die Digitalisierung ist die Zeitersparnis. Hier relativiert Thomas Schoberth jedoch: „Sicher gewinnt man Zeit. Jedoch führt der Personalmangel in fast allen Verwaltungsbereichen dazu, dass die gewonnene Zeit direkt für andere Aufgaben genutzt wird.“ Dennoch: Die Arbeit mit digitalen Dokumenten und Prozessen hat auch in Bayreuth dazu geführt, die Beschäftigten zu entlasten und ihnen zu helfen, Aufgaben effizienter zu gestalten. Gleichzeitig hat sich der Service für die Studierenden verbessert. Eine klare Vision von der Digitalisierung, die richtige Technologie und ein engagiertes Team waren die Grundlage für die Erfolge.