Juweliere Kraemer

Kraemer Juweliere digitalisiert Eingangsrechnung und beschleunigt den Freigabe-Workflow

“Wir kommen zwar aus einer analogen Welt, wir machen uns jetzt aber mit Siebenmeilenstiefeln auf den Weg ins digitale Zeitalter. Vor allem in den Fachbereichen, wo die Rechnungen geprüft werden, ist es jetzt einfacher geworden. Alle zuständigen Mitarbeiter bekommen aus einem System nicht nur Rechnungen, sondern auch Lieferscheine angezeigt. Alles transparent, dokumentiert und auf Knopfdruck nachvollziehbar.“

Markus Viegener, Head of Finance and Administration und Prokurist bei der Kraemer Juweliere

Kraemer Juweliere

Einst war er der jüngste Goldschmied Deutschlands, heute hat sein Unternehmen 45 Filialen deutschlandweit: Paul Rudolf Kraemer konnte nicht ahnen, wie groß seine Kraemer Juweliergruppe einmal werden würde, als er 1951 sein erstes Ladengeschäft an der Schildergasse in Köln eröffnete. Zusammen mit seiner Frau Katharina schuf Paul R. Kraemer ein Familienunternehmen, das heute über rund 500 Mitarbeiter hat. Mit Trendbewusstsein und Nähe zum Menschen wurde Paul Kraemer zum Goldschmied für Millionen. Nicht nur zur Zeit des Wirtschaftswunders waren bezahlbare Trauringe, Uhren und Schmuck am Markt gefragt; auch heute noch geht das Geschäftskonzept der Kraemer Juweliere auf. Doch wer viel kauft und verkauft, der hat auch viel Arbeit und viel Papier: Rechnungen und Lieferscheine zum Beispiel.

Bei über 500 Mitarbeitern, 45 Filialen und einem Tochterunternehmen kommt nämlich einiges zusammen an Dokumenten. Rund 500 Belege (Rechnungen und Lieferscheine) erhält die Juweliergruppe beispielsweise pro Tag per E-Mail und auf Papier. Man sagt zwar, Papier sei geduldig, aber das stimmt spätestens seit der Digitalisierung nicht mehr.

Rechnungen auf Papier kosten Unternehmen Zeit

„Unsere Rechnungen auf Papier sind manuell eingegangen, wurden manuell durch das Haus weitergegeben, landeten schlussendlich in der Buchhaltung und wurden dann bezahlt“, beschreibt Markus Viegener, Head of Finance and Administration sowie Prokurist bei der Kraemer Juweliere. Abläufe, wie sie vor der Digitalisierung wohl bei den meisten Unternehmen Usus waren. Aber auch Abläufe, die nicht nur Zeit kosten, sondern die Firma bremsen: Arbeitsforscher schätzen, dass Angestellte mehrere Stunden pro Woche nur damit verbringen, Papier-Dokumente oder Akten zu suchen. Und bei der Suche gefrustet zu sein. Wie viel einfacher ist da doch eine digitale Volltext-Suche: Stichwort eingeben und fertig.

„Wenn wir zum Beispiel die Preise von Lieferanten oder Dienstleistern vergleichen wollen“, sagt Prokurist Viegener, „dann dauert es, wenn Rechnungen erst gesucht und zentral archiviert werden müssen, denn die verarbeitet bei uns ja nicht nur ein einziger Mitarbeiter. Und die Rechnungen liegen auch nicht unbedingt immer in der Schublade, in die sie auch gehören.“

Digitaler Rechnungseingang: On-demand und weltweit zugänglich

Transparenz, Zeitersparnis und weniger Frust – alles Argumente, die aus Sicht der Juweliergruppe für eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung sprachen: „Am besten on-demand, online, deutschlandweit zugänglich an der Stelle, an der ich gerade bin“, so Viegener. Also machte sich die Kraemer Juweliergruppe auf die Suche nach einem Anbieter für eine digitale Eingangsrechnung. Stellte einen Katalog mit Anforderungen auf. Sichtete den Markt. Kam mit fünf Wettbewerbern in näheren Kontakt. Viegener: „Die haben wir uns dann genauer angeguckt.“ Einer der fünf: die Paperless-Solutions GmbH aus Köln, Platinum Partner der d.velop AG und Spezialist für integrierte Dokumentenmanagementsysteme (DMS).

Arnold Schulte ist IT-Berater bei der Paperless-Solutions und der Ansprechpartner für die Kraemer Juweliergruppe. Er kennt die Fallstricke, die das herkömmliche Arbeiten mit Papier mit sich bringt: „Das fängt ja beim Ablegen der Dokumente schon an“, beschreibt der IT-Berater, „nehmen wir an, sie haben ihre Dokumente in Aktenordnern. Wenn jetzt eine Rechnung, aus welchem Grund auch immer, falsch abgeheftet wird, dann finden sie die nie wieder. Aber wenn sie im Dokumentenmanagementsystem falsch einsortiert ist, finden sie das Dokument über die Volltextsuche.“

Mitarbeiter von Kraemer Juweliere für die Digitalisierung begeistern

Fünf Anbieter waren in der näheren Auswahl, letztendlich hat sich die Juweliergruppe für die Paperless-Solutions und damit für das Dokumentenmanagement  d.3ecm der d.velop AG entschieden. Viegener: „Wir haben festgestellt, dass nicht nur die angebotene Software gepasst hat, sondern auch das Softwarehaus selbst.“ Gerade bei der Digitalisierung kommt es nämlich ganz entscheidend nicht nur auf die Technik an, sondern auf die Arbeitsweise eines Unternehmens, auf die Workflow-Strukturen und auch auf die Kultur. Und gerade hier sind aufgeschlossene Berater gefragt, die eine bestehende Mannschaft mitnehmen und inspirieren.

