Dokumentenmanagement für Hochschulen und Universitäten
DiGitalisierung von hochschulen und universitäten
Der digitale Mitarbeitenden-Arbeitsplatz
Ob Bewerbungen, Leistungsnachweise, Klausuren oder Anträge und Rechnungen – in deutschen Hochschulen und Universitäten fallen täglich unzählige Dokumente an. Ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) bietet eine zentrale Plattform zur effizienten Bearbeitung, Verwaltung sowie revisionssicheren Archivierung. Vervollständigt wird der digitale Mitarbeitendenarbeitsplatz mithilfe ergänzender Lösungen, wodurch rechtliche Anforderungen erfüllt und das interne Wissensmanagement verbessert werden.
eAkten für Hochschulen & Universitäten
Mit der eAkte von d.velop beschleunigen, vereinfachen und optimieren Sie die Dokumenten-Verwaltung und schaffen einen zentralen Informationspunkt für jegliches Wissen. Typische eAkten in Hochschulen und Universitäten:
- Studierendenakte: Schaffen Sie eine ganzheitliche Abbildung aller Geschäftsprozesse während des gesamten studentischen Lebenszyklus.
- Drittmittelakte: Organisieren Sie alle relevanten Projektinformationen für die verschiedenen Prozesse der Drittmittelbewirtschaftung.
- Personalakte: Gewährleisten Sie eine strukturierte, rechtssichere Ablage sowie transparente Bearbeitung aller Personaldokumente mit der digitalen Personalakte.
Dokumentenbasierte KI-Funktionen
Nutzen Sie die KI-Funktionalitäten innerhalb Ihres DMS oder bauen Sie Ihren eigenen KI-Assistenten. Die KI-Lösung der d.velop vereinfacht und automatisiert alltägliche Routineaufgaben, was zu einer besseren Ressourcennutzung und höheren Zufriedenheit bei Studierenden und Mitarbeitern führt.
- KI-gestützte Erfassung, Erkennung und Verarbeitung von Inhalten sowie Mustern
- Reduktion manueller Fehler, insbesondere bei administrativen Tätigkeiten
- Präzisierung von Suchergebnissen und intelligente Analyse von Datensammlungen
Digitale und automatisierte Verwaltungsprozesse
Dank des d.velop process studio entlasten Sie Mitarbeitende bei wiederkehrenden Aufgaben, indem Sie Geschäftsprozesse aus verschiedenen Bereichen und mit unterschiedlicher Komplexität digitalisieren sowie automatisieren:
- Beschleunigung standardisierter Abläufe wie Zulassungen oder Exmatrikulation
- Vereinfachte Umsetzung ohne fundierte IT-Kenntnisse dank Low-Code Ansatz
- Geschäftsprozessmanagement orientiert am Standard der BPMN 2.0
Nahtlose Schnittstellen zu weiteren Hochschulsysteme
Mit dem Dokumentenmanagement-System für die moderne Hochschule oder Universität erhalten Sie eine Integrationsplattform, die zugleich über vielfältige Schnittstellen verfügt. Dank einer nahtlosen Anbindung greifen Sie direkt aus Ihren gewohnten Systemen auf die eAkte zu.
- Campusmanagement-Systeme: Stellen Sie einen lückenlosen Kommunikationsfluss durch Schnittstellen zu z. B. CAMPUSonline oder HISinOne sicher
- Finanzen: Integrieren Sie Fachanwendungen wie HIS ERP Finanzen, MACH M2 Finanzen oder SAP für Beschaffung, Buchhaltung und Rechnungswesen
- Personalwesen & -Abrechnung: Verknüpfen Sie Programme wie HIS ERP Personal, SAP und MACH Personalmanagement mit Ihrem DMS
Dokumente rechtssicher signieren
Eine elektronische Signatur beschleunigt langwierige Unterschriften-Prozesse – nicht nur für die Hochschule und deren Mitarbeitende, sondern ebenso für Studierende. Mithilfe der cloudbasierten Software-Lösung d.velop sign erfolgt eine vollständige Digitalisierung unter Einhaltung der Datenschutz-Standards.
- Zeitersparnis: Kein Gang zum Drucker, keine langen Wartezeiten
- Kostensenkung: Papier, Druck- und Versandkosten werden merklich reduziert
- Ortsunabhängigkeit: Dokumente standortunabhängig unterzeichnen
Elektronische Studierendenakte in Ihrem DMS
In diesem kurzen Video zeigen wir Ihnen, wie Sie mithilfe der elektronischen Studierendenakte alle Prozesse während des gesamten studentischen Lebenszyklus in Ihrem DMS abbilden können:
- Dokumentenannahme mit direkter Ablagemöglichkeit aus jeglichen Eingangskanälen
- Von der automatischen Aktenbildung durch Synchronisierung bis zur Stammdatenvererbung
- Revisionssichere Speicherung sowie Berechnung von Aussonderungsdaten
Starten Sie mit nur einem Klick.
