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Stiftung Haus Hall: Eingangsrechnungsverarbeitung und digitales Vertragsmanagement für sieben Gesellschaften

“Das d.3ecm sorgt dafür, dass alle Rechnungen zentral an einer Adresse eingehen. Dadurch läuft der gesamte Bearbeitungsprozess schneller ab – manche Rechnung genehmigen wir jetzt sogar noch am gleichen Tag, an dem sie eingeht. Und wir können nun ganz leicht und schnell ermitteln, wer was geprüft und genehmigt hat. Wir haben nun einheitliche Prozesse trotz dezentraler Strukturen.“

Barbara Berger, Abteilungsleiterin Finanz- und Rechnungswesen – Stiftung Haus Hall

Die Stiftung Haus Hall

Die Stiftung Haus Hall in Gescher hat sechs Tochtergesellschaften und fast 2000 Mitarbeiter in zehn Städten und Gemeinden im westlichen Münsterland. Sie bietet etwa 2600 ambulante und stationäre Plätze für Menschen mit Behinderungen – in Wohnbereichen, Werkstätten, in Frühförder- und Beratungsstellen, in integrativen Kindertageseinrichtungen und in einer Förderschule. Angeschlossen sind stationäre Angebote der Altenhilfe. „Wir bekamen täglich Dutzende Rechnungen, die an allen erdenklichen Standorten eintrafen“, beschreibt Barbara Berger, Abteilungsleiterin im Finanz- und Rechnungswesen. Bearbeitungszeit: bis zu zwei Wochen. „Doch wir wussten: Das kann viel schneller laufen.“ Gewachsene Unternehmen mit Geschichte, wie Haus Hall, haben viele Stärken. Ihre Größe, ihre Erfahrung und die schiere Mitarbeiterzahl gehören dazu. Vier Bereiche gibt es in der Stiftung: „Kinder und Jugendliche“, „Wohnen“, „Arbeit“ und „Altenhilfe und Kurzzeitpflege“. Bereichsübergreifend arbeiten die Verwaltung und die Fachdienste.

Bei den vielen Abteilungen und Mitarbeitern kommen viele Arbeitsstunden für das Öffnen, Prüfen und Weiterleiten von Rechnungen zusammen – selbst ohne die Arbeitsschritte „Suchen“ und „Hinterhertelefonieren“, die manchmal für Zeitverlust sorgen. „Bis die eingegangenen Rechnungen tatsächlich an der Stelle angekommen sind, wo sie auch bezahlt werden konnten, sind manchmal mehrere Wochen vergangen“, beschreibt Barbara Berger, „wir hatten bis dato auch keine Übersicht, was an Rechnungen eingegangen ist oder welche Rechnung sich wo im Umlauf befindet.“ Während einige Teams sehr sorgfältig arbeiteten, ließen sich andere mit der Bearbeitung mitunter etwas Zeit.

“Wir bekamen täglich Dutzende Rechnungen, die an allen erdenklichen Standorten eintrafen. Die Bearbeitungszeit lag bei bis zu zwei Wochen. Doch wir wussten: Das kann viel schneller laufen.”

Barbara Berger, Abteilungsleiterin Finanz- und Rechnungswesen – Stiftung Haus Hall

Integration in die bestehende Finanzbuchhaltungs-Software

Mitarbeiter, die eine bestimmte Rechnung finden wollten, die sich im Umlauf befand, mussten mitunter Geduld für eine langwierige Suche in verschiedenen Büros und Ablageorten aufbringen.  Bergers Gedanke: Mit einer intelligenten Software sollte sich die Sache doch in den Griff bekommen lassen. Also machte sich die Stiftung Haus Hall auf die Suche nach einem geeigneten Anbieter. Die Stiftung suchte nach einer Lösung, die nicht nur digitales Dokumentenmanagement ermöglicht, sondern auch eine digitale Eingangsrechnung. Außerdem sollte die Lösung mit der bestehenden Software der Finanzbuchhaltung, „Diamant“, zusammenarbeiten. An dieser Stelle kam die Portal Systems AG ins Spiel, einer der ersten Partner der d.velop AG. Portal Systems bietet digitale Lösungen für Unternehmen an, darunter auch das Dokumentenmanagementsystem d.3ecm der d.velop AG.

