Schlagenhauf vereinfacht seine Arbeitsprozesse markant mit d.3ecm

“Der dezentrale Umgang mit den Akten war eines der Hauptprobleme unserer Administration. Zwar sahen wir in der Firmenzentrale, welche Offerten raus-gingen und welche Abrechnungen gemacht wurden. Doch der Prozess war lückenhaft und nicht sehr schnell. Das wollten wir ändern.”

Rolf Schlagenhauf, Geschäftsführer von Schlagenhauf

Schlagenhauf digitalisieren Ihr Dokumentenmanagement mit d.velop

Schlagenhauf

Die Firma Schlagenhauf mit Hauptsitz in Meilen am Zürichsee bietet ein für die Baunebenbranche ungewöhnlich vielfältiges Leistungsspektrum an. Gleich sechs verschiedene Arbeitsbereiche vereint die Firma unter einem Dach: Maler-, Gipser- und Maurerarbeiten, Fassaden- und Gerüstbau sowie Gesamtsanierungen. Das Unternehmen, das vor über 80 Jahren gegründet wurde, ist heute an neun Standorten präsent. Mehrere hundert Mitarbeiter arbeiten für die Firma, die in dritter Familiengeneration von Rolf Schlagenhauf geführt wird. Doch bei aller Größe ist Schlagenhauf eines wichtig: «Wir können heute einen Anruf entgegennehmen und morgen den Maler zum Kunden schicken.» Die Firma führt für Privatkunden auch kleinste Aufträge aus, etwa das Streichen eines Zimmers. Sie übernimmt aber auch die kompletten Maler-, Gipser- und Fassaden-arbeiten zum Beispiel für eine Großüberbauung. Ein so breites Tätigkeitsgebiet mit so vielen Projekten unterschiedlicher Größe, verteilt auf neun Standorte, lässt sich nur mit einer guten Organisation bewältigen.

Dezentraler Umgang mit Akten als Hauptproblem

Eine gute Organisation – da erwartet man eine leistungsfähige IT. Umso verblüffender die Aussage von Rolf Schlagenhauf: «IT-Abteilung? Wir haben gar keine!» Seine Firma baut auf externe Partner und auf einige geschulte Mitarbeiterinnen, die die IT-Systeme kennen und den First-Level-Support abdecken. Bis dahin führten die Verantwortlichen ihre Projekte dezentral. In dem Betrieb, der ein Projekt bearbeitete, wurden digitale Ordner mit allen Dokumenten angelegt. Brauchte man zwei, drei Jahre nach Projektabschluss ein Dokument wieder, war es teilweise Glückssache, ob man es fand. Rolf Schlagenhauf sagt: «Der dezentrale Umgang mit den Akten war eines der Hauptprobleme unserer Administration. Zwar sahen wir in der Firmenzentrale, welche Offerten raus-gingen und welche Abrechnungen gemacht wurden. Doch der Prozess war lückenhaft und nicht sehr schnell. Das wollten wir ändern.»

Auf der Suche nach einer Software, die Prozesse abbildet

Die Firmenverantwortlichen begannen, sich im Markt umzusehen. Schlagenhauf hatte bereits die Bausoftware SORBA im Einsatz. Damit lassen sich Projekte verwalten, aber nicht Prozesse abbilden. «Wir aber wollten unsere Prozesse mit einer Lösung abbilden und eine elektronische Ablage von Dokumenten schaffen, auf die alle berechtigten Personen Zugriff haben», erklärt Rolf Schlagenhauf das Ziel. Auf der Suche nach einer Lösung stieß seine Firma bald auf das  System d.3ecm von d.velop und deren Schweizer IT-Partner adeon ag. «Wir hörten, dass die Strassen- und Tiefbauunternehmung Hagedorn AG aus Meilen d.3ecm von der Firma adeon ag eingeführt hatte. Das schauten wir uns genauer an – und waren schnell überzeugt von der Leistungsfähigkeit der Software.» Als Projektleiter für die Implementierung setzte Schlagenhauf die Firma EDV Feller AG aus Kloten ein. Sie fungierte als Bindeglied zur adeon. Nun wurden in einem ersten Schritt alle Prozesse definiert, die d.3ecm abbilden sollte. Es waren deren vier: Devis/Offerte, Vertrag, Teilrechnung und Schlussrechnung / Projektabschluss. Robert Heiniger, Systems Engineer bei adeon ag, sagt dazu: «Uns fiel auf, dass die Firma Schlagenhauf für ein Unternehmen der Baubranche sehr gut organisiert war. Ihre Prozesse existierten bereits in Papierform. Doch sie hatte Schwierigkeiten, diese effizient abzuwickeln. Wegen der enormen Vielzahl von Dokumenten gab es immer wieder Arbeiten, die nicht vorankamen. Hier sollte d3.ecm Abhilfe schaffen.» 

