Digitalisierung / Archivierung

Digitalisieren Sie Papier und archivieren Sie Dokumente sicher elektronisch!

d.velop sorgt für weniger Papier, mehr Transparenz sowie eine rechts- und revisionssichere Speicherung sämtlicher Unternehmensinformationen.

Wir rufen Sie gerne an!

Scannen und Klassifizieren – Digitalisierung von Papierdokumenten

Kopieren, lochen, abheften – das ist endgültig vorbei

Mit dem digitalen Erfassen und automatischen Auslesen von Papierdokumenten beschleunigen Sie ihre Geschäftsprozesse, verkürzen Durchlaufzeiten und unterstützen Ihre Mitarbeiter bei der Abwicklung von Routineaufgaben. Das spart nicht nur Platz, sondern auch bares Geld.

Eine leistungsstarke Scanlösung gehört zu den Kernkompetenzen jedes funktionsfähigen Enterprise Content Managementsystems. Dabei spielt es keine Rolle, ob Dokumente, die Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation auf dem Postweg erreichen, einzeln eingescannt oder als Stapel aus Hunderten von Dokumenten auf einen Schlag digitalisiert werden. Das speziell entwickelte d.velop Scanmodul unterstützt alle denkbaren Szenarien.

Eine ausgefeilte Texterkennung (OCR) überprüft parallel in Sekundenschnelle die eingescannten Dokumente und liest sicher und zuverlässig relevante Informationen wie Kopf- und Positionsdaten aus. Die automatische Validierung gegen bereits bei Ihnen vorhandene Stammdaten erhöht dabei die Erkennungsgenauigkeit.

Das sorgt für eine sichere Klassifizierung um welche Art von Dokumenten es sich handelt und eine saubere Einsortierung von Dokumenten in die zugehörigen digitalen Akten. Von dort aus stehen sie Ihnen jederzeit auf Knopfdruck zur Verfügung – übersichtlich dargestellt in einem digitalen Aktenplan, der sich an der individuellen Ablagestruktur Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation orientiert.

Effektive Fehlervermeidung

Durch die automatische Verarbeitung, vom Scannen bis zur Anzeige des bereits automatisch klassifizierten Belegs in ihrer gewohnten Arbeitsoberfläche, werden Fehlerquellen im Vergleich zum manuellen Übertragen von Rechnungs- und anderen Daten deutlich verringert. Sie sparen zudem wertvolle Zeit, da die Indexierung von Hand ebenfalls auf ein Minimum beschränkt wird.

Das sind Ihre Vorteile einer Digitalisierung von Papierdokumenten:

  • Weniger Aufwand bei der Verschlagwortung von Dokumenten.
  • Schnelleres Arbeiten mit vollständigen Dokumenteninformationen.
  • Intelligentes Auslesen von Rechnungen über Volltextzeichenerkennung (OCR), keine formularbasierte Lösung.
  • Größere Prozesssicherheit durch automatische Zuordnung gescannter Dokumente in die entsprechenden Geschäftsvorfälle.

Elektronische Archivierung

Jederzeit saubere Akten, ohne Kaffeeflecken und dicker Staubschicht.

Die sachgemäße Archivierung digitaler Dokumente in unveränderlichen Formaten wie TIFF oder PDF/A bildet das Herzstück jedes effizienten ECM-Systems. Darum ist das elektronische Archiv von d.velop die ideale Lösung, um Ihre sämtlichen Daten, von Papierdokumenten über technische Zeichnungen bis hin zu E-Mails, revisionssicher und gesetzeskonform an zentraler Stelle vorzuhalten. Und das unabhängig vom ursprünglichen Erzeugersystem.

Mit einem digitalen Archiv von d.velop erfüllen Sie Compliance-Richtlinien wie GoDB, SOX und Co. So können Sie Druck-, Papier- und Lagerkosten effektiv senken. Die bequeme vorgangsbezogene Recherche spart Ihnen darüber hinaus wertvolle Zeit.

Alles an einem Ort

Sämtliche Dokumente, egal ob sie als Papier eintreffen und eingescannt werden oder bereits in digitaler Form vorliegen, werden im elektronischen Archiv an zentraler Stelle abgelegt und stehen Ihnen dort jederzeit zur Verfügung. Das Besondere daran: Kein einziges Dokument ist mehrfach vorhanden, der Zugriff erfolgt stets auf das im Archiv befindliche unveränderbare Dokument. So vermeiden Sie unzählige Kopien in kaum noch nachvollziehbaren Versionen, die sich in Aktenordnern stapeln. Laufende Kosten für ein umfangreiches Papierarchiv minimieren Sie auf ein notwendiges Mindestmaß.

Zur Speicherung der Daten selbst können Sie bei Bedarf auf bereits vorhandene Storagehardware zurückgreifen, sodass der Aufwand für die Einrichtung des elektronischen Archivs für Sie überschaubar bleibt.

Arbeiten wie mit Papier

Die Arbeit mit dem Archiv funktioniert genauso wie mit dem klassischen Aktenordner – nur eben direkt am Bildschirm. Die individuelle Archivstruktur Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation wird in einem digitalen Aktenplan 1:1 abgebildet. Damit lassen sich Dokumente bequem recherchieren, bearbeiten, prüfen oder teilen. Wenn sie das wünschen sogar vollautomatisch per Workflow. Integriert in Ihre gewohnte Anwenderoberfläche ermöglicht das digitale Archiv das blitzschnelle Finden beliebiger Dokumente und Akten. Und das ganz ohne den umständlichen Gang in den Archivkeller.

Das sind Ihre Vorteile einer digitalen Archivierung:

  • Schnelle und bequeme Recherche beliebiger Dokumente.
  • Vorgangsbezogener Zugriff auf verknüpfte Dokumente und Akten.
  • Kein Drucken und manuelles Archivieren von Papierbelegen mehr nötig.
  • Automatische Aktenbildung bei Archivierung neuer Dokumente.
  • Integriert in gewohnte Benutzeroberflächen.