Fachlösungen für den Handel

Setzen Sie auf das Dokumentenmanagement für den Handel mit passgenauen Lösungen für die Digitalisierung Ihrer Prozesse. In Handelsunternehmen fallen Tag für Tag Hunderte, ja Tausende von Dokumenten und damit zusammenhängende Aufgaben an: Rechnungen von Lieferanten, Lieferscheine, Schriftwechsel, die Koordination von Bestellungen und Nachbestellungen oder die Einhaltung von Skontofristen. Und das alles jeden Tag und z.B. bei Handelsketten meist sogar an mehreren Standorten.

Mit einem Dokumentenmanagement für den Handel sind wichtige Informationen einfach verfügbar. Damit ist die Abstimmung Ihrer sämtlichen Handelsaktivitäten sowie aller damit zusammenhängenden administrativen Aufgaben wesentlich präziser. Und obendrein gewinnen Sie deutlich mehr Transparenz.

Digitaler AktenordnerKassendatenarchivierung

Mit der Kassendatenarchivierung von d.velop erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen der GoBD im Hinblick auf die revisionssichere Archivierung Ihrer Kassendaten. Sie haben so alle relevanten Daten unveränderbar und jederzeit verfügbar gespeichert.

Dokument unterzeichenDigitale Unterschrift

Mit der qualifizierten elektronischen Signatur unterschreiben Sie Verträge und andere Dokumente einfach und schnell digital. So sparen Sie wichtige Zeit und bares Geld bei der Digitalisierung im Handel.

Bündeln der Aktivitäten im VertragsmanagementDigitale Akten

In elektronischen Akten stehen Ihnen alle Unterlagen zu Lieferanten, Kunden, Partnern, Filialen oder Projekten übersichtlich zusammengefasst und jederzeit zur Verfügung.

Digitale VerträgeFacility Management

Die Immobilien- und Facility-Management Lösung basiert auf Microsoft TEAMS und ecspand. Verträge, Dokumente und Schriftverkehr werden in Akten zusammengeführt. TEAMS als Arbeitsoberfläche greift auf Microsoft und SAP Dokumente zu.

        • Ein Auszug unserer Kunden

        • eismann Tiefkühlservice
        • Linda
        • Jacques Wein Einzelhandelsgesellschaft GmbH
        • Marc O'Polo
        • Lohmann und Rauscher
        • Karstadt Logo
        • WM Fahrzeugteile
        • JAB Josef Anstoetz KG
        • Bleker Gruppe Logo
      • KDW Group Logo
      • Popken

“Unsere alte Vorgehensweise war recht umfangreich und bestand aus vielen Arbeitsschritten. Oft dauerte es lange bis Rechnungen zum Beispiel zugestellt waren.“

Kathrin Bleker, Projektverantwortliche der IT-Abteilung der Bleker Gruppe

So sieht’s in der Praxis aus – Die Bleker Gruppe

Als besonders papierlastige Branche profitiert vor allem der Handel von einem digitalen Dokumentenmanagement.
Denn um die kaum beschreibbare Papierflut – Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Lieferscheine etc. – zu bewältigen, ist hier deutlich mehr gefragt als nur die Zusammenarbeit mit einem Scandienstleister. Damit Sie hier weiterhin wettbewerbsfähig bleiben, benötigen Sie Lösungen, die Ihre Dokumente und Informationen digital verwalten, jederzeit verfügbar halten und in alle relevanten Prozesse integrieren.

Wie das aussehen kann? Schauen Sie sich das Projekt bei der Bleker Gruppe an!

Rechnungen? Alles manuell bei der Bleker Gruppe

Auch die Bleker Gruppe vertraute noch stark auf Papier: „Die Post ging in unseren Filialen ein, wurde geöffnet, gestempelt, manchmal bereits vorkontrolliert und dem entsprechenden Sachbearbeiter auf den Tisch gelegt. Alles manuell“, beschreibt Kathrin Bleker.