d.3ecm gestaltet Prozesse von der Offerte bis zum Vertrag viel einfacher

Nachdem die Anforderungen an d.3ecm definiert waren, ging es darum, diese umzusetzen. Rolf Schlagenhauf erklärt: «Bisher verschickten wir Workflow-Aufgaben per E-Mail oder Post. Bei uns in Meilen traf zum Beispiel ein Laufzettel zu einem neuen Projekt ein, worauf wir eine Offerte verfassten. Diese wurde dann zusammen mit dem Laufzettel wieder zum Geschäftsführer des entsprechenden Betriebs geschickt.» Heute macht d.3ecm alles viel komfortabler. Jetzt kann ein Projektleiter eine Offerte in SORBA erstellen, drückt dort einfach auf den d.3ecm-Button – und schon wird der Prozess gestartet: Je nach Höhe der offerierten Arbeiten durchläuft die Offerte verschiedene Freigabestufen. Jeder Beteiligte erhält umgehend eine Nachricht auf seinem Bildschirm und kann die Offerte weiter-bearbeiten oder bewilligen – bis sie schließlich dem Kunden zugestellt wird. «Workflows, die bisher in Papierform bearbeitet wurden, lassen sich dank der digitalen Version viel einfacher und schneller bearbeiten.» Doch das ist noch nicht alles: Ist die Offerte einmal draußen, erinnert das Tool den Projektleiter automatisch nach einer definierten Zeit daran, beim Kunden nachzuhaken. Auch die Vertragsfreigabe wird automatisch gestartet. Alle nötigen Personen werden informiert, um die Konditionen der Verträge zu bestätigen, die Freigaben von Verantwortlichen einzuholen, die Verträge zu unterzeichnen und sie schließlich einzuscannen und abzulegen.

Volltextsuche für das Auffinden von Dokumenten

Im Herbst 2015 wurde das neue System schrittweise bei der Firma Schlagenhauf eingeführt, beginnend mit dem Hauptsitz in Meilen. Seit Anfang 2016 sind sämtliche Standorte an d.3ecm angeschlossen. Die Mitarbeiter wurden von der adeon geschult. Rasch stellten sie fest, dass sie nun ihre Workflows, die sie bis dahin in Papierform bearbeitet hatten, dank der digitalen Formularmasken und des automatischen Transport- und Benachrichtigungssystems viel einfacher und schneller bearbeiten konnten. Um noch stärker von den Vorteilen der lückenlosen Verfügbarkeit zu profitieren, übernahm die Firma sogar sämtliche Projektakten der letzten drei Jahre ins System. Trifft heute bei den Projektleitern eine Anfrage ein, können sie sogleich sämtliche Dokumente, die den neuen Auftrag betreffen, in der entsprechenden digitalen Akte ablegen – von der Offerte über E-Mails, die Auftragsbestätigung bis zu den Rapporten der Handwerker, die eingescannt werden. Mit einer Volltextsuche lassen sich die Dokumente nach Belieben durchsuchen. Für jeden Betrieb wird individuell festgelegt, welche Mitarbeiter berechtigt sind, auf Dokumente zuzugreifen. Das System d.3ecm ist enorm flexibel: Die Firma Schlagenhauf definierte, welche Prozesse es auf welche Art abzubilden galt; adeon konfigurierte die leistungsfähige ECM-Lösung entsprechend nach Mass. Auch die Teilrechnungen und die Schlussrechnungen sowie der Projektabschluss werden nun über d.3ecm geführt. Die Mitarbeiter sind sehr zufrieden mit der Lösung. Rolf Schlagenhauf sagt: «Für die einen war die Umstellung auf den digitalen Workflow ein Kinderspiel. Für andere, insbesondere diejenigen, die bis dahin eher
‹hemdsärmelig› Projekte dokumentiert hatten, waren die Herausforderungen vielleicht ein bisschen größer. Sie müssen nun ihre Aktivitäten präziser dokumentieren. Doch letztlich vereinfacht dies alle Abläufe. »

