Digitalisierung für die Möbelindustrie

Von der Handarbeit – in durchgehend digitalisierte Prozess

Dokumentenmanagement für die Möbel- und Holzindustrie


Die Möbelindustrie wie auch die Holzindustrie, kommen aus einem Handwerk mit oftmals alter Tradition. Doch auch an dieser Branche geht die Digitalisierung nicht vorbei. Holz ist längst ein Hightech-Baustoff. In kaum einer anderen Baubranche ist der Automatisierungsgrad in der Produktion derart weit fortgeschritten, wie bei der Holz verarbeitenden Industrie. Demgegenüber arbeiten Hersteller und Händler entlang der gesamten Logis­tik­kette noch häufig manuell und mit nur wenig digitalisierten Prozessen. Doch auch die Verwaltung und der Handel mit Holz und Möbeln erforderen agile Geschäftsprozesse, erhöhte Effizienz sowie einen ausgeprägten Service­grad.

Allrounder für die Verwaltung

Ein digitales Dokumentenmanagement kann sozusagen zum Allrounder für die Verwaltung werden. Etwa mit der Maschinenakte, die Betriebsanleitungen, Ersatzteilkataloge und Wartungsprotokolle zusammenfasst. Oder mit der Projektakte, die den Beteiligten fachbereichsübergreifend alle Informationen an einer Stelle zusammenführt. Und die Buchhaltung kann mit der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung Fahrt aufnehmen, die selbsttätig Belege auf Plausibilität prüft, an die entsprechende Kostenstelle weiterleitet und die Bearbeitung protokolliert.

Maschinenakte

Wissen, wo eine Information zu finden ist, spart Zeit und Nerven. Eine digitale Maschinenakte sammelt Anleitungen, Kataloge und Wartungsunterlagen sowie alle anderen Papiere rund um eine Maschine. Schneller Zugriff ohne langes Suchen, und das an allen Standorten.

Projektakte

Mit unserer digitalen Projektakte können Sie alle Informationen fachbereichsübergreifend und zentral an einer Stelle zusammenführen und einsehen. Alle Beteiligten können die Informationen jederzeit schnell und einfach finden, bearbeiten und neue Belege ergänzen.

  Produktakte

Im Laufe des Lebenszyklus eines Produktes fallen Unmengen an Dokumenten an. Von der Produktidee bis hin zur technischen Anleitung kann die digitale Produktakte Informationen zusammenfassen. Das System liest gescannte Papiere selbsttätig aus und sortiert die Informationen in die bestehenden Akten ein.

  Eingangsrechnungsverarbeitung

 Wie viele Rechnungen sind eingegangen? Welche davon sind offen? Welche Stelle gibt den Beleg am schnellsten frei? All das sind Informationen, die eine digitale Eingangsrechnung liefert. So macht sich das System mit der Zeit selbst bezahlt – indem die Buchhaltung zum Beispiel Skonto pünktlich abziehen kann.

Referenzen


Folgende Unternehmen aus der Möbelindustrie und der Holzindustrie setzen bereits auf d.velop:

Die Eingangsrechnungsverarbeitung senkt die Kosten, sorgt für eine bessere Auskunftsfähigkeit und führt letztlich dank der effizienteren Bearbeitung zu schnelleren Abschlüssen.

Günter Winkler
IT-Leiter
Parador GmbH

Benutzerfreundliches Dokumentenmanagement mit passgenauer SAP-Schnittstelle – Parador GmbH


Wohnlich, gemütlich, heimelig: Die Parador GmbH in Coesfeld entwickelt seit 1977 Produkte zur Boden-, Wand- und Deckengestaltung. Mit 550 Mitarbeitern in Coesfeld (NRW) und Güssing (Österreich) liefert das Unternehmen Parkett, Laminat, elastische Böden sowie Wand- und Deckenpaneele. Gefertigt wird in Deutschland und in Güssing. Wer so viel mit Holz arbeitet, weiß: Schnittstellen müssen perfekt passen. Deshalb setzt Parador auf das Dokumentenmanagementsystem d.3ecm, dass sich nahtlos in die bestehende SAP- und IT-Landschaft einfügt.

Wie das aussieht? Schauen Sie sich den Projektverlauf der Parador GmbH genauer an!

Parador GmbH – Die Herausforderung

2016 kaufte die NORD Holding Unternehmensbeteiligungsgesellschaft mbH Parador samt Tochtergesellschaften. Damit wurde Parador aus der Hüls-Unternehmensgruppe und ihrer SAP-Welt herausgelöst. Als eigenständige Firma galt es, eine eigene SAP-Systemlandschaft zu errichten. Dazu setzten IT-Fachleute die Spezialsoftware cbs Enterprise Transformer ein. Straffe Zeit- und Budgetvorgaben stellten sicher, dass der Aufbau nach Plan verlief. Parador setzte zu diesem Zeitpunkt bereits das Dokumentenmanagementsystem d.3ecm ein. Tatsächlich nutzt Parador bereits seit 1999 Software von d.velop. Trotzdem prüfte das Unternehmen, welche Software den eigenen Anforderungen am besten entsprach. Es blieb bei d.3ecm – und das System überzeugt bis heute.

