Zentrales Archiv

Digital.
Einfach.
Sicher.

Papierdokumente, technische Zeichnungen, Bilder, Office-Dokumente, Dokumente in SharePoint, Belege aus Ihrer Buchhaltung oder E-Mails – welches Dokument auch immer!

Im zentralen elektronischen Archiv von d.velop findet alles seinen Platz: digital, langzeit- und revisionssicher. Somit natürlich gesetzeskonform und unabhängig vom ursprünglichen Erzeugersystem.

Auf diese Art und Weise archiviert, lassen sich die gespeicherten Dokumente jederzeit spontan recherchieren. Natürlich nur von berechtigten Nutzern. Und dann selbstverständlich bearbeiten, prüfen und verteilen. Mit mobile ECM sogar wenn Sie unterwegs sind.

Warum eigentlich Dokumente digital archivieren?

Gesetzliche Anforderungen

Gesetzliche Anforderungen

Setzen Sie auf Sicherheit. Durch die rechtssichere Speicherung Ihrer Dokumente auf zertifizierten Storagesystemen. Entsprechend dem damit verbundenem Schutz vor Veränderung, arbeiten Sie Compliance-konform. Selbstverständlich werden dabei Aufbewahrungsfristen und Fälligkeiten automatisch berücksichtigt.

Zentrale Verfügbarkeit digital archivierter Dokumente

Zentrale Verfügbarkeit

Alle Dokumente werden zentral und sicher archiviert. Natürlich auch über Standortgrenzen hinweg. Dabei, gerne automatisch, in digitale Akten eingeordnet. So stehen alle Informationen jederzeit und immer aktuell zur Verfügung. Oberndrein können Sie in in jedem Dokument noch nach Jahrzehnten blättern. Denn die Dokumente werden zusätzlich als TIFF oder PDF/A gespeichert.

Digital archivierte Dokumente als Basis geschäftlicher Prozesse

Prozesse gestalten

Digital archivierte Dokumente sind die Grundlage für transparente Geschäftsprozesse. Denn nur mit der jederzeitigen und zentralen Verfügbarkeit von Informationen lassen sich effiziente, elektronische Arbeitsabläufe gestalten. Womit sich die Bearbeitungszeiten und Bearbeitungskosten von Vorgängen dann deutlich reduzieren.

Was benötigen Sie für die Dokumentenarchivierung?

Repository

Zentrales Element der digitalen Archivierung von Dokumenten und Daten ist das Repository. Hier werden sämtliche Informationen verwaltet und durch Verknüpfungen zu digitalen Akten zusammengefasst.
Für das digitale Repository benötigen Sie einen Server mit einer Datenbank und einem Filesystem. Der Server sollte für die zu erwartende Menge an Dokumenten und Informationen passend ausgelegt sein. Sie setzen auf Microsoft SharePoint? Dann nutzen Sie ihn als Repository.

SYSTEMVORAUSSETZUNGEN

Storagesystem

Sie möchten Ihre Dokumente gerne auf Ihren eigenen Systemen archivieren? Dann sind sogenannte Content Adressed Storage (CAS)-Systeme als Langzeitarchivsystem das Mittel der Wahl. CAS-Systeme sind abgeschlossene Festplattensysteme, die durch ihren internen Aufbau dafür sorgen, dass ein Überschreiben und Ändern von Dokumenten nicht möglich ist. Womit sie für die Archivierung von geschäftlichen Belegen bestens geeignet sind, müssen diese doch revisionssicher archiviert sein.

UNTERSTÜTZE STORAGESYSTEME

Grafik zum Ablauf der Dokumentenarchivierung

Alternative Cloud Storage

Oder Sie archivieren Ihre Daten und Dokumente in der Cloud. Dabei müssen Sie Vorsorge treffen, dass die Daten jederzeit zurückgeholt werden können. Denn es kann immer der Fall eintreten, dass der Cloudbetrieb des Providers eingestellt wird.
Um sich davor zu schützen, kann es ratsam sein, auf größere etablierte Anbieter zu setzen. Hat man sich ausreichend abgesichert, ist der cloud-basierte Archivierungsansatz eine sinnvolle Alternative.

MEHR ERFAHREN

Integrationen

Daten und Dokumente entstehen in vielen Systemen im Unternehmen. Damit Dokumente im digitalen Archivsystem abgelegt werden können, muss zu den erzeugenden Systemen eine Verbindung hergestellt werden. Nahtlos integriert, greifen Sie dann direkt aus der jeweiligen Anwendung auf die Informationen im Archiv zu. Anwender nutzen so ihr gewohntes Programm und arbeiten ganz automatisch mit einen zentralen, digitalen Archiv und einem übersichtlichen Dokumentenmanagement.

