Fachlösungen für den Handel

Die Bücher müssen stimmen: Zusammen mit guten Angeboten und einer zahlenden Kundschaft gehört die Buchführung zu den wichtigsten Elementen im Berufsleben eines Kaufmanns. Händler legen daher meist großen Wert auf eine leistungsstarke und zuverlässige Kassen-Software. Doch im Büro selbst liegen oft Potenziale für Automatisierung brach.

So wie ein Kassensystem das lästige Addieren von Preisen für den Händler übernimmt, kann auch ein Dokumentenmanagement zeitraubende Verwaltungsabläufe verschlanken. Im Handel fallen täglich Tausende Dokumente und damit Aufgaben an: Rechnungen, Lieferscheine, Schriftwechsel, Bestellungen – und das an vielen Standorten. Ein digitales Dokumentenmanagement macht entscheidende Informationen in einem Wimpernschlag verfügbar.

Digitaler AktenordnerKassendatenarchivierung

Nicht jedes Kassensystem archiviert die Daten so, dass ein Kaufmann rundum zufrieden damit ist. Die Kassendatenarchivierung von d.velop erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen („GoBD“) und speichert alle relevanten Daten unveränderbar und jederzeit verfügbar.

Dokument unterzeichenDigitale Unterschrift

o Vorbei sind die Zeiten, in denen eine qualifizierte digitale Signatur noch aufwändige Hardware oder langwierige Software-Installationen voraussetzte. Die digitale Unterschrift mit d.velop Sign funktioniert zügig und reibungslos und macht Verträge überdies unveränderbar.

Bündeln der Aktivitäten im VertragsmanagementDigitale Akten

Mancher Kunde braucht nicht mal einen Bon, andere Kunden kennt der Händler persönlich, und das seit Jahren. Da hilft eine digitale Akte, Informationen zu Projekten, Lieferanten, Partnern und Filialen zusammenzufassen und jederzeit an jedem Standort auf einen Blick darzustellen.

Digitale VerträgeFacility Management

Eine klare Übersicht ist die Voraussetzung für Kontrolle und Effizienz. Das gilt erst recht im Bereich Gebäudeverwaltung. Dafür braucht es gerade keine der gängigen Softwareprodukte zum Computer-Aided-Facility-Management, sondern nur die Kombination aus Microsoft TEAMS und ecspand.

        • Ein Auszug unserer Kunden

        • eismann Tiefkühlservice
        • Linda
        • Jacques Wein Einzelhandelsgesellschaft GmbH
        • Marc O'Polo
        • Lohmann und Rauscher
        • Karstadt Logo
        • WM Fahrzeugteile
        • JAB Josef Anstoetz KG
        • Bleker Gruppe Logo
      • KDW Group Logo
      • Popken

“Unsere alte Vorgehensweise war recht umfangreich und bestand aus vielen Arbeitsschritten. Oft dauerte es lange bis Rechnungen zum Beispiel zugestellt waren.“

Kathrin Bleker, Projektverantwortliche der IT-Abteilung der Bleker Gruppe

Eingangsrechnung am gleichen Tag in der Vorkontierung – Bleker Gruppe

Mit neun Autohäusern an fünf Standorten und über 700 Mitarbeitern ist die Bleker Gruppe im Münsterland in NRW ein regionaler Player, mit dem man rechnen muss. 8500 Fahrzeuge übergibt die Gruppe jährlich an ihre Kunden und macht so gut 350 Millionen Euro Umsatz im Jahr. Neun bekannte Marken vereint die Gruppe unter ihrem Dach, darunter Alfa Romeo, Peugeot und Nissan. Da ist es selbstverständlich, dass täglich Verwaltungsarbeit anfällt. Das bedeutete in der Vergangenheit vor allem: Papier.

Die Ausgangslage

Viele Rechnungen und andere Dokumente aus den Filialen mussten zur Bearbeitung in die zentrale Buchhaltung. Das hatte oft ein Fahrer erledigt, der sowieso schon zwischen den Standorten pendelte, um Autos zu bringen oder abzuholen. Die Papiere gingen durch viele Hände. Gerade beim Thema Rechnungen kann das unnötige Verzögerungen oder Verkomplizierungen für ein Unternehmen bedeuten. „Die Post ging in unseren Filialen ein, wurde geöffnet, gestempelt, manchmal bereits vorkontrolliert und dem entsprechenden Sachbearbeiter auf den Tisch gelegt. Alles manuell“, beschreibt Kathrin Bleker, die Projektverantwortliche der IT-Abteilung der Bleker Gruppe.

