Aufgrund der Corona-Pandemie lassen viele Firmen ihre Mitarbeiter von Zuhause aus arbeiten. Eine Umstellung in vielerlei Hinsicht und in der Praxis garantiert mit einigen Herausforderungen verbunden, denn das Arbeiten im Homeoffice zeigt auf, wo im Unternehmen Medienbrüche existieren und in welchen Bereichen im Hinblick auf die Digitalisierung noch Optimierungspotenzial besteht.
Dieser Artikel zeigt, wie sich Unternehmen mit dem Einsatz einfacher Home Office Software eine optimale digitale Arbeitswelt schaffen und es Mitarbeitern ab sofort ermöglichen, einfach und effizient von daheim zu arbeiten. Egal, ob es sich dabei um die Digitalisierung des Posteingangs, ein digitales Vertragsmanagement samt elektronischer Signatur oder eine ortsunabhängige Mitarbeiterkommunikation handelt.
So lässt sich eine effiziente digitale Arbeitswelt für Zuhause gestalten
Hand auf Herz: Wie oft haben Sie oder hat Ihre Belegschaft in den letzten 10 Wochen gedacht: Wie soll ich meine täglichen Aufgaben denn jetzt von Zuhause aus verrichten? Häufig fehlt nämlich der Zugriff auf Dokumente und Informationen.
Mein Name ist Angela Rausch. Ich bin Teil des Teams der Digitalisierungsberatung bei der d.velop AG. Gemeinsam mit meinen Kollegen und Partnern habe ich die Herausforderungen und Probleme eines nicht digitalisierten Arbeitsplatzes aufgespürt, um hierfür ganz konkrete Lösungsimpulse zu sammeln.
Herausgekommen sind 10 einfache Lösungen, die wir Ihnen live und in Farbe präsentieren möchten.
1) Die Eingangspost digitalisieren
Normalerweise wird Ihnen die Briefpost vorbei gebracht oder liegt in Ihrem Postkorb im Büro? Das geht ab sofort auch digital. Wie genau, erläutert Ihnen nun mein Kollege Dirk Wrany:
2) Eingangsrechnungen digital verarbeiten und verteilen
Rechnungen liegen vielleicht ebenfalls im Postkorb in Ihrem Büro zur Freizeichnung ab. Eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung bedeutet mehr Prozesskontrolle, Transparenz, keine Skonto-Verluste und eine geringere Durchlaufzeit. Wie das aussehen kann und warum das interessant ist, zeigt Ihnen nun mein Kollege Sascha Kleine-Boes:
3) Verträge digital verwalten und managen
Sie nutzen ggf. noch eine Übersicht in Excel, um Verträge zu verwalten? Details haben Sie stets im gedruckten Vertragsdokument nachgesehen. Jetzt liegen diese Vertragsdokumente noch im Büro. Und auch das Thema Fristenmanagement ist in dieser Situation schwer steuerbar? Denken Sie auch hier gerade jetzt über eine digitale Lösung nach.