Dokumentenmanagement in wenigen Monaten eingerichtet

Haus Hall war schnell vom d.3ecm überzeugt. Mitte 2016 begann Portal Systems mit der Einrichtung. Kevin Schmid, Head of Professional Services bei Portal Systems: „Als erstes großes Thema haben wir die Eingangsrechnungsverarbeitung eingerichtet und eine gute technische Lösung für die Integration der Finanzbuchhaltung ,Diamant‘ erstellt.“ Der Schritt in die Digitalisierung bestand für Haus Hall allerdings von Anfang an nicht nur aus der technischen Seite, erklärt IT-Experte Schmid: „Dreh- und Angelpunkt war eher die Komplexität der Tochtergesellschaften der Stiftung.“ Es galt, sieben Gesellschaften und fast 2000 Mitarbeiter unter einen digitalen Hut zu bringen. „Die Teams haben die Rechnungsprüfung unterschiedlich gehandhabt“, beschreibt Barbara Berger. Schmid ergänzt: „Wissen lag häufig bei einzelnen Personen.“

Gerade in der Anfangsphase stoßen digitale Neuerungen oft auf gemischte Gefühle in der Belegschaft. „Da gab es natürlich Mitarbeiter, die das Dokumentenmanagementsystem sofort gut fanden“, erinnert sich Barbara Berger, „und andere haben nach dem ,Warum‘ gefragt.“ Haus Hall machte früh einen Schlüsselfaktor aus, um für Akzeptanz zu werben. Hierzu Berger: „Wichtig war es für uns, die Mitarbeiter früh genug mitzunehmen und einzubinden, um nützliches Feedback und gute Ideen zu gewinnen.“

Rechnungen gehen gebündelt an einer einzigen Stelle ein

Mitte 2016 begann Portal Systems mit der Einrichtung. Um die Einführung des Dokumentenmanagementsystems vorzubereiten, definierten Portal Systems und Haus Hall ein detailliertes Projekt- und Prozessmanagement. Es galt zudem, die aktuellen Arbeitsprozesse zu analysieren und Optimierungsmöglichkeiten zu finden. Denn: Wer einen optimierungsbedürftigen Prozess digitalisiert, ohne ihn zu verbessern, hat hinterher einen optimierungsbedürftigen digitalen Prozess.

Zusammen definierten Haus Hall und Portal Systems Prozesse, benannten Verantwortliche und sorgten dafür, dass die beteiligten Abteilungen ihre Expertise mit einbringen konnten. Parallel dazu wurden bereits Mitarbeiter in der Bedienung der neuen Software geschult. Mit dem Ergebnis, dass bereits Ende Oktober 2016 erste Tests laufen konnten, wenige Monate nach dem Projektstart. Anfang 2017 startete der Echtbetrieb. Zeitnah wurden immer mehr Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Software geschult. Bei der Einrichtung hat Portal Systems viel Wert auf Transparenz gelegt – und darauf, dass die neue Software so reibungslos wie möglich mit den bestehenden IT-Strukturen zusammenarbeitet: „Vom ersten Schritt an, nach dem Scannen, geht die Rechnung auch in die Finanzbuchhaltungs-Software ,Diamant‘“, beschreibt Schmid, „um dem Team früh anzuzeigen, welche Rechnungen eingegangen sind.“

Digitalisierte Rechnungen sparen Zeit und Ressourcen

Neue Software, neue Abläufe: Mit der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung im d.3ecm sammelt Haus Hall Rechnungen an einer zentralen Stelle, an nur noch einer Adresse – und zwar in der Finanzbuchhaltung. „Die Rechnungen, die noch auf Papier kommen, versehen wir mit einem Barcode und scannen sie ein“, so Berger. Das d.3ecm erkennt und digitalisiert den Text auf der gescannten Rechnung. Damit wird das Dokument einer Volltextsuche am Computer zugänglich. Anschließend prüft das System, ob die Beträge plausibel sind, ob der Lieferant bekannt ist, ob der Steuerbetrag zum Rechnungsbetrag passt – und viele Details mehr.

