Bearbeitung von Eingangsrechnungen dauert jetzt drei Tage statt zwei Wochen

Die Stiftung Liebenau setzt auf die Lösung zur digitalen Rechnungsverarbeitung von d.velop in SAP. Rechnungen werden jetzt im DMS archiviert

Die Stiftung Liebenau mit ihrem Hauptsitz in baden-württembergischen Meckenbeuren am Bodensee ist eine kirchliche Stiftung privaten Rechts mit 40 Tochtergesellschaften, Beteiligungen und selbstständigen Stiftungen. Sie wurde 1870 gegründet und hat heute etwa 8000 Mitarbeitende an rund 370 Standorten in 115 Kommunen in Deutschland, Österreich, Italien, Bulgarien, der Slowakei und der Schweiz. Die Stiftung Liebenau ist ein Komplex-Träger im Bereich Pflege und Lebensräume, Teilhabe und Familie, Gesundheit, Bildung, Service und Produkte, dessen Angebote jährlich rund 30.000 Menschen mit dem Ziel größtmöglicher Selbstbestimmung und Teilhabe am gesellschaftlichen Leben beanspruchen.

Großer Veraltungsaufwand für Papierrechnungen

In einem Unternehmen, das jährlich 30.000 Menschen in sechs europäischen Ländern betreut und versorgt, ist der Verwaltungsaufwand groß. Gerade im Bereich der Digitalisierung finden sich immer wieder Potenziale, die in der Lage sind, Arbeitsabläufe zu beschleunigen und zu vereinfachen. Das hat auch die Stiftung Liebenau festgestellt, die pro Jahr etwa 130.000 Eingangsrechnungen allein für die deutschen Gesellschaften erreichen. „Alles lief papierbezogen ab, die Rechnungen gingen an unterschiedlichen Standorten ein und wurden dann auf die Reise geschickt“, beschreibt Markus Holleczek, Project-Consultant zentrale IT der Stiftung Liebenau, eines der Probleme.

Hohe Durchlaufzeiten und wenig Transparenz

Weitere Effizienzprobleme gab es bei den Durchlaufzeiten, die bis zu zwei Wochen betrugen, und bei der Transparenz: „Es war schwierig herauszufinden, wo denn eine bestimmte Rechnung lag“, blickt Markus Holleczek zurück. „Das war schlussendlich mit einer der Gründe, warum dieses ganze Thema digitalisiert werden sollte.“ Einen weiteren Grund schiebt der IT-Experte hinterher: „Für die Eingangsrechnungsverarbeitung hatten wir bis dahin keine einheitlichen Prozesse. Das wollten wir ebenfalls ändern. Wir wollten diesen Prozess flüssiger hinbekommen und ihn digital abbilden.“

SAP als führendes betriebswirtschaftliches Tool

SAP ist bei der Stiftung Liebenau das führende betriebswirtschaftliche Tool. „Es ist unser ERP- und Management-Informationssystem, über das wir auch beispielsweise die Fibu, das Unternehmenscontrolling und die Gehaltsabrechnungen abwickeln“, führt Markus Holleczek aus. Die Leitung der Abteilung Rechnungswesen habe das Thema Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV) für die Gesellschaften in Deutschland aufgenommen. „Es war notwendig, dass wir das Thema mal beleuchten“, blickt er zurück, „und wir haben entschieden, das Ganze ein bisschen globaler zu betrachten und nicht nur auf die Eingangsrechnungen bezogen.“

Das Ziel: Themen ERV und DMS parallel umsetzen

Die Stiftung Liebenau wollte nämlich nicht nur den Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung für die Gesellschaften in Deutschland digitalisieren. Ihr Ziel war es, einen Anbieter zu finden, der parallel das Thema Dokumentenmanagement und digitale Akten umsetzen konnte. „Im Bereich der Behindertenhilfe haben wir das Thema Klientenakte und Posteingang“, sagt Markus Holleczek. „Wir wollten uns, auf die Zukunft ausgerichtet, möglichst breit digital aufstellen.“ Deshalb habe es auch eine Ausschreibung mit einem Auswahlprozess gegeben.

