SharePoint Rechnungsworkflow
Digitaler Rechnungsworkflow
mit Microsoft 365 & SharePoint
Die manuelle Erfassung eingehender Rechnungen ist mit einem enormen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Durch lange Liege- und Bearbeitungszeiten können Skonti beispielsweise nicht gezogen werden. Und nicht nur das: Auch die transparente Übersicht, bei welchem Sachbearbeiter die Rechnung gerade in Bearbeitung ist, fehlt.
Mit einem digitalen Rechnungsworkflow beschleunigen Sie die Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen, bilden digitale Kontierungs-, Prüf- und Freigabeprozesse ab und behalten immer den Überblick über Ihre digitalisierten Eingangsrechnungen.
- 100 % Kontrolle Ihrer Eingangsrechnungen.
- 75 % Reduzierung der Vorgangskosten möglich.
- 100 % Nutzung von Skontoerträgen
So profitiert der WWF von der digitalen Rechnungsverarbeitung
Im Rahmen der Neugestaltung der IT-Landschaft hat der WWF Deutschland Dynamics 365 F&O eingeführt. Im Zuge dessen sollten Eingangsrechnungen digital verarbeitet und freigegeben werden. Die Herausforderungen: Die kurze Zeit bis zum Go-live und nicht vorhandene Ready-to-Use-Lösungen im Dynamics-Umfeld. Michael Gandl (strategischer Einkäufer WWF Deutschland) berichtet von seinen Erfahrungen und wie d.velop helfen konnte.
Gründe für den digitalen Rechnungsworkflow mit SharePoint
- Alle Rechnungen und sonstigen wichtigen Informationen werden rechtskonform im digitalen Archiv gespeichert, sodass jederzeit ein unkomplizierter Zugriff möglich ist.
- Moderne, transparente Oberflächen und eine intuitive Benutzerführung gewährleisten, dass Ihre Mitarbeiter alle Rechnungen schnell und bequem bearbeiten können.
- Wird beispielsweise ein Dokument mehrmals gescannt, so wird eine entsprechende Warnung ausgegeben. Für Sie bedeutet dies, dass Sie mögliche Probleme bereits zu Beginn der Kreditorenbearbeitung kennen.
- Darüber hinaus können Sie die Konformität mit § 14 UStG überprüfen, wodurch Sie Rechnungen mit Formfehlern leicht identifizieren können.
Kreditorenbuchhaltung mit einer digitalen SharePoint Rechnungsverarbeitung optimieren
Erzielen Sie dank des Kreditoren-Workflows schnellere Laufzeiten und erhöhen Sie die Transparenz im gesamten Prozess. Die Lösung für Microsoft SharePoint und Microsoft 365 ist vollständig in Ihr Finanzbuchhaltungssystem integriert, sodass die Verarbeitung von Eingangsrechnungen eine sehr einfache Aufgabe ist.
Erfassung
Eingehende Rechnungen werden einzeln oder stapelweise eingescannt und automatisch inhaltlich erschlossen. Liegen die Dokumente bereits elektronisch vor (zum Beispiel als E-Mail-Anhang), so können auch diese mit Hilfe der Texterkennung erfasst werden. Dabei werden alle buchungsrelevanten Informationen automatisch ausgelesen und an das ERP-System übergeben.
Übergabe an ERP
Die SharePoint Eingangsrechnungsverarbeitung ist direkt mit Ihrer Buchhaltung (ERP-, Fibu- oder WaWi) verbunden und damit voll in Ihr Bestellwesen und Ihre buchhalterischen Abläufe integriert. Über ein von der d.velop speziell entwickeltes Modul werden die digitalisierten Rechnungen an das ERP-System übergeben, vorerfasst und können dort mittels Workflow geprüft werden.
Verarbeitung
Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit SharePoint und Microsoft 365 automatisiert das Auslesen wie auch die Verarbeitung aller Eingangsrechnungen. Das sorgt für eine einfache, schnelle und transparente Abwicklung aller Rechnungsprozesse: von der sachlichen Rechnungsprüfung über die Freigabe bis hin zur Abschlusskontierung. Alles nach den Vorgaben von GoBD.
Weiterführende Inhalte zur digitalen Rechnungsverarbeitung in Microsoft 365
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Die Funktionen für eine digitale Rechnungsverarbeitung
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Tipps und Stolperfallen: Eingangsverarbeitung mit Microsoft 365
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Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit SharePoint Online
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Archivierung mit SharePoint Online – GoBD konform
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Digitale Rechnungsverarbeitung mit Microsoft 365 – Mit diesen Funktionen wird Ihr Projekt zum Erfolg
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SharePoint Rechnungsworkflow – Mehrwerte durch Integration
Rechnungen kommen in praktisch jeder Firma auf die gleiche Weise an. Die Methoden zur Verarbeitung von Rechnungen sind branchenübergreifend sehr ähnlich.
Optimieren Sie Ihre Prozesse – mit welchen Systemen auch immer Sie arbeiten. Ob SAP, Microsoft Dynamics (NAV / AX), Microsoft Dynamics 365 (Business Central / Finance and Operations) oder andere ERP-Systeme, d.velop invoices for Microsoft 365 bietet die optimale Lösung für Ihre Prozesse
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Optimierter Rechnungsworkflow dank nahtloser System-Kommunikation
„Für uns war es vor allem wichtig eine Lösung zu finden, die sich nahtlos in unsere Microsoft SharePoint Unternehmensstrategie integriert. Auf Empfehlung der acoris AG, unser Lösungspartner im Bereich Microsoft SharePoint, wurden wir auf die d.velop AG aufmerksam. Mit d.velop invoices for Microsoft 365 haben wir schließlich die passende Lösungsplattform gefunden, um nach und nach Prozessoptimierungen zu implementieren, die uns in den unternehmenskritischen Bereichen unterstützen.“
Toralf Grimm, IT-Projektleiter IDEAL Automotive GmbH
Sie möchten mehr über die Rechnungsverarbeitung für Microsoft 365 erfahren?
