Cloud Migration in Rekordzeit
bei der Schmitz Cargobull AG

Schmitz Cargobull AG

Das Dokumentenmanagement-System (DMS) ist oftmals das Herzstück eines Unternehmens, ein gewachsenes und vor allem sehr umfangreiches System. Dementsprechend anspruchsvoll ist dessen Migration in die Cloud. Als sei das nicht schon herausfordernd genug, hat Schmitz Cargobull an seinen Systempartner, die d.velop AG, noch einige weitere Ansprüche gestellt.

Schmitz Cargobull fertigt mit 5.700 Mitarbeitern Sattelauflieger, Trailer und Motorwagenaufbauten, die weltweit den sicheren und schnellen Transport von temperierter Fracht, General Cargo und Schüttgüter gewährleisten. In Europa ist das Unternehmen aus dem Münsterland Marktführer und damit einer der wichtigsten Player für eine zukunftsfähige Logistik. Deshalb hat Schmitz Cargobull schon frühzeitig die Digitalisierung in Angriff genommen, um die steigenden Kundenansprüche an eine flexible Logistik weiterhin bedienen zu können. Für ein Unternehmen mit zahlreichen Tochterunternehmen, weltweit verteilten Produktionsstandorten und Vertriebspartnern bedeutet das eine große Herausforderung. Allein in Europa zählt Schmitz Cargobull zum Beispiel 1.700 Servicepartner.

Auf Basis einer ausgereiften Cloud-First-Strategie hat Schmitz Cargobull bereits einige Bereiche wie SAP, IoT oder BI in die Cloud migriert. Die Vorteile liegen auf der Hand, wie Michael Schöller, Head of Infrastructure and Services bei Schmitz Cargobull, erklärt: „Wir reduzieren unseren administrativen Aufwand, den wir bisher in die IT-Infrastruktur investieren mussten und erhalten ein Plus an Flexibilität und Skalierbarkeit.“ Der nächste große Schritt war die Migration des Dokumentenmanagement-Systems d.3ecm in die Cloud.

Schmitz Cargobull Trailer

Schmitz Cargobull migriert 60 Millionen
Dokumente in die Cloud

Wenn ein weltweit führender Anbieter wie Schmitz Cargobull seine Prozesse auf den Prüfstand stellt, passiert das nicht von heute auf morgen. Umso beeindruckender ist, dass Schmitz Cargobull es gemeinsam mit der d.velop AG geschafft hat, 60 Millionen Dokumente mit einem Volumen von 17 Terabyte innerhalb weniger Wochen aus dem Rechenzentrum in die d.velop cloud zu migrieren und einen Managed Services Prozess zu etablieren. Abläufe wurden gleichzeitig modernisiert und der weltweite Zugriff auf Dokumente und Informationen erheblich vereinfacht. 

60 Millionen Dokumente

Dabei stellten sich Schmitz Cargobull gleich mehrere Herausforderungen: Zum einen sollte im Rahmen der Migration auch ein Systemupgrade vorgenommen werden. Zum anderen ist das DMS ein über 20 Jahre gewachsenes System mit über 60 Millionen sehr unterschiedlichen Dokumenten. „Größtenteils sind das Fahrzeugdaten wie etwa Zertifikate oder technische Dokumentationen, aber im DMS befinden sich auch Rechnungen, Mails, Lieferscheine usw.“, erklärt Holger Lesting, der bei Schmitz Cargobull für das Enterprise Content Management (ECM) verantwortlich ist. Täglich kommen etwa 30.000 Dokumente hinzu. Insgesamt handelt es sich um rund 17 Terabyte an Daten. Einige Fahrzeugdokumente müssen zum Beispiel aus Produkthaftungsgründen 30 Jahre lang aufbewahrt werden.

Ein Upgrade des On-Premise-Systems stand nicht zur Debatte. „Der Lifecycle des Alt-Systems war beendet“, erläutert IT-Leiter Schöller. Außerdem sollte der Zugriff auf das DMS für alle Standorte weltweit vereinfacht werden. Tochtergesellschaften in Übersee mussten bislang mit Einschränkungen leben, sobald sie zum Beispiel das Netzwerk von Schmitz Cargobull verließen. „Es traten immer wieder Probleme auf, zum Beispiel mit dem Single-Sign-On“, ergänzt ECM-Experte Lesting.

