550 Prozent mehr digitale Unterschriften binnen 12 Monaten bei EP New Energies

Projektentwickler aus Berlin signiert internationale Verträge schnell und nachhaltig mit d.velop sign

Die EP New Energies GmbH (EPNE) ist ein Unternehmen mit Hauptsitz in Berlin, das darauf spezialisiert ist, Projekte im Bereich der erneuerbaren Energien zu realisieren. Dabei reicht das Leistungsspektrum von der Projektidentifizierung über die Projektentwicklung bis hin zum vollständigen Bau. EPNE ist seit 2019 als Kompetenzzentrum für erneuerbare Energien ein Teil der EPH-Gruppe und entwickelt Flächen mit Onshore-Windenergieanlagen, Freiflächen-Photovoltaikanlagen, Aufdach-Photovoltaikanlagen und schwimmenden Solarparks (Floating PV). Das Unternehmen beschäftigt an seinen beiden Standorten in Berlin und Cottbus insgesamt 32 Mitarbeiter:innen.

Signatur von Verträgen an mehreren Standorten

Die Führungsebene von EP New Energies arbeitet weit verstreut an drei unterschiedlichen Standorten. Es gibt vier Geschäftsführer, von denen zwei in Prag, einer in Berlin und einer in Cottbus ansässig sind. Die zentrale Herausforderung dabei fasst Maxi Krüger, Teamassistentin und Administratorin bei der EPNE GmbH, wie folgt zusammen: „Es gibt viele Verträge, die schnell unterschrieben werden müssen“, erklärt sie. „Um die Vertragswerke nicht ständig auf Papier hin- und herschicken zu müssen, war eine schnelle, digitale Signatur-Lösung erforderlich.“

Versand von Verträgen kostete EPNE Zeit und Geld

In der Zeit davor lief die Unterzeichnung von Vertragsangelegenheiten bei EPNE nämlich so ab: „Papierstapel, die schon mal ein bisschen größer waren, wurden von Berlin nach Prag geschickt. Dann kamen die Papiere aus Prag zurück nach Berlin, von Berlin reisten sie weiter nach Cottbus und kamen schließlich von Cottbus wieder zurück nach Berlin“, umreißt Maxi Krüger das übliche Procedere. Das bedeutete einerseits einen Riesenaufwand durch das Erstellen von Kopien und Ausdrucken, das manuelle Unterschreiben und Versenden, verursachte aber auch hohe Kosten und immense Zeitverluste – vom Rohstoffverbrauch für Papier, Transport und Farbe einmal abgesehen.

Elektronische Signatur zunächst für die Geschäftsführer

Um allen vier Geschäftsführern die Möglichkeit zu bieten, innerhalb kürzester Zeit ihre Unterschriften ortsunabhängig und digital leisten zu können, galt es zunächst herauszufinden, welche Signatur-Produkte sich für das Vorhaben überhaupt eigneten. Denn einige wenige wichtige Voraussetzungen musste die elektronische Unterschrift erfüllen. „Wir sind dann relativ schnell auf d.velop sign gestoßen“, erinnert sich Maxi Krüger. Was EPNE sofort überzeugte, war die einfache Handhabung des d.velop-Produkts. Eine der Kernanforderungen. „Man hat sehr schnell verstanden, wie es funktioniert.“

Digitale Unterschrift mit wichtigen Anforderungen

Zwei EPNE-Mitarbeiterinnen aus dem Admin-Bereich und der Communications-Abteilung hatten gemeinsam die Notwendigkeit erkannt, eine elektronische Signatur einzuführen. „Die beiden waren sich einig, dass eine digitale Unterschrift notwendig sei und zeitnah eingeführt werden müsse“, sagt Maxi Krüger. Ohne große Schulung, so das primäre Ziel, sollten die Geschäftsführer die Signatur international nutzen können. „Wir alle wissen, dass die sehr wenig Zeit haben, da muss alles sehr schnell gehen“, betont Maxi Krüger.

Digitale Signatur: rechtssicher und beweiskräftig

Eine zweite Anforderung betraf die Kompatibilität mit E-Mail-Programmen. „Die Software musste damit koppelbar sein. Verträge zugeschickt bekommen, auf Signieren drücken und fertig“, erklärt Maxi Krüger. Es sollte keine App notwendig sein, um erst darin die Vertrags-PDFs sehen und signieren zu können. Schließlich musste das anzuschaffende Signatur-Tool eine letzte Voraussetzung erfüllen, und die war von höchster Priorität. „Es musste eine beweiskräftige Unterschrift sein“, sagt Maxi Krüger. Heißt: Die Rechtssicherheit musste gewährleistet sein. Dafür kam nur eine Variante infrage: die qualifizierte elektronische Signatur (QES). In allen Punkten konnte die Software d.velop sign brillieren und bekam den Zuschlag.

Maxi Krüger (links), Teamassistentin und Administratorin bei der EP New Energies GmbH

EPNE schätzt strukturierte Zusammenarbeit mit d.velop

Die Zusammenarbeit mit d.velop beschreibt Maxi Krüger so: „Alles ist unfassbar strukturiert, eine echt super Zusammenarbeit. Da läuft alles zackig schnell, ohne lange Kommunikationswege und Missverständnisse.“ Von Anfang an sei es harmonisch gewesen. „Schon die Einführungsseminare, aber auch die Videokonferenzen, die wir abgehalten haben, waren sehr verständlich und man hat sich wirklich Zeit für uns genommen. Das war wirklich super“, lobt Alexandra Ehrenberg, ebenfalls Teamassistentin bei EPNE.