Alle Informationen über ein Projekt per Mausklick

Franco Pinelli, der bei Schlagenhauf als Geschäftsführender Malerarbeiten tätig ist, sagt: «Mit d.3ecm zu arbeiten, ist schlicht sackstark! Ich arbeite wirklich gerne damit.» Am Bildschirm zeigt er, wie einfach er sich nun mit wenigen Klicks in einer Projektakte bewegen und Informationen darüber abrufen kann. Es ist diese Übersicht, die auch Rolf Schlagenhauf begeistert:

«Ich habe heute einen viel besseren Überblick über den Stand unserer Arbeiten. Ich bin jetzt sicher, dass die Offerten und Rechnungen, die rausgehen, abgelegt sind. Und ich weiß jetzt, ob und wann die großen Offerten von den richtigen Stellen freigegeben wurden. Zudem haben wir an Geschwindigkeit gewonnen, weil wir Dokumente auf Anhieb finden und Prozesse optimiert haben; ich sehe, wie viele Rechnungen gestellt werden müssen, wie viele Devis und Offerten zu bearbeiten sind und mehr. Fehlt zudem in einem Betrieb wegen Ferien oder Krankheit ein Mitarbeiter für die administrativen Aufgaben, können wir diese neu einfach von einem anderen Standort aus erledigen. Weil wir auf diese Art Kapazitäten verlagern und Spitzenzeiten abfedern können, sind wir viel flexibler geworden.»

Schlagenhauf ist gerüstet für die Zukunft

Wie sieht die Zukunft aus? Bereits jetzt überlegt sich Rolf Schlagenhauf, weitere Prozesse abzubilden: den Kreditoren-Workflow etwa, die Zeiterfassung der Mitarbeiter oder Einkaufsanträge, die sich auf Knopfdruck freigeben lassen. Noch etwas ist Rolf Schlagenhauf wichtig: «Die ganze Implementierung des Projekts verlief gemäß Plan.» Er schätzte die Zusammenarbeit mit dem externen Projektleiter Christoph Müller von EDV Feller als Bindeglied zwischen ihm und adeon sehr. «Zudem habe ich nur Gutes gehört über die Zusammenarbeit und die Projektführung durch adeon. Die Leute sind sehr flexibel und effizient. Das gefällt mir.» Die alles entscheidende Frage beantwortet er denn auch mit einem Ja: «Ja, ich empfehle die adeon ag gerne weiter und würde d.3ecm jederzeit wieder einführen!» So also hört sich das an, wenn jemand rundum Freude am Dokumentenmanagement hat, der selbst darauf spezialisiert ist, Menschen rundum Freude am Gebäude zu bereiten.

Projektpartner:

Die adeon ag ist ein engagiertes Team von hochqualifizierten, erfahrenen Fachleuten, die innovative Lösungen in den Bereichen Dokumentenmanagement, elektronische Archivierung und Workflow (Business Process Management, BPM) erarbeiten und umsetzen. Nachhaltige Prozessoptimierungen erfordern einen kompetenten Partner. Das Team der adeon ag setzt Know-how und langjährige Erfahrung gezielt ein, um Probleme genau zu analysieren, Konzepte bis ins Detail zu definieren und Umsetzungen präzise zu koordinieren. Die adeon ag ist Competence Center für die ECM-Lösungen der d.velop und trägt als Managing Distributor die Marktverantwortung für die Schweiz und das Fürstentum Liechtenstein.

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