300+ Fachverfahrensintegrationen
Nahtlose Integrationen
Entdecken Sie über 300 Fachverfahrensintegrationen. Dabei gilt: Bestehende Fachverfahrensanwendungen werden uneingeschränkt als führende Komponenten bewertet. Resultierend daraus wird das nachgelagerte DMS mit seinen Aktenbildungsfunktionen und der Möglichkeit der vorgangsbezogenen Dokumentenablage präzise abgestimmt.
WEBINAR: Das Kompetenzzentrum eakte.nrw als Partner
So profitieren Hochschulen von der eStudierendenakte
Die elektronische Studierendenakte gewinnt im Zuge der digitalen Transformation an Hochschulen immer mehr an Bedeutung. Erfahren Sie in diesem Webinar, wie die Zusammenarbeit zwischen dem Kompetenzzentrum eAkteCC.NRW und der d.velop die Hochschulen bei der Einführung und Nutzung der eStudierendenakte unterstütz.
Auszug unserer Themen
- Vorstellung eStudierendenakte: d.velop-Standard
- Vorstellung eStudierendenakte: eAkteCC.NRW
- Herausforderungen bei der Einführung: eAkteCC.NRW & d.velop
FH Münster setzt auf digitales Vertragsmanagement
Das Vertragsmanagement ist für die gesamte Fachhochschule Münster bedeutsam, besonders vor dem Hintergrund der Einführung des § 2b UStG, nach dem die Umsatzsteuerpflicht grundsätzlich für alle juristischen Personen des öffentlichen Rechts in den Bereichen gilt, in denen selbstständig und nachhaltig Einnahmen erzielt werden. Das Vertragsmanagementsystem soll die eigenständige Prüfung erleichtern, ob Verträge § 2b-relevant sind.
Tutorials & Demo-Videos unserer Softwarelösungen für Hochschulen und Universitäten
Wissensswertes
Wir halten Sie über all die Chancen der Digitalisierung auf dem Laufenden
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Referenz-Guide: 5 Best Practices-Beispiele zur Digitalisierung im öffentlichen Dienst
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EVB-IT Vertrag: Die Macht der Digitalisierung im modernen Vertragswesen
Blog-Artikel
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Lösungsbeschreibung: eAkte für Hochschulen und Universitäten
Factsheet
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§ 2b UStG sorgt für Handlungsdruck in der öffentlichen Verwaltung: Vertragsmanagement als Faktor
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Mithilfe eines DMS schneller im komplexen Labyrinth der Gesetze orientieren
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BITV 2.0 und das Prinzip digitaler Mobilität
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Evolution der IT: Die Rolle von Cloud-Computing im Public Sector
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Mit dem digitalen Kompass durch den Sitzungs-Dschungel: Sitzungsmanagement clever meistern
Webinar
FAQ
Häufige Fragen zum DMS für Hochschulen und Universitäten
Eine eStudierendenakte ist eine elektronische Akte auf Basis eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) für eine revisionssichere, datenschutzkonforme und medienbruchfreie Ablage, Verarbeitung und Aufbewahrung der Daten und Dokumente von z. B. Bewerbenden, Immatrikulationen, Studierenden, Prüfungen und Exmatrikulationen. So kann mithilfe einer eStudierendenakte der gesamte studentische Lebenszyklus in einer ganzheitlichen Akte abgebildet werden.
1. Verbesserte Kommunikation zwischen den Studierenden und der Studierendenverwaltung
2. Vereinfachte, datenschutzkonforme Bewerbungs-, Zulassungs- und Immatrikulations-Prozesse
3. Ortsunabhängige, schnelle Suche von Dokumenten – ob in der Fakultät, im Institut oder im Fachbereich; je nach von Zugriffsrechten
4. Reduzierung von Rückfragen zum Bearbeitungsstand eines Vorgangs seitens Mitarbeitenden, Bewerbenden oder Studierenden
5. Revisionssichere Archivierung studierendenrelevanter Dokumente
– Fachlichkeit liegt weiterhin im Fachverfahren.
– Automatische Übernahme der Vorgänge aus dem CaMS in das DMS (Studierendenakte/Bewerbendenakte), sodass vom Fachverfahren geführte Akten im DMS liegen.
– Akten werden anschließend durch unterschiedliche Quellen mit Dokumenten gefüllt. Nicht alle Dokumentquellen sind in den CaMS abgebildet. Hier ist der Vorteil, dass es einen zentralen Anlaufpunkt für die Akte/Dokumente gibt.
– CaMS muss Dokumente nicht mehr direkt vorhalten, sondern nur noch Verweise auf das DMS.
– Prozesse/Teilprozesse, die nicht im CaMS abgebildet werden können/sollen, können auf Basis der Akte/Dokumente im DMS abgebildet werden.
– Zugänglichkeit von Dokumenten/Akten abseits vom CaMS für „externe“ Personen (z. B. Prüfende von Abschlussarbeiten oder die Rechtsabteilung bei Klageverfahren).
eStudierendenakte
ePersonalakte
eBeschaffungsakte
eBeschaffungsakte inkl. Rechnungseingangsbearbeitung
Vertragsmanagement
Vorlagenmanagement
Digitale Unterschrift
Schriftgutverwaltung
eDrittmittelakte
Sitzungsmanagement
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Einblicke in die d.velop Software
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