Landkreis Gießen – dem Service verpflichtet

Nicht nur Eigentum verpflichtet, auch Zertifikate können eine Erwartungshaltung erzeugen. So fühlt sich der Landkreis Gießen – als Mitglied der Gütegemeinschaft Mittelstandsorientierte Kommunalverwaltungen e.V. und ausgezeichnet mit dessen Gütesiegel – einem dezidierten Serviceversprechen verbunden. Rechnungen zum Beispiel sollen grundsätzlich innerhalb von 15 Arbeitstagen beglichen werden. Dass dies ausnahmslos funktioniert, liegt auch an der richtigen Technologie: Seit 2017 ist in der Kreisverwaltung an 450 Arbeitsplätzen eine Lösung für die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung der d.velop public sector (ehemals codia Software GmbH) im Einsatz.

Dokumentenmanagement und Workflow sind in Gießen schon länger keine neuen Themen mehr. In einer Reihe von Organisationsbereichen wie der KFZ-Zulassungsstelle oder der unteren Wasserbehörde sind bereits elektronische Archivsysteme an die dortigen Fachverfahren angeschlossen. Doch es sind eben nur Insellösungen. Der größere Zusammenhang fehlt und der Aufbau einer allgemeinen Schriftgutverwaltung auf elektronischem Weg ist mit lokalen Archiven nicht machbar.

Die Herausforderung für den Landkreis Gießen

Aus diesem Grund konsolidiert die Kreisverwaltung derzeit ihre ECM-Infrastruktur und wird nach und nach die Altsysteme durch das d.velop documents (ehemals vermarktet als d.3ecm) ablösen. Alle Komponenten – Archiv, Workflow, Dokumentenmanagement, Erfassungs-Engine – stammen aus einer Hand und werden in Landkreis-eigenen Servern gehostet, an ein Gebietskörperschafts-Rechenzentrum ist Gießen hierbei nicht angebunden. „Mit nur einem System können wir dadurch eine behördenweite eAkte aufbauen sowie Workflows für automatisierte Post- und Rechnungsbearbeitung einrichten“, erklärt Hans-Otto Gerhard, Leiter Zentrales Controlling im Landkreis Gießen.

Für die Rechnungsbearbeitung wichtig ist eine funktionierende Schnittstelle zum bestehenden Fachverfahren Finanz+. Über diese verfügt d.velop documents, darüber hinaus aber auch zu zahlreichen weiteren Anwendungen, die in Gießen im Einsatz sind. „Die d.velop-Lösung basierend auf dem d.velop documents-System ist diesbezüglich flexibler und anpassbarer als konkurrierende Software – für uns entscheidend bei der Produktwahl. Wir können mit dem System wirklich sukzessive die ganze Verwaltung von der Papier- auf die elektronische Akte umstellen“, so Hans-Otto Gerhard.

Anteil an PDF-Rechnungen wächst

Los ging es jedoch mit der Rechnungsbearbeitung. Nach Anbindung an Finanz+ und einer damit verbundenen Neudefinition vieler rechnungsbezogener Prozesse startete die Kämmerei im Oktober 2017 in den Echtbetrieb. Über 100 Rechnungen gehen täglich ein, im Jahr rund 300.000. Die Poststelle verteilt sie an den Fachdienst Finanzen, wo die Papierdokumente gescannt, ausgelesen, elektronisch archiviert und im Rechnungseingangsbuch von Finanz+ vorkontiert werden. Man kann somit jede Rechnung auf Basis der OCR-erkannten Daten sogleich dem entsprechenden Buchungskonto zuordnen. Rund 30 Prozent der Rechnungen treffen bereits per E-Mail im PDF-Format ein, mit steigender Tendenz. Sie werden auf ein gesondertes Laufwerk geleitet, dort automatisch abgeholt, per OCR ausgelesen und in das Rechnungseingangsbuch von Finanz+ übertragen. Hier muss also niemand mehr manuell eingreifen. Die neuen Formate ZUGFeRD und XRechnung findet man allerdings auch in Gießen kaum, hier sind die meisten Kreditoren technisch noch längst nicht so weit.