INTEGRIERTE SYSTEME

Einfache Recherche im Archiv

Sie wünschen sich, mit wenigen Schritten zu den für sie relevanten Informationen zu gelangen.
d.velop-Systeme unterstützen Sie in Ihren Recherchen im digitalen Archiv auf vielfältige Art und Weise.

Jedes Dokument und jede Akte ist mit einer Vielzahl von Schlagworten versehen. Diese Schlagworte nennet man auch Metadaten. Deswegen können Sie gezielt nach Informationen, wie z.B. einer Rechnungsnummer, suchen. Neben dieser gezielten Suche können Sie in d.velop-Systeme auch à la “Google” suchen. Damit Sie komfortabel relevante Informationen herausfiltern können, unterstützen d.velop-Systeme Sie mit Vorschlägen für die Recherche. Diese Funktion ist Ihnen aus Onlineshops, wie z.B. Amazon, vermutlich bereits vertraut.

Jedes Dokument befindet sich, falls gewünscht, in einer Aktenstruktur. So können Sie auch bequem durch diese Struktur navigieren. Entweder um die gewünschten Informationen zu erhalten oder um sich einen Überblick zu verschaffen.

Alle Elemente lassen sich als Favoriten speichern. Ein erneutes Recherchieren der Information wird damit überflüssig. Die Rechercheparameter lassen sich als Suchvorlage abspeichern. So kann die Recherche zu einem späteren Zeitpunkt erneut ausgeführt werden. Und Sie können somit evtl. neue Informationen einfach finden.

Dokumentenarchivierung kennenlernen

Dokumentenarchivierung von d.velop ist eine etablierte Standardlösung. Durch intuitive, individuell anpassbare Oberflächen richten Sie das elektronische Archiv schnell, einfach und transparent ein. Und auch die Administration erfolgt einfach und übersichtlich.

Die Dokumentenarchivierung erfüllt alle geltenden Compliance-Anforderungen. Dank individuellem Rechtekonzept für den Archivzugriff erhöht sie den Datenschutz. Und erlaubt damit, nach der digitalen Archivierung, optional die rechtskonforme Vernichtung von Originalbelegen. Das reduziert den “Datenmüll”.

Und zur Datenspeicherung können Sie Ihre bereits vorhandene Storage-Hardware nutzen oder erweitern.

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Dokumentenarchivierung auf einen Blick

Dokumentenarchivierung - Speicherung
Rechtlich sichere Speicherung von Dokumenten
Volltextsuche für ein elektronisches Archiv
Volltextsuche im d.velop-System für archivierte Dokumente
Anzeige und Export archivierter Dokumente in die Anwendung
Anzeige und Export von Dokumenten in die Anwendung
Dokumentenarchivierung - Basis digitaler Prozesse
Basis für Anzeige und Bearbeitung von Unternehmensprozessen

Erfahren Sie mehr rund um das Thema Dokumentenarchivierung im d.velop Blog

Rechtssichere elektronische Archivierung – Ein Standard in der EU? Mitnichten …

Allein wer nach deutschem Recht seine Dokumente rechtssicher – oder wie man zumeist hört revisionssicher – digital archivieren möchte, hat die ein oder andere Reglementierung zu beachten. Dabei ist man schnell geneigt davon auszugehen, dass diese Reglementierungen auf europäischem Recht basieren. Demzufolge auch in anderen EU-Staaten Gültigkeit haben. Doch das dies mitnichten so ist, zeigt sich deutlich am Beispiel Italien. Denn hier gelten im Vergleich zu Deutschland, sowie zu anderen EU-Staaten, abweichende Regelungen.

Markus Berger
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In Stein gemeißelt?! – Langzeitarchivierung im digitalen Zeitalter

Ägyptische Hieroglyphen – jeder hat vermutlich diese Schriftzeichen spontan vor Augen, wenn der Begriff fällt. Dank eines ebenso genialen, wie einfachen Tricks. Sie wurden in Stein gemeißelt, in Königsgräbern gut konserviert und sind somit heute noch lesbar. Und es ist ein verdammt langer Zeitraum von 32 v. Chr. bis ins Jahr 2018. An den Hieroglyphen zeigen sich direkt drei Aspekte, die bei der Langzeitarchivierung eine Rolle spielen. Der Inhalt muss lesbar sein und das Medium muss die Information bewahren und zur Verfügung stellen können.

Frank Schnittker
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