Digitales Vertragsmanagement

Vertrag ist gut.
Kontrolle ist besser.

Die Vorteile einer Vertragsmanagement-Software liegen auf der Hand:

  • Verträge zentral im Zugriff
  • Keine Fristen mehr verpassen
  • Ortsunabhängiger und abteilungsübergreifender Zugriff
Vertragsmanagement Software von d.velop
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Chancen einer Vertragsmanagement Software

Herausforderungen und Chancen im digitalen Vertragsmanagement

Das Vertragsmanagement ist eine zeitaufwendige und manchmal anstrengende Arbeit. In vielen Unternehmen oder Organisationen ist unklar, wie vertragliche Verpflichtungen verwaltet, ausgewertet und aktiv zur Unternehmens- bzw. Organisationssteuerung genutzt werden. Mitarbeiter aus fast allen Abteilungen haben Berührungspunkte zu den Verträgen. Allerdings können die unterschiedlichen Aktivitäten zu den Verträgen in der Regel nicht durchgängig abgebildet werden. Oder es fehlt der Überblick über den gesamten Vertragsbestand im Unternehmen bzw. der Organisation. Abhilfe schafft hier eine Vertragsmanagement-Software.

Vorteile einer Vertragsmanagement-Software

Sicherheit

Maximale Sicherheit und 100 % Ihrer Verträge fest unter Kontrolle

  • Nie wieder Verträge verlieren
  • Intelligentes Fristenmanagement
  • Automatische Berechtigungssteuerung
  • Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen

Transparenz

5 % Ersparnis durch Synergien bei Einkaufsverträgen und Nutzung von Fristen für Verhandlungen

  • Alle Verträge auf einen Blick
  • Ortsunabhängiger und abteilungsübergreifender Zugriff
  • Ihre Aufgaben, Fristen und Verträge im Überblick
  • Flexible Auswertung

Effizienz

Viele Stunden Zeitersparnis bei der Erfassung von Verträgen

  • Schnelle und einfache Vertragsanlage
  • Organisationsübergreifende Zusammenarbeit mit bekannten Office-Anwendungen
  • Das System verwaltet wichtige Fristen und Ereignisse und erinnert Sie aktiv

Whitepaper: Analyse, Einführung und Etablierung – In 3 Stufen zum Ziel. 

Erfahren Sie in 20 Seiten wertvoller Lektüre, wie die Einführung eines digitalen Vertragsmanagements in einem Unternehmen oder einer Organisation ablaufen kann. Erhalten Sie spannende Einblicke in Praxistipps und Checklisten, damit Sie startklar für Ihr eigenes digitales Vertragsmanagement sind.

Inhalt des Whitepapers

  • Vorbereitungs- und Analysephase
  • Stufen des digitalen Reifegrads
  • IT-Infrastruktur
  • Einführungsphase
  • Etablierungsphase

Der Vertragslebenszyklus

Unterstützung in allen Vertragsphasen

Eine Vertragsmanagement-Software unterstützt Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation über den gesamten Zyklus der Vertragsphasen hinweg. Von der Anbahnung und der Erstellung eines Vertrags, über die Prüfung, Freigabe und Unterzeichnung bis hin zur Erfüllung und Kündigung bzw. Verlängerung begleitet Sie das Vertragsmanagement standortunabhängig in jeder Abteilung.

Vertragslebenszyklus
30 Tage

kann die Erstellung, Verhandlung, Prüfung und Verwaltung von papierbasierten Verträgen dauern.

28.50 €

kostet ein gedruckter Vertrag
im Durchschnitt.

60 %

der Unternehmen und Organisationen verschicken ihre
Verträge in Papierform.

Vertragsmanagement in 3 Stufen

Die digitale Exzellenz der Vertragsverwaltung

Vertragsmanagement ist nicht gleich Vertragsmanagement. Denn jedes Unternehmen und jede Organisation hat andere Herausforderungen und bedient unterschiedliche Phasen des Vertragslebenszyklus. Daher bietet es sich an, sich einer vollumfänglichen digitalen Vertragsverwaltung Schritt für Schritt zu nähern.

Stufe 1: Die Grundlagen

Der erste Schritt eines digitalen Vertragsmanagements umfasst die Aufgaben, die schlussendlich jedes Unternehmen und jede Organisation hat. Das beinhaltet die Vertragsverwaltung in Form einer digitalen Vertragsakte, die Ihnen erlaubt, die wichtigsten Eigenschaften eines Vertrags zu hinterlegen.

