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Digitalisierung im Personal- und Fuhrparkmanagement bei eismann – Abschied von einer Menge Papier.

„Bei der Entscheidung hat eine große Rolle gespielt, dass uns die d.velop Mitarbeiter mit ihrer Offenheit überzeugt haben und fachlich sehr präzise auf unsere Fragen eingegangen sind.“

Oliver Freitag, CIO eismann Tiefkühl-Heimservice GmbH

eismann Tiefkühl-Heimservice GmbH

Die eismann Tiefkühl-Heimservice GmbH blickt auf eine über 40-jährige Geschichte als Premium-Anbieter für den bequemen Haustürservice von tiefgekühlten Lebensmitteln zurück. Zum breiten Produktangebot gehören Fleisch- und Fischwaren ebenso wie Gemüse, Obst oder Eisspezialitäten und Fertiggerichte. Selbst Kochboxen gehören seit letztem Jahr dazu. International beschäftigt der Tiefkühl-Experte rund 6.000 Mitarbeiter bzw. Partner und beliefert etwa 2,5 Millionen Haushalte, davon über eine Million in Deutschland.

Um die hohen Qualitätsstandards der Produkte dauerhaft garantieren zu können, kauft eismann nach sorgfältiger Auswahl ausschließlich in den besten Anbau-, Zucht- und Fanggebieten der Welt. Die Qualität wird zudem über regelmäßige Kontrollen und Prüfungen durch unabhängige Institute sichergestellt. Aber auch dem Service wird ein großes Augenmerk geschenkt. Mit dem Ergebnis, dass eismann 2015 erneut einen Platz unter den Top 50 des vom Handelsblatts, der Universität St. Gallen und der Agentur ServiceRating durchgeführten Wettbewerbs “TOP SERVICE Deutschland” erreicht hat.

Es hat gut “gemenschelt” zwischen d.velop und eismann

Ein hoher Serviceanspruch benötigt auch eine effiziente Unternehmensorganisation, weshalb eismann ab sofort auf eine stärkere Digitalisierung der Dokumentenprozesse setzt. Für die Auswahl des Lösungspartners wurde zunächst eine Vorauswahl im Markt vorgenommen, um sich anschließend von zwei Anbietern in Use Cases die Umsetzung der Anforderungen demonstrieren zu lassen. „Und dann sind wir bei d.3ecm gelandet“, so der CIO Oliver Freitag.

Ausschlaggebend bei der Auswahl waren seinen Worten zufolge jedoch nicht nur der Lösungsansatz und das Leistungsprofil der Lösung. „Ein wesentlicher Faktor in unserem Geschäft ist das People-Business, dies gilt auch für die Zusammenarbeit mit Lösungspartnern. Deshalb hat bei der Entscheidung eine große Rolle gespielt, dass uns die Mitarbeiter von d.velop mit ihrer Offenheit überzeugt haben und fachlich sehr präzise auf unsere Fragen eingegangen sind.“

Schnellere Personalverwaltung bei der eismann Tiefkühl-Heimservice GmbH

So unterstützt nun die digitale Personalakte von d.velop aktiv die Personalabteilung. „Dadurch ist das lästige Suchen nach Akten weggefallen. Jetzt haben wir mit einem Mausklick alle Informationen an einer Stelle, damit ist alles deutlich schneller geworden“, freut sich Claudia Schaffarczyk, Referentin Personal & Partner, über die Produktivitätsvorteile im Arbeitsalltag. Zumal sich jetzt die über Telefonanrufe und E-Mails eingehenden Informationswünsche schneller beantworten lassen und mehrere Mitarbeiter aus der Personalabteilung gleichzeitig an einer Akte arbeiten können. „Auch die bisherigen Kapazitäten des Aktenarchivs werden nicht mehr benötigt.“

Der Barcode macht alles effizienter

Auch im Fuhrparkbereich entlastet nun d.3ecm. Dort fallen für die zahlreichen Lieferfahrzeuge vielfältige Dokumente wie etwa die Fahrzeugunterlagen selbst, Schadensmeldungen bei Unfällen oder Kostenvoranschläge für Reparaturen und mehr an. Früher wurden sie klassischerweise in Ordnern abgelegt, wodurch sich angesichts der langen Einsatzzeiten der Fahrzeuge von zehn und mehr Jahren eine Menge Papierdokumente ansammelten. Durch das Archivieren mit der d.velop-Lösung erfolgt nun alles komfortabler und mit viel weniger Aufwand. „Jetzt drucke ich nur noch einen Barcode aus, klebe ihn auf das Dokument,  scanne es ein und schon ist das Dokument abgelegt“, beschreibt Andreas Kaminski, Sachbearbeiter im Flottenservice den jetzt einfachen Archivierungsvorgang. „Auch wenn ich Unterlagen benötige, finde ich sie nun mit wenigen Mausklicks über die Suchfunktion. Früher mussten dafür mühsam Aktenordner durchgesucht werden.“

Weitere Digitalisierung im Blick

Dass diese Unterstützung im Arbeitsalltag so leicht funktioniert, liegt auch am reibungslosen Zusammenspiel von d.3ecm und SAP. „Es geht zwar nicht alles out oft the box, aber wir konnten in vielen Bereichen eine enge Verbindung zwischen beiden Systemen schaffen“, zeigt sich Freitag zufrieden. Dies sei auch schon bei der Auswahlentscheidung ein wichtiges Kriterium gewesen, weil SAP das führende System darstelle, betont der CIO.

Vor diesem Hintergrund fällt es ihm leicht, mit d.3ecm die weitere Digitalisierung zu gestalten. So steht auf der Agenda, die Eingangsrechnungsverarbeitung  zu digitalisieren und einen Führerschein-Workflow zur automatischen Überprüfung der Gültigkeit von Fahrerlaubnissen zu implementieren. Zudem soll als weiteres Projekt der Formulardruck direkt aus der digitalen Akte heraus realisiert werden.

Digitalisierung im Personal- und Fuhrparkmanagement bei eismann – Abschied von einer Menge Papier.