ZUGFeRD  – 7 Fragen, die jedes Unternehmen beantworten können muss

In den letzten Wochen haben wir vermehrt über das Thema der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung berichtet. Über einen Begriff stolpert man im Zuge dessen immer wieder: ZUGFeRD. Ein elektronisches Rechnungsformat, das sich zum „Zugpferd“ mausert.

Aber Hand aufs Herz: Wie gut wissen Sie über dieses elektronische Rechnungsformat Bescheid? Wir haben die 7 wichtigsten Fragen zum Thema beantwortet.

1. Was ist ZUGFeRD?

Bedeutung: ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist die Abkürzung für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und bezeichnet ein einheitliches Format für elektronische Rechnungen. Mit dem Format können strukturierte Daten zwischen Rechnungssteller und -empfänger ausgetauscht werden. Es handelt sich um ein hybrides Rechnungsformat, das aus einer visuellen Darstellung im PDF/A-3 Standard und einer maschinenlesbar codierten XML Datei besteht.

Das bedeutet: Zusätzlich zu den normalen PDF-Daten werden alle Nutzdaten der Rechnung in einem standardisierten XML-Format in einem Bereich der PDF-Datei gespeichert, der bei der normalen Anzeige nicht sichtbar ist. Der Standard ist so definiert, dass z.B. die Absenderfirma, Rechnungsdatum und -nummer, Beträge und Bankverbindungen immer an der gleichen, festgelegten Stelle der XML-Daten gespeichert werden. Durch dieser Standardisierung können die Rechnungsdaten automatisch weiterverarbeitet werden. Die nachstehende Grafik veranschaulicht das Prinzip:

ZUGFeRD ist durch Mensch und Computer lesbar

Das ZUGFeRD-XML-Format basiert auf dem internationalen Standard UN-CEFACT und ist damit  nicht nur EU-weit, sondern auch international kompatibel. Das ZUGFeRD-Format ist frei zugänglich und kann ganz einfach hier heruntergeladen werden.

2. Wer hat den Standard eingeführt?

Gründer von ZUGFeRD ist das „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD). Das Forum wurde am 31. März 2010 in Berlin unter Beteiligung verschiedener Ministerien des Bundes und der Länder, des Bundeskanzleramtes, Verbänden der Wirtschaft und einiger Fachverbände unter dem Dach der vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) auf Beschluss des Deutschen Bundestages geförderten AWV (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V.) gegründet.

3. Warum und für wen wurde ZUGFeRD eingeführt?

Ziel von ZUGFeRD ist es, einen schnellen, komfortablen und einfachen elektronischen Austausch von Rechnungen zu gewährleisten – zwischen Unternehmen, aber auch der öffentlichen Verwaltung. Indem ein einheitliches Format verwendet wird, soll eine Formatabsprache zwischen den Rechnungsparteien überflüssig werden. Die Zielgruppe lautet nach eigenen Angaben von FeRD wie folgt:

„Die Zielgruppe und Nutznießer von ZUGFeRD sind neben großen und mittleren Unternehmen sowie der öffentlichen Verwaltung insbesondere auch kleine und kleinste Unternehmen (z.B. 1-Personen-Gesellschaften) und Verwaltungen, die sowohl Rechnungssender als auch Rechnungsempfänger sein können.“ (Das ZUGFeRD-Format. Spezifikation und Umsetzungsregeln zum branchen­übergreifenden Kern-Rechnungsformats des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), S. 12)

ZUGFeRD soll demnach vor allem solchen Rechnungssendern Erleichterung bringen, welche nur wenige Rechnungen pro Jahr an einen Partner stellen oder häufig sogar ausschließlich mit Partnern zutun haben, mit denen keine regelmäßigen Geschäftskontakte bestehen. Wenn die Partner aber strukturierte Rechnungsdaten verlangen, um sie automatisiert weiterverarbeiten zu können, erfahre man spürbare Erleichterungen.

4. Wie funktioniert ZUGFeRD?

Der Versand und die Verarbeitung von Rechnungen erfolgt mehr und mehr digital. Dennoch besitzen viele, insbesondere kleine Unternehmen, noch keinen digitalen Rechnungsworkflow. Diese Kluft an Digitalisierungsgraden stellt mit ZUGFeRD kein Problem dar. Denn der Rechnungssteller erhält die Möglichkeit ein XLM-Format in eine PDF/A-3 -Datei einzubetten. Dadurch liegt die Rechnung in zwei Formaten innerhalb einer Datei vor, weicht optisch aber nicht von einer herkömmlichen PDF-Rechnung ab. Hier liegt der Clou von ZUGFeRD: Durch das hybride Format kann die Rechnung vom Empfänger sowohl manuell erfasst, als auch direkt in seinem System automatisch weiterverarbeitet werden.

