Ein großer Effizienzgewinn durch die elektronische Unterschrift

Warth & Klein Grant Thornton AG

„Früher haben wir rund 30.000 Prüfungsberichte im Jahr gedruckt, mit insgesamt bis zu drei Millionen Seiten. Darunter bis zu 120.000 Unterschriften. Das Erstellen und die Freigabe der Berichte lief noch elektronisch, dann kam der Prozessbruch – die Unterschrift. Heute sind wir mitten in der Umsetzung, einen Großteil der bis zu 3500 Prüfungen jährlich intern elektronisch zu signieren. Einige hundert funktionieren schon mit d.velop sign, und es werden immer mehr. Allein der Bereich Logistik rund um die Prüfungsberichte ist so auf einen Bruchteil geschrumpft. Es ist ein großer Effizienzgewinn.“ Philipp Wiesauer, Leiter Strategische Digitalprojekte bei der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Warth & Klein Grant Thornton

Offiziell entstand der Beruf des Wirtschaftsprüfers im Jahr 1931 in Deutschland. Tatsächlich aber haben Archäologen bereits auf Steintafeln aus dem alten Babylon vor knapp 4000 Jahren Prüfungshäkchen erkannt, die einer Art kaufmännischer Prüfung zugeschrieben werden. Philipp Wiesauer, Leiter Strategische Digitalprojekte bei der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Warth & Klein Grant Thornton AG, arbeitet also in einem Beruf mit langer Tradition.

Technische Expertise sowie ein tiefgehendes Verständnis für das Geschäftsmodell, die Branche und spezielle Anforderungen der jeweiligen Kunden: Das sind für die Mitarbeiter von Warth & Klein Grant Thornton Dreh- und Angelpunkt ihrer Arbeit. Diese individuelle Herangehensweise hat das Unternehmen laut manager magazin zum Champion unter Deutschlands besten Wirtschaftsprüfern gemacht.

Und seit der Antike hat sich einiges getan, moderne IT unterstützt Wirtschaftsprüfer bei ihrer Arbeit. Gleichzeitig gibt es mehr Gesetze, Vorschriften, Regularien. Je nach Branche wollen abertausende Details beachtet werden. Selbst mit Computern ist das immer noch ein anspruchsvoller Beruf. Da ist es verständlich, wenn ein Prüfungsbericht schnell Hunderte Seiten Papier lang wird.

Das gilt auch für Warth & Klein Grant Thornton. Seit 1958 unterstützt die Wirtschaftsprüfergesellschaft ihre Mandanten dabei, deren unternehmerische Ziele zu verwirklichen. Mit rund 1500 Beschäftigten an elf Standorten in Deutschland entsteht viel Papier: „Früher haben wir rund 30.000 Prüfungsberichte im Jahr gedruckt, mit insgesamt bis zu drei Millionen Seiten“, beschreibt Philipp Wiesauer.

Digitale Signatur

Produkt

Dienstleistungsbranche

Branche

1500

Mitarbeiter

Elektronische Unterschrift: rechtsgültig, sicher, leicht bedienbar

Ein Aufwand, der im Informationszeitalter auf den ersten Blick überflüssig erscheint. Allerdings nur auf den ersten Blick. So ein Bericht lässt sich zwar hervorragend am Rechner erstellen und auch abstimmen und freigeben. Mit der Unterschrift ist das so eine Sache – diese muss schließlich rechtsgültig, sicher und leicht bedienbar sein. Herkömmliche Textverarbeitungsprogramme geraten da schnell an ihre Grenzen.

„Das Erstellen und die Freigabe der Berichte lief noch elektronisch, dann kam der Prozessbruch“, beschreibt Philipp Wiesauer: „Die Unterschrift.“ Das heißt: Berichte ausdrucken, unterschreiben oder per interner Logistik an diejenigen Prüfer senden, die eine Unterschrift leisten müssen. Viel kleinteilige Arbeit, ein hoher Papierverbrauch.

Manche Berichte mussten bis zu vier Mal signiert werden. So kamen im Jahr bis zu 120.000 Unterschriften bei Warth & Klein Grant Thornton zusammen. Das sorgt für Kosten, nicht nur für Papier und Logistik, sondern auch im Bereich Arbeitszeit: Bericht auspacken, die richtige Stelle finden, die unterzeichnete Version wieder verschicken… gerade, wenn Mitarbeiter in den höheren Gehaltsklassen damit beschäftigt sind, entstehen deutliche Personalkosten.

Im Jahr 2021 erschien das nicht mehr als wirklich zeitgemäße Lösung, zumal einige Kunden von Warth & Klein Grant Thornton auch auf durchweg elektronischen Dokumenten bestanden, inklusive Signatur. Große Betreiber von Energienetzen beispielsweise.

