Markas GmbH

Die Markas GmbH, mit Hauptsitz in Bozen und fünf Standorte in Italien sowie Niederlassungen in Österreich und Rumänien, führt zur Langzeit-Dokumentenspeicherung schrittweise die d.3ecm Suite der d.velop AG mit dem Bozner DMS-Spezialisten Alpin GmbH ein. Mit über 30 Jahren Erfahrung und mehr als 9.000 Mitarbeitern zählt Markas heute zu einem international agierenden Branchenführer. Als spezialisiertes Dienstleistungsunternehmen bieten wir großen öffentlichen und privaten Institutionen wie Krankenhäusern, Seniorenheimen, Universitäten, Schulen und Hotels ein breites Dienstleistungsspektrum an: von der Reinigung bis zur Gemeinschaftsverpflegung, von der Logistik und Housekeeping bis hin zu individuellen Dienstleistungen, die sich an den Bedürfnissen unserer Kunden orientieren. Dazu Markas-Generaldirektorin Evelyn Kirchmaier: „Mit der Alpin GmbH haben wir den kompetenten lokalen Partner gefunden, der das notwendige Know-how aus jahrelanger Erfahrung mitbringt, um unseren Informationsfluss im Unternehmen noch weiter zu verbessern.“

Informationsfluss mit modernster Technik optimieren

Nach der Übernahme relevanter Dokumente aus einem Altsystem wird heute das Dokumentenmanagement als zentrales Unternehmensarchiv und als Prozessplattform verwendet. Die Ablage aller Eingangsrechnungen hat Alpin durch die Anbindung an das ERP-System Microsoft Dynamics NAV umgesetzt: Unterstützt wird das System durch die automatische Rechnungsklassifizierung und einen für Markas optimierten Freigabe-Workflow. Der Einsatz der digitalen Rechnungsverarbeitung führt heute zu wesentlich verkürzten Durchlaufzeiten, erhöht die Transparenz, eliminiert Transport- und Liegezeiten, erspart Kosten und sorgt für die Einhaltung von Zahlungsfristen. „Nach nun gut einem Jahr erfolgreicher Zusammenarbeit mit der Firma Alpin konnten wir durch die umgesetzten Teilprojekte eine wesentliche Optimierung unserer Verwaltungsprozesse erreichen“, freut sich Evelyn Kirchmaier.

Vielfältige Einsatzbereiche bei Markas

Weitere Einsatzgebiete des Dokumentenmanagements liegen in der Abteilung Human Resources, welche die digitale Personalakte nutzt – ob für die automatisierte Ablage der Lohnstreifen, der Verwaltung von Fortbildungszertifikaten oder CUD und Krankmeldungen. Nachweislich wurden damit sowohl interne Abläufe wie auch die Auskunftsfähigkeit verbessert. Das DMS stellt dabei durch eine präzise Vergabe von Zugriffsrechten sicher, dass ausschließlich befugte Personen Einsicht in Ihre Personaldokumente haben. Auch die Verwaltung des umfangreichen Fuhrparks mit ca. 400 Fahrzeugen wird durch digitale Akten erleichtert: Fahrzeugrevisionen, Versicherungen, KFZ-Steuern und Serviceintervalle werden zentral in einer digitalen Fahrzeugakte verwaltet. Dank der integrierten Fristenverwaltung gehören Terminversäumnisse und daraus resultierende Verwaltungsstrafen der Vergangenheit an.