Die Kassenärztliche Vereinigung Westfalen-Lippe setzt auf komplett digitalen Rechnungsprozess

Die Kassenärztliche Vereinigung Westfalen-Lippe

Die Kassenärztliche Vereinigung Westfalen-Lippe (KVWL) vertritt die Interessen von über 15.000 niedergelassenen Vertragsärzten und Ärztlichen und Psychologischen Psychotherapeuten sowie Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeuten in Westfalen-Lippe. Mit rund 2.000 Mitarbeitenden, von denen ca. die Hälfte im Notfalldienst überwiegend geringfügig beschäftigt ist, ist die KVWL eine der größten Kassenärztlichen Vereinigungen.

Als öffentlich-rechtliche Körperschaft handelt die Kassenärztliche Vereinigung in Vertretung ihrer Mitglieder mit den Verbänden der Krankenkassen die Gesamtvergütung für die ärztlichen Leistungen aus. Dazu schließt sie entsprechende Verträge ab. Als genossenschaftlicher Zusammenschluss garantiert die KV somit, dass die wirtschaftlichen Interessen ihrer Mitglieder gegenüber den Krankenkassen gewahrt werden.

Die KVWL versteht sich aber nicht nur als Körperschaft mit hoheitlichen Befugnissen, sondern auch als Interessenvertretung und Dienstleister für ihre Mitglieder. Die Information der Mitglieder über alle Belange ihrer Praxistätigkeit bildet einen weiteren Schwerpunkt. Sie reicht von der Beratung bei der Niederlassung über die Betreuung bis hin zur Hilfestellung bei der Beendigung der vertragsärztlichen Tätigkeit und der Veräußerung der Praxis.

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Digitale Rechnungsverarbeitung

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Gesundheitswesen

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Mitarbeiter:innen

500+

Optimierung der Prozesse durch digitale Lösungen

Die KVWL hat sich schon früh mit der Optimierung ihrer Prozesse durch digitale Lösungen beschäftigt und hat schon seit 2014 eine elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung der d.velop im Einsatz. Nach Bekanntgabe der Richtlinie 2014/55/EU und analog zu den nationalen Vorgaben musste die KVWL zudem (wie viele andere Organisationen auch) die standardisierte Verarbeitung von XRechnungen (E-Rechnung) bis zum 19.04.2020 umsetzen. Die d.velop AG wurde beauftragt, das komplette Projekt zu steuern und zu koordinieren.

Das Projekt umfasste unter anderem die folgenden Punkte:

  • Erstellung Grobkonzept XRechnung
  • Projektplanung und Projektcontrolling
  • Beisitz bei Projektsitzungen
  • Erstellung eines Pflichtenhefts für interne Aufgaben und die der angebundenen Systemhäuser
  • Umfassendes Testing / Abnahmebegleitung
  • Vollständige Projektdokumentation
  • Neuerstellung bzw. Anpassung der Verfahrensdokumentation

Rechnungsprozess wird jetzt komplett digital abgebildet

Im Rahmen des Projekts sollen die elektronischen Rechnungen als XRechnungen nahtlos beim Empfangen einer E-Mail geprüft und verarbeitet werden. Ausgangsrechnungen aus dem ERP werden nun direkt versendet und im digitalen d.velop-Archiv abgelegt. Die größte Herausforderung hierbei war, die KVWL mit der dafür notwendigen Leitwegs-ID auszustatten. Eine Besonderheit der Umsetzung ist zudem, dass die XRechnungen als XML-Datei zur Verfügung standen und diese dem Benutzer sowohl im Rechnungsleser als auch im Dokumentenmanagement-System anschließend problemlos recherchierbar sein sollten und bequem zur Ansicht gebracht werden mussten. Heute sind alle Stolpersteine längst aus dem Weg geräumt und die KVWL ist in der Lage, ihren kompletten Rechnungsprozess inklusive XRechnungen digital abzubilden.

Nicht nur aus diesen Gründen ist die E-Rechnung einer der wichtigsten Angriffspunkte für die Prozessdigitalisierung in praktisch jedem Unternehmen und jeder Organisation, da die Mehrwerte unmittelbar erkennbar sind, der Aufwand sich schnell amortisiert und die Umsetzung direkt die interne Wertschöpfungskette im Verwaltungsbereich optimiert.

Die Vorteile der E-Rechnung auf einen Blick

Neben der Einhaltung der regulatorischen Richtlinien, der immensen Zeitersparnis und der geringeren Fehleranfälligkeit durch die Digitalisierung des gesamten Rechnungsprozesses, liegen die weiteren Vorteile auf der Hand:

Komplettlösung aus einer Hand ohne Koordination von Drittanbietern

Bestehender Prozess musste lediglich angepasst werden

Praktisch kein Schulungsaufwand

Durch Integration kein Umgewöhnen an neue Benutzeroberflächen

Schnellere Auskunftsfähigkeit intern wie extern

Absolute Transparenz in jedem Prozessschritt

Software informationen

Lernen Sie die d.velop Software kennen

Fordern Sie mit wenigen Klicks Ihre individuellen Infos zur Software von d.velop an. Lassen Sie sich zum Beispiel die Lösungen live vorführen und stellen Sie direkt Ihre Fragen. Einfach Formular ausfüllen und wir melden uns bei Ihnen.