Digital Workplace

Der Arbeitsplatz der Zukunft

Die Welle des digitalen Wandels rollt über Deutschland. Sie bringt neue Technologien mit sich, moderne Arbeitsweisen und entlastet bei alltäglichen Standardaufgaben. Ganz vorne mit dabei ist der Digital Workplace.

Definition Digital Workplace

Was ist ein Digital Workplace?

Digital Workplace bezeichnet eine moderne Arbeitsumgebung, die digitale Technologien und Tools integriert, um die Zusammenarbeit, Kommunikation und Produktivität der Mitarbeiter zu fördern. Im Gegensatz zu traditionellen Büros ermöglicht der digitale Arbeitsplatz den Zugang zu Informationen und Ressourcen von überall und zu jeder Zeit, was Flexibilität und Effizienz steigert.

Wer sich mit der Digitalisierung beschäftigt, stolpert unweigerlich über den Begriff „ECM“. Das Akronym steht für Enterprise Content Management und bezieht sich auf ein Zusammenspiel verschiedener Technologien, um ein Dokument durch den gesamten Lebenszyklus zu führen. Auch hier greifen verschiedene Software-Systeme ineinander, die einen fließenden digitalen Workflow sichern. Digital Workplace ist jedoch tiefgreifender. Bei ECM geht es um den Daten- und Dokumentenfluss im Unternehmen, während der Digital Workplace auch ein Intranet, E-Learning-Plattformen, Soziale Medien und Collaboration Tools enthalten kann.

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Digital Workplace vs. Digital Workspace

Die zügige Entwicklung der Technologien und die sich ändernde Arbeitswelt bringen neue Fachbegriffe mit sich. Einheitliche Definitionen fehlen teilweise. Da kann man schnell den Überblick verlieren.

Die größten Vorteile des Digital Workplace

Digitaler Arbeitsplatz ist effizient

Egal, ob Teammitglieder in unterschiedlichen Städten, im selben Büro oder im Homeoffice tätig sind – ein digitaler Arbeitsplatz sorgt dafür, dass alle Abläufe so reibungslos ablaufen, als würden sie direkt nebeneinander sitzen. Dies ist wahrscheinlich der größte Vorteil eines Digital Workplace.

Mehr Effizienz und Produktivität durch ein papierloses Büro

Allein durch die Vermeidung von Papier sparen Sie Zeit, weil viele Arbeitsschritte plötzlich entfallen: drucken, scannen, falten, kuvertieren, schreddern, unterschreiben. Neben der Einsparung an Durchlaufzeiten gewinnen Sie an Zeit, indem Softwares einfachste Prozesse ganz übernehmen und andere an Geschwindigkeit zunehmen. Ihre Arbeitnehmer wandeln unproduktive Zeit in produktive um und steigern gleichzeitig Ihre Kapazitäten.

• 88 % sehen einen Zusammenhang zwischen Digitalisierung und Unternehmenserfolg.
• 25 Std. verbringen Wissensmitarbeiter mit administrativen Aufgaben.
• 85 % der Unternehmen sehen einen Produktivitätsanstieg durch Homeoffice.

Schnelle und einfache Verfügbarkeit von Informationen

Lange Suche, kein Ergebnis: Das altbekannte Zettelchaos raubt uns noch den letzten Nerv. Digital ist nicht gleich besser. Datensilos in den verschiedenen Abteilungen machen die Suche nach Informationen auch nicht einfacher. Das, was fehlt, ist ein unternehmensweites System mit einem zentralen Zugriffspunkt. Mit der Integration eines Dokumentenmanagement-Systems schaffen Sie eine einheitliche Ablagestruktur, in der Sie jedes Dokument jederzeit wiederfinden. Als Unterstützung bietet die Software eine intelligente Suche an, womit das Suchen und Finden nur noch wenige Sekunden dauert.

Die d.velop enterprise search greift auf die Informationen aller verfügbaren Software und Ablagestrukturen zu. Dadurch finden Sie immer die gesuchten Daten, egal wo sie sich befinden. Gleichzeitig bleiben die in den Systemen hinterlegten Berechtigungsstufen erhalten, wodurch jeder Mitarbeiter nur die Daten erhält, die er auch einsehen darf.

