Unimec Fabrikations AG digitalisiert die Verwaltung mit dem Dokumentenmanagement-System
Unimec Fabrikations AG digitalisiert die Verwaltung mit dem Dokumentenmanagement-System
Luftfahrt, Eisenbahn, Nukleartechnik: Wer für Kunden aus diesen Industrien Bauteile fertigt, steht unter Beobachtung. Die Messgenauigkeit, die von einem Hersteller verlangt wird, ist so hoch, wie die Toleranzen klein sind. Die Qualität muss tadellos sein – und ebenso die Dokumentation der verwendeten Materialien und der Produktionsschritte. All diesen Anforderungen wird die Unimec Fabrikations AG gerecht.
Unimec Fabrikations AG
Seit 20 Jahren stellt das Schweizer Unternehmen Bauteile aus Metall für anspruchsvolle Kunden her. Heute beschäftigt die Unimec Fabrikations AG mit einer Produktionsfläche von rund 6.700 Quadratmetern im zürcherischen Wetzikon gegen 85 Mitarbeiter. Jonas Locher, Mitglied der Geschäftsleitung der Firma in Familienbesitz, fasst die Firmenphilosophie in zwei Sätzen zusammen: «Unsere Aufträge sind immer Spezialanforderungen. Und so geben wir uns auch nie mit dem Standard zufrieden.»
Dokumentenmanagement
Produkt
Industrie
Branche
70
Mitarbeiter
Die Herausforderung der Branche
Es war 2014, als Jonas Locher fand, dass es so nicht weitergehen könne; die zunehmend höheren Ansprüche der Kunden zu erfüllen, wurde immer herausfordernder. Nicht in qualitativer Hinsicht, sondern in Bezug auf die Nachvollziehbarkeit und Dokumentation. Die Kunden aus sicherheitsrelevanten Industrien wie Luftfahrt, Nukleartechnik und Schienenfahrzeugbau verlangten immer mehr. «Die Dokumentationspflicht hat in den letzten zehn Jahren massiv zugenommen. Teilweise mussten wir für ein einziges Bauteil einen halben Ordner Papier mitliefern. Unsere Kunden wollten auch nach Jahren noch Dokumente einsehen, und wir benötigten immer mehr Zeit, um Dokumente zu suchen und bereitzustellen.» Die Firma brauchte endlich eine Lösung, um schnell auf Dokumente zugreifen zu können.
Die physische Aufbewahrung von Dokumenten überflüssig machen
Die Unimec machte sich auf die Suche nach einer solchen Lösung – und fand sie bei der Firma adeon ag und das Dokumentenmanagement-System von d.velop. Bislang legte die Unimec alles in Papierform ab: «Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Produktionspapiere, Materialatteste, Mess-, Maschinen-, Schweiß und Prüfprotokolle …» Jonas Locher kommt aus dem Aufzählen kaum heraus. Die Anforderung an das DMS war dann auch rasch formuliert: Die Software sollte die physische Aufbewahrung dieser Papiere überflüssig machen; die Mitarbeiter sollten mit wenigen Klicks an ihrem Computer auf die Dokumente zugreifen können. So setzte sich Jonas Locher mit dem Projektteam von adeon unter der Leitung von Andreas Kradolfer zusammen. Jonas Locher erzählt: «Herr Kradolfer und sein Team kamen bei uns vorbei und schauten sich genau an, wie wir arbeiteten. Am Anfang wussten wir einfach, dass wir eine Dokumentenverwaltung brauchten. Nun definierten wir gemeinsam den Aktenaufbau, welche Dokumente miteinander verknüpft sein müssten und auf welche Art sie sich sinnvoll ablegen ließen, damit wir sie auf Knopfdruck jederzeit wieder fänden.»
Pro Monat bearbeitet die Unimec rund 1.000 Produktionsaufträge. Ein einzelner Auftrag umfasst bis zu fünf DINA4- Seiten, dazu gesellen sich die diversen Protokolle – und natürlich die Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und mehr. Bis dahin verlief ein Auftrag wie folgt: In der Abteilung Arbeitsvorbereitung wurden die Aufträge am Computer erfasst, in der Konstruktion die Bauteile gezeichnet. Sobald alles stimmte, übergaben die Projektbearbeiter den Auftrag der Produktion. Sämtliche Dokumente, die zu einem Auftrag gehörten, wurden zusammen mit dem entsprechenden Auftrag und den Bauteilen von Station zu Station gereicht. Sie wurden in der Produktion geprüft und von den Bearbeitern mit allfälligen Notizen und Berechnungen sowie ihrer Unterschrift versehen. Am Ende eines Produktionsprozesses schickten die Mitarbeiter die Dokumente wieder ins Büro zurück, wo sie in Ordner abgelegt wurden.
Barcodes weisen jedes Papier einem Auftrag zu
Um die Papierflut einzudämmen, schlug die Firma adeon nun für die Zukunft ein pragmatisches Vorgehen vor. Da Papiere weiterhin zwingend unterschrieben werden müssen, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten, war es am einfachsten, sie mit Barcodes zu versehen. Jedes Dokument, kann so eindeutig einem Auftrag zugewiesen werden – egal, ob es mit der normalen ERP-Software von Unimec oder mit einer Textverarbeitungs-Software erstellt wurde. Die offene Architektur des Dokumentenmanagments erlaubte es, gezielt auf die Bedürfnisse von Unimec einzugehen. Schritt für Schritt stimmte adeon den Leistungsumfang der neuen DMS-Lösung auf die Arbeitsprozesse der Unimec ab. So fügte sie sich nahtlos in die eingespielten Arbeitsabläufe ein – und die ERP-Lösung sowie alle anderen Software-Applikationen, mit denen Unimec bereits arbeitete, ließen sich problemlos weiter nutzen. Mit dem DMS wurden die bestehenden Lösungen einfach um ein System angereichert, mit dem sich sämtliche Dokumente zu einem Auftrag, egal mit welchem Programm sie erzeugt wurden, ablegen ließen. Damit finden Mitarbeiter jedes Dokument wieder, von der Auftragsbestätigung bis zum Lieferschein – auch direkt auf Knopfdruck in der ERP-Software selbst.