Citroen Handel der Bleker Gruppe
Handel Bleker Gruppe

Digitale Eingangsrechnung

Diese Prozesse wollte die Bleker Gruppe beschleunigen und zugleich die Prozessqualität verbessern. Auf der Suche nach einem Partner für die Digitalisierung entdeckte die Bleker Gruppe die d.velop AG. Nach einer kurzen Analyse war klar, dass Bleker die eigenen Prozesse nicht vollständig umkrempeln musste. Eine SAP-konforme, digitale Eingangsrechnung gehörte zunächst zu den ersten Schritten ins papierarme Büro. Die Lösung der d.velop AG nimmt Rechnungen aus einem Scanner entgegen, speichert sie digital und macht sie innerhalb der bestehenden SAP-Strukturen zugänglich. Per Volltextsuche können Mitarbeiter in den Dokumenten recherchieren, und das System prüft die Rechnungen auf Plausibilität. Parallel laufen die Rechnungsinformationen im SAP-Eingangsrechnungsbuch ein und der Freigabeprozess startet.

Zeitsparender Überblick über Rechnungen, Dokumente, Akten

Mit dem digitalen Eingangsrechnungsbucht der d.velop AG hat die Buchhaltung der Bleker Gruppe immer einen Überblick und aktuelle Informationen darüber, welche Zahlungsmodalitäten es aktuell gibt. Zugleich zeigt das System an, welche Rechnungen offen sind und welche sich in welchem Bearbeitungs-Status befinden. So können sich die Mitarbeiter beispielsweise anzeigen lassen, welche Rechnungen zurzeit in der Freigabe sind. Dauert ein Freigabeprozess länger, zeigt das System das an – und auch, wenn die Frist für das Abziehen von Skonto für das schnelle Begleichen von Rechnungen naht.

Vollständige SAP Integration

Ist ein Prozess abgeschlossen, übergibt das System alle Daten inklusive der Vervollständigungen aus dem Workflow der Mitarbeiter an die Standard-SAP-Tabellen. „Unsere Lösung ist vollständig ins SAP integriert“, beschreibt Ronny Gäbler, der zuständige Projektmanager bei der d.velop AG, „und das System arbeitet mit unterschiedlichen Nutzerrollen. Man kann also bestimmen, welcher Mitarbeiter welche Art von Rechnungen bis zu welchem Budget freigeben darf.“

Revisionssichere Archivierung

Die digitale Eingangsrechnung legt die Rechnungen revisionssicher ab. Dazu gehören auch unterschiedliche Versionen eines Dokumentes. Alle Bearbeitungsschritte sind nachvollziehbar und sicher vor Veränderungen gespeichert, ein Anwender kann diese nicht aus Versehen löschen. Und weil die Rechnungen nun digital vorliegen, muss niemand mehr zum Aktenschrank, um Papiere zu suchen. Die Schriftstücke sind per Volltextsuche oder Mausklick erreichbar. Auch der Aufwand, Dokumente physisch transportieren zu müssen, entfällt. So reduziert die Bleker Gruppe gleichzeitig mögliche Fehlerquellen, zum Beispiel durch die Zustellung einer Papier-Rechnung an die falsche Kostenstelle. Allein diese Verbesserungen sparten schon eine ganze Woche Zeit ein.

Jeep Handel der Bleker Gruppe
Handel mit Autoteilen - Bleker Gruppe

Vorkontierung am gleichen Tag

Im Endeffekt liegen der Buchhaltung eingegangene Rechnungen nun schon am gleichen Tag zur Vorkontierung vor. Früher gingen die Schriftstücke manchmal erst nach drei bis sieben Tagen in der Buchhaltung ein. Durch die digitale Eingangsrechnung haben Mitarbeiter mehr Zeit für kreative Arbeit. Das ist die Grundlage einer stromlinienförmigen Verwaltung, die strukturiert Vorgänge abarbeitet, statt sich zu verzetteln. Das bring handfeste betriebswirtschaftliche Vorteile:

