FOND OF Bags verkürzt Bearbeitungszeit von Rechnungen mit DMS drastisch
FOND OF GmbH
Mit 240 Mitarbeitern am Unternehmenssitz in Köln und Produktionspartnern in Vietnam stellt die FOND OF GmbH Rucksäcke, Schultaschen, Kleidung und Accessoires her. Dem Unternehmen sind nicht nur Qualität und Design der Produkte sehr wichtig, auch das Thema Nachhaltigkeit spielt eine große Rolle. Viele Produkte bestehen aus recycelten PET-Flaschen. FOND OF ist Mitglied der FAIR WEAR Foundation, die sich zur Aufgabe gemacht hat, gemeinsam die Arbeitsbedingungen bei den Produktionsstandorten zu prüfen und systematisch zu verbessern. Viele Bestandteile der Rucksäcke sind Bluesign zertifiziert, ein Siegel für nachhaltig produzierte Textilien, und erfüllen damit höchste Standards beim Thema Umweltschutz und Chemikalienmanagement. 2016 erhielt das Unternehmen den Deutschen Nachhaltigkeitspreis.
FOND OF vereint sieben Marken unter einem Dach, etwa das Label „Affenzahn“, eine Lifestylemarke mit Taschen und Rucksäcken für Ein- bis Fünfjährige. Unter der Marke „Aevor“ produziert FOND OF Rucksäcke, Taschen und Accessoires für eine kreative und dynamische Zielgruppe, und die Marke „Salzen“ bietet Business-Taschen und Reisegepäck, zum Teil auch aus Leder. Das Konzept geht am Markt auf, bedeutet aber auch einen hohen Verwaltungs-Aufwand, unter anderem in der Finanzabteilung für die digitale Rechnungsverarbeitung. Rund 150 Briefsendungen bekommt FOND OF beispielsweise am Tag. Das sind 150 Briefe, die alle geöffnet, erfasst, korrekt weitergeleitet und bearbeitet werden wollen.
Digitale Rechnungsverarbeitung
Produkt
Konsumgüter
Branche
305
Mitarbeiter
Rechnungen auf Papier: „Das wollten wir vereinfachen“
„Das war ein extrem zeitfressender, manueller Aufwand“, beschreibt Tobias Kaus, Software- und IT-Experte bei FOND OF. Allein für die Rechnungen auf Papier, von denen FOND OF zu Spitzenzeiten bis zu 100 am Tag bekommt: „Jede Rechnung hat einen Stempel bekommen. Jede wurde durch das ganze Büro geschleppt und im Finance-Bereich bearbeitet, mindestens vier bis fünf Personen sind in den Gesamtprozess involviert. Bei fünf bis zehn Minuten Bearbeitungszeit kommen da schon ein paar Arbeitsstunden zusammen.“
So viel Papier vertrug sich kaum mit dem Nachhaltigkeitsgedanken, für den FOND OF eintritt. Kaus: „Mich hat das selber erschrocken, wie viele Dienstleister und Partner noch auf Papier vertrauen. Das wollten wir vereinfachen.“ Ein Dokumentenmanagement-System sollte her. Verantwortliche sollten schneller auf Rechnungen im System zugreifen können. Und ein weiterer Vorteil: Im Zuge des Prozesses haben immer mehr Lieferanten auf digitale Rechnungen umgestellt und arbeiten damit nachhaltiger als zuvor.
Das Thema Nachhaltigkeit ist bei FOND OF fest verankert. Das eigene Corporate Responsibility-Team arbeitet an verschiedensten Themen in diesem Bereich. Das Stichwort beschreibt das Verantwortungsbewusstsein vieler Firmen gegenüber sozialen und ökologischen Auswirkungen der eigenen unternehmerischen Tätigkeit.
Julian Konrads vom Corporate Responsibility-Team beschreibt das so: „Jeder Mensch muss sich bewusst machen, dass er mit seinem Konsum Verantwortung trägt, und wir wollen den Menschen ihre Verantwortung zeigen und ihnen gleichzeitig auch die Lösung bieten. FOND OF steht eben auch für Nachhaltigkeit.“
Digitalisierung – Auf dem Weg ins papierlose Büro
Es gibt viele Anbieter, die Unternehmen auf dem Weg ins papierlose Büro unterstützen. FOND OF nutzte bereits Microsoft Dynamics NAV, eine Standardsoftware für ERP-Systeme, also eine Software, die Menschen bei der Planung und beim Einsatz von Ressourcen in einem Unternehmen unterstützt. Also war früh klar, dass das DMS eine standardisierte Schnittstelle zu Microsoft Dynamics NAV haben musste.