Absoluter Kern einer jeden Vertragsmanagement-Software sollte das Fristenmanagement sein. Denn im Wesentlichen geht es bei der Einführung eines digitalen Vertragsmanagements oft darum, keine Vertragsfristen mehr zu verpassen und somit Kosten zu senken.

Außerdem spielt die Dokumentenablage im ersten Schritt eine große Rolle, damit auch alle mitgeltenden Unterlagen und zusätzlichen Informationen zu einem Vertrag zentral zu finden sind. Dazu gehört natürlich auch eine Vertragsübersicht, die bei einer Vertragsmanagement-Software nicht fehlen darf. So werden übergreifend Strukturen und transparente Darstellungen geschaffen.

Stufe 1: Fristenmanagement als Kern einer Vertragsmanagement-Software
Stufe 2: Vertragserstellung mit einer Vertragsmanagement-Software

Stufe 2: Die Erweiterungen

Tools, die Ihnen erlauben die Verträge nicht nur digital abzulegen, sondern diese auch digital zu erstellen, werden im zweiten Schritt eingeführt. Das wird auch immer gerne mit einem Aufgabenmanagement verbunden. Damit die einzelnen Vorgänge, die im Rahmen einer Erstellung durchzuführen sind, stringent und standardisiert abgewickelt werden können.

Zusätzlich zu der in Schritt 1 angelegten Vertragsakte kommen oft noch weitere digitale Akten, mit abgelegten Dokumenten, hinzu. Das könnte beispielsweise eine Lieferantenakte sein. Um auch auf diese übergeordneten Daten zugreifen zu können, wird das Vertragsmanagement in Stufe 2 um Aktenpläne erweitert.

Stufe 3: Die digitale Exzellenz

Durch ein Vorgangsmanagement lassen sich alle Prozesse durchgängig digitalisieren. Das heißt, dass bereits ab dem ersten Kontakt mit potenziellen Vertragspartnern eine Akte mit allen Informationen erstellt werden kann.

Besonders spannend für die dritte Stufe ist auch das Vorlagenmanagement. Mit dessen Hilfe können auch komplexere Vorlagen für Verträge standardisiert werden, bei denen zum Beispiel Textbausteine bereits hinterlegt sind. Ebenfalls für diese Stufe vorgesehen sind Integrationen, wie zum Beispiel in Microsoft Outlook, um den Grad der Digitalisierung noch zu erweitern.

Wer schlussendlich seinen Vertragsmanagement-Prozess vollständig digitalisieren möchte, der kommt um den Einsatz einer digitalen Signatur nicht herum. Diese kann ohne Probleme in das Vertragsmanagement integriert werden und macht die digitale Exzellenz komplett.

Stufe 3: Digitale Exzellenz

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FAQ – Häufige Fragen rund um das Vertragsmanagement

Was ist Vertragsmanagement?

Das Vertragsmanagement ist eine wichtige Aufgabe eines Unternehmens oder Organisation, da es eine strukturierte Übersicht über alle Verträge der Unternehmung ermöglicht. Dadurch lassen sich Vertragsdokumente schneller auffinden und analysieren, um einen einwandfreien Überblick über die vertraglichen Pflichten des Unternehmens oder der Organisation zu erhalten und diese verwalten zu können.

Warum Digitales Vertragsmanagement?

Digitales Vertragsmanagement garantiert mithilfe einer revisionssicheren Archivierung und effizienten Filterungs- und Suchfunktionen eine schnelle Auffindbarkeit der Vertragsdaten und spart eine Menge Zeit ein, welche für die analoge Suche nach benötigten Unterlagen aufgewendet werden müsste.
Zudem erinnert Sie das Vertragsmanagement-System durch das integrierte Fristenmanagement an fällige Vertragspflichten, sodass ungewollte Vertragsverlängerungen und damit verbundene Kosten vermieden werden können.

Was sollte eine Vertragsmanagement-Software können?

Eine gute Vertragsmanagement-Software beinhaltet ein Fristenmanagement, bietet strukturierte und zentrale Übersichten über die betrieblichen Verträge und sollte ortsunabhängiges kollaboratives Arbeiten ermöglichen. Darüber hinaus sollte die Software das digitale Signieren mithilfe einer qualifizierten elektronischen Signatur unterstützen, sodass der gesamte Vertragslebenszyklus digital gestaltet werden kann.

Haben Sie noch Fragen?

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