Fristen im Griff. Risiken im Blick. Verträge unter Kontrolle.

Um diese App verwenden zu können, benötigen Sie zusätzlich d.velop documents platform edition basic, business oder ultimate. Zusätzliche Kosten können anfallen.

Verträge werden zentral, strukturiert und versionssicher verwaltet. Alle zugehörigen Dokumente, Fristen, Aufgaben, Zahlungsdaten und Metainformationen sind direkt aus der Akte heraus zugänglich.

Für die Ereignisse Vertragsende, Verlängerungsoption und Kündigungsmöglichkeit werden auf Basis der eingetragenen Metadaten automatisch Fristen erzeugt. Die notwendigen Informationen – wie Laufzeitbeginn oder Kündigungsfristen – müssen vom Benutzer manuell eingegeben werden oder können durch die KI-Funktion beim Auslesen des Vertragsdokuments automatisch erkannt und übernommen werden. Für jede Frist können individuelle Erinnerungszeitpunkte sowie Eskalationsregeln konfiguriert werden, sodass kritische Termine nicht übersehen werden. Wiederkehrende Aufgaben (Serienfristen) lassen sich ebenfalls systemseitig abbilden.

Aufgaben lassen sich mit Verträgen verknüpfen und mit Fälligkeiten sowie Erinnerungsdaten versehen. Anwender werden per E-Mail und direkt in der Anwendung über offene Punkte informiert. Die Nachverfolgung erfolgt strukturiert über eine Aufgabenübersicht.

Die Steuerung von Zugriffsrechten erfolgt auf Vertragsartund Mandantenebene. Dadurch lässt sich exakt definieren, welche Personen welche Vertragsakten einsehen, bearbeiten oder löschen dürfen.

Dokumente können direkt per Drag & Drop der entsprechenden Vertragsakte hinzugefügt werden. Die Zuordnung zu Vertragstypen, Workflows und Metadaten erfolgt anschließend über geführte Masken oder automatisch durch KI-gestützte Auswertung.

Je nach Vertragstyp können individuelle Metadatenfelder definiert und in der Oberfläche integriert werden – etwa für Laufzeiten, Ansprechpartner, Vertragspartner oder Leistungsgegenstände.

Zur Abbildung unternehmensspezifischer Genehmigungsprozesse stehen flexible Workflows zur Verfügung. Diese können u. a. Freigabeschritte, Prüfungsschleifen oder Eskalationen automatisieren.

Eine integrierte Scripting-Engine erlaubt die Umsetzung komplexer, kundenspezifischer Anpassungen – etwa Validierungen, Automatisierungen oder Schnittstellenlogiken

Die Benutzeroberfläche steht in Deutsch, Englisch und Italienisch zur Verfügung. Weitere Sprachen können bei Bedarf ergänzt werden.

Verträge mit regelmäßigen oder einmaligen Zahlungsflüssen können detailliert abgebildet und überwacht werden – z. B. für Mietverträge, Leasingverträge oder Wartungsvereinbarungen.

Kennzahlen, Friststände, kritische Verträge oder offene Aufgaben werden in übersichtlichen Dashboards visualisiert. Filter- und Sortierfunktionen ermöglichen eine zielgerichtete Analyse.

Über die integrierte Such- und Filterfunktion lassen sich Auswertungen zu Vertragsbeständen, Fristen oder Zahlungsdaten erstellen. Ergebnisse können zur Weiterverarbeitung im Excel-Format exportiert werden.

Beim Hochladen eines Vertragsdokuments wird dieses automatisch analysiert. Relevante Informationen wie Vertragsgegenstand, Vertragsbeginn, Laufzeit und Kündigungsfristen werden erkannt und können strukturiert in die Metadatenmaske übernommen werden. Dies reduziert manuelle Aufwände, beschleunigt die Erfassung und minimiert Fehlerquellen.

Die KI analysiert Vertragsinhalte mit Hilfe speziell entwickelter Prompts, um potenzielle Risiken zu identifizieren. Zum Beispiel fehlende Kündigungsregelungen, einseitige Pflichten oder ungewöhnliche Haftungsklauseln. Die Analyse erfolgt kontextsensitiv und liefert eine nachvollziehbare Einschätzung direkt in der Vertragsakte. Dadurch wird das Risikomanagement proaktiv unterstützt und juristische Prüfprozesse entlastet.

Anwender können über eine integrierte Chatfunktion direkt mit dem Vertrag kommunizieren. Anfragen wie „Wann endet die Kündigungsfrist?“ oder „Welche Leistungen schuldet die Gegenseite?“ werden in natürlicher Sprache gestellt und in Echtzeit beantwortet – auf Basis des jeweiligen Vertragsdokuments und der zugehörigen Daten. Diese Funktion fördert die Selbstständigkeit der Nutzer und beschleunigt die Informationsbeschaffung erheblich.