Kollaborative Lösung zur Reklamationsbearbeitung ermöglicht nahtlose Einbindung in führende Systeme wie ERP- oder E-Mail-Clients.
d.velop entwickelt branchenspezifisches Template für das digitale Vorgangsmanagement orientiert am VDA-Standard.
Für den Prozess der Reklamationsbearbeitung in der Automobilindustrie hat die d.velop-Gruppe auf Basis ihres digitalen Vorgangsmanagements ein einfach nutzbares, branchenspezifisches Template entwickelt. Es orientiert sich am 8D-Report des VDA und ist kollaborativ konzipiert, damit in einem für alle jederzeit transparenten Ablauf mehrere beteiligte Organisationsbereiche gleichzeitig an der Problemlösung arbeiten können. Dies bewirkt kürzere Durchlaufzeiten mit geringeren Prozesskosten.
Der sogenannte 8D-Report für die Reklamationsbearbeitung beruht auf einer standardisierten Methode des Verbandes der deutschen Automobilindustrie (VDA) und bildet für die Problemlösung acht aufeinander folgende Prozessschritte ab. 8D zielt darauf ab, Ursachen einer Reklamation zu erkennen und über einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess dauerhaft zu beseitigen. „Dies kann aber nur gelingen, wenn eine lückenlose Dokumentation und ein abteilungsübergreifendes Arbeiten ermöglicht wird“, erläutert Simon Melcher, Market Director Automotive bei d.velop, und ergänzt: „Genau für diese Anforderungen ist unser branchenspezifisches und einfach nutzbares Template für die Vorgangsbearbeitung im Reklamationsmanagement konzipiert.“
Die Bearbeitung kann vollständig digital erfolgen. Die Oberfläche des 8D-Reports orientiert sich an dem VDA-Standard und verfolgt einen kollaborativen Ansatz. So können während des Bearbeitungsvorgangs beispielsweise Mitarbeiter aus der Qualitätssicherung, Produktion und Konstruktion gemeinsam an dem 8D-Report arbeiten. Da alle Phasen eines Prozesses mit komfortablen Übersichten und Auswertungsfunktionen unterstützt werden, ist für alle Beteiligten jederzeit ersichtlich, in welchem Prozessschritt sich die Bearbeitung befindet. Möglich ist aber auch, externe Ressourcen wie etwa Lieferanten in die kooperative Bearbeitung der Reklamation einzubeziehen.
Die Kommunikation erfolgt hier per E-Mail und wird automatisch dem korrekten Vorgang zugeordnet, sobald eine Rückmeldung eintrifft. „Es wird eine durchgängig hohe Transparenz erzeugt, indem detaillierte Verlaufsprotokolle sowie eine interne und externe Konversationsfunktion jederzeit Auskunft über den Stand der Dinge geben“, betont Melcher. „Sie ist die Basis für eine sehr effiziente Arbeitsweise, die den Bearbeitungsprozess mit entsprechend positiven Effekten für die Kundenbeziehungen spürbar beschleunigt und gleichzeitig die Kosten pro Reklamationsfall deutlich reduziert.“
Dazu trägt auch bei, dass der Bearbeitungsablauf samt seiner Ergebnisse automatisch protokolliert und im Dokumentenmanagementsystem archiviert wird. Zudem können zusätzliche Dokumente wie beispielsweise Fotos des Reklamationsobjekts oder ein separater Schriftverkehr dem Vorgang beigefügt werden. Ein weiterer Vorteil besteht in der Funktion zur Initiierung von Ad hoc-Aufgaben. Damit können sowohl Sofortmaßnahmen als auch Abstellmaßnahmen angestoßen werden. So kann beispielsweise die Produktionsabteilung im Bedarfsfall angewiesen werden, eine bestimmte Komponente nicht mehr zu verbauen.
Das Template für das d.velop-Vorgangsmanagement lässt sich nahtlos in führende Systeme wie ERP- oder E-Mail-Clients der Automotive-Unternehmen einbinden und kann innerhalb der Masken auch ohne IT-fachliche Kenntnisse individuell angepasst werden.
Mehr Informationen zum Vorgangsmanagement für die Automobilindustrie stellt das Unternehmen auf einer eigenen Website zur Verfügung: www.d-velop.de/vorgangsmanagement