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Digitalisierung der Geschäftsprozesse bei der ALS Dienstleistungsgesellschaft mbH

“Für die ALS Dienstleistungsgesellschaft mbH hat sich der Wechsel zu d.3ecm als richtige und kostengünstige Entscheidung erwiesen. Die ALS hat mit der IT-Consult Halle GmbH einen
Partner gefunden, der alle Anforderungen umsetzt und bei Fragen und Problemen stets mit Kompetenz zur Verfügung steht.“

Hendrik Galster, Leiter Controlling/IT der ALS

ALS digitalisiert die Geschäftsprozesse mit d.velop

ALS Dienstleistungsgesellschaft mbH

Im Jahr 1992 gründeten der Landkreis Stendal sowie die Städte Stendal, Tangerhütte und Tangermünde das kommunale Unternehmen unter dem damaligen Namen ALS Abfallentsorgungsgesellschaft mbH. Heute ist die ALS Dienstleistungsgesellschaft mbH ein anerkannter und zertifizierter Entsorgungsfachbetrieb und vom Landkreis Stendal mit abfallwirtschaftlichen Aufgaben im gesamten Landkreis beauftragt. Das Unternehmen umfasst die Bereiche Abfallwirtschaft mit den Sachgebieten öffentlich-rechtlicher Entsorgungsträger, Abfallberatung und Öffentlichkeitsarbeit sowie Finanzbuchhaltung.

Einführung d.3ecm bei der ALS Dienstleistungsgesellschaft mbH

Die ALS Dienstleistungsgesellschaft mbH mit Sitz in Osterburg ist eine kommunale Eigengesellschaft des Landkreises Stendal. Die ALS nimmt die im Landkreis Stendal anfallenden und überlassenen Abfälle aus privaten Haushalten und Abfälle aus anderen Herkunftsbereichen zur Verwertung oder Beseitigung an. In der ALS sind die Bereiche Abfallwirtschaft mit den Sachgebieten Abfallberatung und Öffentlichkeitsarbeit, Finanzbuchhaltung sowie Gebühreneinzug integriert. Mit der Durchführung der Entsorgungsleistungen sind private Entsorgungsunternehmen beauftragt.

Ausgangssituation

Da der bisherige DMS-Lösungsanbieter Easy-Archiv seine Preispolitik geändert hatte, sah man sich nach Alternativen um. Im Jahr 2015 entschied man sich für die ECM-Lösung der Firma d.velop AG aus Gescher. Als Implementierungspartner vertraute man auf die IT-Consult Halle GmbH, die sowohl über die entsprechenden Kompetenzen im d.3ecm Umfeld als auch im SAP-Umfeld verfügt.

Umsetzung

Im ersten Schritt wurde die digitale Geschäftspartnerakte in Integration mit dem SAP Modul SAP-Waste und Recycling abgebildet. So werden über die d.link for archivlink Schnittstelle alle Gebührenbescheide automatisiert in der Akte abgelegt. Über den d.3ecm Workflow wird die eingehende Post ebenfalls digital durch die entsprechenden Mitarbeiter bearbeitet und der Akte zugeordnet. Das jährliche Belegvolumen beträgt 150.000 zu archivierende Dokumente. Der Aufruf der Geschäftspartnerakte erfolgt dabei direkt aus der SAP-Anwendung. Im 2.Schritt wird die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit dem SAP-Business Workflow realisiert. Für das Jahr 2018 sind dann die Einführung der digitalen Personalakte, der d.3ecm Vertragsverwaltung sowie die Reklamationsbearbeitung auf Basis der d.3ecm Vorgangsbearbeitung geplant.

Projektpartner:

Die IT-Consult Halle GmbH bietet umfangreiche Dienstleistungen und Produkte für Kommunen und kommunale Einrichtungen und ist der zentrale IT-Dienstleister der Stadt Halle und deren Stadtwerke-Verbund sowie ca. 250 weitere Kunden, vorrangig aus dem kommunalen Umfeld. Dazu zählen wissenschaftliche Einrichtungen, Bundes- und Landesbehörden, Landkreise, Städte, Gemeinden, Ver- und Entsorger, Krankenhäuser, Wohnungsgesellschaften, Eigenbetriebe und weitere öffentliche Einrichtungen.

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