Festgelegte Workflows ohne Spielraum für Fehler

Im Gegensatz zu einem Geschäftsprozess definiert ein Workflow jeden einzelnen Arbeitsschritt in personenbezogener und festgelegter Reihenfolge.
Ausnahmen, Abweichungen oder vergessene Aufgabenschritte gibt es nicht.
Das hat vor allem vier Vorteile:

• Alle Mitarbeiter bearbeiten Aufgaben nach dem gleichen Schema, wodurch eine gleichbleibend hohe Qualität sichergestellt wird.
• Menschliche Fehler durch Zeitdruck oder Ungenauigkeiten werden auf ein Minimum reduziert.
• Einspringende oder aushelfende Mitarbeiter wissen immer genau, wie eine Aufgabe zu bearbeiten ist.
• Abteilungsübergreifende Workflows werden für alle beteiligten Mitarbeiter deutlich nachvollziehbar und transparenter. Die Zusammenarbeit erfolgt entspannter und mit besseren Ergebnissen.

Wissensaustausch auf Unternehmensebene

Fachkräfteengpässe, ein wandelnder Kompetenzbedarf und wechselnde Kundenbedürfnisse erfordern einen kontinuierlichen Wissensaustausch im Unternehmen. Dieser findet nur unzureichend statt und stoppt oft auf Managementebene. E-Learning-Plattformen lösen diese Blockade auf und machen das Unternehmenswissen für alle Mitarbeiter zugänglich. Der Wissensaustausch ist mit deutlich geringerem Aufwand, reduzierten Kosten und einer Zeitersparung verbunden.

Im Zuge der anstehenden Change-Prozesse beim Umstieg zum Digital Office bietet eine E-Learning-Plattform das ideale Medium, um spezifische IT-Anwenderkenntnisse zu vermitteln.

Homeoffice und remote Arbeiten wird möglich

Erst ein Virus musste uns lehren, dass zu Hause arbeiten genauso produktiv ist, wie im Büro. Viele Unternehmen haben dadurch ungeahnte Chancen entdeckt und wollen das Arbeiten für Mitarbeiter angenehmer und flexibler gestalten. Grundvoraussetzung ist ein barrierefreier Zugriff auf alle benötigten Daten. Dies schaffen Sie durch einen digitalen Arbeitsplatz mit mobilen Endgeräten.

Geförderte Kommunikation

New Work und moderne Business-Modelle rücken den Mitarbeiter wieder mehr in den Fokus. Auch die Kommunikation bekommt einen neuen Stellenwert im Unternehmen. Bringen Sie den Flurfunk und die unternehmensweite Kommunikation in die digitale Welt. Fördern Sie den Gedankenaustausch und den Innovationsgeist zwischen den Mitarbeitern und binden Sie diese durch einen barrierefreien Informationsfluss über alle Hierarchieebenen hinweg.

Kommunikation ist der wichtigste Schlüssel, die Unternehmenszugehörigkeit und -kultur zu stärken. Wie Ihnen das gelingt erfahren Sie in unserem Webinar zum Thema Interne Kommunikation in Zeiten von Remote Work verbessern.

Nachteile – die Stolperfallen des Digital Workplace

Bei so vielen überzeugenden Vorteilen kann es kaum Nachteile geben. Dennoch gibt es ein paar Stolperfallen, die wir Ihnen aufzeigen wollen.

Ein digitaler Arbeitsplatz entsteht nicht über Nacht

Geschäftsprozesse digitalisieren geht schnell. Alle beteiligten Dokumente sind elektronisch zu erfassen, abzulegen und zu bearbeiten. Doch nur weil ein Prozess digital ist, ist er nicht gleich gut. Fehlerquellen bleiben womöglich erhalten – nur eben elektronisch. Wie Professor August Wilhelm Scheer schon kritisierte: „Viele Unternehmen bilden Ihre Prozesse digital ab, aber es erfolgt keine digitale Transformation“.

Daher empfehlen wir, nicht den schnellen Weg zu gehen, sondern lieber mehr Zeit in die Vorbereitung und Planung des digitalen Arbeitsplatzes zu investieren. Dies wird sich in optimierten Workflows, einer höheren Effizienz und einer gesteigerten Nutzerakzeptanz bei den Mitarbeitern auszahlen.

