JAB Anstoetz setzt auf d.3ecm integriert in SAP

JAB Anstoetz hat absolute Transparenz bei den Verträgen dank dem Vertragsmanagement

 

“Das Gesamtpaket an Funktionalität, Benutzerführung und Weiterentwicklungspotential
hat uns überzeugt. Wir sind sicher, dass wir auch zukünftige Anforderungen
mit dem Produktportfolio der d.velop AG integriert abbilden können”

Patrick Kosche, CIO Jab Anstoetz

Die JAB ANTOETZ KG

Die JAB JOSEF ANSTOETZ KG wurde 1946 von Josef Anstoetz in Bielefeld gegründet und ist heute mit ca. 1.600 Mitarbeiter/innen weltweit der international führende Stoffund Teppichverlag. In der Bielefelder Unternehmenszentrale werden zweimal jährlich „Stoffe für Wohnträume“ in aktuellen Trendkollektionen vorgestellt. Das Sortiment umfasst 3.000 Artikel mit fast 20.000 Farben. Zu der JAB Group gehören neben den Stoffverlagsmarken JAB, Chivasso, Gardisette und Soleil Bleu, der Bodenbelagsspezialist JAB Anstoetz Flooring, der Objektspezialist Carpet Concept, der Möbelproduzent Bielefelder Werkstätten und die Einzelhändler Golf House und Sarah & Sue, sowie diverse weitere Unternehmen aus den Bereichen Handel, Real Estate und der Hotellerie.

Die Projektziele

Ein kompletter Hard- und Softwarewechsel inklusive Umstieg auf eine serverbasierte Umgebung und die Einführung von SAP R/3 war für die JAB ANSTOETZ KG vor einigen Jahren der Anstoß, auch über die Migration des bisherigen Archivsystems auf eine moderne DMS-Lösung nachzudenken. Bis dahin nutzte das Bielefelder Unternehmen ein reines Output Management System, mit dem die Rechnungen archiviert wurden. Ziel war es, künftig auch Eingangsrechnungen zu archivieren und bei den Ausgangsrechnungen im DMS Formulare hinterlegen zu können. Die Rechnungen sollten nicht nur als Liste, sondern auch im Original verfügbar sowie bequem recherchierbar sein und bei Bedarf ausgedruckt werden können.

Learning-by-Doing

„Wir konnten in den später hinzugekommenen Modulen d.link for microsoft office und d.link for Microsoft outlook völlig ohne fremde Hilfe eigene Makros hinterlegen und diese so unseren Anforderungen entsprechend gestalten.“

Patrick Kosche, CIO Jab Anstoetz

Warum gerade d.3ecm?

Nach der Begutachtung mehrerer Systeme fiel die Entscheidung zugunsten von d.3ecm vor allem aufgrund dessen guter Handhabung. „Die Benutzerführung hat uns bei diesem System einfach am besten gefallen, sowohl aus Administratoren- als vor allem auch aus Anwendersicht“, sagt Patrick Kosche, CIO bei JAB ANSTOETZ. Auch hinsichtlich des Preis/Leistungsverhältnisses war das Dokumentenmanagement der d.velop das beste aller evaluierten Produkte.

Effizienz

Seit Einführung der Akten- und Archivlösung von d.velop arbeiten die Mitarbeiter/innen bei JAB ANSTOETZ schneller und effizienter. Bei der Suche nach einzelnen Eingangsrechnungen muss nur noch die Lieferantennummer eingegeben werden und schon befindet sich das gewünschte Schriftstück auf dem Bildschirm. Hinzu kommt der Platzgewinn: Allein in der Verkaufsabteilung füllten früher 15 große Aktenschränke mit Papierbelegen einen ganzen Raum. Was in unzähligen Ordnern im Keller verstaut war, liegt nun transparent und hochverfügbar auf dem Server: 13 Millionen Dokumente waren es allein in den ersten drei Monaten, mit steigender Tendenz. Das DMS Archiv wächst um 16 Prozent pro Jahr. Die Vorteile der d.velop Lösung für die Geschäftsführung liegen auf der Hand: Beliebige Daten werden unmittelbar gefunden und ermöglichen schnellere Entscheidungen. Das Unternehmen hat mit d.3ecm zudem sein Corporate Design besser im Griff. Da alle Dokumentvorlagen im d.3ecm hinterlegt und über d.link for Microsoft outlook mit MS Word verbunden sind, konnte der gesamte Schriftverkehr vereinheitlicht und damit ein professionelles Auftreten ermöglicht werden, da die komplette Ausgangspost nun identisch aussieht – ein wichtiges Kriterium der professionellen Außendarstellung des Unternehmens. Keller verstaut war.