Adressaten, die keine elektronische Rechnungsverarbeitung verwenden und die XML-Datei nicht maschinell und automatisiert verarbeiten, arbeiten wie bisher mit der PDF-Rechnung, während sie den XML-Teil der Rechnung nicht beachten. Die Rechnung lässt sich ganz einfach mit jedem PDF-Anzeigeprogramm originalgetreu betrachten und falls gewollt ausdrucken.

Empfänger mit elektronischer Rechnungsverarbeitung wiederum lesen die Rechnungsinformationen direkt aus dem standardisierten ZUGFeRD XML-Format aus und übernehmen diese in ihr System.

ZUGFeRD Rechnung mit eingebetteter XML-Datei (rechts)

Bei der abgebildeten Rechnung handelt es sich um eine ZUGFeRD-Rechnung. Rechts in der Abbildung ist die XML-Datei zu sehen. Diese lässt sich öffnen, indem man auf die Büroklammer am linken Rand des PDF-Dokuments klickt.

Um elektronische Rechnungen gemäß dem Standard zu erzeugen, auszulesen und weiterzuverarbeiten, wird entsprechende Software benötigt. Viele Anbieter unterstützen bereits ZUGFeRD und bieten entsprechende Lösungen an.

5. Wie grenzt sich das Format zu anderen Rechnungsformaten ab?

Vereinfacht ausgedrückt lässt sich sagen, dass ZUGFeRD die Lücke zwischen EDI-Verfahren und Papier schließt. Es stellt einen Mittelweg zwischen dem einfachen Austausch von Rechnungen als Bilddatei (z.B. PDF) und dem rein aus strukturierten Daten bestehenden und relativ aufwändigen EDI Verfahren dar.

ZUGFeRD schließt die Lücke zwischen Papier und EDI

Im Gegensatz zu EDI Verfahren muss bei ZUGFeRD zwischen den Vertragspartnern im Vorfeld des Rechnungsaustausches keine Vereinbarung getroffen werden. Rechnungen können so ausgetauscht werden, wie es für die beiden Vertragspartner am sinnvollsten ist. Aufgrund der Änderungen im Steuervereinfachungsgesetz 2011 darf ein Rechnungssender bis auf Widerruf elektronische Rechnungen versenden.

6. Muss sich mein Unternehmen an den Standard halten?

Diese Frage lässt sich mit einem „Nein“ beantworten. Eine Verpflichtung, ZUGFeRD als elektronisches Rechnungsformat einzusetzen, besteht nicht. Es bestehen aber viele Gründe, die dafürsprechen, dass ZUGFeRD bald zum Standardformat  für e-Rechnungen in Deutschland wird und Unternehmen sich dementsprechend rüsten sollten. Folgende Gründe sprechen dafür:

  1. e-Rechnungen werden zur Pflicht für die öffentliche Verwaltung: Gemäß der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen wird bis November 2018 die elektronische Rechnungslegung im Rahmen von öffentlichen Aufträgen verpflichtend. Da die Bundesregierung zum Einsatz von ZUGFeRD rät, stellt diese Richtlinie einen enormen Multiplikator-Effekt, der dazu beitragen wird, ZUGFeRD als flächendeckenden Standard in Deutschland zu etablieren.
  2. Anzahl der Zulieferer für den öffentlichen Sektor: ca. 45-65% deutscher Unternehmen sind Zulieferer für den öffentlichen Sektor und nahezu jeder Privathaushalt erhält Rechnungen von ihm. Dies spricht ebenfalls dafür, dass der Standard in den kommenden Jahren als branchenübergreifendes Standardformat eine immer größere Rolle spielen und auch auf den B2B-Bereich übergreifen wird.
  3. Zusammensetzung des FeRD-Arbeitskreises: Namhafte Vertreter aus der öffentlichen Verwaltung und der Privatwirtschaft (z.B.: BITKOM, DATEV, BMWI, Stadt Köln, Bankenverband) haben sich zusammengesetzt, um mit einem möglichst breiten Konsens eine Standardlösung zu schaffen.
  4. Zahlreiche Downloads: Das Open-Source-Datenformat wurde laut Angaben des AWV bereits 2016 mehr als 7.000-mal heruntergeladen.
  5. Trend zur e-Rechnung: Laut aktueller Studien stellen immer mehr Branchen auf automatisierte Rechnungsstellung und -abwicklung um.
  6. ZUGFeRD als kostengünstige und unkomplizierte Alternative für KMU: Bei KMU beginnt die Auseinandersetzung mit dem Thema „e-Rechnung“ oft, wenn ein größerer Handelspartner digitale Standards fordert. Bisher waren internationale Standards für den elektronischen Datenaustausch wie EDIFACT die Lösung. Verfahren, die für Großunternehmen entwickelt wurden und deren Implementierung mit erheblichem zeitlichem und finanziellem Aufwand verbunden sind. Hier wurde mit ZUGFeRD nun eine Alternative geschaffen.
  7. Freie Zugänglichkeit: Die Nutzung von ZUGFeRD enthält keine Einschränkungen für Branchen, Industriezweige oder Unternehmensgrößen. Dementsprechend kann es jedes Unternehmen nutzen.
  8. Ausrichtung der Softwarehersteller: Das Medienecho und die starke Unterstützung durch die Politik haben bekannte Softwareanbieter wie beispielsweise DATEV dazu veranlasst, entsprechende ZUGFeRD Import- und Exportschnittstellen in ihre Software zu integrieren. KMU haben dadurch eine Auswahl an einer Vielzahl von verschiedenen Softwarelösungen zum Erzeugen und Verarbeiten von ZUGFeRD Rechnungen

7. Welche Vorteile hat ZUGFeRD?

Mit ZUGFeRD können Unternehmen jeder Größe, auch Kleinstunternehmen, ohne Umstellungsprobleme in die elektronische Rechnungsstellung eingebunden werden. Eine Vereinbarung im Vorfeld des Rechnungsaustausch ist nicht nötig. Auch für den europäischen und internationalen Rechnungsverkehr ist ZUGFeRD geeignet, da internationale Standardisierungsanforderungen erfüllt werden und das Format auf internationale Kompatibilität ausgelegt ist.

Die Vorteile auf einen Blick:

  • Branchenunabhängiger, internationaler Standard
  • ZUGFeRD Rechnungen sind durchsuchbar und entsprechen allen gesetzlichen Anforderungen zur Revisionssicherheit (PDF/A-3 Format dient als Format zur Langzeitarchivierung)
  • Im Gegensatz zu bisherigen Verfahren, ist weder ein eigenes technisches Protokoll zur Übermittlung vorgeschrieben, noch ist eine vertragliche Vereinbarung zwischen beiden Parteien nötig
  • Rechnungen lassen sich auf diversem elektronischen Weg (E-Mail, Download etc.) austauschen.
  • Zahlungsabläufe lassen sich automatisieren und vereinfachen, während Fehler durch die manuelle Daten- und Belegerfassung wegfallen
  • Besitzt das ERP System eine Einlesemöglichkeit für die XML-Datei oder wird die Integrationsplattform eines Drittanbieters verwendet, können ebenfalls Eingangsrechnungen schneller bearbeitet werden – bis hin zur Blindverbuchung

FeRD selbst betont:

„Die digitale Bereitstellung von Rechnungsdaten bietet sowohl für Wirtschaft wie für die Verwaltung grundlegende Vorteile: schnellere und effizientere Arbeitsabläufe, geringere Zahlungsverzögerungen sowie niedrigere Druck- und Portokosten. Auf diese Weise wird die Fehlerquote gesenkt, die Transparenz verbessert und die Prozessschritte bei der Rechnungsbearbeitung werden insgesamt beschleunigt. Letzten Endes steckt der tatsächliche Mehrwert in der automatisierten Verarbeitung des Rechnungsinhalts, die das ZUGFeRD-Format sicherstellt. “ (Das ZUGFeRD-Format. Spezifikation und Umsetzungsregeln zum branchenübergreifenden Kern-Rechnungsformats des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), S. 11)

Um eine solch automatisierte Verarbeitung des Rechnungsinhalts zu gewährleisten, braucht es Software, die die Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen unterstützt. Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung der d.velop AG unterstützt diese bereits seit 2014.

Mehr erfahren

Annika Dölle

Inbound Marketing Manager, d.velop AG