Mitarbeiter müssen technisch grundaffin sein

Diese Münze hat zwei Seiten: Mitarbeiter, die keine technische Affinität mitbringen, werden es bei dem Umstieg zum Digital Workplace schwerer haben. Sie haben jedoch alle Zügel in der Hand, diesen Umstieg für Ihre Mitarbeiter so einfach wie möglich zu gestalten. Planen Sie ausreichend Vorbereitungszeit ein, fördern Sie Ihre Mitarbeiter durch Schulungen und bieten Sie ihnen jederzeit einen verfügbaren Ansprechpartner. Auf der anderen Seite der Münze gibt es diese Hürde gar nicht mehr. Durch eine wachsende Digitalisierung in unserem Alltag und der vorherrschenden Generation der „digital Natives“ ist der Umgang mit einem Digital Workplace schon fast eine Selbstverständlichkeit.

Viele Mitarbeiter werden sich die Digitalisierung im Arbeitsumfeld und die damit einhergehende Entlastung schon lang ersehnt haben.

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Digital Workplace – kein Bürokonzept, sondern ein Business-Modell

Digitalisierung und digitale Transformation fallen oft in einem Satz. Noch häufiger werden die Wörter als Synonyme verwendet, dabei gibt es einen grundlegenden Unterschied: Die Digitalisierung beschreibt den Vorgang, analoge Dokumente und Prozesse in die elektronische Form zu bringen. Dagegen steht die digitale Transformation für die Entwicklung und Optimierung dieser Prozesse.

Setzen Sie auf die digitale Transformation

Besonders kleinere Unternehmen durchlaufen lediglich eine Digitalisierung, indem Sie auf Papier verzichten. Ohne eine digitale Business-Transformation bleiben dann die gewünschten Effekte wie gesteigerte Produktivität und Effizienz größtenteils aus. Dabei liegt die größte Chance durch einen Digital Workplace in der gleichzeitigen Entwicklung des Unternehmens. Zeitintensive und fehleranfällige Geschäftsprozesse werden zu teil-automatisierten Workflows. Mitarbeiter geben ganze Arbeitsschritte einfach an die Software ab und werden dadurch entlastet.

Entwickeln Sie Geschäftsprozesse, die besser, schneller und einfacher sind – und nicht nur digital.

Ein Wandel, der das ganze Unternehmen betrifft

Die Entwicklung, die ein Unternehmen bei einer digitalen Transformation durchläuft, ist so tiefgreifend, dass man schon von einem neuen Business-Modell sprechen kann. Alle Abteilungen profitieren und die Geschäftsführung bekommt endlich ein Tool, mit dem sie das Unternehmen bestmöglich steuern kann.

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Was sollte ein Digital Workplace mitbringen?

Ein Digital Workplace besteht aus Hard- und Software. Da diese Beschreibung noch viel zu abstrakt ist, werden wir konkreter.

Voll eingerichteter Arbeitsplatz

Zu einem Digital Workplace gehört eine vollfunktionsfähige Infrastruktur sowie ein technisch eingerichteter Arbeitsplatz. Dieser setzt sich in der Regel aus Computer, Bildschirm, Tastatur und Maus zusammen. Ein Computer ist allerdings nicht mobil und erfüllt damit nicht die Kriterien für flexibles Arbeiten. Daher sollte Ihre Wahl lieber auf ein mobiles Endgerät fallen. Ergänzende Geräte sind beispielsweise ein Headset und eine Webcam, damit Ihre Mitarbeiter auch bequem von zu Hause an Meetings teilnehmen können.

Dokumentenmanagement-System

Als Basis eines digitalen Arbeitsplatzes sehen wir ein Dokumentenmanagement-System, welches Schnittstellen zu weiterer Software bietet. Dieses ist in der Lage, den gesamten Prozess entlang eines Dokumenten-Lebenszyklus abzubilden und sorgt für ein einheitliches Ablagesystem.