Auf dem d.velop blog erhalten Sie Ihre regelmäßige Dosis Digitalisierung. Von Best-Practices, über How-To’s bis hin zu Entscheidungsleitfäden finden Sie hier alles, um den digitalen Wandel erfolgreich zu gestalten.
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Optimierte Beschaffungsprozesse mit SAP und SharePoint Online
Das Unternehmen mehr und mehr daran arbeiten Prozesse durch die Einführung neuer Werkzeuge zu digitalisieren, ist immer wieder zu hören. Schaut man dabei in die Unternehmen hinein, stellt man hingegen häufig fest, dass gerade in der Verwaltung nach wie vor viel Papier vorhanden ist und dass die Einführung zusätzlicher Werkzeuge Mitarbeiter überfordert.
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WWF Deutschland optimiert den Eingangsrechnungsprozess mit Teams & SharePoint
Der WWF Deutschland gewährt Einblick in die Neugestaltung der IT-Landschaft mit besonderem Blick auf die Digitalisierung und Verarbeitung der Eingangsrechnungen. Im Zuge der Neueinführung des ERP Systems Dynamics 365 Finance & Operations (F&O) hat der WWF entschieden, gemeinsam mit d.velop moderne DMS Cloudlösungen einzuführen, die auf Teams & SharePoint Online basieren.
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Elektronische Rechnungen: Von ZUGFeRD bis XRechnung
Elektronische Rechnungsformate gibt es viele. Begriffe wie ZUGFeRD, Factur X oder XRechnung hat vermutlich jeder schon einmal gehört – doch was wirklich dahintersteckt, bleibt häufig verborgen. Und warum muss bis 2020 eine Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung und elektronische Rechnungsannahme bei öffentlichen Aufträgen erfolgt sein?
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Digitale Rechnungsprüfung: in 4 simplen Schritten zum Ziel
Kommen wir gleich auf den Punkt: in §14 des Umsatzsteuergesetztes ist geregelt, wie eine Rechnung formal sauber auszustellen ist. Zu den Pflichtangaben gehören beispielsweise der vollständige Name des leistenden Unternehmens sowie der Empfänger, die Steuernummer, das Ausstellungsdatum und der Rechnungsbetrag.
Häufige Fragen zur SharePoint Rechnungsverarbeitung mit d.velop invoices for Microsoft 365
Rechnungen treffen via E-Mail oder via Papier ein.
Bei E-Mail Rechnungen werden diese über ein E-Mail Funktionspostfach automatisch entgegengenommen.
Papierrechnungen können hingegen z.B. über die d.velop cloud-basierende Scansoftware entgegengenommen und dann in Richtung SharePoint weitergeleitet werden.
In SharePoint angekommen erfolgt im Hintergrund die automatische Analyse und Klassifizierung der Rechnung.
Weiterhin wird ein Freigabeworkflow gestartet, welcher die betreffenden Mitarbeiter automatisch über neue Aufgaben informiert.
Der Ablauf des Workflows ist in folgender Grafik dokumentiert:
Vgl. Grafik in vorheriger Frage.
Eine abgelehnte Rechnung wird an die Clearingstelle geleitet. Die Funktion der Clearingstelle kann z.B. von Mitarbeitern der FiBu vollzogen werden.
Beispiel: Eine Überlieferung ist vorhanden, die aber akzeptiert werden soll. Ihr spezifischer Prozess sieht vor, dass die Bestellung erst anzupassen ist, bevor Sie freigegeben werden kann. In diesem Fall könnte eine Rechnung nicht freigegeben werden. Stattdessen würde Sie abgelehnt und zur Clearingstelle geleitet werden, bevor Sie zurück zur Freigabe geht.
Die FiBu hat die Hoheit über den Prozess. FiBu Mitarbeiter können exakt nachvollziehen, welche Rechnung bei welchem Mitarbeiter im Umlauf ist.
Das System versendet entsprechende E-Mails, die wie folgt aussehen können:
Obige Mail besagt z.B., dass 3 Aufgaben im Verarbeitungsschritt „Accounting“ vorliegen.
Analog können im Browser oder in Teams entsprechende Aufgabenübersichten aufgerufen werden. Diese sehen z.B. wie folgt aus: 
Ja. Über die Konfiguration können diese Grenzen und der konkrete Workflowverlauf sehr einfach eingestellt werden.
Ja. In der Software kann eingestellt werden, ob die §14-Überprüfung aktiv sein soll.
Ja. d.velop empfiehlt ausdrücklich Rechnungen nach dem 4-Augen-Prinzip (Prüfung durch zwei unterschiedliche Personen) freizugeben.
Die E-Mail wird in diesem Fall mit folgender Benachrichtigung abgelehnt:
Pro E-Mail wird eine Rechnung vom System entgegengenommen.
Bereit für eine Live-Demo der Software?
Dann los!
- Wählen Sie im Kalender einen Termin aus, der Ihnen zusagt.
- Schreiben Sie uns ein wenig über Ihre derzeitigen Herausforderungen in Ihren Prozessen.
- Gemeinsam leiten wir aus Ihrer Beschreibung ab, wie wir Sie bestmöglich unterstützen kann.
- In einem kurzfristig aufbauenden Termin sehen Sie sich die Lösung live am System an.
Sie möchten lieber per E-Mail mit uns kommunizieren? Kein Problem!
Microsoft365@d-velop.de