Regeln im Workflow definiert: Vier-Augen-Prinzip

Ist die Rechnung erst einmal digitalisiert und geprüft, beginnt der eigentliche digitale Workflow. Dafür hat Haus Hall Regeln definiert. Die Rechnungen gehen digital an diejenigen Mitarbeiter, die sie sachlich prüfen und abzeichnen dürfen. „Für eine Genehmigung arbeiten wir mit einem strengen Vier-Augen-Prinzip“, betont Berger. Das System achtet auf dieses Prinzip und ordnet die Rechnungen zudem den verschiedenen Kostenstellen zu, sodass z.B. Bereichsleiter immer genau wissen, welche Beträge in ihren Kostenstellen anlaufen. Gleichzeitig sind die Prüfer der Rechnungen in der Pflicht, eine Kostenstelle anzugeben. Und nicht alle Mitarbeiter dürfen jede Rechnungshöhe abzeichnen – dafür hat Haus Hall im d.3ecm Freigabegrenzen eingeführt.

Digitale Eingangsrechnung verkürzt Bearbeitungsdauer

Mit der digitalen Eingangsrechnung gehören lange Bearbeitungszeiten der Vergangenheit an. „Manche Rechnungen werden schon am selben Tag genehmigt“, sagt Berger, „und wir können genau sagen, welcher Mitarbeiter welche Rechnung geprüft und genehmigt hat. Auch die Zuordnung zur Kostenstelle ist jetzt transparent.“ Die Prozesse in der Finanzbuchhaltung laufen zügiger ab, Mitarbeiter können ihre Ressourcen nun zielgerichteter einsetzen. Die Suche nach Rechnungen dauert nicht länger als ein paar Stichworte einzutippen – mit der Volltext-Suche lassen sich die Dokumente selbst dann schnell finden, wenn diese mal in einer falschen Ablage gelandet sind.

Einheitliche Prozesse trotz dezentraler Strukturen: Handfeste Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements

Wie viele Organisationen ab einer bestimmten Größe, profitiert auch Haus Hall von Effekten, die als natürliche Begleiterscheinung von digitalisierten Arbeitsprozessen auftreten. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Einheitliche Prozesse trotz dezentraler Strukturen
  • Zugriff auf Dokumente, unabhängig von Zeit und Ort – auch paralleler Zugriff mehrerer Mitarbeiter auf ein und dasselbe Dokument möglich
  • Mitarbeiterressourcen werden frei
  • Aktuelle Datenschutzgesetze werden eingehalten
  • Steigerung von Transparenz und Übersichtlichkeit
  • Einhaltung von Skonto-Fristen
  • Digitales Fristenmanagement, um Kosten zu vermeiden
  • Kontrolle und Einhaltung von Prüf- und Freigaberechten, wie z.B. ein Vier-Augen-Prinzip
  • Digitales Archivsystem – u.a. Gewährleistung der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist; weniger Stauraum für Papier-Akten nötig
  • Dezentrale Vertretungsregeln
  • Basis und Unterstützung zur Erfüllung rechtlicher und behördlicher Anforderungen
  • Mitarbeiter zufriedener
  • Kunden zufriedener

Alle Dokumente lassen sich zudem von jedem Standort aus öffnen, es muss nicht das eigene Büro sein – das geht auch im Homeoffice oder vom Büro eines Kollegen aus. Für die Zukunft arbeitet Haus Hall daran, weitere Dokumente zu digitalisieren und in den Workflow zu integrieren. Das betrifft zum Beispiel Kassenbelege, Bankbelege oder Eigenbelege.