Auf der Suche nach einem Lösungsanbieter landete Kaus durch einen Partner schnell bei der d.velop AG, denn die Software unterstützt die Archivierung aller Vorgangsbelege und Vorgänge aus dem Microsoft-System: Das Dokumentenmanagement mit Microsoft 365 archiviert beispielsweise eingehende Aufträge und Rechnungen automatisch und hinterlegt die Dokumente in einer Kunden – oder Lieferantenakte, auf die Mitarbeiter dezentral zugreifen können.
Erster Schritt: Entwurf eines digitalen Workflows
Durch den Kooperationspartner Documentus ist Fond Of auf das System d.3ecm der d.velop AG aufmerksam geworden. Installation, Einrichtung sowie das dazugehörige Projektmanagement wurde von der Paperless-Solutions GmbH aus Köln übernommen, als Platinum Partner der d.velop AG.
Für Unternehmen bedeutet der erste Schritt auf dem Weg ins papierlose Büro oft einen Umbruch – zusätzliche Zeit für Einarbeitung und Umgewöhnung der Mitarbeiter. Für Udo Prell, Geschäftsführer bei der Paperless Solutions GmbH, ist dieser Umbruch spannender beruflicher Alltag: „Die FOND OF hatte vorrangig zwei Anforderungen: digitale Akten und digitale Rechnungsverarbeitung.“
„Paperless hat mit uns zunächst einen möglichen Workflow erarbeitet, anhand unserer internen Prozesse“, sagt Tobias Kaus.„Das ist an manchen Stellen nicht so trivial, wie man denken könnte.“ Eingehende Rechnungen werden anhand von Algorithmen klassifiziert und danach automatisch vom System erfasst. Über ein Berechtigungs- und Rollenkonzept wird zudem bestimmt, wie die Kriterien für die Freigabe einer Rechnung sind und wer überhaupt freigeben darf. Ein Workflow beschreibt letztendlich den Ablauf des Prozesses. Dieser kann zum Beispiel so aussehen: Ein Dokument kommt eingescannt oder digital in den Rechnungseingang und geht dann weiter in die Vorkontierung. Danach muss die Rechnung noch in die sachliche Prüfung zur Freigabe um dann verbucht werden zu können.
Texterkennung macht aus gedrucktem Text digitalen Text
Digitale Akten Führung bedeutet auch: Hat das System erstmal einen Auftrag oder eine Rechnung erfasst, können Mitarbeiter im System die digitalisierten Dokumente nach Stichworten durchsuchen. Die Software wandelt also mit einer optischen Zeichenerkennung gedruckten Text auf Papier in digitalen Text um.
„Manche Unternehmen“, so Prell, „bekommen 3000 Briefe am Tag. Da ist der Druck schon extrem. Digitalisierte Dokumente verkürzen die Bearbeitungszeit, erleichtern die Bedienung und die Arbeitsabläufe, reduzieren Prozesskosten und sparen Geld.“
In der Scan- und Klassifizierungssoftware wird beispielsweise die Bestellnummer erkannt und die Kopf- und Fußzeilen sowie die Rechnungspositionen ausgelesen. Die Software prüft die Rechnung auf Plausibilität, rechnet die Beträge nach und meldet eventuelle Unstimmigkeiten.
Wie gelingt die möglichst reibungslose Einführung der neuen Software?
Als zweiten Schritt auf dem Weg ins papierlose Büro haben Paperless und FOND OF gemeinsam Vorgänge aus dem ERP-System in das neue Dokumentenmanagement-System übertragen und archiviert. Vom Kick-Off bis zum ersten Einsatz unter realen Bedingungen dauerte es nur zwei Monate; auch, weil es am Anfang zunächst nur um grundsätzliche Funktionen ging: „Wir wollten nicht mit der eierlegenden Wollmilchsau beginnen“, erinnert sich Tobias Kaus.
