Zeit für Rechnungen

ecspand Rechnungsverarbeitung

ecspand Rechnungsverarbeitung ist eine betriebsbereite Lösung für die Rechnungserfassung und –verarbeitung im Rahmen eines Kreditorenbuchhaltungsprozesses. Sie stellt essenzielle Funktionalitäten für die automatisierte Rechnungsverarbeitung innerhalb einer vorhandenen Unternehmensstruktur bereit.

ecspand-rechnungsverarbeitung-uebersicht

Die Lösung erfasst automatisch Daten aus Gutschriften und Lastschriften, die in der Poststelle oder zentralen E-Mail-Eingängen ankommen. Alle relevanten Rechnungsdaten werden auf die Einhaltung rechtlicher Vorschriften geprüft und anhand integrierter länderspezifischer Regeln validiert, die sich problemlos an neue Geschäftsanforderungen oder zukünftige Änderungen anpassen lassen. Intelligente Tools ermöglichen eine Überprüfung und bei Bedarf Ergänzung und Korrektur von Daten direkt durch den Buchhalter, bevor diese dann automatisch an nachgelagerte Systeme und Geschäftsprozesse übergeben werden.

Betriebsbereit für moderne Unternehmen

  • Reduzierte Implementierungskosten – vorkonfigurierte Rechnungsleselogik ermöglicht sofortigen Start der automatischen Rechnungsverarbeitung
  • Erweiterbare integrierte Logik – zusätzliche spezifische Module für weitere Aufgaben der Dokumentenverarbeitung sind auf Projektbasis hinzufügbar, wie die Verarbeitung von Finanz- und Hypothekendokumenten, Steuerrückzahlungen, Fragebögen, Verträgen usw.

Intelligente Datenextraktion und automatisierte Validierung

  • Rechnungen aus verschiedenen Ländern werden anhand der integrierten Regeln bezüglich der Einhaltung rechtlicher Vorschriften geprüft
  • Relevante Rechnungsdaten werden automatisch extrahiert: Rechnungsnummer, Datum und Status, Stammdaten (Lieferant und Geschäftseinheit), Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Bestellinformationen, Daten zu den Rechnungspositionen, Währungen, Beträge wie Steuern, Skonti und Rabatte, Bankdaten und vieles mehr
  • Automatische Compliance-Prüfungen werden basierend auf integrierten länderspezifischen Einstellungen und Validierungsregeln durchgeführt; diese sind im Hinblick auf neue oder geänderte Geschäftsanforderungen erweiterbar
  • Weitere Länder können zusammen mit ihren Spezifikationen wie Steuersätzen, Währungen, Schlüsselwörtern und Identifizierungsformaten (IBAN, USt-ID) mithilfe der „Country-Pane-Funktion“ hinzugefügt werden, auf Projektbasis oder über einen für ecspand Rechnungsverarbeitung zertifizierten Partner

Abgleich mit Stammdaten und Aufträgen (PO-Matching)

  • Ein automatisierter Abgleich mit Stammdaten aus ERP- und Finanzsystemen vereinfacht die Datenprüfung
  • Auftragsabgleich auf Kopfzeilenebene und Datenabgleich Extraktion der Einzelpositionen für Rechnungen (Line Items)

Extraktion der Einzelpositionen für Rechnungen (Line Items)

  • Extraktion von Rechnungsdaten auf Ebene der Einzelpositionen, wie Preis oder Stückzahl je Position und Gesamtsumme sowie Validierung und Abgleich mit ERP- oder Finanzsystemen
  • Trainingsfunktion für Rechnungspositionen, die nicht korrekt erkannt wurden Intuitive Validierung und Anpassung auf Buchhalter-Ebene

Intuitive Validierung und Anpassung auf Buchhalter-Ebene

  • Eine intuitive Validierungsoberfläche führt die Buchhalter durch die zu prüfenden Felder, inklusive intelligenter Wertvorschläge, Anzeige von Feldausschnitten aus dem Originaldokument, Problembeschreibung und weitere hilfreiche Funktionen
  • Online-Training für neue Rechnungsfelder oder neue Lieferanten – direkt durch den Buchhalter während der Überprüfung der Rechnung – ermöglicht die sofortige Verbesserung der Datenerkennung

Automatisierte Übergabe an nachgelagerte Prozesse und Systeme

  • Nahtlose Integration in die Finanz-Infrastruktur des Unternehmens vereinfacht Genehmigungsabläufe und Archivierung dank bewährter Konnektoren
  • Unterstützung einer direkten Verarbeitung von abgeglichenen Dokumenten und gültigen Rechnungen ohne menschliches Eingreifen (Dunkelbuchung)
  • Übertragung von Rechnungen als elektronisches Format an Archive vereinfacht Prüfungen und ermöglicht rasches Reagieren bei internen oder externen Anfragen; zudem stellt dies die Einhaltung der Aufbewahrungsvorschriften für Finanzdokumente sicher

Ihre Vorteile

  • Erfassung direkt bei Dokumenteneingang
  • Weniger Arbeitsbelastung dank Automatisierung
  • Volle Kontrolle und Transparenz
  • Keine Dokumentverzögerungen oder –verluste
  • Identifikation von Rechnungen mit falscher oder ungültiger Umsatzsteuer
  • Multi-Channel-Verarbeitung für Papier, Fax, E-Mail
  • Größere Transparenz im Hinblick auf Zahlungsverpflichtungen, Fälligkeitstermine und Rechnungsstatus
  • Weiterbearbeitung der Rechnungen in der Lösung ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung
  • Automatisierte Plausibilitätsprüfungen und Abgleiche mit Stammdaten