Dokumentenmanagement in der Kirchenverwaltung
Reformation der Kirchenverwaltung
Von manueller Suche zum
digitalen Dokumentenmanagement
Von großen Diözesen und Landeskirchen über Bistümer bzw. Kirchenkreise bis hin zu kleinen Kirchen- bzw. Pfarrgemeinden – die Digitalisierung stellt alle Formen der kirchlichen Verwaltungsorganisationen vor Herausforderungen. Erschwerend kommt hinzu, dass Kirchen als Träger weiterer Institutionen, wie z. B. Kindergärten, Schulen, Pflegeeinrichtungen, Krankenhäuser und Beratungsstellen, häufig dezentral organisiert sind. So entstehen an verschiedenen Orten zahlreiche Vorgänge und damit einhergehend ein Vielfaches an (heute noch analogen) Dokumenten.
Um diesen komplexen Zusammenhängen Herr zu werden, bedarf es einer digitalen Reformation hin zu einer modernen Kirchenverwaltung. Nur mithilfe von automatisierten Arbeitsprozessen können Mitarbeitende entlastet werden. So schaffen Sie wieder mehr Zeit für die Arbeit am Menschen und die Nähe zur Gemeinde. Auch aus Arbeitgebersicht ist eine digitale Transformation mittlerweile unerlässlich, um sich auf dem Fachkräftemarkt zu behaupten und sich als attraktiver Arbeitgeber bei jungen Menschen auf Dauer zu bewähren.
- 22000 x evangelische Kirchen-Gemeinden bzw. katholische Pfarreien gibt es in Deutschland
- 12 % erkennen eine ganzheitliche Digitalisierungsstrategie Ihrer Kirchengemeinde
Dokumentenmanagement für Bistümer, Kirchen & Gemeinden
Mit Hilfe eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems versammeln Sie alles Wichtige an einer zentralen Stelle, wie z. B. die Dokumentation von Beschlüssen. Mit der systematischen Digitalisierung und (Neu-)Organisation des Schriftgutes ersparen Sie sich zeitraubende Recherchetätigkeiten. Ausgehend von einem solchen digitalen Dokumentenmanagement-System sind unterschiedliche Ausbauschritte denkbar. Mit unserer DMS-Lösung lassen sich weitere Software-Komponenten nach dem Baukastenprinzip kombinieren. So beseitigen Sie im Handumdrehen manuelle Vorgänge und ersetzen diese durch individuell an die Bedürfnisse Ihrer kirchlichen Organisation angepasste digitale Verwaltungsarbeit.
WEBINAR
Prozessoptimierung & Kollaboration in der Kirchenverwaltung
Erfahren Sie in nur 30 Minuten, wie Sie mithilfe der eAkte Ihre täglichen Verwaltungsaufgaben einfacher und schneller erfüllen können. In diesem Webinar zeigen wir Ihnen, wie eine medienbruchfreie und ortsunabhängige Zusammenarbeit in Ihrer kirchlichen Institution aussehen kann.
Das erwartet Sie
- Bedeutung der „digitalen Kirche“ von heute
- Digitale Prozesse in der Kirchenverwaltung
- Dokumentenmanagement & elektronische Akte
- Kollaboratives Arbeiten in Microsoft 365
eAkte als Grundstein für eine effiziente
kirchliche Verwaltung
Die Kernaufgaben einer elektronischen Akte sind, Vorgänge und Fälle zu dokumentieren, zu verwalten und nachvollziehbar abzubilden. Ob in Papierform oder digital: An die Kirchenverwaltungsregistratur (REGIS) nach Aktenplan gilt die klare Anforderung, dass das Schriftgut durchgängig und revisionssicher zu bewahren ist. Die Mehrwerte, einen digitalen Weg einzuschlagen, liegen auf der Hand:
- Alles im Blick: Der vorgegebene Aktenplan diszipliniert zu einer einheitlichen Ordnung, die wiederum das Auffinden und Zugreifen auf Dokumente erleichtert.
- Alterungsbeständig: Alles bis hin zu wertvollem Archivgut wird sicher und geschützt vor Umwelteinflüssen aufbewahrt. Gleichzeitig entfällt die Verantwortung für eine datensichere Entsorgung von z. B. Papierdokumenten.
- Kosten- & Zeit-Faktor: Der Wegfall von papierbasierter Arbeit reduziert Verwaltungsaufwände, vermindert die Fehleranfälligkeit und setzt im Arbeitsalltag personelle Ressourcen im Sinne der Serviceverbesserung frei.
