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Digitalisierung bei der FIEGE Gruppe – von der Bringschuld zur Holschuld

 

“Uns hat auch gefallen, dass das Produkt von den Modulen her sehr breit gefächert ist und dass man durch die offene Schnittstellenarchitektur viele Systeme schnell und unkompliziert integrieren kann.”

Torsten Gronemann | Projektleiter DMS FIEGE Gruppe

Die FIEGE Gruppe

Die FIEGE Gruppe mit Stammsitz in Greven, Westfalen, zählt zu den führenden Logistikanbietern in Europa. Ihre Kompetenz besteht insbesondere in der Entwicklung und Realisierung integrierter, ganzheitlicher Logistiksysteme. Die Gruppe beschäftigt rund 15.000 Mitarbeiter weltweit. Über 150 Standorte und Kooperationen in 15 Ländern bilden ein engmaschiges logistisches Netzwerk. Der Umsatz der Gruppe betrug 1,60 Milliarden Euro in 2018. 3,0 Millionen Quadratmeter Lager- und Logistikflächen sprechen für die Leistungsfähigkeit des Unternehmens. FIEGE Deutschland hat sich in den letzten Jahren vom Transportunternehmen zu einem der europäischen Marktführer im Bereich ganzheitlicher Logistiklösungen für Handel und Industrie entwickelt.

Die Projektziele bei FIEGE

Den aktuellen Sendungsstatus von Aufträgen via Internet bereitzustellen, gehört im Logistikgewerbe heute zum Standard. In der Zusammenarbeit mit Paket-Dienstleistern wird die reine Statusübermittlung auch künftig genügen. Unternehmen aus anderen Branchen aber erwarten auch die Einsicht in die zum jeweiligen Auftrag gehörenden Dokumente. FIEGE Deutschland wollte ihren Kunden diesen Service flächendeckend zur Verfügung stellen und suchte daher nach einer Möglichkeit, die neu eingerichtete Tracking & Tracing Lösung F-XL Monitor mit einem webfähigen Archiv- und Dokumentenmanagement-System zu verbinden.

Fakten & Statistiken

  • Die FIEGE Deutschland Stiftung & Co. KG bietet ihren Kunden durch eine Kombination von d.3ecm mit der Technologie F-XL Monitor ein webbasiertes Tracking & Tracing (T&T) Verfahren.
  • Sendungsbelege werden mit der d.velop Scan Software digitalisiert und den Kunden mittels der d.velop web services im T&T-Verfahren zur Ansicht bereitgestellt – bis zu 1.500 Stück täglich allein in der ersten Niederlassung Bocholt.
  • Sämtliche relevanten Informationen über jeden Speditionsauftrag sind für die Kunden in einem zentralen „Monitor“ unabhängig von Zeit und Ort verfügbar.
  • Auftraggeber schätzen die Transparenz und den dadurch erhöhten Service Level des Logistikunternehmens.

Die Effizienz der Lösung

FIEGE bietet seinen Kunden mit der webbasierten T&T-Plattform „F-XL Monitor“ in Verbindung mit d.3ecm eine durchgängige Lösung. Die Logistik-Kette wird lückenlos dokumentiert und somit größtmögliche Transparenz über die laufenden Aufträge garantiert. Das Logistikunternehmen stärkt dadurch seine Wettbewerbsfähigkeit. Wenn ein Kunde seine Ablieferbelege selbständig im Web einsieht, muss diese Art der Informationsbereitstellung nicht mehr aktiv vom Logistiker geleistet werden und das eigene Personal lässt sich effizienter einsetzen. FIEGE Kunden möchten diese Möglichkeit – sich jederzeit und auf Knopfdruck über laufende Aufträge informieren zu können – nicht mehr missen.

Früher musste der Customer Service, wenn er etwas zum Verbleib einer Sendung wissen wollte, bei seiner Logistikabteilung anrufen. Von dort wurde dann bei FIEGE der Empfangsspediteur kontaktiert, der wieder erst seinen Frachtführer fragen musste. Viele Anrufe waren nötig, wo heute im Customer Service ein Klick im Web genügt. Aus einem aufwändigen Verfahren hat FIEGE eine einfache, servicefreundliche Dienstleistung mit großem Nutzen für die Kunden des Unternehmens gemacht; und damit aus der Holschuld eine Bringschuld.

