Referenzstory Landratsamt Aschaffenburg

Als zentrales Digitalisierungstool ist das Dokumentenmanagementsystem (DMS) für das Landratsamt Aschaffenburg weit mehr als einfach nur Technik und Software. Die modernisierte d.velop-Lösung stellt für die Verwaltung heute eine umfassende Multifunktionsplattform dar:

• Revisionssichere Ablage und Speicherung von Dokumenten
• Intuitive Bedienung des Dashboards mit individualisiert gestalteten Widgets
• Integrierte Fachverfahren, Workflows und automatisierte Prozesse

Landratsamt Aschaffenburg modernisiert sein DMS

Nimmt ein DMS eine Sonderstellung innerhalb der übrigen Softwarelandschaft einer Verwaltung ein? – Für das Landratsamt Aschaffenburg durchaus. Daher wurde das Thema Ende 2023 in einen eigenen Arbeitsbereich „Projektmanagement und DMS“ im Fachbereich „Digitales“ überführt. Das dreiköpfige DMS-Team kümmert sich seitdem neben dem Projektmanagement für Digitalisierungsprojekte auch um das Dokumentenmanagement-System, administriert die Benutzerverwaltung, übernimmt den Support, treibt Schnittstellen voran und führt neue Module und Funktionen ein.

„Das DMS von d.velop ist für uns eben mehr als ein beliebiges Stück Software, sondern ein zentrales Digitalisierungswerkzeug. Rund die Hälfte der Kommunalverwaltungen behandelt das Thema Digitalisierung inzwischen losgelöst von der allgemeinen IT, so das Stimmungsbild auf dem d.velop SUMMIT 2025.“, betont Arbeitsbereichsleiter Christian Pechmann.

Neustart nach 15 Jahren beim Landratsamt Aschaffenburg

Die „Veredelung“ des Themas DMS bedeutete: Das in den vergangenen 15 Jahren gut erprobte d.velop-System wurde technisch mit dem Wechsel vom bisherigen Smart Explorer auf den neuen Webclient auf die nächste Stufe gehoben. Eine mobile App steht ebenso wie ein neues Monitoring für Überwachung und Gegensteuerung zur Verfügung. Für Christian Pechmann und Projektmanagerin Svenja Wieskus, die sich im DMS-Team um Change-Management kümmert, lag die Herausforderung vor allem darin, das Migrationsprojekt im laufenden Betrieb und mit möglichst wenig Reibung durchzuführen.

DMS als Multifunktionsplattform für gesamte Belegschaft

Nach der Migration diente vorerst eine hybride Ansicht der Benutzeroberfläche als Übergangslösung, bis schließlich das heutige Dashboard des Webclients eingeführt wurde. Dieses beinhaltet individualisiert gestaltete Widgets, wie zum Beispiel ein Link auf die Homepage des Landkreises, zur Zeiterfassung oder zum Ticketsystem und weitere eigene Lösungen. Ferner können die Mitarbeitenden das Dashboard selbst mit weiteren vorgegebenen Widgets erweitern. Das DMS ist damit viel mehr als ein reines Ablagesystem, sondern wird zur Multifunktionsplattform.

Workflows und Fachverfahrensintegration über CMIS-Standard

Die Arbeitsweise hat sich mit der neuen Plattform gegenüber der bisherigen DMS-Lösung deutlich verändert. Neue Funktionen wie beispielsweise die d.velop Prozessmanagement-Software für Workflows sind hinzugekommen, der Postverteilungsprozess wurde optimiert und der Aktenexport aktualisiert. Auch die Klickreihenfolge bei der Fallbearbeitung unterscheidet sich in der neuen Oberfläche deutlich von der bisherigen. Zur Fachverfahrensintegration wurden bisherige cLink- und Webservices-Schnittstellen auf den offenen CMIS-Standard gebracht.

Automatisierte Anlage von Akten und Vorgängen

Der Digitalisierungsgrad ist in den einzelnen Fachbereichen des Landratsamtes unterschiedlich ausgeprägt. Manche legen im DMS als allgemeine Schriftgutverwaltung nur Dokumente ab, andere nutzen es als Sachaktenlösung ihres ERP-Systems. Die tiefgreifende Stufe wäre die voll digitale eAkten-Integration in ein Fachverfahren per Schnittstelle – idealerweise mit Anbindung an die digitale Poststelle.

Mittlerweile wurde dies mit d.velop documents im Bau-, Ordnungs-, Jugend- und Sozialamt, im Finanzwesen, in der Zulassungsstelle, im Straßenverkehrswesen und weiteren Geschäftsbereichen realisiert. Dabei werden jeweils Akten und Vorgänge automatisiert angelegt sowie OZG-Antragsstrecken aus den EfA- (Einer für Alle) Diensten angebunden. „Insgesamt 14 d.velop-Module sind dafür im Einsatz, die wir alle gleichermaßen intensiv nutzen – das gesamte d.velop-Portfolio.“, berichtet Christian Pechmann.

Akzeptanz der Mitarbeitenden muss erarbeitet werden

Lessons learned für das DMS-Team: Ein gewachsenes historisches System lässt sich, wenn die gesamte Infrastruktur modernisiert werden soll, nicht in drei Monaten umbauen. Für Akzeptanz und das Change-Management innerhalb der Belegschaft muss man stufenweise mit Key-Usern und Multiplikatoren in den Fachbereichen vorgehen, die ihre Kolleginnen und Kollegen mitnehmen.

„Weil man einen seit Jahren mit dem Smart Explorer erfahrenen Sachbearbeiter nicht einfach in drei Minuten auf den neuen Webclient umschulen kann, muss man viel Augenmerk auf Schulungen legen.“, weiß Christian Pechmann – über Webinare der d.velop und eigen erstellte Unterlagen, Bilder und Screenshots: Wie lege ich Dateien über den Ablagedialog im System ab? Worauf ist zu achten, etc.?“. In Form von Info-Events vor der eigentlichen Umstellung jedes Fachbereiches sowie Online-User- und anschließende Vertiefungsschulungen.

DMS nach 15 Jahren modernisieren – Landratsamt Aschaffenburg macht’s vor

Im Vortrag auf dem d.velop SUMMIT 2025 berichtet das Landratsamt Aschaffenburg vom erfolgreichen Digitalisierungsprojekt zur Modernisierung des DMS in der Kreisverwaltung. Dabei erfahren Sie, wie das DMS-Team neu strukturiert und die Digitalisierung von der IT-Abteilung losgelöst wurde. Im Video erhalten Sie

• Wertvolle Einblicke aus der Praxis
• Tipps zur Umsetzung von DMS-Projekten
• Beispiele für die erfolgreiche Anpassung von Prozessen

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Interne Arbeitsprozesse neu aufgesetzt

„Das DMS-Team arbeitet beim Ausbau des Systems eng mit dem internen Prozessmanager zusammen. Es bringt bekanntermaßen nichts, einen schlechten analogen Prozess in einen digitalen Prozess umzuwandeln. So optimiert das Landratsamt Aschaffenburg im Zuge der Digitalisierung seine gesamten internen Arbeitsprozesse und zeigt, wie eine effiziente digitale Transformation in der Verwaltung gelingen kann.

Als nächste Schritte sind nun die Projektanbindung an die Bayerischen Staatsarchive zur Aussonderung über das sogenannte Disposition Management, die Einrichtung des Verfügungsworkflows mit der digitalen Umlaufmappe und der Ausbau der Prozesse in der Prozessmanagement-Software geplant.