• Zentraler Informationsort
• Intelligente Ablage
• Schnelle Suche
• Übergreifende Kollaboration
• Gesetzeskonforme Archivierung
• Digitale Geschäftsprozesse

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Collaboration Tools – die moderne Zusammenarbeit

Interne Zusammenarbeit

Die räumliche Distanz war bei der internen Zusammenarbeit in großen Unternehmen schon immer ein Problem. Standortübergreifende Projekte benötigen einen großen Zeitrahmen, die Kommunikation ist asynchron und nur der Projektleiter kennt den genauen Status. Homeoffice und remote Arbeiten erschweren die Zusammenarbeit auch in kleineren Unternehmen.

Ein Workspace bringt alle Mitarbeiter an einen Ort

Ein Collaboration Tool schafft einen Workspace, in dem alle Mitarbeiter an einem Ort zusammenarbeiten – nur eben virtuell. Dokumente werden zeitgleich bearbeitet. Ein Check-in und Check-out-Prozess führt die Zusammenarbeit und bietet aufeinander aufbauende Prozesse. Durch digitale Gesprächsnotizen, eine automatische Dokumentation und Versionierung sind alle Projektteilnehmer immer auf dem gleichen Stand. Projektentscheidungen sind jederzeit nachvollziehbar. Damit bietet ein Collaboration Tool sogar Vorteile gegenüber der Face-to-Face Zusammenarbeit.

Externe Zusammenarbeit

Fördern Sie die Zusammenarbeit mit Partnern, Lieferanten und Kunden. Über webbasierte Tools (Workplace as a Service) laden Sie externe Mitarbeiter einfach in Ihren Workspace ein und arbeiten gemeinsam an Dokumenten. Denken Sie daran, wie einfach in Zukunft die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater, Rechtsanwalt und Weiteren sein kann.

Solch ein Collaboration Tool sorgt auch für einen geführten Informationsfluss. Es entsteht eine Art Extranet, indem sich außenstehende über das Unternehmen informieren können.

Wissensmanagement über alle Hierarchieebenen hinweg

Ein Unternehmen wächst nur dann, wenn die Mitarbeiter mitwachsen. Durch Fort- und Weiterbildungen erlernen Ihre Arbeitnehmer neue Soft- und Hardwareskills, die das gesamte Unternehmen voranbringen. Dafür sollten Sie eine E-Learning-Plattform schaffen, wo fachspezifische Fertigkeiten vermittelt werden.

Das Dokumentenmanagement-System von d.velop bietet Schnittstellen zu den führenden E-Learning-Plattformen, damit Sie den Digital Workplace um eine wesentliche Komponente ergänzen können.

Vorteile von E-Learning

• Weiterbildung im Selbststudium
• Motivation
• Kreatives Lernen durch Videos
• Zeit- und ortsunabhängig lernen
• Zielgenaue Weiterbildung
• Unternehmensweite Lösungsansätze bei fachspezifischen Fragestellungen

Digital Workplace Webinar

Einführung einer E-Learning Plattform: Praxisbericht der Stadt Wuppertal

Erhalten Sie im Webinar detaillierte Einblicke und exklusive Tipps aus erster Hand: von der Entscheidung für das E-Learning über die Herausforderungen in der Praxis bis hin zur abschließenden Umsetzung bei der Stadt Wuppertal.

Inhalte des Webinars

• Projekt-Initiierung und -Vorgehen
• Herausforderungen der Stadt Wuppertal
• Live-Demo d.velop customer E-Learning

Starten Sie mit nur einem Klick direkt das Webinar.

Social Intranet und Communication

Das digitale Schwarze Brett

Gibt es neue Mitarbeiter, werden Stellen abgebaut, gab es Erfolge oder Misserfolge, wie steht es um das Unternehmen? Zum Zugehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter gehört auch zu wissen, was gerade im Unternehmen geschieht, wie es sich verändert und wie sich dies auf die eigene Arbeit auswirken kann. Schaffen Sie mehr Transparenz und ermöglichen Ihren Arbeitnehmern, jederzeit up to date zu sein.  

Datenschutz

Cloudbasierte digitale Arbeitsplätze (Cloud Office) bieten zwar den Vorteil, dass Ihre Mitarbeiter schnell von unterwegs auf Daten zugreifen können, bringen aber auch viele Unsicherheiten mit sich. Sind die Daten wirklich sicher? Gerade die DSGVO schreibt einen hohen Sicherheitsstandard vor, den Sie als Unternehmen einhalten müssen.