Mehrere DMS-Anbieter in einem Auswahlprozess analysiert

„In diesem Auswahlprozess war die Eingangsrechnungsverarbeitung ein Bestandteil, der in die Gesamtanforderungen eingeflossen ist“, erklärt Markus Holleczek. „Wir hatten mehrere DMS-Anbieter, die wir uns angeschaut und bei denen wir die Kriterien geprüft haben: Welche Komponenten bietet der Anbieter? Wie ist das Lizenzmanagement? Wie ist die Software von den Komponenten her aufgebaut und passt es gut zu unserer bisherigen Landschaft?“

d.velop setzt sich gegen Mitbewerber durch

„Wir sind Microsoft-geprägt, was unsere Server-Architektur betrifft“, erklärt der Projekt-Experte weiter. Entsprechend habe es weitere Fragen zu klären gegeben, wie etwa: Welche Funktionen bietet das System? Wie werden Akten abgebildet? Wie wird der Eingang des Eingangsrechnungsprozesses abgebildet? Wie gut ist alles in das vorhandene System integrierbar? „Das war ein ganzer Strauß an Themen, die wir betrachtet haben, um sie dann schlussendlich für uns zu bewerten.“ Am Ende hatte d.velop die Nase vorn.

Eingangsrechnungsverarbeitung und Klientenakte

Beide Parteien benannten in der Folge ihre Projektbeteiligten, aus denen sich die Projektteams zusammensetzten. „Es gab zwei Schwerpunkte“, umreißt Markus Holleczek die Aufgaben. „Das eine war das Thema Eingangsrechnungsverarbeitung. Und dann gab es noch die Klientenakte mit unserer Tochtergesellschaft ‚Liebenau Teilhabe‘.“ Den Projektverlauf beschreibt der IT-Fachmann so: „Es gab klassische Strukturen in den Teilprojekten mit Kick-Off-Workshop und intensiven Besprechungen der Themen, die geklärt werden mussten.“

In iterativen Schritten zum Go-Live

In diesen Besprechungen ging es zunächst um Installation der Basis und darum, ob die Hardware, auf der alle Systeme später einmal laufen sollen, auch vollständig vorhanden ist. „Anschließend werden die einzelnen Bestandteile der ERV wie Rechnungsleser, Workflow und Übergabe an das ERP vorgestellt. Auf dieser Basis tauscht man sich mit den Fachbereichen über Details beim Scanprozess, über Bearbeiterfindung, Freigabegrenzen und Übergabeparameter aus. Danach bewertet und implementiert man die besprochenen Anforderungen im Testsystem“, beschreibt Simon Vastmann, Project Manager Healthcare & Welfare bei d.velop, das Vorgehen.

Go-Live-Termin nach der Testphase

„Damit die Key-User das System anhand eine Testmatrix prüfen können, finden anschließend Schulungen und bei Anpassungswünschen iterative Optimierungen statt. Nach abgeschlossener Testphase wird ein Go-Live-Termin vereinbart und der Produktivbetrieb in den ersten Wochen von dem Projektteam der d.velop AG begleitet“, führt Simon Vastmann aus. „Anschließend wird das System in die Hände der Kolleginnen und Kollegen bei der Stiftung Liebenau übergeben.“

Vier Monate vom Projektstart bis zum Go-Live der ERV

Schon im Vorfeld hatte man bei der Stiftung Liebenau begonnen, sich intensiv auf Themen wie die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung vorzubereiten. „Natürlich sind die Kreditoren bereinigt worden. Und wir haben geschaut, wie so ein Prozess aussehen könnte und ob er sich so abbilden lässt, wie wir ihn uns vorgestellt haben“, erklärt Markus Holleczek.

Gute Vorbereitung durch die Stiftung Liebenau

Die gute Vorbereitung ermöglichte ein zügiges Planen und Durchführen der einzelnen Projektschritte. „Die Stiftung Liebenau hat eine IT-Abteilung mit einem eigenen Rechenzentrum“, schildert Eva-Maria Würz die Voraussetzungen vor Ort. „Die Projekte liefen sehr strukturiert und sehr gut. Die Stiftung ist absolut stark in IT-Projekten.“ Sukzessive folgte das Ausrollen der ERV auf weitere Gesellschaften der Stiftung Liebenau. Markus Holleczek fügt hinzu: „Jetzt ist es so, dass noch eine Beteiligungsgesellschaft fehlt und wir uns im Grunde mit dem Projekt in der Abschlussphase befinden.“

Sehr enge Projektbegleitung durch d.velop

Die Projektphase lief in weiten Teilen aus der Distanz ab. „Es gab zwei Treffen vor Ort, alles Übrige lief digital“, fasst Markus Holleczek zusammen und führt aus: „Besonders geschätzt an der Zusammenarbeit habe ich die Projektbeteiligten von d.velop, die immer ein offenes Ohr für uns hatten und immer sehr schnell reagiert haben. Die Projektbegleitung durch d.velop war sehr eng, weil immer darauf geschaut wurde, dass alles so weit passt.“