“Wir haben festgestellt, dass das eins zu eins umsetzen des bisherigen Aktenplans in eine digitale Akte, die Mitarbeitenden unwahrscheinlich gut mitgenommen hat. Sie konnten sich sofort einfinden in die digitale Struktur, die wir haben und konnten vom ersten Tag an, sofort anfangen zu arbeiten.”
Sabine Arnke
Leitung Stabsstelle Organisation & Zusammenarbeit
Ev.-luth. Landeskirche Hannover
Ordnung mit System für jede Art von Registratur
Vorhandenes Schriftgut zu digitalisieren und dieses in der momentanen Registratur lediglich „umzuregistrieren“ reicht nicht aus. Die Umstellung sollte gleichzeitig einem neu konzipierten Aktenplan folgen. Dabei gehören nur jene für das laufende Geschäft notwendigen Dokumente und keine Schriftstücke der Altregistratur in den Aktenplan. Die neue eAkte bietet Ihnen die ideale Chance, zeitgemäße Standards zu schaffen und Prozessabläufe zu optimieren. Bei Bedarf entwickeln wir gemeinsam mit Ihnen eine passende Digitalisierungsstrategie.
Digitale Lösungen für Ihre Kirchenverwaltung
Untenstehend finden Sie alles Wichtige zu unseren Softwarelösungen, passend für die individuellen Anforderungen Ihrer kirchlichen Institution. Gebündelte Informationen im Überblick erhalten Sie in unserem Lösungsflyer.
Schriftgutverwaltung nach Aktenplan
Die allgemeine Schriftgutverwaltung in der Kirchenverwaltung umfasst die Ablage sowie Veraktung laufender Vorgänge und ermöglicht ein komfortables Organisieren und Finden von Schriftverkehr und Dokumenten. Mit nur wenigen Klicks können Sie sowohl fachspezifische Ablagen (Fallakten) als auch allgemeine Schriftgutablagen (Sachakten) umsetzen.
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Elektronische Archivierung
Schriftgut in kirchlichen Organisationen ist eine Langzeitangelegenheit, bei der es sich um nichts Geringeres als das “Erbe der Kirche“ handelt. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen müssen abgeschlossene Vorgänge (Alt-Registratur) gesetzeskonform und rechtssicher archiviert bzw. kassiert werden.
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Digitaler Posteingang
Nutzen Sie einen digitalen Posteingang, um alle Dokumente und Dateien – ganz gleich aus welcher Quelle – einheitlich digital erfassen, klassifizieren, verteilen oder archivieren zu können. So ebnen Sie den Weg zu einer papierlosen Kirchenverwaltung.
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Elektronische Rechnungsverarbeitung
Prüfen Sie die Eingangsrechnungen Ihrer kirchlichen Körperschaften ohne lange Transport- und Laufwege oder unbestimmte Laufzeiten. Schaffen Sie eine tagesaktuelle sowie automatisierte Bearbeitung Ihrer Eingangsrechnung und verpassen Sie keine Fristen mehr.
Digitales Vertragsmanagement
Bilden Sie alle Konkordate und Kirchenverträge über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg zentral ab. Mithilfe einer digitalen Lösung verpassen Sie keine Fristen und haben jederzeit Zugriff auf den Status aller vertragsrelevanten Vorgänge.
3 zentrale Vorteile einer elektronischen Akte gegenüber der Papierakte
Informationsvielfalt
Sorgen Sie institutionsweit, ortsunabhängig und in Echtzeit für eine vollständige Haltung relevanter Daten. Dank einheitlicher Standards geschieht all das unter Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen (z. B. Organisationskonzept E-Verwaltung (OKeVA), TR-ESOR, E-Government-Gesetz).
Transparenz
Beziehen Sie Mitarbeitende in den internen Informationsfluss bzgl. Beratungsvorgängen oder Entscheidungen ein – so vermeiden Sie Inselwissen. Alle Änderungen sind dokumentiert, nachweisbar und auch von Außenstehenden nachvollziehbar – Vertraulichkeit und Datenschutz aller Gemeindemitglieder sind mit ein paar Klicks gewährleistet.
Flexibilität
Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden ein durchgängig medienbruchfreies Arbeiten sowie nutzer-abhängige Konfigurationen für individuelle Einstellungen. Die maximale Interoperabilität bietet die DMS-Anbindung von anderen Fachverfahren oder Anwendungen (z. B. Kidicap Personalwesen, GIS, Archikart, Friedhofsverwaltung) per Schnittstelle.
elektronische Akten für alle Bereiche
Mit einem Dokumentenmanagement-System können Sie unterschiedliche eAkten für verschiedene Anwendungsfälle abbilden und zentral verwalten. Die elektronischen Akten sind jederzeit und an jedem Ort verfügbar, sodass eine dezentrale Bearbeitung auch aus dem Homeoffice problemlos möglich ist.
