Wirtschaftlicher arbeiten dank zentralisierter Rechnungsverarbeitung in SAP

Klinikum Westmünsterland GmbH beschleunigt administrative Prozesse

Die Klinikum Westmünsterland GmbH ist ein Konzern aus dem Gesundheitssektor. Die Zentrale befindet sich in Ahaus im Kreis Borken. Die GmbH betreibt unter anderem 6 Krankenhäuser in Ahaus, Vreden, Stadtlohn, Bocholt, Rhede und Borken mit 1.485 Planbetten und 55.000 stationären Patienten:innen pro Jahr. Hinzu kommen 6 Senioren- und Pflegezentren mit durchschnittlich 80 Bewohnern:innen, 4 Tagespflege-Einrichtungen und die Tochtergesellschaft „Gesundheitszentrum Westmünsterland GmbH“, die physio- und ergotherapeutische Leistungen erbringt. Insgesamt beschäftigt die Klinikum Westmünsterland GmbH rund 5.500 Mitarbeiter:innen. 

Zentrale Eingangsrechnungsverarbeitung in Ahaus

Auf rund 1.400 Quadratkilometern Fläche breitet sich der Kreis Borken im westlichen Münsterland entlang der niederländischen Grenze aus. Unter anderem sechs Krankenhäuser, sechs Altenheime und vier Tagespflegen haben sich dort dezentral zur Klinikum Westmünsterland GmbH zusammengeschlossen. Diese Dezentralität bringt einerseits viele Vorteile bei der flächendeckenden Versorgung von Menschen. In der Vergangenheit hatte sie aber auch einige Nachteile: „Wir haben die unterschiedlichsten Adressen, was einen sehr hohen Aufwand mit sich brachte“, gibt Werner Lentfort, kaufmännischer Leiter des Klinikums, zu bedenken. Das betraf unter anderem die Rechnungsbearbeitung.

Mehr als 80.000 Eingangsrechnungen gingen und gehen jedes Jahr an den einzelnen Standorten der Klinikum Westmünsterland GmbH ein. Früher geschah dies zumeist auf Papier. „Das hat für uns einen hohen logistischen Aufwand mit sich gebracht, weil wir die Verwaltung, zu der auch die Finanzbuchhaltung gehört, in Ahaus zentralisiert haben“, erklärt Werner Lentfort. 

Früher: Probleme mit der Bearbeitung von Rechnungen

Vor der Einführung der Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV) in SAP bedeutete das: Alle Eingangsrechnungen, die dezentral eingingen, mussten nach Ahaus gebracht werden. „Das hat immer wieder zu Problemen geführt, weil Rechnungen verloren gingen, kein Skonto gezogen werden konnte oder Mahnungen ankamen“, nennt der kaufmännische Leiter einige Beispiele. „Um diesen Prozess zu verbessern, ist das ‚Projekt digitale Rechnungsverarbeitung‘ gestartet worden.“ 

Digitalisierung und Zentralisierung seit vielen Jahren

Die Digitalisierungs- und Zentralisierungsbestrebungen beim Klinikum Westmünsterland gibt es schon lange. Seit vielen Jahren wird kontinuierlich an einer digitalen Infrastruktur einerseits, aber auch an Synergieeffekten durch Konzentrierungen gearbeitet. „Das ist bei uns ein permanenter Prozess. In den letzten 10 bis 15 Jahren wurden bei uns immer mehr Unterlagen digitalisiert“, beschreibt Werner Lentfort. Schwerpunktmäßig habe dies in den vergangenen fünf Jahren richtig Fahrt aufgenommen, mit Start in Bocholt, am größten Standort des Konzerns.

Warenwirtschaft zentral organisiert

Auch die Warenwirtschaft befindet sich bei der Klinikum GmbH längst im Wandel. „In den vergangenen Jahren wurde bezüglich der Zentralisierung einiges optimiert und vereinheitlicht“, weiß Mathias Tenkamp, Sales Manager Healthcare & Welfare bei d.velop, und nennt exemplarisch das geschaffene zentrale Lager in Ramsdorf, wo das Klinikum sämtliche seiner Waren aufbewahrt. Hier kommen alle für den täglichen Bedarf benötigten Waren an und werden auf die Einrichtungen verteilt. Ein großer Schritt für die Bearbeitung der Eingangsrechnungen, die nun ebenfalls an zentraler Stelle ankommen.