„Kleiner Quantensprung“

Die Münsterländer wollten die Usability verbessern und die Vorteile des Cloud Computing nutzen. Also sollte das Altsystem 1:1 in die Cloud migriert werden. Als Partner wählte Schmitz Cargobull die d.velop AG aus, die das DMS d.3ecm entwickelt hat und mit der Schmitz bereits seit über 20 Jahren zusammenarbeitet.

Das Altsystem entsprach der Version 7.2, ein Update auf die neueste d.3ecm-Version hätte erfolgen müssen. Mit dem Wechsel in die Cloud hat sich dieses Thema erledigt, zumal hier immer die aktuelle Software bereitgestellt wird. „Das ist schon ein kleiner Quantensprung“, erklärt Simon Melcher, Market Director Manufacturing bei d.velop, „denn in der Cloud profitieren unsere Kunden von vielen weiteren Vorteilen, wie geringeren Kosten, höherer Flexibilität was den Zugriff auf das System und eine mögliche Skalierung betrifft.“ Damit nicht genug: Da Schmitz Cargobull unter der Woche durchgängig produziert und die Migration eine gewisse Downtime der IT-Systeme benötigte, kamen nur zwei Zeitfenster im Jahr in Frage. „Auch deshalb mussten wir die Projektzeit mit nur drei Monaten auch sehr ambitioniert ansetzen“, fügt IT-Leiter Schöller hinzu.

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Bessere Kollaboration

Das Team von d.velop hat es aber in der knappen Zeit geschafft. 17 Terabyte an Daten befinden sich nun revisionssicher in der Cloud. Gleichzeitig wurde die Datenstruktur des On-Premise-Systems an die der Cloud angepasst. „Es war wirklich eine erstaunliche Leistung von d.velop“, lobt Lesting. „Das gesamte Unternehmen stand hinter dem Projekt“, sagt Melcher, der die Zusammenarbeit mit Schmitz Cargobull in höchsten Tönen lobt. „Wir haben zusammen viel Manpower in das Migrationsprojekt gesteckt und dank der hervorragenden Arbeit des Projektteams rund um Projektleiter Michael Winkler in Rekordzeit abgeschlossen.“

Mit dem Ergebnis sind beide Seiten sehr zufrieden. „Wir haben für alle im Schmitz-Universum den Zugriff auf das DMS wesentlich vereinfacht, indem zum Beispiel die Installation eines speziellen Clients schlicht wegfällt“, resümiert Schöller. Der Zugriff erfolgt Browser-basiert. Dadurch können die verschiedenen Standorte besser kollaborieren. Die Mitarbeiter können weitere Apps und Fachlösungen einfach hinzubuchen und direkt nutzen. „Wir müssen uns auch nicht um die Wartung oder Updates kümmern“, ergänzt Lesting, der sich nun verstärkt seinen Kernaufgaben widmen kann. Des Weiteren profitiert Schmitz Cargobull von einer verbesserten Corporate Governance. Das DMS entspricht gesetzlichen Vorschriften wie etwa der DSGVO oder den GOBD.

Höhere Performance und Verfügbarkeit

„Wir haben eine höhere System-Performance und -verfügbarkeit erreicht“, sagt IT-Leiter Schöller. Das System ist skalierbar und wächst zum Beispiel mit der Anzahl der User. Die Managed Services sind in Service Agreements geregelt. „Dokumente sind wesentlich schneller abrufbar“, nennt Lesting einen an jedem Arbeitsplatz auftretenden Vorteil.

Schmitz Cargobull ist nun bestrebt, die einzelnen Systemstandards, die noch bestehen, weiter zu vereinheitlichen, denn es gibt immer noch Tochterunternehmen, die ein anderes DMS nutzen. „Ihre Bereitschaft, sich dem Cloud-basierten d.3ecm anzuschließen ist jedoch merklich gewachsen, seitdem der Zugang dazu viel einfacher ist“, erklärt Schöller. Aus seiner Sicht hat sich die Migration des DMS in die Cloud auf ganzer Linie gelohnt.

Wir reduzieren unseren administrativen Aufwand, den wir bisher in die IT-Infrastruktur investieren mussten und erhalten ein Plus an Flexibilität und Skalierbarkeit.

Michael Schöller
Head of Infrastructure and Services
Schmitz Cargobull AG