Alle Mitarbeitenden-Informationen in der digitalen Personalakte
Eine elektronische Personalakte (ePersonalakte) bietet Ihnen zentral abrufbare Informationen über alle Anstellungsverhältnisse Ihrer Mitarbeitenden. Sensible bzw. schutzbedürftige Daten unterliegen einer besonderen Verschlüsselung und werden durch implementierte Zugriffskontrollen sowie ein bewährtes Rollen- und Berechtigungskonzept abgesichert.
Grundbesitz und Eigentum in einer digitalen Liegenschaftsakte
Mit einer digitalen Liegenschaftsakte bilden Sie alle liegenschaftsbezogenen Verwaltungsvorgänge vollständig und effizient ab. Diese kann z. B. Kauf- und Pachtverträge, Nachweise über Nutzungsrechte auf Grundstücken und Dienstbarkeiten sowie den Schriftverkehr zu Grundstücken umfassen. Dadurch können Sie einen digitalen Fluss im Vergabeverfahren gewährleisten.
Institutionsweite Zusammenarbeit mittels Kollaborations-Tools
Die Kombination aus Dokumentenmanagement und den Microsoft-Anwendungen, wie MS Teams, Outlook oder Office, verbessert die Vernetzung zwischen Hauptverwaltung und dezentralen Pfarreien bzw. Gemeinden. Eine Integration in das DMS ermöglicht Ihnen eine simultane Dokumentenbearbeitung, vereinfacht die Zusammenarbeit von Projekt-Teams und bietet eine komfortable sowie smarte Ablage von E-Mails.
Digitalisierung als Erfolgsfaktor für die Gemeinde-Attraktivität
Profitieren auch Sie von der Digitalisierung, indem Sie Ihrer Kirche ein modernes Image verleihen. Als Arbeitgeber können Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden steigern: zum Beispiel mithilfe eines digitalen Onboardings und diverser Bildungsangebote. Überzeugen Sie Ihre Mitarbeitenden auch von der intuitiven Bedienung einer elektronischen Akte – damit erhöhen Sie Akzeptanz und Motivation im Arbeitsalltag.
Wussten Sie es? Innovative Web- und Mobilanwendungen vereinfachen nicht nur die Verwaltungsarbeit, sondern können ebenso von der Gemeinschaft im kirchlichen Umfeld genutzt werden: von Haupt- und Ehrenamtlichen über Verwaltungsfachkräfte bis zu den Seelsorgern:innen. Digitale Angebote verbessern gleichzeitig Ihre Service-Leistungen für die Menschen in Ihrer Gemeinde.
Sie möchten mehr rund um das Thema Digitalisierung erfahren?
Auf dem d.velop blog behandeln wir regelmäßig aktuelle branchenspezifische Inhalte. Denn die Umsetzung der Digitalisierung in Hochschulen und Universitäten ist eine Herausforderung. Daher erklären, begleiten und veranschaulichen wir den Prozess für Sie!
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E-Rechnungsgesetz: Pflicht für E-Invoicing in der öffentlichen Verwaltung
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BITV 2.0 und das Prinzip digitaler Mobilität
In Deutschland nutzen täglich 93 % der Bevölkerung das Internet. Auch für Personen mit Behinderungen eröffnet es bessere Chancen zur gesellschaftlichen Teilhabe – vorausgesetzt, die Technologie ist gemäß BITV 2.0 (Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung), also barrierefrei, gestaltet.
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Ersetzendes Scannen: so gelingt die Umsetzung der TR-RESISCAN
Organisatonen aus verschiedensten Bereichen haben ein gemeinsames Ziel: Papierarchive durch ersetzendes Scannen endgültig aus ihren Kellern zu verbannen. Wie Sie Papierstapel in ein digitales Archiv überführen, ohne Aufbewahrungspflichten zu verletzen erfahren Sie in diesem Artikel.
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Elektronische Schriftgutverwaltung nach Aktenplan Definition, Einsatzmöglichkeiten & Vorteile
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Wie können wir Ihre Kirchenverwaltung unterstützen?
Möchten Sie sich über die verschiedenen Möglichkeiten der digitalen Transformation Ihrer kirchlichen Institution informieren? Oder haben Sie bereits konkrete Fragen zu unseren Lösungen? Sprechen Sie mich gerne an und wir vereinbaren ein unverbindliches Beratungsgespräch. Füllen Sie dazu einfach das Formular aus – wir melden uns bei Ihnen.
