Digitales Sitzungsmanagement
moderne sitzungsverwaltung
Professionelles Sitzungsmanagement leicht gemacht
Sind Ihre Sitzungen sowie Meetings – insbesondere hochrangige Gremien – zu jeder Zeit gut organisiert und vorbereitet? Lassen Sie sich mit dem Sitzungsmanagement bei der Zusammenstellung relevanter Dokumente, wie Agenda und Teilnahmelisten, unterstützen. Auch bei der Vorbereitung für die Beschlusserfassung sowie dem Versand von Einladungen ersparen Sie sich dank der nahtlosen Integration in Ihr DMS viel Zeit. Das Besondere an der Sitzungsmanagement-Lösung: Sie halten automatisch die gesetzlichen Vorgaben ein.
Falls sich kurzfristig noch Änderungen ergeben, informieren Sie alle Sitzungsteilnehmenden mühelos mit nur wenigen Klicks. Da jede Sitzung sorgfältig zu dokumentieren und nachzubereiten ist, entstehen eine Menge an Daten und Dokumenten. Mit unserer Lösung setzen Sie Ihr Sitzungsmanagement digital und einfach in allen Phasen um – von der Planung über die Dokumentation bis hin zur Nachbereitung.
Ihre Vorteile Liegen auf der Hand
Warum Sie auf ein digitales Sitzungsmanagement setzen sollten
Strukturierte Organisation über Ratsinformationssystem, Sitzungsdienst, Adressverwaltung, Dokumenten-Management und Archivierung in einer Lösung
Effektive Arbeitsunterstützung für alle Sitzungsteilnehmenden dank intuitiver Bedienbarkeit, Dokumentation aller Aktivitäten und einfacher Auffindbarkeit von Informationen
Mehr Effizienz und Zeitersparnis durch einfache Verwaltung und geringeren Organisationsaufwand
Kombinierte Funktionen im Überblick
Das Sitzungsmanagement und Dokumentenmanagement vereint
Nahtlose Integration vom Sitzungsmanagement in Ihr d.velop documents
Das Sitzungsmanagement bietet weitaus mehr Funktionen als ein herkömmlicher Sitzungsdienst: Neben dem papierlosen Arbeiten vor, während und nach der Sitzung bindet die Lösung auch die eAkte aus d.velop documents unter Wahrung des Datenschutzes ein. Synergie-Effekte ergeben sich durch die nahtlose Integration in das DMS.
- Einheitliche Nutzung verschiedener Funktionalitäten von d.velop documents und dem Sitzungsmanagement
- Strukturierte und bekannte Arbeitsweise bei Erstellung von Dokumenten oder Initiierung von Workflows
- Revisionssichere Archivierung sichergestellt
Einfach vereint: Die nahtlose Integration macht das Arbeiten mit dem Sitzungsmanagement zum Kinderspiel.
Einfaches Dokumentenerstellen direkt aus dem System
Mit dem Sitzungsmanagement von d.velop können Sie Dokumente mühelos direkt aus dem System erstellen. Unsere benutzerfreundliche Software ermöglicht es Ihnen, Dokumente schnell und effizient zu generieren, ohne zusätzliche Software zu benötigen. So sparen Sie wertvolle Zeit und optimieren Ihre Arbeitsprozesse.
- Die benutzerfreundliche und intuitive Oberfläche ermöglicht eine Dokumenterstellung ohne jegliche Vorkenntnisse.
- Sparen Sie Zeit und Ressourcen durch die direkte Erstellung aus dem Sitzungsmanagement.
- Erhalten Sie professionelle und konsistente Ergebnisse durch einheitliche Vorlagen und Formatierungen.
Medienbruchfreies Arbeiten: Direkt aus dem System heraus können die passenden Dokumente schnell erstellt werden.
Intelligente Dokumentablage: Automatisch und fehlerfrei im d.velop documents
Die Ablage der verschiedenen Sitzungsunterlagen erfolgt automatisch in den dafür vorgesehenen Sachakten der Fachämter. Die Meeting-Dokumente liegen dann nicht nur unter dem Aktenzeichen der jeweiligen Sitzung, sondern praxisgerecht im gleichen Ablagebereich. Unsere intelligente Technologie sorgt dafür, dass jedes Dokument korrekt zugeordnet und sicher gespeichert wird.
- Die Dokumentenablage erfolgt automatisch auf Basis vordefinierter Regeln und Kriterien.
- Jedes Dokument wird genau und zuverlässig in der entsprechenden Kategorie oder Struktur abgelegt.
- Durch die automatische Ablage werden manuelle Aufgaben reduziert, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt und Fehler minimiert.
Präzises Ablegen wird leicht gemacht: Dank der automatischen Zuordnung sparen Sie Zeit und vermeiden Fehler bei der Dokumentenverwaltung.
Webinar | Digitales Sitzungsmanagement
Sitzungen organisieren – einfach mit System: Sitzungsmanagement an der Universität Duisburg-Essen
Erfahren Sie von Dr. Hubert Klüpfel, Referent der CIO und zuständig für strategische IT-Fragen bei der Universität Duisburg-Essen, mehr über die Einführung und Nutzung vom Sitzungsmanagement.
Agenda:
- Einführung des Sitzungsmanagements an der Universität Duisburg-Essen
- Live-Präsentation aus Sicht eines Teilnehmenden an einer Sitzung sowie aus Sicht des Sekretariats von Gremien
- Fazit und Empfehlungen bei der Einführung und Nutzung der Lösung
Einsatz einer Sitzungsmanagement-Software
Konkrete Anwendungsfälle aus verschiedenen Branchen
-
Hochschulen & Universitäten
Rektoratssitzungen fungieren an Hochschulen und Universitäten als wichtiges Entscheidungsgremium. Im Vorfeld sowie im Nachgang fallen verschiedene organisatorische Aufgaben an: Von der Einladung über die Protokollierung bis hin zur Berichterstattung. Entlasten Sie Ihr Sekretariat mit einem digitalen Sitzungsmanagement, damit Informationen und Dokumente den Beteiligten lückenlos, vollständig und fristgerecht zur Verfügung stehen.
-
Kammern
Kammern können die Beteiligung ihrer Mitglieder an Gremien- und Ausschusstreffen deutlich erhöhen, indem sie auf softwaregestützte Lösungen zurückgreifen. Ein digitales Sitzungsmanagement erleichtert nicht nur die interne Verwaltung, sondern ermöglicht eine zentrale Bereitstellung von Informationen. So können auch Mitglieder in entfernten Regionen online teilnehmen und digital abstimmen.
-
Kirchen
Beschlüsse aus kirchlichen Gremien betreffen Mitglieder und Interessentenkreise aus unterschiedlichen Ebenen. So sind beispielsweise Landessynoden ebenso wie verschiedene ständige Ausschüsse und Arbeitsgruppen einzubinden. Eine digitale Gremienarbeit hilft Mitarbeitenden dabei, den Überblick zu bewahren. Zudem sorgt eine Sitzungsmanagement-Software für einen einheitlichen und transparenten Informationsfluss ohne Medienbruch nach gesetzlichen Vorgaben.
Möchten Sie mehr über das digitale Sitzungsmanagement erfahren?
Sprechen Sie uns gern unverbindlich an und erhalten Sie noch mehr Einblicke in die branchenspezifischen Lösungen. Füllen Sie einfach das Formular aus – wir melden uns schnellstmöglich bei Ihnen.