Die Integration in SAP ist der Rahmen dessen, was im ERV wichtig ist

Gab es Herausforderungen bei dem Projekt? „Herausforderungen bringen solche Projekte immer mit sich, wir sind ja kein einfacher Träger mit unserer Komplex-Struktur. Eine davon war sicherlich, dass aus unseren Gesellschaften viele unterschiedliche Wünsche an uns herangetragen wurden. Eine andere bestand darin, dass sich die Eingangsrechnungsverarbeitung innerhalb von SAP abbildet und integriert. Da muss man einfach schauen, wie man zusammenfindet, aber ich glaube, am Ende des Tages wurden alle Themen gelöst, man hat für alles einen Weg gefunden.“

Deutlich verbesserte Durchlaufzeiten durch ERV

Die ERV in SAP macht sich seit ihrer Einführung deutlich bemerkbar. „Was sich schon deutlich verbessert hat, sind die Durchlaufzeiten der Rechnungen, das Thema Skonto spielt ja auch immer eine Rolle, das konnte immens verbessert werden. Und natürlich die Transparenz. Man weiß, wo jede Rechnung ist, und wer gerade was damit zu tun hat. Das sind sicherlich Dinge, die sich verbessert haben.“

GoBD- und DSGVO-konform dank d.velop documents als DMS

Um die Rechnungen gleich GoBD-konform abzulegen, setzt die Stiftung Liebenau auf das Dokumentenmanagement-System d.velop documents. „Wir haben die Einführung der ERV in SAP jetzt auch dazu genutzt, die Rechnungen in einem digitalen Archiv ablegen zu können“, erklärt Markus Holleczek.

Neue Abläufe haben sich trotz Veränderungen etabliert

Und wie ist es um die Akzeptanz in der Belegschaft bestellt? „Im Grunde gehen solche Dinge natürlich immer mit Veränderungen einher. Denn Papier-Prozesse sind geduldig“, weiß Markus Holleczek. „Wenn man gewöhnt ist, dass Prozesse geduldig sind und man seine Prozesse für sich gestalten kann, ist es immer eine Veränderung, wenn plötzlich ein Rahmen vorgegeben wird, an den man sich halten muss.“ Bei der Einführung habe es noch ein paar Stellschrauben im Bereich der Organisationen und der Workflows gegeben, erklärt er weiter, aber: „Unterm Strich haben sich die Abläufe etabliert. Das ist ja oft ein Gewohnheitsthema. Wenn etwas mal eine Weile läuft und man sich dran gewöhnt hat, kommt man damit meist auch gut zurecht.“

ERV spielt sich in gewohnter SAP-Umgebung ab

Das Wissen in die Breite getragen hat die Stiftung Liebenau mit einem klassischen Multiplikatoren-System.  „Es gibt einen zentralen Bereich des Rechnungswesens, der durch seine Tätigkeit sehr EDV-nah ist“, erklärt Markus Holleczek. „Sie wurden auf die Komponenten geschult, die eine Rolle spielen, wobei sich an der Stelle gar nicht so viel verändert hat, weil die ERV auch innerhalb der gewohnten SAP-Umgebung stattfindet.“ Und dann gebe es die Online-Anwendung KPSC Classifier, in der die Rechnungsfreigabe erfolge. „Es ist schön, dass man da eine Web-Anwendung zur Verfügung hat, die von der Oberfläche recht übersichtlich gehalten ist. Das hat das Ganze natürlich schon erleichtert.“

Bearbeitung mehr als dreimal so schnell

Die Multiplikatoren, also die Key-User, wurden auf dieses System geschult und haben schlussendlich die relevanten Personen in den Einrichtungen, zum Beispiel die Einrichtungsleitungen und Küchenleitungen, die Rechnungen freigeben oder auch zur Zahlung anweisen, in der Software trainiert. „Es war angenehm und auch recht einfach, danach Rechnungen freizugeben“, urteilt Markus Holleczek. Seitdem hat sich die durchschnittliche Bearbeitung der Eingangsrechnungen deutlich verkürzt. „Wir sind jetzt bei einer Bearbeitungsdauer von drei Tagen, und die lag in der Vergangenheit mit Sicherheit bei ein bis zwei Wochen.“

Viele mögliche weitere Projekte mit d.velop

Und wie sieht es mit der zukünftigen Zusammenarbeit mit d.velop aus? „Also wir haben im Bereich unserer Gesellschaft Liebenau Teilhabe eine digitale Klientenakte eingeführt. Im Moment sind wir dabei, die Mitarbeitenden-App einzuführen – die Stiftung-Liebenau-App. Und wir prüfen in verschiedenen Gesellschaften, welche Möglichkeiten von Anwendungsszenarien es noch gibt, ob die Klientenakte auch in anderen Bereichen eingeführt werden soll, ob das Thema Personalakte eine Rolle spielen kann, aber die Entscheidungen sind noch nicht gefallen.“