E-Mail Archivierung

Mit E-Mail Archivierung Postfach und Mitarbeiter entlasten

Archivieren Sie Ihre E-Mail zukünftig einfach und sicher – mit der passenden Software!

  • Rechtssicher archivieren
  • Entlastung der Mail-Server
  • Wissen und Informationen verwalten

E-Mail-Archivierung in Unternehmen und Organisationen

In der heutigen Geschäftswelt ist sie kaum mehr wegzudenken: die E-Mail. Immer mehr E-Mails treffen ein, werden versendet und müssen archiviert werden. Das Versenden von E-Mails beherrschen mittlerweile alle, nur wie es mit der rechtskonformen E-Mail-Archivierung aus?

  • 80 % der geschäftlichen Kommunikation erfolgt über E-Mail
  • 319.6 Mrd. E-Mails werden pro Tag verschickt und empfangen
  • 100 % steuerrelevanter E-Mails müssen rechtskonform archiviert werden.

Warum ist der Einsatz einer
E-Mail-Archivierung sinnvoll?

  • Rechtssicher archivieren

    Setzen Sie auf Sicherheit, setzen Sie auf die E-Mail-Archivierung von d.velop. Dank der rechtssicheren Speicherung Ihrer Daten und Dokumente und dem damit einhergehenden Schutz vor Veränderung arbeiten Sie compliance-konform.

  • Entlastung der Mail-Server

    Einfache Installation und Konfiguration der Archivierungsoptionen ermöglichen ein ganzheitliches Monitoring der Mail-Server. Somit können Postfächer schneller entlastet und Speicherplatz optimiert werden.

  • Wissen und Prozesse verwalten

    E-Mails können nicht nur unternehmensweit zur Verfügung gestellt werden, sondern auch direkt Vorgängen und Akten zugeordnet werden. Mit Prozessautomatisierung zur reibungslosen Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

Ablauf einer revisionssicheren E-Mail-Archivierung

Durch die Lösung der d.velop archivieren Sie alle ein- und ausgehenden E-Mails direkt beim Versenden oder Empfangen rechtskonform. Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie die Benutzerpostfächer entlasten. Das Praktische dabei: Eine Dublettenprüfung findet automatisiert statt, sodass dieselben E-Mails nur einmal archiviert und damit Speicher gespart wird.

Aufgrund der gesetzlich geregelten Archivierungspflicht bevorzugen es viele Unternehmen einfach alle E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang zu archivieren. Dazu wird die Journal-Funktion des E-Mail-Servers aktiviert. Alle E-Mails aus dem Journal werden ungefiltert im Archiv rechtskonform gespeichert. Hier spricht man von einer Journalarchivierung

Infografik Ablauf einer E-Mail Archivierung

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Zwei Mitarbeiter arbeiten am Laptop in ihrem Modern Workplace

Webinar / On Demand

So beherrscht und archiviert Ihr Unternehmen E-Mails sicher und erfolgreich!

Wussten Sie, dass Sie einige Ihrer E-Mails im Original speichern und aufbewahren müssen? Ohne Softwareunterstützung, belastet das auf Dauer die Postfächer – und ein Postfach ist keine rechtssicherere Archivierung. Software für E-Mail-Archivierung ist eine Lösung für diese Anforderung.

In diesem Webinar gibt Ihnen Malte Alsmeier, Produktowner der d.velop, Einblicke in folgende Themen:

  • Allgemeine Rechtsgrundlage zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung
  • Motivatoren – warum eigentlich E-Mails archivieren?
  • Verschiedene Arten der E-Mail-Archivierung
  • Grundlagen des E-Mail-Managements
  • Einblicke in die Software

E-Mails archivieren war nie einfacher

Die Speicherung Ihrer E-Mails im digitalen Archiv reduziert den Speicherbedarf und die Speicherkosten des E-Mail-Servers ganz erheblich. E-Mail-Archivierung von d.velop verhindert einen versehentlichen Datenverlust, verkürzt die Dauer der Datensicherung und erübrigt die separate Sicherung von PST-Dateien oder Archiv-Datenbanken.

Dafür bietet es Ihnen umfangreiche Dokumentenmanagementfunktionen wie Versionierung und Check-in/-out, ein einfaches und flexibles Customizing zur Anpassung an individuelle Anforderungen und die Integrationsfähigkeit in bestehende Anwendungen wie Microsoft Outlook, SharePoint oder Office. Damit können Sie die E-Mail Archivierung Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern anpassen.

Mit der nahtlosen Integration in Ihren Mailclient unterstützt das System Ihre Mitarbeiter bei der Suche nach Informationen oder möglichen Ablageorten im Kontext einer E-Mail. Darüber hinaus sind mit einer intelligenten Volltext- oder Stichwortsuche archivierte E-Mails schnell gefunden. Mit dem E-Mail-Management verbundene Workflows erhöhen die Prozesseffizienz.

Video | d.velop documents for Microsoft Outlook

Einfach E-Mail Archivierung dank nahtloser Microsoft Outlook Integration

Erfahren Sie, wie wir uns mit d.velop documents nahtlos in Microsoft Outlook integrieren und Sie damit bei der täglichen E-Mail-Bearbeitung unterstützen.

  • Einfach Ablage von E-Mails
  • Kennzeichnung von abgelegten E-Mails
  • Medienbruchfreier Informationsbezug
  • Initialisierung von Prozessen

Erfahren Sie mehr rund um das Thema E-Mail-Archivierung im d.velop blog

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Unser Team berät Sie gerne bei der Optimierung Ihres E-Mail-Managements. Einfach Formular ausfüllen und Software Demo anfordern.