Digitale Rechnungsverarbeitung: ein wichtiger Prozess

Am Ende waren es Werner Lentfort selbst und der Geschäftsführer des Klinikums Westmünsterland, in dessen Zuständigkeitsbereich auch die IT fällt, die die Notwendigkeit für Verbesserungen in der Rechnungsverarbeitung erkannt hatten. „Neben der Digitalisierung der Patientenakte, die wir ja schon vorantreiben, war die digitale Rechnungsverarbeitung ein ganz wichtiger Prozess, um den logistischen Aufwand zu verringern“, resümiert Werner Lentfort. Außerdem sollten die Prozessschritte transparenter und das Auskunftssystem intern wie extern schneller werden. „Nicht zuletzt um Skonti, die aufgrund langer Laufzeiten verlorengingen, zu vermeiden, wurde das Projekt initialisiert“. 

Anbietersuche für ERV: d.velop seit Jahren starker Partner

Nun brauchte es einen geeigneten Anbieter, um den Gesamtprozess der ERV in SAP zu realisieren. Ein Kandidat war im Hause schon bestens bekannt: d.velop. „Das war eigentlich sehr einfach“, sagt Werner Lentfort, „weil wir mit d.velop schon seit Jahren zusammenarbeiten, beispielsweise im Bereich digitales Archiv und auch bei der Digitalisierung der Patientenakte.“ Man habe sich natürlich mehrere Systeme angeguckt, sich aber bei der Umsetzung des Projekts für d.velop entschieden, „auch um die bereits bestehende Zusammenarbeit auszuweiten“. 

ERV-Einbindung in SAP, Amor3 und Wave

„Es ging um ein normales SAP-Eingangsrechnungsverarbeitungs-Projekt im standardmäßigen Sinn“, beschreibt Siggi Piastowski, Key Account Consultant bei d.velop, den Auftrag. Es gab nur einen Unterschied: „Der Kunde hat noch zwei Fremdsoftwares im Einsatz, die für ihn wichtig sind.“ Das sind „Amor3“, ein Warenwirtschaftssystem, das häufig in Apotheken und Krankenhäusern im Einsatz ist, und das Lifecycle-Management-System „Wave“. „Die Herausforderung bestand nun darin, durch eine Erweiterung, die bei uns im Hause entwickelt wurde, die Rechnungen zu diesen Prozessen nicht nur an SAP zu übergeben, sondern auch an die anderen Applikationen, damit diese teilweise automatisiert damit arbeiten können.“

Erfolgreiche Projektumsetzung trotz Corona-Pandemie

Die eigentliche Projektphase verlief im Anschluss an die Anbieterauswahl anders, als es das Klinikum bis dahin von d.velop-Projekten kannte: „Die Umsetzung begann im Jahr 2020 mit der Corona-Pandemie. Die erste Sitzung hatte noch in Präsenz stattfinden können, danach gab es nur noch Videokonferenzen“, erinnert sich Werner Lentfort zurück. „Das gesamte Projekt musste dann ohne Präsenztermin und ausschließlich per Videokonferenz und ab und an per Telefon stattfinden.“ Trotz geringfügiger Zeitverzögerung habe man das Projekt aber nach rund einem Jahr erfolgreich zum Abschluss bringen können. 

d.velop: Zuverlässigkeit und gute Zusammenarbeit

Besonders schätzt Werner Lentfort an der langjährigen Zusammenarbeit mit d.velop die Zuverlässigkeit der Mitarbeitenden. „Die kannten wir ja schon aus anderen Projekten“, zeigt er sich zufrieden. „Hinzu kommen die schnelle Reaktion und die gute Zusammenarbeit – nicht nur auf fachlicher Basis, sondern auch menschlich funktioniert das gut. Und das alles hat uns insgesamt überzeugt.“ 

Größte Herausforderung: Vielfalt der Einrichtungen

Hat es Knackpunkte bei der Umsetzung des Projekts gegeben? Werner Lentfort muss nicht lange überlegen: „Die größte Herausforderung war sicherlich die Vielfältigkeit unserer Einrichtungen“, blickt er zurück. „Wir hatten ja 15 Poststellen, die Rechnungen in Papierform bekommen haben. Die alle abzugleichen, die Mitarbeiter:innen zu schulen und das gesamte Konzept zu zentralisieren und anzugleichen, war bei der Vielzahl der Einrichtungen schon eine Herausforderung.“ Eine weitere große Aufgabe, die allerdings noch ein bisschen Zeit benötigt, ist die Anbindung von „Amor3“ als Drittanbieter-Software für die Materialwirtschaft.