Wie genau digitales Vertragsmanagement, verrät Ihnen meine Kollegin Anna Tenbrock:
4) Verträge und Dokumente digital signieren
Verträge oder andere Dokumente müssen unterschrieben werden? Das läuft bei Ihnen normalerweise wie folgt ab: Ausdrucken, unterschreiben, einscannen. Dieser Prozess ist seit jeher umständlich und jetzt im Homeoffice sehen Sie gar keine Möglichkeiten der Umsetzung? Eine digitale – und vor allem sichere sowie rechtskonforme – Alternative, zeigt Ihnen jetzt mein Kollege Hendrik Siemes:
5) Mitarbeiter online schulen
Pflichtschulungen für die Mitarbeiter sind wichtig und wiederholen sich oft jährlich. Schulungen als Präsenzformate werden in Zeiten von COVID-19 voraussichtlich weiterhin schwierig bleiben. Wie eine digitale Umsetzung aussieht, zeigt Ihnen Marvin Gebicke von der Mitarbeiterschule:
6) Informationen systemübergreifend finden
Oft fragen wie unsere Kolleginnen und Kollegen über den Schreibtisch hinweg, wo sich bestimme Unternehmensinformationen, wie Dokumente, Mitschriften, Dateien oder E-Mails, auffinden lassen. Nicht immer ist das von Erfolg gekrönt und im Homeoffice ist das mit der direkten Erreichbarkeit der Kollegen auch gar nicht mehr so trivial. Höchste Zeit eine unternehmens- und systemübergreifende Suche für alle zu ermöglichen. d.velop Experte Andre Thesker zeigt Ihnen, wie sich Informations-Silos ganz einfach auflösen lassen:
7) Mitarbeiter via App informieren und gemeinsam kommunizieren
Sie haben zwar ein Intranet und nutzen mittlerweile Microsoft Teams – erreichen aber dennoch die Kollegen ohne PC nicht mehr auf direktem Wege. Hier kann eine mobile Lösung in Form einer Mitarbeiter-App helfen. Mein Kollegen Thorsten Fliege gibt Ihnen einen kurzen Einblick zu den unzähligen Möglichkeiten über Unternehmensgrenzen hinweg zu kommunizieren:
8) Digitaler Workflow für die Beantragung von Urlaub
Wie kommt denn nun der Urlaubsantrag zum Vorgesetzten, um freigegeben zu werden? Ein digitaler Prozess kann hier schnell und einfach Abhilfe verschaffen. Und ist dabei so einfach, wie genial. Wie genau es funktioniert, erläutert Ihnen Maike Tenk:
9) Personaldokumente verwalten und einsehen
Um Informationen über Personen zu bekommen, kontaktieren Sie “normalerweise” die Personalabteilung oder als Personaler haben Sie Zugriff auf alle Personalakten im Aktenschrank im Büro? Aus dem Homeoffice gelangen Sie nicht oder nur schwer an ebendiese Informationen. Auch Personalprozesse lassen sich nur schwer anstoßen oder dokumentieren? Dann hat Thorsten Dietz von der tribus IT die digitale Lösung parat:
10) Digitale Dokumentenzustellung
Gehalts- und Lohnabrechnungen werden im Unternehmen noch persönlich an die Mitarbeiter verteilt, um unnötige Ausgaben für den postalischen Versand zu sparen? An diesen Ausgaben gibt es angesichts der aktuellen Situation entsprechend kein vorbeikommen. Außer Sie sparen sich zukünftig immer die Mühe und das Porto, indem Sie auf die digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen setzen. Marc Gauda erklärt, wie´s geht:
Sie wollen weitere Potenziale rund um digitale Prozesse in Ihrer Arbeitswelt erkennen und heben?
Gerne unterstützen wir Sie bei der Analyse Ihres Digitalisierungsbedarfs, der Erarbeitung geeigneter und passenden Lösungen sowie bei der erfolgreichen Umsetzung auf Ihre digitale Arbeitswelt. Zielgerichtet stellen wir sicher, dass Sie in kurzer Zeit einen klaren Fokus für Ihre Digitalisierungsbestrebungen erhalten. Denn Digitalisierung ist kein Selbstzweck, und sollte stets vom Nutzen getrieben sein.
Identifizieren Sie Ihre Potenziale und profitieren Sie von einem flexiblen Mix unterschiedlicher Ansätze. Auf der d.velop Plattform stehen viele Lösungen im Standard bereit, die direkt konsumier- und flexibel buchbar. Darüber hinaus sind aber auch individuelle Projektlösungen für Ihre Dokumentendigitalisierung möglich.
Nehmen Sie gerne direkt Kontakt auf. Wir freuen uns!
Kommentare
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Erika Brady September 3, 2020
Ein sehr klarer und fundierter Artikel zum Thema digitales Vertragsmanagement. Ich bin sicher, Sie haben mir damit geholfen. Ich weiß jetzt mehr oder weniger, was zu tun ist. Diese Informationen sind nämlich genau das, was ich gesucht habe.