Finanzsoftware bleibt führendes Verfahren beim Landkreis Gießen

Die 450 im Finanzwesen registrierten Freigeber:innen sitzen über alle Abteilungen hinweg an verschiedenen Standorten. Eine Information über Eingangs- und Ausgangsrechnungen, die sie abzeichnen müssen, erhalten sie per E-Mail. Zum Starten des Signaturprogramms sowie um weitere Informationen zur Rechnung einzusehen, hat jeder Mitarbeitende einen Zugriff auf einen Teilbereich von Finanz+. Das d.velop documents-DMS selbst verbirgt sich hinter der Maske der Fachanwendung, welche damit das führende Programm ist.

Elektronischer Workflow

Überblick, Timing & optimierte Arbeitsabläufe

Dank des elektronischen Dokumentenflusses bleiben Rechnungen heute nicht mehr lange liegen. Im Eingangsrechnungsbuch von Finanz+ kann man den Status jeder Rechnung einsehen und bei Bedarf nachhaken. „So werden die Vorgänge wesentlich schneller kontiert und wir können unser Serviceversprechen gegenüber dem Bürger einhalten“, freut sich Hans-Otto Gerhard. Zeitgerechte Begleichung, das heißt, nicht nur zu spät, sondern auch: nicht zu früh bezahlen. Überblick, Timing und Optimierung der internen Arbeitsabläufe sind es, die den Unterschied zwischen elektronischem Workflow und papierhaftem Arbeiten ausmachen. Das Workflow-Thema reicht weit über die Rechnungsfreigabe hinaus: Fordert ein Bürger:in bestimmte Leistungen im Intra- oder Internet an und die Bearbeitung läuft intern sauber definiert über einen digitalen Workflow ab, kann eine Verwaltung ihre Reaktionszeiten deutlich reduzieren. E-Government im Sinne des Kunden also. Auch eine dünn besetzte Personaldecke lässt sich besser auffangen, wenn Aufgaben gebündelt und schneller erledigt werden. In Gießen soll deshalb neben den Rechnungen perspektivisch die gesamte Eingangspost zentral gescannt und verteilt werden.

Leistungs- und Eingriffsverwaltung als Start für die eAkte im Landkreis Gießen

Im elektronischen Archiv sind die Rechnungsbelege sicher und zentral im Zugriff abgelegt, ein weiterer Ausbau des DMS zur elektronischen Akte ist an dieser Stelle nicht erforderlich. Die eAkte ist vor allem für Organisationseinheiten der Leistungs- und Eingriffsverwaltung vorgesehen, also Bereiche, in denen typischerweise Bescheide erstellt werden wie eben die untere Wasserbehörde, die Bauaufsicht, die Ausländerbehörde u.a. 2019 soll hier in zwei Bereichen begonnen werden. Das d.velop document-System beinhaltet fertige Schnittstellen zu zahlreichen in Gießen eingesetzten Fachverfahren, darunter auch zum Sozialverfahren prosoz. Im Jugend- und Sozialbereich mit seiner heterogenen Personalstruktur mit einer eAkte zu starten, hält Hans-Otto Gerhard indes nicht für die klügste Reihenfolge. Dort wird vornehmlich das persönliche Gespräch gepflegt und häufig sind mehrere Mitarbeiter:innen in die Fallbearbeitung eingebunden. Eine klar strukturierte Dokumentation einzuführen ist nach Einschätzung des Controlling-Leiters schwieriger als bei der Eingriffsverwaltung.

Mit Unterstützung von d.velop public sector erarbeitete der Landkreis derzeit einen neuen, einheitlichen Aktenplan. Neben den Fall- werden dann auch die Sachakten der allgemeinen Schriftverwaltung nach dem im ECM-System implementierten Aktenplan abgelegt.