Warum d.velop sich gegen andere Anbieter elektronischer Signaturen durchgesetzt hat

Daher testete Warth & Klein Grant Thornton eine Lösung für eine elektronische Unterschrift. Zum Nachweis der Identität nutzte diese Lösung Schlüsselkarten und Lesegeräten. Doch der Prozess war langwierig und kompliziert, und das Bestellen der Schlüsselkarten ist umständlich. Eine unternehmensweite Installation erschien da zu umständlich und zu kostenintensiv.

Eine mögliche Alternative: d.velop sign. Für Warth & Klein Grant Thornton lag es nahe, diese zumindest in Augenschein zu nehmen, da die Wirtschaftsprüfer bereits seit Jahren d.3one von d.velop nutzen, unter anderem, um E-Mails zu archivieren. „Unter den vielen Anbietern für elektronische Unterschriften hat d.velop sich herausgetan“, erinnert sich Philipp Wiesauer, „denn d.velop wollte verstehen, was bei uns so besonders ist. Wirtschaftsprüfer sind Berufsgeheimnisträger, wie Rechtsanwälte und Notare auch, und da gibt es viele Regularien und Gesetze, die beachtet werden müssen.“

Gut sechs Monate setzt sich Warth & Klein Grant Thornton mit d.velop sign und den Vertragsbedingungen auseinander. „Ein angenehmer Prozess“, sagt Philipp Wiesauer, „nicht, weil es uns Spaß gemacht hat, sondern weil wir mit d.velop alle speziellen Auflagen erfüllen konnten. Das war konstruktiv und produktiv.“ WKGT muss ja beispielsweise gegenüber Aufsichtsbehörden nachweisen, dass das Unternehmen die vollständige Hoheit über seine Daten behält – erst recht, wenn es IT-Lösungen einkauft.

Elektronische Signatur per Internet-Browser

d.velop sign verzichtet auf Schlüsselkarten, Lesegeräte oder andere Hardware. Die Software läuft in einem Internet-Browser wie Chrome oder Firefox und muss nicht extra auf PC oder Mac installiert werden. Prüfungsberichte und andere Dokumente können als PDF hochgeladen und im gestaltbaren Prozess an weitere Mitarbeiter gesendet werden.

Da WKGT bereits d.3one im Einsatz hat, kann das Unternehmen das System als Identity Provider nutzen, als Legitimation für die Unterschrift. d.3one wiederum stützt sich auf die Windows-Benutzerkennung. Die Identifikation erfolgt in Zusammenarbeit mit d.3one, das sich wiederum auf die Windows-Benutzerkennung stützt. Die Einrichtung von d.velop sign ist in wenigen Tagen abgeschlossen, bereits Anfang 2021 können die ersten WKGT-Mitarbeiter d.velop sign nutzen.

Nach einer Schulung haben zunächst ca. 40 Benutzer des Bereichs Audit & Assurance (Wirtschaftsprüfung) im Rahmen des Pilotprojekts die Lösung eingesetzt. In einem zweiten Ausbauschritt schließt WKGT die gesamte Abteilung Audit and Assurance an. Als nächstes wird die Lösung auch in weiteren Geschäftsbereichen des Unternehmens genutzt. So entsteht großes Interesse in der Belegschaft. WKGT lässt einige hundert Prüfungen elektronisch signieren, zunächst nur von eigenen Mitarbeitern. Mandanten sollen in Zukunft folgen.

„Früher mussten wir die Prüfungsberichte scannen und manuell ablegen. Heute ziehe ich das Dokument nach erfolgter elektronischer Unterschrift ins Dokumentenmanagementsystem hinein und alles ist erledigt. Wir sparen Material, Arbeitszeit und Logistik-Aufwand.“

Philipp Wiesauer
Leiter Strategische Digitalprojekte
Warth & Klein Grant Thornton AG

Auch Portogebühren sinken, ebenso wie der Arbeitsaufwand für das Drucken und Verpacken der Berichte. Ein nicht unerheblicher Aspekt: Auch die Umwelt wird durch den geringeren Papierverbrauch geschont.

„Der Business Case ging früh auf, die Amortisationszeit lag bei einem Jahr“, zieht Philipp Wiesauer ein Resümee, „die Implementierung war leicht, in ein paar Tagen war rein von der IT-Seite her alles up and running. Allein der Bereich Logistik rund um die Prüfungsberichte ist so auf einen Bruchteil geschrumpft. Es ist ein großer Effizienzgewinn.“

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