    • Ersparnis: Die Bleker-Gruppe kann Skonto nun pünktlich ziehen
    • Fehlerquellen reduziert: Rechnungen gehen durch weniger Hände
    • Zugriffszeit: Digitalisierte Rechnungen sind viel schneller auffindbar als Rechnungen auf Papier
    • Arbeitserleichterung: Buchhaltung weiß immer, wer die Rechnung gerade bearbeitet
    • Sicherheit: System meldet, wenn die Bearbeitung einer Rechnung zu lange dauert
    • Automatisierung: System bearbeitet wiederkehrende Rechnungen weitgehend selbsttätig
    • Zeit wird frei: Mitarbeiter in den Filialen sparen rund eine Stunde Arbeit ein, da durch Digitalisierung Bearbeitungszeit für Rechnungen wegfällt

 

Wir konnten unser Prozedere abkürzen, sodass die Rechnung nun zwar immer noch von Hand geöffnet wird, vom Mitarbeiter aber direkt mit einem Barcode versehen und mit handelsüblichen Scannern digitalisiert wird.

Kathrin Bleker, Projektverantwortliche der IT-Abteilung der Bleker Gruppe

Weitere glückliche Kunden

eismann Tiefkühl-Heimservice GmbH

Eine Menge Papier fiel bei den Verwaltungsaufgaben im Personalbereich und im Fuhrparkmanagement von eismann an. Dieses Papier gehört nun der Vergangenheit an. Eine digitale Personalakte und ein digitales Archiv für Fahrzeug-Dokumente machen das möglich. Beides hilft täglich, Arbeitszeit zu sparen – durch schnellere Zugriffszeiten und flexiblere Querverbindungen. Doch bei der Entscheidung für das d.3ecm hat auch noch etwas ganz anderes eine große Rolle gespielt.

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BRAX Leineweber

Print-Personalakten haben zwar etwas beruhigend Handfestes – doch man kann sie nur einmal herausgeben, und die Suche nach Details macht Arbeit. Digitale Akten bieten komfortable Möglichkeiten, die die Arbeit in der Personalabteilung erleichtern. Zudem sind sie sicher und einfach in der Handhabung. Deshalb setzt BRAX Leinweber seit 2015 auf digitale Personalakten.

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Pietsch Unternehmensgruppe

Schneller Zugriff auf Belege für alle Mitarbeiter in allen Niederlassungen, die über drei Bundesländer verteilt sind: Anfang der 2000er-Jahre führt die Pietsch Unternehmensgruppe nicht nur betriebswirtschaftliche Anwendungen von SAP ein, sondern aktualisierte auch ihr Dokumentenmanagementsystem. Gleichzeitig.

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Digitalisierung im Handel

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Aus unserem Blog

Auf dem d.velop Blog behandeln wir regelmäßig aktuelle Inhalte. Denn die Umsetzung der Digitalisierung im Handel ist eine Herausforderung. Daher erklären, begleiten und veranschaulichen wir den Prozess für Sie!

Kassenführung 2020 – Diese rechtlichen Anforderungen gilt es zu erfüllen!

Seit einigen Jahren bereits sind Registerkassen stärker im Blick der Finanzämter. Auch im neuen Jahrzehnt gibt es Neuerungen, die es bei der Kassenführung 2020 zu beachten gilt. Dieser Blogartikel greift die Anforderungen auf, die für eine Gesetzes-  und GoBD konforme Kassenführung 2020 eingehalten werden müssen.

Lisa Böcker
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Komplizierte Facility Management Software muss nicht sein: In drei einfachen Schritten unabhängig werden

Vielen Unternehmen, die heute im Facility Management unterwegs sind, fällt die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse nicht leicht. Die Abläufe in der Gebäudeverwaltung sind häufig formularbasiert und werden zum großen Teil manuell bearbeitet. Viele Gewerke erfordern für ihre Ausführung Handwerkerleistungen als Betreibernachweise. Diese sind geprägt durch manuelle Leistungs-/Stundennachweise oder Wartungs- und Reparaturprotokolle. Gleichzeitig wächst aufgrund geringer Margen der Druck, die Prozesskosten deutlich zu senken.

Frank Braun
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Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?

Alles, oder sagen wir besser Vieles, funktioniert heute digital oder elektronisch. Was früher undenkbar war, ist heute Alltag. Früher hat man noch Verträge per Hand unterzeichnet, heute funktioniert das bereits “digital” bzw. elektronisch. Doch was ist eigentliche eine elektronische Signatur und was darf ich eigentlich damit unterschreiben?

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Stephanus Schürmann
Market Director Retail