Digitale ERV bringt mehr Transparenz und Effizienz

Der Effizienzgewinn ist dennoch nicht zu übersehen: „Was man im Alltag feststellen kann, ist, dass die Transparenz gegeben ist, man also jederzeit auf die Rechnungen Zugriff hat“, nennt Werner Lentfort einen Vorteil der Einführung von ERV in SAP und führt aus: „Mahnungen kommen so gut wie nicht mehr vor und auch das unnötige Suchen nach Rechnungen hat sich deutlich verbessert bis zu dem Punkt, dass wir die unnötigen Suchaktivitäten fast komplett abgestellt haben.“ Der Skontoverlust, führt er aus, habe sich erheblich minimiert, und auch beim Bezahlen und Verbuchen seien die Prozesse deutlich verschlankt worden. „Von allen Beteiligten habe ich nur positive Rückmeldungen bekommen.“ 

Zumeist positive Resonanz auf ERV statt Vorbehalte

Große Vorbehalte gegenüber der Einführung einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP habe es im Hause nicht gegeben, weiß Werner Lentfort. Die Resonanz sei sogar eher positiv ausgefallen. „Natürlich hat es hier und da in einigen Abteilungen Bedenken gegeben, aber dabei ging es nicht um die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung an sich, sondern eher um die Anbindung von Drittanbietern wie etwa dem Lifecycle-Management-Tool Wave.“ Der Punkt sei, dass man eben gewisse Prozessschritte aus der Hand gebe. „Die laufen dann zentral digital und man kann sie nicht mehr selbst steuern.“ 

Schulungsoffensive für 300 ERV-Nutzer:innen

Eine Schulungsoffensive sollte das Wissen über die Anwendung der neuen Software schließlich in die Breite tragen. „Wir haben an jedem Krankenhaus-Standort Schulungen angeboten, in denen wir alle User:innen, und das waren ungefähr 300, geschult haben“, erinnert sich Werner Lentfort. „Die Schulungen sind jeweils von Mitgliedern aus der Arbeitsgruppe durchgeführt worden. Eine Projektgruppe hat dieses Projekt umgesetzt.“ Dazu, so der kaufmännische Leiter weiter, habe es eine zentral erstellte und abgestimmte Powerpoint-Präsentation und entsprechende Lehrvideos gegeben. „Die sind im Vorfeld ins Internet gestellt worden.“ 

Weitere Zusammenarbeit mit d.velop fest geplant

Eine weitere Zusammenarbeit der Klinikum Westmünsterland GmbH mit d.velop ist fest geplant. Zwar „derzeit nicht konkret im kaufmännischen Bereich“, erklärt Werner Lentfort, „aber grobe Planungen gibt es im Personalbereich. Digitale Gehaltsabrechnungen und diese Dinge.“ Derzeit, verrät er, liege der Fokus ganz klar auf der Digitalisierung der Patientenakte und in der Medizin. „Und damit sind zwangsläufig die Schwerpunkte im Bereich der Zusammenarbeit mit d.velop definiert.“ 

Mitarbeiter:innen früh mitnehmen und laufend informieren

Als Erfolgsrezept für das Digitalisierungsprojekt Eingangsrechnungsverarbeitung, und das ist „eigentlich allgemeingültig für alle Digitalisierungsprojekte“, formuliert Werner Lentfort so: „Wichtig ist sicherlich, wenn man solche Projekte startet, dass man alle beteiligten Mitarbeiter:innen früh mitnimmt und sie in die Projektgruppe einbezieht.“ Im Idealfall, erklärt er, „finden sich alle Abteilungen und Standorte repräsentativ wieder, um einen kompletten Projektblick zu bekommen. Und es gilt, möglichst viele Experten:innen und Beteiligte an den einzelnen Standorten rechtzeitig und laufend zu informieren.“