Zahlen und Fakten

  • Integration der d.velop-Lösung für die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung unter SAP zur Archivierung von Eingangsrechnungen, Drucklisten und Ausgangsdokumenten aus dem Vertrieb
  • Abbildung einer digitalen Akte, der Fertigungsauftragsakte in d.3ecm mit allen fertigungsrelevanten Dokumenten
  • Anbindung weltweit verteilter Außen- und Vertriebsstellen
  • Etablierung des Dokumentenmanagement in den Sprachausprägungen Deutsch/Englisch/Italienisch/Französisch/Spanisch/Niederländisch
  • Weitere DMS-Anforderungen werden von JAB-Mitarbeiter/innen selbständig installiert, ohne dass Unterstützung durch d.velop nötig wäre

Migration der Altdaten in digitale Fertigungsakte

Das alte Archiv aus Bandlaufwerken wurde durch die Installation der d.3-Server mit einer MS SQL-Datenbank, Jukebox sowie den d.3ecm Basismodulen d.3 proxy, d.capture und d.cold abgelöst. In einem ersten Projektschritt wurden zunächst die Altdaten aus dem bisherigen Großrechnersystem übernommen: zwei Millionen Dokumente, hauptsächlich Ausgangsrechnungen sowie sonstige Dokumentationen. Die Altdaten lagen zunächst nur als Textdateien im Altarchiv und wurden dann mit korrektem Hintergrundformular in das d.3ecm Archiv übernommen. Anfängliche Performance-Probleme bei der Altdatenübernahme lösten die d.velop-Spezialisten durch parallele Konvertierungsprozesse auf mehreren Rechnern. Zur Archivierung von Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen und anderen Ausgangsdokumenten aus dem Vertrieb wurde d.3ecm dann in das neue SAP-System integriert. Auch Drucklisten und Eingangsrechnungen werden mit d.3ecm archiviert.

Das gemeinsame Projektteam aus d.velop und JAB ANSTOETZ Mitarbeitern erstellte auf Basis von d.3ecm außerdem eine Fertigungsauftragsakte, die alle fertigungsrelevanten Dokumente aufnimmt. Diese werden der Akte nach dem Einscannen automatisch zugeordnet.

Learning-by-doing: Strukturen wurden selbständig erweitert

In die folgenden Erweiterungen war d.velop dann kaum noch involviert. „Hier erwies sich die einfache Bedienung des Systems als unschlagbarer Vorteil.“, sagt Patrick Kosche, CIO, „Wir konnten in den später hinzugekommenen Modulen d.link for microsoft office und d.link for Microsoft outlook völlig ohne fremde Hilfe eigene Makros hinterlegen und diese so unseren Anforderungen entsprechend gestalten.“ Im Learning-by-doing Verfahren wurden auf diese Weise selbständig die geschaffenen Strukturen erweitert. So geschehen bei d.link for microsoft office: Werden jetzt bestimmte Felder aus d.3ecm geöffnet, übernimmt das MS Office Dokument die entsprechenden Werte, etwa die Stammdaten des Benutzers, und das Dokument wird automatisch in d.3ecm archiviert.

Eine Funktion, die das IT-Team von JAB ANSTOETZ selbst implementiert hat. Die E-Mails in Microsoft Outlook werden clientseitig, d. h. am persönlichen Arbeitsplatz, und in der Verantwortung jedes einzelnen Mitarbeiters in d.3ecm archiviert. Durch die d.3one Integration in Microsoft Outlook wird das einfach per Drag and Drop in die jeweilige Akte erledigt. Vollkommen in Eigenregie und ohne Support gestaltete das IT-Team von JAB ANSTOETZ auch die späte Archivierung der Eingangsrechnungen. Diese werden heute gebucht, der Sachbearbeiter bringt einen Barcode auf, woraufhin der Beleg am zentralen Scanplatz digitalisiert und archiviert wird.

Absolute Transparenz bei den Verträgen dank dem Vertragsmanagement

Um jederzeit einen klaren Blick auf Ihre aktuellen Vertragsbeziehungen und die betreffenden Partner zu haben, hat JAB Anstoetz mit der d.velop ihr bislang klassisch analog gehandhabtes Vertragsmanagement digitalisiert. Mit dem Vertragsmanagement, das einfach auf dem bestehenden d.3ecm-System aufgesetzt wurde, entfallen nicht nur umständliche Suchen in Aktenordnern: Die einheitliche, vollständige und absolut transparente Abbildung aller Dokumente einschließlich sämtlicher Fristen und Laufzeiten vereinfacht JAB auch das Controlling und die Nachweispflicht.

d.3ecm international im Einsatz

JAB ANSTOETZ verfügt über ein weltweites Netz von Niederlassungen und Tochtergesellschaften. In Europa ist deren Anschluss an d.3ecm bereits weit fortgeschritten und rund 110 Mitarbeiter/innen arbeiten täglich mit dem System. Seit längerem legen die Kollegen/innen der Tochtergesellschaften in Italien, England und den Niederlanden ihre Belege auf den Archivservern in Bielefeld ab und recherchieren nach Dokumenten. In Frankreich und Spanien wird d.3ecm in vollem Umfang genutzt und die Tochtergesellschaften in den USA haben via Terminal Services direkten Zugang zum System.

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