Vom Sachbearbeiter gingen Rechnungen dann zum Filialleiter oder zum Abteilungsleiter, der die Papiere gegenzeichnete und an die Buchhaltung schickte: ein gewachsener Prozess, der allein für den Transport der Papiere bis zu einer ganzen Woche Zeit in Anspruch nahm. Und: Jede Rechnung ging durch viele Hände. Die d.velop AG griff für die Eingangsrechnungsverarbeitung auf eine eigene Software-Lösung zurück, die die Rechnungen aus einem Scanner entgegennimmt, digital speichert und innerhalb der bestehenden SAP-Strukturen zugänglich macht. Das System prüft die Rechnung auf Plausibilität, indem es die Daten aus dem Briefkopf und aus den Positionen der Rechnung ausliest und selbstständig untersucht, ob etwa die Summen korrekt sind. Die Dokumente und Informationen werden im Dokumentenmanagement archiviert. Die erkannten Rechnungsinformationen, die korrekt klassifiziert werden konnten, laufen im SAP-Eingangsrechnungsbuch ein. Parallel startet der Freigabeprozess.

 

Citroen Handel der Bleker Gruppe
Handel Bleker Gruppe

Digitales Eingangsrechnungsbuch

Das Eingangsrechnungsbuch ist für die Buchhaltung der zentrale Überblick und informiert darüber, welche Zahlungsmodalitäten es aktuell für das Unternehmen gibt, welche Rechnungen rein gekommen sind und welche Rechnung sich in welchem Bearbeitungs-Status befindet. Mit dem Eingangsrechnungsbuch wissen die Bearbeiter beispielsweise immer, welche Rechnung gerade in der Freigabe ist. Die Buchhaltung der Bleker Gruppe erfährt also automatisch, wenn ein Freigabeprozess vielleicht zu lange dauert und das pünktliche Ziehen von Skonto gefährdet wird.

Nach Abschluss dieses Prozesses übergibt das System alle Daten inklusive der Vervollständigung aus dem Workflow, die die Mitarbeiter vorgenommen haben, an die Standard-SAP-Tabellen. „Unsere Lösung ist vollständig ins SAP integriert“, beschreibt Ronny Gäbler, „und das System arbeitet mit unterschiedlichen Nutzerrollen. Man kann also bestimmen, welcher Mitarbeiter welche Art von Rechnungen bis zu welchem Budget freigeben darf.“

 

Revisionssichere Archivierung

Die Software legt die Rechnungen revisionssicher ab, auch die unterschiedlichen Versionen eines Dokumentes und die Bearbeitungen sind nachvollziehbar und sicher gespeichert. Sie können vom Anwender nicht aus Versehen gelöscht werden. Die beteiligten Mitarbeiter haben einen Überblick über alle Rechnungen und können zentral auf alle zugreifen. Die Nutzer können die Dokumente per Mausklick aufrufen und müssen nicht mehr zum Aktenschrank laufen.

Durch die digitale Übermittlung entfallen die Arbeit und der Zeitaufwand, Dokumente physisch transportieren zu müssen. Die Buchhaltung der Bleker Gruppe hat unmittelbar Zugriff auf die Rechnung. Allein dieser Schritt spart schon eine ganze Woche Zeit ein. Zudem müssen die Mitarbeiter in den Filialen die Rechnung nicht mehr kontrollieren, das übernimmt die Buchhaltung.

Jeep Handel der Bleker Gruppe
Handel mit Autoteilen - Bleker Gruppe

Vorkontierung am gleichen Tag

Im Endeffekt liegen der Buchhaltung eingegangene Rechnungen nun schon am gleichen Tag zur Vorkontierung vor. Früher gingen die Rechnungen manchmal erst nach drei bis sieben Tagen in der Buchhaltung ein. Das Scannen der Eingangsrechnungen erfolgt in einer Mischform, sowohl zentral als auch dezentral: Die Buchhaltung ist auch der Standort, der die meiste Post bekommt, die dort auch zentral bearbeitet wird. Filialen scannen die Eingangspost nun ein und senden die Daten an die Buchhaltung.

Diese Automatisierung und Digitalisierung bei Bleker bringen nicht nur für alle Beteiligten eine erhöhte Sicherheit und eine deutliche Zeitersparnis mit sich, sondern auch ganz handfeste betriebswirtschaftliche Vorteile:

  • Ersparnis: Die Bleker Gruppe kann Skonto nun pünktlich ziehen
  • Fehlerquellen reduziert: Rechnungen gehen durch weniger Hände
  • Zugriffszeit: Digitalisierte Rechnungen sind viel schneller auffindbar als Rechnungen auf Papier
  • Arbeitserleichterung: Buchhaltung weiß immer, wer die Rechnung gerade bearbeitet
  • Sicherheit: System meldet, wenn die Bearbeitung einer Rechnung zu lange dauert
  • Automatisierung: System bearbeitet wiederkehrende Rechnungen weitgehend selbsttätig
  • Zeit wird frei: Mitarbeiter in den Filialen sparen rund eine Stunde Arbeit ein, da durch Digitalisierung Bearbeitungszeit für Rechnungen wegfällt

 

Wir konnten unser Prozedere abkürzen, sodass die Rechnung nun zwar immer noch von Hand geöffnet wird, vom Mitarbeiter aber direkt mit einem Barcode versehen und mit handelsüblichen Scannern digitalisiert wird.