Große Zeitersparnis, große Begeisterung
Mit der neuen DMS-Lösung können Produktions-Mitarbeiter so, wie sie es gewohnt sind, Notizen auf Produktionspapieren machen, sie nach der Beendigung eines Auftrags unterschreiben und weiterreichen. Sobald das Papier seinen Zweck erfüllt hat, wird es ans Büro übergeben – und braucht dort nur noch eingescannt zu werden. Der Barcode ordnet es automatisch dem richtigen Auftrag mit der richtigen Bezeichnung zu. Jetzt kann das Papier weggeworfen werden. Einzig eine kleine Ausnahme gibt es, erklärt Jonas Locher: «Die Nuklearindustrie. Sie verlangt, die Originaldokumente aufzubewahren. Bitte sehr! Wir scannen sie wie alle anderen Dokumente bei uns ein – und schicken sie dann dem Kunden. Für uns ist die Sache damit erledigt; wir haben ja den Scan. Und alles in Papierform können wir heute wegwerfen.»
Auf Knopfdruck auf jedes Dokument zugreifen
Die Mitarbeiter von Unimec sind vom neuen System begeistert. Sie brauchen nichts mehr in Produktionsordnern abzulegen, sondern haben nun alle Dokumente im Computersystem. So profitieren die Sachbearbeiter von einer großen Zeitersparnis. Auf rund zwei Stunden Aufwand pro Woche und Person schätzt Jonas Locher die Arbeitszeit, die früher dem Ablegen und Auffinden von Dokumenten geschuldet war. «Die unglaubliche Flut von Dokumenten war kaum mehr zu bewältigen. Jetzt haben wir sie im Griff. Wir wissen genau, wo die Dokumente abgelegt sind und können jederzeit darauf zugreifen. Und es funktioniert tadellos.»
Es war Mitte 2015, als die neue DMS- Lösung vollständig eingeführt war. Eines der schönsten Komplimente, das seinem Unternehmen seither gemacht wurde, kam von einem wichtigen Kunden aus Frankreich – einem Kunden aus der Nuklearindustrie, wie Jonas Locher erklärt:
Die ganze Sache noch brisanter macht, dass in der Nuklearindustrie Produktions-Dokumente während 30 Jahren aufbewahrt werden müssen. Mit der neuen Dokumentenverwaltung ist auch das kein Problem mehr.
Ein geniales System auch für die Messmittelverwaltung
Unimec war so überzeugt von dem DMS von d.velop, dass sie adeon gleich einen Folgeauftrag erteilte: die Verwaltung der Messmittel. Rund 4.000 solcher Messmittel, von der Schieblehre bis zur 3D-Messmaschine, sind bei der Firma im Einsatz. Dank dem neuen System, das adeon basierend auf Barcodes eigens für Unimec entwickelte, lässt sich neu stets nachvollziehen, wann und mit welchen Messmitteln ein Produkt hergestellt wurde. Diese Nachvollziehbarkeit ist besonders für die Luftfahrt wichtig, um die tadellose Kalibrierung von Messmitteln, die für die Produktion eines Bauteils verwendet wurden, zu belegen. Jonas Locher sagt: «Mit der Messmittelverwaltung hat uns adeon ein weiteres geniales System gebaut.»
Das Dokumentenmanagement ist längst bestens in der Unimec integriert. Doch Jonas Locher denkt bereits weiter. Für die Zukunft schwebt ihm die Umstellung auf einen papierarmen Betrieb in der Produktion mit ihren über 10.000 Aufträgen pro Jahr vor. «Wir wollen laufend weitere Bereiche hinzufügen, um noch effizienter zu arbeiten – zum Beispiel, indem wir auch die Rechnungen von Lieferanten einscannen oder in der Produktion die Auftragspapiere elektronisch ausfüllen.» Für ihn ist klar, dass adeon auch hier zum Zug kommt. «Denn wir haben erlebt, wie kundenorientiert die Firma arbeitet, sich in unsere Themen hineinversetzt und für jeden Arbeitsschritt eine passende Lösung findet. Das hat uns restlos überzeugt.» Und er betont noch einmal, wie glücklich sein Unternehmen ist – über die Zusammenarbeit mit adeon ebenso wie über die DMS-Lösung von d.velop.
Wir haben erlebt, wie kundenorientiert die adeon ag arbeitet, sich in unsere Themen hineinversetzt und für jeden Arbeitsschritt eine passende Lösung findet. Das hat uns restlos überzeugt
Jonas Locher
Mitglied der Geschäftsleitung
Unimec Fabrikations AG
Der Projektpartner
Die adeon ag ist ein engagiertes Team von hochqualifizierten, erfahrenen Fachleuten, die innovative Lösungen in den Bereichen Dokumentenmanagement, elektronische Archivierung und Workflow (Business Process Management, BPM) erarbeiten und umsetzen. Nachhaltige Prozessoptimierungen erfordern einen kompetenten Partner. Das Team der adeon ag setzt Know-how und langjährige Erfahrung gezielt ein, um Probleme genau zu analysieren, Konzepte bis ins Detail zu definieren und Umsetzungen präzise zu koordinieren. Die adeon ag ist Competence Center für die ECM-Lösungen der d.velop und trägt als Managing Distributor die Marktverantwortung für die Schweiz und das Fürstentum Liechtenstein.