Digitales Sitzungsmanagement
Moderne Sitzungsverwaltung
Professionelles Sitzungsmanagement für Organisationen und Institutionen
Werden Ihre Sitzungen und Meetings – insbesondere hochrangige Gremien – effizient organisiert, durchgeführt sowie nachbereitet? Nein? Dann lassen Sie sich mit dem digitalen Sitzungsmanagement bei der Zusammenstellung Ihrer relevanten Dokumente, wie Agenden und Teilnahmelisten, unterstützen. Auch bei der Vorbereitung für die Beschlusserfassung und dem Versand von Einladungen ersparen Sie sich dank der nahtlosen Integration in Ihr DMS viel Zeit. Das Besondere an unserer Sitzungsmanagement-Lösung: Sie halten automatisch die gesetzlichen Vorgaben ein.
Sollten sich vor der Sitzung kurzfristig noch Änderungen ergeben, informieren Sie alle Sitzungsteilnehmenden mühelos mit nur wenigen Klicks darüber. Da jede Sitzung sorgfältig dokumentiert und nachbereitet werden muss, kann dadurch eine Flut an Daten und Dokumenten entstehen, die Sie mithilfe unserer Software clever organisieren können. Mit dieser Lösung setzen Sie Ihr Sitzungsmanagement digital und einfach in allen Phasen um – von der Planung über die Dokumentation bis hin zur Nachbereitung.
Sitzungsmanagement trifft auf Dokumentenmanagement
Nahtlose Integration in Ihr d.velop documents
Neben dem papierlosen Arbeiten vor, während und nach der Sitzung bietet unsere Lösung mehr Funktionen als herkömmliche Sitzungsdienste an. Durch die Einbindung der eAkte dank nahtloser DMS-Integration ergeben sich verschiedene Synergie-Effekte:
- Effiziente Nutzung von d.velop documents & Sitzungsmanagement-Funktionalitäten
- Bekannte Arbeitsweise zur Dokumentenerstellung oder Initiierung von Workflows
- Transparente & revisionssichere Archivierung unter Einhaltung der DSGVO
Einfaches Dokumenterstellen direkt aus dem System
Mit unserem Sitzungsmanagement erstellen Sie Dokumente mühelos direkt aus dem System – ohne zusätzliche Software nutzen zu müssen. Durch das medienbruchfreie Arbeiten sparen Sie wertvolle Zeit und optimieren Ihre Arbeitsprozesse:
- Intuitive Bedienoberfläche ermöglicht eine Dokumenterstellung ohne Vorkenntnisse
- Direkte Dokumentengenerierung aus dem Sitzungsmanagement schafft freie Ressourcen
- Professionelle & konsistente Ergebnisse durch einheitliche Vorlagen sowie Formatierungen
Dokumentablage: intelligent, automatisch & korrekt im DMS
Die Ablage der verschiedenen Sitzungsunterlagen erfolgt automatisch in den dafür vorgesehenen Sachakten der Fachämter. Die Meeting-Dokumente liegen unter dem Aktenzeichen der jeweiligen Sitzung sowie im gleichen Ablagebereich:
- Automatische Ablage nach definierten Regeln & Kriterien
- Korrekte Zuordnung in entsprechende Kategorie / Struktur
- Intelligente & sichere Speicherung aller Dokumente
- Fehlerminimierung, Zeiteinsparung & weniger manuelle Aufgaben
Ihre Vorteile Liegen auf der Hand
Darum ist ein digitales Sitzungsmanagement für Ihre Organisation signifikant
Strukturierte Organisation über Ratsinformationssystem, Sitzungsdienst, Adressverwaltung, Dokumenten-Management und Archivierung in einer Lösung
Effektive Arbeitsunterstützung für alle Sitzungsteilnehmenden dank intuitiver Bedienbarkeit, Dokumentation aller Aktivitäten und einfacher Auffindbarkeit von Informationen
Mehr Effizienz und Zeitersparnis durch einfache sowie transparente Verwaltung und geringeren Organisationsaufwand auch bei umfangreichen Sitzungen
Sitzungsmanagement Webinar
Mit dem digitalen Kompass durch den Sitzungs-Dschungel: Sitzungsmanagement clever meistern
In diesem 20-minütigen Webinar mit unserem Partner alphaflow stellen wir Ihnen die ganzheitliche Lösung für das Sitzungsmanagement in Ihrer Organisation vor, integriert in die d.velop platform. Wir zeigen praxisnah, wie Sie:
- Sitzungen effizient planen & organisieren
- Agenden & Protokolle zentral verwalten
- Verantwortlichkeiten klar zuweisen
Starten Sie mit nur einem Klick direkt das Webinar.
Einsatzbereiche
Anwendungsfälle einer Sitzungsmanagement-Software in verschiedenen Branchen
Hochschulen & Universitäten
Rektoratssitzungen fungieren an Hochschulen und Universitäten als wichtiges Entscheidungsgremium. Im Vorfeld sowie im Nachgang fallen verschiedene organisatorische Aufgaben an: Von der Einladung über die Protokollierung bis hin zur Berichterstattung. Entlasten Sie Ihr Sekretariat mit einem digitalen Sitzungsmanagement, damit Informationen und Dokumente den Beteiligten vollständig und fristgerecht zur Verfügung stehen.
Kammern
Kammern können die Beteiligung ihrer Mitglieder an Gremien- und Ausschusstreffen deutlich erhöhen, indem sie auf softwaregestützte Lösungen zurückgreifen. Ein digitales Sitzungsmanagement erleichtert nicht nur die interne Verwaltung, sondern ermöglicht auch eine zentrale Bereitstellung von Informationen. So können die Mitglieder aus entfernten Regionen an den Sitzungen online teilnehmen und digital abstimmen.
Kirchen
Beschlüsse aus kirchlichen Gremien betreffen Mitglieder und Interessentenkreise aus unterschiedlichen Ebenen. So müssen beispielsweise Landessynoden ebenso wie verschiedene ständige Ausschüsse und Arbeitsgruppen eingebunden werden. Eine digitale Gremienarbeit hilft Mitarbeitenden dabei, den Überblick zu behalten. Zudem sorgt eine Sitzungsmanagement-Software für einen einheitlichen und transparenten Informationsfluss ohne Medienbruch nach gesetzlichen Vorgaben.
Kontakt
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