Die Entscheidung für d.3ecm

An d.3ecm schätzt man bei FIEGE dessen einfache Bedienbarkeit sowie die sehr schnellen Zugriffszeiten auf Dokumente per Webclient. „Uns hat auch gefallen, dass das Produkt von den Modulen her sehr breit gefächert ist“, sagt Torsten Gronemann, Projektleiter DMS bei FIEGE Deutschland, „und dass man durch die offene Schnittstellenarchitektur viele Systeme schnell und unkompliziert integrieren kann, wie wir im konkreten Fall mit dem „F-XL Monitor“ gesehen haben.“ Auf Draht muss auch das d.velop-Team sein, wenn es an den weiteren Ausbau des Projektes geht. Die Logistikbranche ist äußerst schnelllebig, da kann es vorkommen, dass innerhalb von Tagen ein neuer Standort mit Dokumentenmanagement-Technologie ausgestattet werden soll – dass dies funktioniert, hat d.velop beim Anschluss der ersten vier Niederlassungen eindrucksvoll unter Beweis gestellt. Im Anschluss haben wir dann unsere vielfältigen Anforderungen an eine digitale Rechnungsprüfung mit der d.velop durch die Eingangsrechnungsverarbeitung umsetzen können, der mittlerweile in mehreren europäischen Ländern ausgerollt wurde.

Projektverlauf und Status bei FIEGE

Der „F-XL Monitor“ bietet allen Kunden seitdem eine funktionierende Sendungsverfolgung. Doch die Anforderungen der Kunden steigen; viele Unternehmen erwarten von ihrem Spediteur mittlerweile die Bereitstellung nicht nur der Informationen zum Stand der Sendung, sondern auch der Ablieferbelege, im Fachjargon Proof of Delivery (PoD). So lag es nahe, das im Rechnungswesen bereits eingesetzte d.3 repository auf einen Einsatz in der Sendungsverfolgung auszuweiten. Die offene Programmierschnittstelle des d.3 repository ermöglichte eine schnelle Zusammenführung beider IT-Plattformen. Die d.velop Fachleute errichteten innerhalb von wenigen Tagen eine Schnittstelle zwischen dem d.3 web-Modul und dem „F-XL Monitor“. Diese sorgt dafür, dass die im d.3ecm archivierten Belege im „F-XL Monitor“ über das d.3 web-Modul zur Anzeige gebracht werden. Anschließend konnte das erste Projekt realisiert werden. In der Niederlassung Bocholt wurde Ende 2006 der erste Scanner zur Erfassung der Sendungsbelege installiert.

Seit März 2007 läuft das System produktiv. Zwischen 1.300 und 1.800 Sendungen verlassen der Standort täglich. Diese erhalten einen Ablieferbeleg, auf den zuvor ein 34-stelliger Barcode aufgebracht wurde. Den Ablieferbeleg unterzeichnet der Empfänger bei der Sendungsübergabe, der Spediteur bringt ihn wieder in die Niederlassung, wo er dann zusammen mit dem Speditionsauftrag gescannt wird und der Inhalt des Barcodes in die Attributfelder der Dokumentart PoD übernommen wird. Anschließend werden die Dokumente an das zentrale d.3 repository im FIEGE-Hauptsitz in Greven übertragen.

d.3ecm mit SAP/FI

Torsten Gronemann: “Dokumentenmanagement und Sendungsverfolgung sind für uns als Logistik-Dienstleister natürlich schon länger ein Thema. Wir setzen d.3ecm seit einigen Jahren im Rechnungswesen für die SAP/FI Archivierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen ein. Im Anschluss haben wir dann unsere vielfältigen Anforderungen an eine digitale Rechnungsprüfung mit der d.velop durch einen individualisierten Prüfungsworkflow umsetzen können, den wir mittlerweile in mehreren europäischen Ländern ausgerollt haben.”

Dokumente jederzeit zur Verfügung

„Von manchen Empfängern haben wir keinen Lieferschein vorliegen, in diesen Fällen nutzen wir den Speditionsübergabeschein als Beleg“, erklärt Jörg Klöpper, Leiter Support F-XL Logware bei FIEGE. “Es geht darum, dass wir ein Dokument haben, welches den Speditionsauftrag belegt und wir dieses Dokument mittels DMS- und Webtechnologie unseren Auftraggebern innerhalb kürzester Zeit zur Verfügung stellen können.“ Die Kunden können sich dann mit ihren Zugangsdaten auf der Web-Plattform „F-XL Monitor“ einloggen. Dort ist der Status der verschiedenen Sendungen einsehbar. Ist der Ablieferbeleg eingescannt, erscheint hinter dem Sendungseintrag ein kleiner Notizzettel, nach dessen Anklicken das Dokument aus dem Archiv per d.3 web zur Ansicht gebracht wird.

Ausblick

Nachdem Anfang 2008 bereits in drei deutschen Niederlassungen die Ablieferbelege gescannt werden, sollen in kurzer Abfolge die Standorte in Hamburg und in Coesfeld folgen. Außerdem denkt man bei FIEGE darüber nach, künftig eventuell auch Fotos zu digitalisieren. Zudem sollen dieser per Web zur Ansicht bereitgestellt werden, um somit etwa Schäden dokumentieren zu können. Es wird darüber hinaus innerhalb der FIEGE Holding derzeit ein Konzept für den internationalen Ausbau der bislang nur in Deutschland eingesetzten T&T-Lösung entwickelt. Hier käme dann ebenfalls d.3ecm als zentrale DMS-Plattform zum Einsatz.

 

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