Cloud-Software oder On-Premises

Bei der Frage nach dem Datenschutz muss zuerst eine grundlegende Entscheidung getroffen werden. Wollen Sie die Daten in einem angemieteten Rechenzentrum speichern oder lieber auf dem eigenen Server? Eine pauschale Lösung gibt es da nicht und hängt immer von Ihren spezifischen Anforderungen ab. In dem Blogbeitrag On Premises oder in der Cloud, kaufen oder mieten, haben wir uns schon ausführlich mit dem Thema in Bezug auf ein Dokumentenmanagement-System beschäftigt. Für uns ist jedoch klar: Mit einer Cloudlösung sind Sie deutlich flexibler und genießen bei der richtigen Wahl des Cloudanbieters oftmals höhere Sicherheitsvorkehrungen, als Sie selbst garantieren könnten.

Prozessoptimierung & Qualitätssicherung

Digital Workplace und digitale Transformation gehen Hand in Hand und sollten sich gegenseitig unterstützen. Die Software darf nicht statisch sein und sollte Raum für weitere Entwicklungen bieten. Besonders bei wachsenden Unternehmen sind skalierbare Workflows wichtig. Achten Sie bei der Wahl der Software beispielsweise auf zubuchbare Ad-Ons und ausreichende Schnittstellen. So passt sich Ihr System immer flexibel an.  

Echtzeit-Reportings als Grundlage für Entwicklung

Wissen Sie eigentlich, wie viele laufende Verträge Sie haben, welche diesen Monat auslaufen oder wie viele Rechnungen gerade im Umlauf sind? Damit Sie Ihr Unternehmen als Geschäftsführer optimal leiten und Entscheidungen treffen können, sollten Sie solche Zahlen kennen. Statt eine Übersichtserstellung in Form einer Exceltabelle im Controlling anzufordern, gibt es einfachere Wege.

Ein digitaler Arbeitsplatz bietet individualisierbare Dashboards, in denen Sie die wichtigsten Informationen einfach und übersichtlich aufbereitet bekommen. Dadurch haben Sie alle relevanten Kennzahlen tagtäglich im Blick – und das als Echtzeit-Report.

Basierend auf diesen Reportings entdecken Sie Optimierungspotenziale und machen Fehlerquellen schneller aus. Der Digital Workplace wird somit zum Tool der Qualitätssicherung.

Employee Experience

Nicht zuletzt sollte der digitale Arbeitsplatz eine gute Employee Experience schaffen. Eine einfache und intuitive Bedienung entscheidet über Anwenderfehler und Nutzerakzeptanz. Die Softwarelösungen sollten sich innerhalb des Arbeitsplatzes fließend ineinanderfügen und optimal ergänzen. Abgekapselte Tools, die sich nicht in den Digital Workplace einfügen, stören den Workflow und bieten Fehlerpotenziale. Achten Sie daher auf ein ausgeklügeltes Konzept. Die Anzahl der Tools sollte zudem auf die kleinste, notwendige Zahl reduziert sein. Denn mehr hilft nicht immer mehr.

Personalisierte Anwendungen

Alle Software innerhalb des d.velop Universums ist darauf ausgerichtet, die richtigen Informationen zu liefern. Also solche, die der jeweilige Anwender tatsächlich benötigt. Daher lassen sich die Dashboards individuell gestalten: Ein Mitarbeiter der Buchhaltung bedarf anderer Kennzahlen als ein Mitarbeiter aus dem Vertrieb. Auch die Enterprise Search kann angepasst werden. So bekommen zwei Mitarbeiter eines Unternehmens unterschiedliche Ergebnisse zu einem Kunden, abhängig von den geforderten Informationen.

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6 Stationen auf dem Weg
zum Digital Workplace

Station 1: Vorbereitung

Sind Sie schon mal in den Urlaub gefahren, ohne vorher zu tanken, die Reiseapotheke aufzufüllen und die Reiseroute auf Baustellen und Staus zu prüfen? Wir zumindest nicht. Genau wie jede entspannte Reise benötigt das Projekt Digital Workplace erst ein paar Vorbereitungen, bevor es losgeht.

