Mit d.velop sign in der Pharmabranche Verträge und Dokumentationen signieren

Aeterna Zentaris GmbH kann mit skalierbarer Lösung weltweit rechtssicher unterschreiben

Die Aeterna Zentaris GmbH ist ein biopharmazeutisches Unternehmen, das sich auf die Entwicklung und Vermarktung verschiedener pharmazeutischer und diagnostischer Produkte im Bereich der Endokrinologie spezialisiert hat. Das führende Produkt des Unternehmens mit Hauptsitz in Toronto, Kanada, ist Macrilen® (Name in USA, in Europa heißt es Ghryvelin™), ein oraler Test für Wachstumshormonmangel bei Erwachsenen (AGHD). Für die Vermarktung arbeitet Aeterna Zentaris mit verschiedenen Partnern weltweit in unterschiedlichen Ländern zusammen. Auch internationale Studien führt das Unternehmen durch. Heute beschäftigt Aeterna Zentaris 22 Mitarbeiter:innen in Deutschland, Kanada und den USA.

Tägliche Nutzung digitaler Signaturen in der Pharmabranche

Die biopharmazeutische Branche ist streng reguliert. Da gehören Unterschriften auf den verschiedensten Verträgen mit Lizenzpartnern und auf anderen Dokumenten zur Tagesordnung: in der Qualitätssicherung und auf Technical Agreements zum Beispiel, oder auf Quality Agreements, Distribution Agreements oder Abweichungs- und Änderungsanzeigen für den Nachweis bei Audits und Inspektionen.

Qualitätssicherung von Aeterna Zentaris rechtssichere Signatur

In der Vergangenheit hatten die Mitarbeiter:innen bei Aeterna Zentaris dafür die Einfache Elektronische Signatur (EES) von einem bekannten Anbieter genutzt. Dies allerdings entwickelte sich zu einem Problem, denn: „Die Anforderungen an die elektronischen Signaturen sind gewachsen, daher wurde es notwendig, auf Qualifizierte Elektronische Signaturen (QES) umzusteigen“, erklärt Mile Obradovic, Leiter IT bei Aeterna Zentaris.

Anbieter-Recherche und Umstieg auf d.velop sign

Der vorherige Signatur-Anbieter hatte die aktualisierten Anforderungen von Aeterna Zentaris nicht zufriedenstellend erfüllen können. „Das hat sich unheimlich schwierig dargestellt, es gab riesige Pakete mit mehreren tausend Lizenzen“, sagt Mile Obradovic und vermutet: „Ich denke, dass wir einfach zu klein waren.“ Er begann zu recherchieren, Angebote einzuholen, auch bei d.velop. „d.velop war mir noch von früher aus dem Bereich Dokumentenmanagement ein Begriff, also habe ich dort angerufen.“

d.velop punktet schon beim Erstkontakt

Schon vom Erstkontakt mit d.velop war Mile Obradovic überzeugt. „Die Beratung, die Demonstration von d.velop sign in einer Teams-Session, alles hat gepasst“, sagt er und führt aus: „Meine Erfahrung ist, dass ein Projekt mit einem Partner meist dann erfolgreich umgesetzt wird, wenn man auf Augenhöhe miteinander spricht. Man versteht sich, das Portfolio passt. Wenn die Diskrepanz zu groß ist, wird es unheimlich schwierig.“

d.velop sign als perfekt zugeschnittene Signatur-Lösung

All das traf auf d.velop in vollem Umfang zu. Es folgten ein Angebot, die Zusage seitens Aeterna Zentaris und schließlich das Onboarding. Über die Zusammenarbeit mit d.velop sagt Mile Obradovic: „Ich kann da wirklich nur das Beste berichten.“ Nur wenige Wochen vergingen vom Zuschlag bis zum Go-Live. Seit zwei Monaten nutzen die Mitarbeiter:innen von Aeterna Zentaris die digitale Signatur d.velop sign nun intensiv.

Schulungen in Eigenregie bei Aeterna Zentaris

Eine große Umstellung von der Einfachen auf die Qualifizierte Elektronische Signatur hatte es für die Belegschaft nicht gegeben. „Das Look & Feel war etwas anders, aber ansonsten kannten sie den Umgang bereits“, erinnert sich Mile Obradovic, der auch das Onboarding und die Grundschulungen in Eigenregie durchgeführt hat. „Vielleicht hat beim einen oder anderen das Ident-Verfahren im Onboarding ein bisschen gehakt, aber das ist ja ganz normal, da habe ich dann geholfen“, erklärt er. „Wenn jemand aber nochmal etwas wissen möchte, fragt er entweder mich oder geht auf die Webseite von d.velop, wo es viele hilfreiche Schulungsmaterialien wie Videos und Anleitungen gibt.“ All das könne man sich dort nämlich auch jederzeit anschauen.

Unterschriften authentifizieren Verträge und medizinische Studien

Für das Unternehmen ist vor allem die Rechtssicherheit, die eine QES mitbringt, wichtig. Einerseits, weil Aeterna Zentaris in einem äußerst sensiblen und stark regulierten Umfeld tätig ist. Aber auch, weil dieses Umfeld sehr international ist und viele Behörden ein Interesse an nachvollziehbaren Dokumentationen haben. Hinzu kommt, dass das Geflecht an Kooperationen durchaus komplex ist: Es gibt sie mit Unternehmen und Partnern, Universitäten und Kliniken. Dabei authentifizieren die Unterschriften verschiedenste Dokumente, von Verträgen bis hin zu dokumentierten Fortschritten und Ergebnissen medizinischer Studien.

Nächstes Projekt mit d.velop in der Pipeline

Für die Zukunft sieht Mile Obradovic mögliches weiteres Potenzial für eine Zusammenarbeit mit d.velop. „Wir haben noch ein Projekt vor uns, das zwar nicht direkt mit der digitalen Unterschrift und dem Vertragsmanagement zusammenhängt, aber das sich dennoch mit dem Portfolio von d.velop umsetzen ließe.“ Dabei geht es um eine Lösung, um Dokumente digital zu archivieren, und auch hier könnte d.velop zum Zug kommen, und das nicht zuletzt wegen der positiven Eindrücke, die d.velop bei der Einführung der QES bei Aeterna Zentaris hinterlassen hatte.