Sitzungsmanagement in Ihrem DMS System
Organisieren Sie Ihre Meetings und Sitzungen perfekt und direkt nach gesetzlichen Vorgaben.
- Zeitersparnis
- Transparenz für alle Sitzungsteilnehmer:innen
- Nahtlose Integration
Mit dem Sitzungsmanagement sitzen Sie in Ihrem Unternehmen und Organisation fortan perfekt
Sind Ihre Sitzungen und Meetings – insbesondere hochrangige Gremien – zu jeder Zeit gut organisiert sowie vorbereitet? Lassen Sie sich mit dem Sitzungsmanagement bei der Zusammenstellung relevanter Dokumente wie Agenda und Teilnahmelisten unterstützen. Auch bei der Vorbereitung für die Beschlusserfassung sowie dem Versand von Einladungen ersparen Sie sich dank der nahtlosen Integration in Ihr DMS System viel Zeit. Das Besondere an der Sitzungsmanagement-Lösung: Sie halten automatisch die gesetzlichen Vorgaben ein.
Falls sich kurzfristig noch Änderungen ergeben, informieren Sie alle Sitzungsteilnehmer:innen mühelos mit nur wenigen Klicks. Da jede Sitzung sorgfältig zu dokumentieren und nachzubereiten ist, entstehen eine Menge an Daten und Dokumenten. Mit unserer Lösung setzen Sie Ihr Sitzungsmanagement digital und einfach in allen Phasen um – von der Planung über die Dokumentation bis hin zur Nachbereitung.
Kostenloses Webinar
Sitzungen organisieren – einfach mit System: Sitzungsmanagement an der Universität Duisburg-Essen
Erfahren Sie von Dr. Hubert Klüpfel, Referent der CIO und zuständig für strategische IT-Fragen bei der Universität Duisburg-Essen, mehr über die Einführung und Nutzung vom Sitzungsmanagement.
Agenda
- Einführung des Sitzungsmanagements an der Universität Duisburg-Essen
- Live-Präsentation aus Sicht eines Teilnehmenden an einer Sitzung & aus Sicht des Sekretariats von Gremien
- Fazit und Empfehlungen bei der Einführung und Nutzung der Lösung
Funktionalitäten vom Sitzungsmanagement und DMS gleichzeitig nutzen
Unterstützung durch gebündelte digitale Power
Das Sitzungsmanagement bietet weitaus mehr Funktionen als ein herkömmlicher Sitzungsdienst: Neben dem papierlosen Arbeiten vor, während und nach der Sitzung bindet die Lösung auch die eAkte aus d.velop documents unter Wahrung des Datenschutzes ein. Synergie-Effekte ergeben sich durch die Integration in d.velop documents. Denn durch die einheitliche Nutzung von verschiedenen Funktionalitäten beispielsweise bei der Erstellung von Dokumenten oder Initiierung von Workflows nutzen Sie automatisch die Vorteile einer strukturierten Arbeitsweise. Auch die revisionssichere Archivierung wird von der Lösung unterstützt.
Unterlagen automatisch korrekt abgelegt
Die Ablage der verschiedenen Sitzungsunterlagen erfolgt automatisch in den dafür vorgesehenen Sachakten der Fachämter. Die Meeting-Dokumente liegen dann nicht nur unter dem Aktenzeichen der jeweiligen Sitzung, sondern praxisgerecht im gleichen Ablagebereich wie die sonstigen Unterlagen und der Schriftverkehr zum jeweiligen Sachverhalt. Damit sind die entsprechenden Unterlagen zeitnah – und nicht erst nach Abschluss der Sitzung – im Zugriff der Sachbearbeiter.
Viele Funktionalitäten mit dem Sitzungsmanagement
Jegliche Daten zu Sitzungen, Tagungsordnungen und Teilnehmern:innen lassen sich regelmäßig sowie ad-hoc über einen Web-Service übergeben. Die unterschiedlichen im System erzeugten Dokumente lassen sich dort ebenfalls ablegen. Das Ergebnis überzeugt:
- Transparente Entscheidungen
- Bereitstellung aller Informationen zu Gremien und deren Teilnehmern:innen
- Übersichtliche Darstellung der Beratungen und deren Ergebnisse
- Beachtung datenschutzrechtlicher Belange
Ihre Vorteile beim Sitzungsmanagement
Strukturierte Organisation über Ratsinformationssystem, Sitzungsdienst, Adressverwaltung, Dokumenten-Management und Archivierung in einer Lösung
Effektive Arbeitsunterstützung für alle Sitzungsteilnehmer:innen dank intuitiver Bedienbarkeit, Dokumentation aller Aktivitäten und einfacher Auffindbarkeit von Informationen
Mehr Effizienz und Zeitersparnis durch einfache Verwaltung und geringeren Organisationsaufwand