IST-Status festhalten

Schauen wir uns erst einmal an, wie die IST-Situation aussieht. Welche Software ist bereits in Ihrem Unternehmen im Einsatz, welche Workflows werden abgebildet und wo liegt noch Optimierungspotenzial? Ein Medienbruch ist beispielsweise immer ein Hinweis darauf, dass der Workflow an dieser Stelle ins Stocken gerät und an Effizienz verliert. Außerdem sollten Sie eine Bestandsaufnahme machen und festhalten, wie die technische Ausstattung der Mitarbeiter ist.

Anforderungen definieren

Beginnen Sie nun, die Ziele zu definieren. Wo genau soll die Reise hingehen? Was wollen Sie mit der Einführung des Digital Workplace erreichen?

 Dabei sind einige Ziele sehr weit gefasst:

• Umsatz und Produktivität steigern
• Kosten reduzieren
• Homeoffice/remote Arbeit ermöglichen
• Erleichterte Zusammenarbeit
• Mitarbeiter binden

Andere sind hingegen sehr spezifisch:

• Das manuelle Eintragen der Rechnungsdaten in das ERP-System kostet Zeit und es entstehen häufig Fehler. Daher sollten die Daten automatisiert von der eingescannten Rechnung in das System übertragen werden.
• Bisher müssen Gehaltsabrechnungen ausgedruckt und per Post versendet werden, da es kein konformes System gibt, welches die Abrechnungen elektronisch an den Mitarbeiter überreicht.
• Aktuell bestehen mehrere Insellösungen im Unternehmen, wodurch ein einziges Dokument in gut drei unterschiedlichen Systemen, teilweise mit unterschiedlichem Status, kursieren.

Je konkreter Sie hier sind, umso einfacher ist es anschließend, das Digital-Workplace-Konzept zu entwickeln und benötigte Software zu definieren. Außerdem erleichtert es später die Konfiguration der Workflows und die Erstellung von Individual-Lösungen.

Budget definieren

In diesem Schritt sollten Sie auch das Budget definieren. Viele Anwendungen sind in verschiedenen Paketen erhältlich. Mit einem Blick auf Kosten und Anforderungen fällt später die Entscheidung leichter.

Digital-Workplace-Konzept entwickeln

Da Start und Ziel festgelegt sind, fehlt nur noch der richtige Weg. Diesen legen Sie in dem Konzept genau fest. Hier definieren Sie die Hard- und Software, die benötigt wird. Außerdem welche Anforderungen Sie an die Software haben, beispielsweise, dass sie Schnittstellen zu bereits integrierter Software haben sollten.

Große Unternehmen und Konzerne haben hier einen großen Bedarf an Unterstützung. Daher bieten wir ein großes Partner-Netzwerk an Digitalisierungsberatern, die sich auf die unterschiedlichsten Branchen und Lösungen spezialisiert haben.

Unser Tipp: Viele Hersteller bieten Demo-Versionen für ihre Anwendungen an, damit Sie das System auf Funktionen und Bedienbarkeit prüfen können. Diesen Service sollten Sie nutzen und die Anwendungen ausprobieren. Testen Sie beispielsweise unser Dokumentenmanagement-System 30 Tage lang kostenlos.

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Station 2: Equipment anschaffen und Infrastruktur aufbauen

Hardware anschaffen

Jeder Mitarbeiter benötigt die entsprechende technische Ausstattung, damit er zu jeder Zeit und von überall aus arbeiten kann. Daneben muss auch die technische Infrastruktur im Unternehmen stimmen. Bieten etwa die Konferenzräume Bildschirme und moderne Videokonferenz-Systeme oder wurde ein System eingerichtet, wodurch jeder den Arbeitsplatz flexibel wechseln kann? Es ist an der Zeit, die Grundlage für den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft zu schaffen.

Software anschaffen

Nun ist die Software an der Reihe. Erwerben Sie alle Software, die Sie in Ihrem Digital-Workplace-Konzept vorgesehen haben. Entscheiden Sie sich für eine Software mit Cloud-Lösung, ist der Kauf meist nur wenige Klicks entfernt. Bei der On-Premises-Lösung ist etwas mehr Aufwand gefragt, doch hier erhalten Sie persönliche Unterstützung.  