Transparenz und Flexibilität bei d.velop sign sehr positiv

Auch die Transparenz, mit der d.velop arbeitet, stieß bei EPNE auf viel Gegenliebe. „Natürlich gibt es verschiedene Pakete bei d.velop sign, aus denen man auswählen kann“, erklärt Maxi Krüger. „Die sind aber auch an die jeweiligen Bedürfnisse anpassbar. Gerade am Anfang, wo man noch nicht so richtig weiß, wie sich das entwickelt, wie viele Kolleg:innen das nutzen werden, ist Flexibilität einfach unfassbar von Vorteil.“ d.velop habe diese jederzeit gewährt. „So ist man auch nicht erst mal 3 Jahre lang an einen starren Vertrag gebunden. Diese Anpassungsfähigkeit fanden wir unfassbar positiv.“

d.velop sign unterbindet Fehler analoger Prozesse

Und was hat sich verbessert, seit die QES im Einsatz ist? „Wir haben definitiv weniger Arbeit und sparen jede Menge Zeit“, nennt Maxi Krüger einen zentralen Vorteil. Sie führt aus: „Vorher haben wir sehr viele Briefe und Unterschriftenlisten für die Kolleg:innen per Post herumgeschickt. Nur so konnten wir sicherstellen, dass alles unterschrieben werden konnte.“ Auf dem Postweg seien aber manchmal Dinge verloren gegangen, man habe dann wieder von vorne anfangen müssen. „Auch Deadlines konnten so zum Teil nicht eingehalten werden.“ Das sei jetzt definitiv anders und viel einfacher.

Jeder bei EPNE bekommt einen d.velop-sign-Account

Inzwischen nutzen nicht mehr nur die Geschäftsführer, sondern alle Kolleg:innen der EPNE die elektronischen Signaturen von d.velop sign. Die Rückmeldungen seit der Einführung sind durchweg positiv. Das System kommt gut an. „Neue Mitarbeiter:innen bekommen sofort ihren Account, wenn sie eingestellt werden“, sagt Maxi Krüger. Entsprechend hat sich auch die Zahl der digitalen Unterschriften verändert. „Wir sind mit dem kleinsten Paket angefangen, inzwischen eine Stufe höher gegangen und müssen das Unterschriften-Volumen schon bald wieder anpassen.“ Aus anfänglich 360 Signaturen pro Jahr sind inzwischen rund 2000 geworden. Das entspricht einer Steigerungsrate von 550 Prozent binnen eines Jahres. d.velop sign ist zum Standard geworden, intern wie extern.

Externe Partner können elektronische Signatur nutzen

Die Mitarbeiter:innen der EPNE könnten d.velop sign nämlich auch einfach mit externen Partnern nutzen. „Zu unterschreibende Dokumente sind auch von Externen signierbar, die nicht bei d.velop sign angemeldet sind, was ein Riesenvorteil ist“, zeigt sich Maxi Krüger hochzufrieden. „Sie müssen ihnen einfach nur per E-Mail zugesendet werden.“ Jeder Partner kann dann die elektronische Signatur nutzen, und zwar die einfache, die fortgeschrittene oder die qualifizierte elektronische Signatur. Alle sind im d.velop-sign-Paket enthalten. „Es ist wirklich viel, viel einfacher geworden.“

d.velop sign fördert Umstellung auf digitale Prozesse

Ein großer Nutzen bei alledem ist die Flexibilität, die d.velop sign bietet. Maxi Krüger erklärt: „Alle Kolleg:innen profitieren davon, also nicht nur die Geschäftsführer.“ Hinzu kommt die Zeitersparnis. „Zeitersparnis steht natürlich immer ganz weit oben“, weiß sie. Alexandra Ehrenberg ergänzt: „Hinzu kommt, dass wir viele Prozesse durch d.velop sign digitalisieren konnten, die zuvor nicht digital umsetzbar waren. Das hat bei uns zusätzlich vieles erleichtert.“

Halbstündige Schulung reicht für digitale Signatur aus

Eine umfangreiche Einarbeitung in das Signatur-Produkt war nicht notwendig. „Als klar war, dass nicht nur die Geschäftsführer, sondern alle die Software nutzen würden, haben wir d.velop um eine halbstündige Schulung mit allen Beschäftigten gebeten“, erinnert sich Maxi Krüger. „Das haben wir gemacht, damit alle Kolleg:innen wissen, wohin sie klicken müssen und damit nicht 1000 Fragen aufkommen.“ Darüber hinaus bietet d.velop einen persönlichen Ansprechpartner und ein kostenloses Schulungsportal mit eLearning und einer Klickanleitung an.

Automatische Ablage von Verträgen im Sharepoint

Bisher ist die elektronische Signatur das einzige Projekt, das EPNE und d.velop zusammen realisiert haben. Die Entwicklung der d.velop-sign-Nutzung geht kontinuierlich voran, ein Ausbau der Leistung steht bevor. Es gibt aber schon Ideen, wie eine weitere Zusammenarbeit aussehen könnte. Aktuell wird geprüft, inwieweit der Einsatz der digitalen Signatur aus dem Sharepoint eine sinnvolle Erweiterung darstellen könnte. „Dieses ganze Thema, da sind wir auch dran“, erklärt Maxi Krüger. „Dann wäre wieder ein Schritt erleichtert, weil man Dokumente nicht mehr downloaden und auf den Desktop ablegen müsste, um sie dann zu signieren und in den Sharepoint hochzuladen.“