FOND OF arbeitet viel in agilen Prozessen, was dazu beitrug, die Einführung von d.3ecm reibungslos zu gestalten: „Es war unkompliziert und hat uns nicht eingeschränkt“, beschreibt Kaus, „alles, was wir uns gewünscht haben, wurde auch sehr schnell realisiert. Wir haben noch den Luxus eigener Software-Entwickler. Da war es uns wichtig, dass wir ein System bekommen, in dem wir selbstständig Individualisierungen vornehmen können.“
Key User als Schlüssel für den unkomplizierten Neubeginn
Zunächst ließ FOND OF nur wenige Key User mit dem neuen System arbeiten, also „Schlüssel-Nutzer“, die später als Multiplikatoren funktionieren und auch bewerten können, wie sinnvoll die Neuerungen sind. Kaus: „Das waren am Anfang ein Markenverantwortlicher, zwei Leute aus dem Finance-Bereich, meine Wenigkeit und ein Entwickler, dazu Kollegen aus Einkauf und Logistik.“
Vier Wochen vor der Produktivsetzung der Software vergrößerten FOND OF und Paperless die Runde von Test-Nutzern. Fehler korrigierten die Entwickler zügig, damit gleich die nächste Testrunde starten konnte. Paperless schulte FOND OF-Mitarbeiter an zwei Tagen je drei Stunden lang nach dem Prinzip „Train the trainer“, in kleinen Runden mit höchstens 15 Teilnehmern. Kaus: „Das hat unser Tagesgeschäft nicht eingeschränkt.“
Jede Rechnung hat einen Stempel bekommen. Jede wurde durch das ganze Büro geschleppt. Bei fünf bis zehn Minuten Bearbeitungszeit kommen da schon ein paar Arbeitsstunden zusammen. Das war ein extrem zeitfressender, manuelle Aufwand. Das wollten wir vereinfachen.
Tobias Kaus
Software- und IT-Experte
FOND OF Bags
Neues System spart Arbeitszeit und Nerven – und erhöht die Produktivität
„Wir nutzen das System sehr stark und sehr aktiv“, beschreibt Tobias Kaus den aktuellen Umgang mit dem DMS. „Die Qualität des Rechnungsprozesses hat sich extrem verbessert, wir müssen nicht mehr nach Rechnungen suchen, die Zuweisung der Kostenstellen ist jetzt nachvollziehbar und transparent.“ FOND OF spart auf diese Art „Arbeitszeit und Nerven“, so Kaus, denn „die Zugriffszeiten sind jetzt kürzer. Im Einzelfall bedeutet das: wir müssen nicht mehr durchs Büro rennen und jeden fragen.“
In Zukunft will FOND OF weitere Prozesse und Dokumente mit d.3ecm digitalisieren, wie zum Beispiel die Abrechnungen der Vertriebsmitarbeiter , die viel unterwegs sind. Auch die Belege von Mitarbeitern mit Firmen-Kreditkarten sollen folgen, ebenso eine Verbindung zur E-Commerce-Welt, sodass Partner beispielsweise Zugriff auf Rechnungen haben. Kaus: „So ein bisschen kommt da also doch die eierlegende Wollmilchsau.“
Der Projektpartner
Die paperless group ist der erfahrene und kompetente Spezialist für integrierte Dokumentenmanagementsysteme (DMS). Sie bietet Ihnen alles aus einer Hand. Ihr Vorteil: Sie haben nur einen Ansprechpartner. Er analysiert, berät und begleitet Sie von der Akteneinlagerung über die Einführung der Dokumentenmanagementsoftware bis zur Vernichtung des Papiers. Sie erhalten von der paperless group alle Lösungskomponenten für den Aufbau Ihres DMS-Systems, von der Planung und Beratung über die Implementierung und das Customizing bis hin zur Schulung und Service. Garant für den Erfolg Ihres Projektes ist das Verständnis für die Qualität ihrer Arbeit, eine schnelle und flexible Reaktion, umfangreiche Erfahrung und die motivierten Mitarbeiter. Das Ergebnis: Minimale Kosten und ein maximaler ROI.
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