SAP-Archivierungs- und Dokumentenmanagementszenarien

Sowohl der Funktionsumfang von d.3ecm als auch die passgenauen Integrationsmöglichkeiten gaben für Parador den Ausschlag, sich erneut für d.velop zu entscheiden. Eine speziell für SAP entwickelte Schnittstelle des Dokumentenmanagementsystems unterstützt die unterschiedlichsten Nutzungsmöglichkeiten. Das erstreckt sich von der Archivierung, über die Recherche bis in die Verwaltung. Niedrige Kosten pro Arbeitsplatz treffen auf eine nutzerfreundliche Benutzeroberfläche, die sich auf Übersichtlichkeit und leichte Bedienbarkeit fokussiert.

Die Installation und Einrichtung von d.3ecm dauerte nur vier Monate: Die Daten aus dem alten System gingen unverändert in das neue System über. Das war auch aus rechtlichen Gründen notwendig. Unterstützend begleitete die Migration ein d.velop SAP-Kompetenzteam, bestehend aus erfahrenen SAP-Beratern und -Entwicklern. Das d.3ecm fungiert dabei auch als Dokumentenarchiv für die Dokumente aus den SAP-Modulen Buchhaltung, Vertrieb und Einkauf. Externe Dokumente aus Vertrieb und Logistik gehen ebenfalls ins d.3ecm-Archiv.

SAP-Schnittstelle – Kommunikation per API

Besonderen Wert wurde bei der Umstellung auf die Überarbeitung der Schnittstellen zu SAP gelegt. Ziel war es, eine optimierte, verschlankte Übergabe der Dokumente an das ECM-System umzusetzen. In der alten Lösung sorgten sogenannte Calls für die Datenübergabe. Diese wurden durch eine API-Schnittstelle abgelöst, sodass Dokumente direkt in das ECM übergeben werden können. Die zuvor notwendige Zwischenspeicherung ist damit obsolet. In der Konsequenz sorgte dieser deutlich schlankere Ansatz dafür, dass der Wartungsaufwand erheblich geringer wurde. Parador ist daher nun in der Lage, sein ECM-System gleichsam in Eigenregie zu pflegen. Da die Daten aus SAP in der neuen Konstellation direkt an das ECM-System übergeben werden, mussten beide Systeme zeitgleich arbeitsfähig sein. Aber auch dies konnte problemlos sichergestellt werden. Damit gehört d.3ecm nun zusammen mit dem Microsoft Active Directory, Microsoft Exchange, der Windows- sowie Office-Welt und den drei SAP-Systemen ERP (Enterprise Resource Planning), LE (Logistic Execution) und BW (Business Warehouse) zu den tragenden IT-Plattformen der Parador GmbH.

Das Ergebnis – Umfassender Ausbau der d.velop Produkte

Mitarbeiter können Dokumente nun leichter finden, bearbeiten oder in Archiven recherchieren. Das Dokumentenmanagement ist nahtlos in die SAP-Umgebung integriert. Mit wenigen Klicks oder Suchbegriffen finden die einzelnen Abteilungen digitale und gescannte Papiere, Zeichnungen und Daten wieder. Aufgrund der positiven Erfahrungen mit d.3ecm ist der weitere Ausbau der Lösung fest bei der Parador vorgesehen. 2017 wurde die Dokumentenarchivierung, die direkt aus dem CRM und PIM (Produktinformationsmanagement) heraus erfolgt, erfolgreich eingeführt. Weiterhin geplant ist die E-Mail-Archivierung aus Exchange heraus, die Einführung einer workflowbasierten digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung sowie das Vertragsmanagements. Durch die Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP, die in 2019 weiter Fahrt aufgenommen hat, profitieren Anwender von deutlich verbesserten, übersichtlichen Workflows, denn damit wird die automatische Verbuchung, Prüfung und Freizeichnung von Rechnungen möglich. Und dies in direkter, nahtloser Anbindung an SAP, auch an Bestellwesen und Finanzbuchhaltung.

Wir arbeiten konsequent an der Digitalisierung unseres Unternehmens. Und ein wichtiger Eckpfeiler dabei ist d.velop

Günter Winkler
IT-Leiter
Parador GmbH

Digitale Akten in M365 – ein Muss für die Industrie

Denn diese Erfahrung hat wohl jedes Unternehmen einmal gemacht: Projekte, die sich teils über Monate ziehen, eine große Menge an Dokumenten und Daten „verursachen“ und in denen eine Vielzahl von Mitarbeitern involviert sind. In unserem 30 minütigen Webinar am erklären Ihnen unser SharePoint-Spezialist Gerrit Heselhaus und Account Manager Georg Bilstein, warum sich der Einsatz eines Aktentemplates für Sie lohnt – sowohl in Bezug auf Projekte, als auch in weiteren Anwendungsfällen.

Weitere glückliche Kunden

Sie möchten mehr zum Thema Branchenprozesse erfahren?


Auf dem d.velop blog behandeln wir regelmäßig Themen rund um die Digitalisierung um die Branchenprozesse neu zu denken. Wir erklären, begleiten und veranschaulichen!