Kathrin Bleker, Projektverantwortliche der IT-Abteilung der Bleker Gruppe

Weitere glückliche Kunden

eismann Tiefkühl-Heimservice GmbH

Ein hoher Serviceanspruch benötigt auch eine effiziente Unternehmensorganisation, weshalb eismann ab sofort auf eine stärkere Digitalisierung der Dokumentenprozesse setzt. Für die Auswahl des Lösungspartners wurde zunächst eine Vorauswahl im Markt vorgenommen, um sich anschließend von zwei Anbietern in Use Cases die Umsetzung der Anforderungen demonstrieren zu lassen.

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BRAX Leineweber

Effizientere Prozesse bei BRAX Leineweber durch smarte Umsetzung der digitalen Personalakte von d.velop durch die 2B Consulting GmbH. Während BRAX Leineweber mit einem Dienstleister knapp 100.000 Seiten digitalisierte, setzte sich die d.velop und die 2B Consulting an die Umsetzung von d.3ecm und machte das System fit für die Anforderungen der Modemarke.

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Pietsch Unternehmensgruppe

Die Pietsch Unternehmensgruppe ist seit 17 Jahren zufriedener d.velop Kunde und hat unter anderem die zentrale SAP-Belegarchivierung erfolgreich umgesetzt. Die elektronische Bearbeitung, automatische Weiterleitung und Verteilung sowie die Prüfung und Genehmigung von Lieferanten-Eingangsrechnungen via Workflow ist ebenfalls bereits umgesetzt.

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Digitalisierung im Handel

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Aus unserem Blog

Auf dem d.velop Blog behandeln wir regelmäßig aktuelle Inhalte. Denn die Umsetzung der Digitalisierung im Handel ist eine Herausforderung. Daher erklären, begleiten und veranschaulichen wir den Prozess für Sie!

Die manuelle und automatisierte Rechnungsverarbeitung im Vergleich – Eine Prozessanalyse

Mit einem Dokumentenmanagement haben Unternehmen die perfekte Basis um langfristig alle Prozesse im Unternehmen zu digitalisieren und in weiten Teilen zu automatisieren. Es lassen sich sogenannte Workflows für verschiedene Bereiche implementieren. Hierbei empfiehlt es sich, mit den Prozessen zu starten, die am meisten schmerzen.

Annika Dölle
Zum Blogeintrag

Komplizierte Facility Management Software muss nicht sein: In drei einfachen Schritten unabhängig werden

Vielen Unternehmen, die heute im Facility Management unterwegs sind, fällt die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse nicht leicht. Die Abläufe in der Gebäudeverwaltung sind häufig formularbasiert und werden zum großen Teil manuell bearbeitet. Viele Gewerke erfordern für ihre Ausführung Handwerkerleistungen als Betreibernachweise. Diese sind geprägt durch manuelle Leistungs-/Stundennachweise oder Wartungs- und Reparaturprotokolle. Gleichzeitig wächst aufgrund geringer Margen der Druck, die Prozesskosten deutlich zu senken.

Frank Braun
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Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?

Alles, oder sagen wir besser Vieles, funktioniert heute digital oder elektronisch. Was früher undenkbar war, ist heute Alltag. Früher hat man noch Verträge per Hand unterzeichnet, heute funktioniert das bereits “digital” bzw. elektronisch. Doch was ist eigentliche eine elektronische Signatur und was darf ich eigentlich damit unterschreiben?

Alexander Heesch
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Haben Sie noch Fragen?

Gerne besprechen wir mit Ihnen, wie Sie die Digitalisierung im Handel angehen können und wie genau dabei Ihre Prozesse in Ihrem Haus aussehen können. Wir rufen Sie gerne zurück.

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Stephanus Schürmann
Market Director Retail