„Wir haben zunächst einen Workshop veranstaltet und den Ist-Zustand aufgenommen“, beschreibt Arnold Schulte den damaligen Projektstart. „Das erste, grobe Konzept wurde dann im Dialog mit der Kraemer Juweliere immer weiter spezifiziert, bevor wir uns an die Umsetzung gemacht haben.“

“Unsere Rechnungen auf Papier sind manuell eingegangen, wurden manuell durch das Haus weitergegeben, landeten schlussendlich in der Buchhaltung und wurden dann bezahlt.”

Markus Viegener, Head of Finance and Administration und Prokurist bei der Kraemer Juweliergruppe

Anforderungen an die digitale Rechnung: Zeit sparen, Skonto beachten

Digitalisierung ist schließlich kein Selbstzweck, sondern soll handfeste Ergebnisse einfahren. Viegener: „Wir wollten einen wesentlich schnelleren Durchfluss der Rechnung erreichen, also Zeit sparen – allein, um uns enorme Skonto-Vorteile zu sichern. Bezahle ich Rechnungen sehr zeitnah, kann ich unter Umständen Skonto bekommen.“

Die Kraemer Juweliere wollte also nicht nur schneller und besser werden, sondern auch sparen; und zwar nicht nur bei den Papier-Archivierungskosten. Eine Schlüsselposition für das zügige Gelingen so eines Projektes sind dabei stets die Mitarbeiter. „So ein digitales Dokumentenmanagementsystem oder auch eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung bedeutet natürlich zunächst mal eine Umgewöhnung“, so Schulte. Neue Software, neue Geräte, neue Scanner, um Rechnungen auf Papier digital zu erfassen: Mit der richtigen Schulung und mit der Zeit spielt sich das gut ein. Vor allem dann, wenn die neue Technik den Mitarbeitern Arbeit abnimmt und Zeit spart. „Hier kommt es entscheidend auf den Workflow an“, erklärt Schulte, „also auf die Frage, wer welche Rechnungen abzeichnen oder überhaupt erst sehen darf und wie die Rechnungen an wen weitergeleitet werden.“

Digitaler Workflow nimmt Rücksicht auf Details und Besonderheiten

Dabei gilt es, nicht nur einfach ein funktionierendes System zu erstellen, sondern eines, das auch auf Freigabeprozesse und Besonderheiten des Unternehmens Rücksicht nimmt. Um mehr Zeit und Arbeitskraft zu sparen. Arnold Schulte: „Wenn man zum Beispiel bei einem bestimmten Lieferanten weniger Freigaben braucht als bei anderen Lieferanten, dann kann die Software das berücksichtigen und auf Teile des Workflows verzichten. Das macht bei Zehntausenden von Rechnungen im Jahr viel Arbeit aus.“ Mitte 2017 entschloss sich die Kraemer Juweliergruppe dazu, das Projekt zu beginnen. Die ersten Teile des d.3ecm gingen Anfang 2018 live:

  • Digital eingehende Rechnungen landen automatisch im Dokumentenmanagementsystem
  • Rechnungen auf Papier werden eingescannt und ins System überführt
  • Eine Texterkennung erfasst alle Rechnungsinformationen automatisch (z.B. Lieferanten, Positionen, Beträge)
  • Das System prüft die erfassten Daten auf Plausibilität
  • Plausible Rechnungen gehen automatisch an den zuständigen Sachbearbeiter
  • Alle erfassten Daten können von den Mitarbeitern mit entsprechendem Zugriff eingesehen werden
  • Alle erfassten Daten sind einer Suchfunktion zugänglich

50 der über 500 Mitarbeiter der Kraemer Juweliergruppe nutzen inzwischen das Dokumentenmanagement-System. Viegener: „Wir kommen zwar aus einer analogen Welt, wir machen uns jetzt aber mit Siebenmeilenstiefeln auf den Weg ins digitale Zeitalter. Vor allem in den Fachbereichen, wo die Rechnungen geprüft werden, ist es jetzt einfacher geworden. Alle zuständigen Mitarbeiter bekommen aus einem System nicht nur Rechnungen, sondern auch Lieferscheine angezeigt. Alles transparent, dokumentiert und auf Knopfdruck nachvollziehbar.“

Fazit: Im Ergebnis verarbeitet die Kraemer Juweliergruppe jetzt die eingehenden Rechnungen und Lieferscheine voll digital, also schneller, kostengünstiger und fehlerfreier als bisher.

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