Digitales Vertragsmanagement erinnert automatisch an ablaufende Verträge oder Fristen

Zusätzlich zu den Eingangsrechnungen hat die Stiftung Haus Hall nun einen Großteil ihrer Verträge digitalisiert. Mitarbeiter-Verträge zählen zwar noch nicht dazu, dafür aber die Vergütungsvereinbarungen und die Versorgungsverträge, die gerade für Einrichtungen der Wohlfahrtspflege interessant sind. Denn diese Verträge mit Krankenkassen, Pflegekassen und Verbänden und ähnlichen Kostenträgern bilden die Grundlage für den Umsatz des Unternehmens. „Die Vergütungsvereinbarungen und die Versorgungsverträge sind unsere Abrechnungsgrundlage“, beschreibt Simon Höing, bei der Stiftung für die IT zuständig. Im Jahr 2018 startete Haus Hall damit, die ersten Verträge zu digitalisieren und in das Dokumentenmanagement zu übertragen. In Zukunft wird die Stiftung bis zu 1500 laufende Verträge erfassen: Wartung, Dienstleistungen, Mobilfunk, Energieversorgung, und dergleichen mehr.

Digitale Verträge mit Erinnerungsfunktion für ablaufende Fristen

„Das System d.3ecm kommt uns hier in hohem Maße entgegen“, sagt Höing, „wir können die Laufzeiten und die Kündigungsfristen hinterlegen und daraus Aufgaben generieren – und auch Nutzer mit dem Vertrag verknüpfen.“ So kann ein Verantwortlicher Wochen vor Ablauf eines Vertrages eine Erinnerung erhalten, um beispielsweise die Konditionen zu prüfen und gegebenenfalls neu zu verhandeln. Höing: „Das bedeutet eine starke Vereinfachung, wenn man sich da auf das System verlassen kann.“

Auch in Bezug auf die digitalisierten Verträge profitiert Haus Hall von vielen Vorteilen, die d.3ecm mit sich bringt, wie etwa die Suchfunktion, ein schneller, ortsunabhängiger Zugriff, das automatische Erinnern an Fristen und die sogenannte Historierung – ältere Versionen von Verträgen sind stets wenige Klicks entfernt. Das Suchen in Archiven oder das Herumtelefonieren durch ganze Abteilungen hat ein Ende. „Vor dem digitalen Vertragsmanagement gab es in unserer Einrichtung keine einheitlichen Prozesse für die Handhabung von Verträgen“, sagt Höing, „es gab lediglich eine Excel-Liste, und die hat nur langfristige Verträge erfasst. Kurzfristige Verträge wurden in den jeweiligen Einrichtungen und Abteilungen verwaltet.“ Mit dem neuen System sind die Workflows und Prozesse vereinheitlicht.

Dokumentenmanagementsystem d.3ecm – ein Erfolg in der Wohlfahrtspflege

Das neue Dokumentenmanagementsystem d.3ecm ist inzwischen sehr gut in die Abläufe der Stiftung Haus Hall integriert. Berger: „Selbst diejenigen, die bei der Einführung der Software noch skeptisch waren, wollen heute nicht mehr ohne d.3ecm und die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung arbeiten.“ Und: „Mit d.3ecm haben wir die Voraussetzungen geschaffen, um das Dokumentenmanagement in einem Unternehmen unserer Größe digital zu führen und zu steuern. Die Stiftung Haus Hall hat mit der d.velop Gruppe einen starken und marktführenden Partner im digitalen Prozesswesen in direkter Nachbarschaft.“

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Digitale Eingangsrechnungs­verarbeitung – Tipps und Stolperfallen bei der Projektierung

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