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Station 3: Daten ins System übertragen und Prozesse im Unternehmen etablieren

Software integrieren und einrichten

Die d.velop lässt Sie bei keinem Schritt allein. Nach Kauf der Anwendungen unterstützt Sie ein Mitarbeiter bei der Einrichtung und Anbindung von ergänzen Lösungen. So bauen Sie Stück für Stück den Digital Workplace auf, legen die Workflows fest und genießen den vollen Funktionsumfang.

Dokumente digitalisieren

Waren Ihre Prozesse bisher papierbasiert, liegt vermutlich die größte Aufgabe noch vor Ihnen: Die Digitalisierung all Ihrer Papierdokumente. Verschiedene Dienstleister bieten Unterstützung beispielsweise durch einen Scanservice, der all Ihre Dokumente digitalisiert.

Unser Tipp: Beginnen Sie schon frühzeitig, Ihre Partner, Kunden und Lieferanten auf die Digitalisierung vorzubereiten und bitten Sie um digitale Eingangsrechnungen. Dadurch reduziert sich die eingehende Post und der Digitalisierungsaufwand nimmt mit der Zeit enorm ab.

Daten integrieren

Nun gilt es die Systeme mit Daten anzureichern, etwa mit den Stammdaten aller Kunden, Partner, Lieferanten und Mitarbeiter. So lassen sich die Dokumente bei der Überführung ins Dokumentenmanagement-System direkt den richtigen Attributen zuordnen und in der entsprechenden digitalen Akte direkt ablegen.

Mitarbeiter vorbereiten

In diesem Schritt sollten Sie auch beginnen, Ihre Mitarbeiter auf die Digitalisierung einzustellen. Bieten Sie ausgewählten Mitarbeitern einen Zugang zum System, wodurch sie die Usability und die Workflows bereits testen können. So entdecken Sie oftmals noch kleine Lücken und Schwachstellen, die Sie zeitnah beheben können. Gleichzeitig werden diese Mitarbeiter zu Ansprechpartnern für Ihre Kollegen und können bei der Einrichtung und der Bedienung unterstützen.

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Station 4: Anwendungen personalisieren

Zugriffsberechtigungen einrichten

Der digitale Arbeitsplatz eröffnet Ihren Mitarbeitern eine ganz neue Welt. Diese Welt sollte aber nicht zu groß sein. Nicht jeder Mitarbeiter darf auf Gehaltsabrechnungen oder Verträge zugreifen. Gleichzeitig dürfen die Arbeitnehmer nicht im plötzlichen Informationsüberfluss versinken. Jeder soll eben die Information finden, die er benötigt. Entwickeln Sie daher das entsprechende Zugriffs-Konzept und richten Sie dieses ein.

Personalisierte Dashboards

Erstellen Sie personalisierte Dashboards in den Systemen, welche auf den Informationsbedarf einzelner Abteilungen oder auch Personen angepasst sind. Eine Abteilung sollte im eigenen Dashboard zum Beispiel nur Aufgaben und Performancestatistiken finden, die für diese Abteilung relevant sind. Die Personalabteilung interessiert schließlich meist nicht, wie viele Rechnungen gerade im Umlauf sind.

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Station 5: Der große Roll-out

Nach so viel Planung, Anpassung, Konfigurationen und Testphasen kann es endlich losgehen – die Roll-out-Phase beginnt. Es wird sich anfühlen, als sähen Sie Ihr Kind das erste Mal laufen. Auch wenn es noch etwas wackelig auf den Beinen ist, gewöhnt es sich schnell an die neue Haltung und schon bald fängt es an zu rennen. So soll es auch bei dem Roll-out aussehen. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern den nötigen Support und schon bald ist der Digital Workplace fester Bestandteil in Ihrem Arbeitsalltag.

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Station 6: Partner, Lieferanten und Kunden einbinden

Was im Unternehmen funktioniert, funktioniert auch über die Organisation hinaus. Durch Collaboration Tools und App-Anwendungen binden Sie Ihre Kunden, Partner und Lieferanten in die Prozesse mit ein. Viele werden es Ihnen danken und haben vielleicht schon darauf gewartet, denn auch bei ihnen ist die Digitalisierung in vollem Gange.

Starten Sie noch heute Ihre Reise zum Digital Workplace.

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Die häufigsten Fragen zum Digital Workplace