SharePoint Personalakte
Herausforderungen im Personalmanagement
Die Pflege und Verwaltung einer Personalakte ist eine zeitaufwendige und manchmal anstrengende Arbeit.
Informationen sind nicht vollständig. Die Suche nach Dokumenten gestaltet sich langwierig. Und eine aufwendige Suche erhöht die Verwaltungskosten.
Mit der digitalen Personalakte in Microsoft SharePoint verwalten Sie Ihre Personaldaten effizient und übersichtlich.
Mit Sicherheit
Digitale Personalakten bieten Ihnen eine sichere 256-Bit-AES-Verschlüsselung. Dazu kommt die Volltext-Verschlagwortung aller Dokumente, eine klare und sichere Berechtigungsstruktur und die temporäre Berechtigungsübergabe per Mausklick.
Standort unabhängiger Zugriff
Smartphone, Tablet oder Laptop – das Gerät ist ganz egal. Dank der digitalen SharePoint Personalakte können Sie bequem von überall aus sicher auf Ihr digitales Personalarchiv zugreifen. Und können damit Dokumente jederzeit bearbeiten.
Funktionen erweitern
In der Kombination mit weiteren d.velop-Lösungen wie dem elektronischen Vertragsmanagement mit SharePoint & Microsoft 365 lässt sich der Funktionsumfang der digitalen Personalakte jederzeit modular erweitern und gezielt anpassen.
Vorteile der digitalen Personalakte
- Maßgeschneiderte, intutive bedienbare Anwendung
- Ingegriert in HR-Systeme wie LOGA oder SAP
- Leichte Installation mittels Assistenten
- Standard-Workflows enthalten
- Zugriffkontrolle via Audit-Logging
- Detaillierte Auswertungen
Digitale Personalakte mit Microsoft SharePoint & Microsoft 365
Umfassend
Die digitale Personalakte automatisiert Ihre Personalprozesse und sorgt für mehr Transparenz. Darüber hinaus verwalten Sie in der Akte sämtliche Personaldokumente – von den Bewerbungsunterlagen über das Vertragswerk und die Gehaltsabrechnungen bis hin zur Krankmeldung. Dementsprechend beschleunigen Sie die Abwicklung Ihrer HR-Prozesse.
Geschützt
Dank der fein granularen Berechtigungsstruktur sowie des integrierten Audit-Logs ist sichergestellt, dass ausschließlich befugte Personen Zugriff auf Ihre Personaldokumente haben. Sämtliche Aufrufe von Personalakten werden genau protokolliert. Folglich können Sie jederzeit nachvollziehen, wer, wann, auf welche Personalakte zugegriffen hat.
Sicher
Die elektronische Personalakte sorgt dafür, dass Ihr Dateiordnersystem kontinuierlich auf dem neuesten Stand ist. Gleichzeitig verhindert die Lösung einen Aktenverlust und jede Art von Manipulation. Somit sind, neben einem hohen Nutzen, auch deutlich geringere Verwaltungskosten gewährleistet.
Whitepaper SharePoint Archivierung
Archivierung mit SharePoint Online – GoBD konform
Mit SharePoint online können die Aufgaben eines Dokumenten Management Systems (DMS) abgebildet werden. Mittels Bibliotheken und Listen lassen sich Inhalte verwalten und organisieren. Durch Aufbewahrungsrichtlinien werden Löschungen oder Veränderung von Dokumenten in SharePoint unterbunden. Doch erfüllt die SharePoint Archivierung auch die Anforderungen der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“.
Erfahren Sie, wie eine GoBD-konforme Archivierung mittels SharePoint Online durchgeführt werden kann. Und welche Voraussetzungen dabei eingehalten werden müssen.
Sie möchten mehr zu Microsoft 365 und der SharePoint-Integration erfahren?
Auf dem d.velop Blog erhalten Sie Ihre regelmäßige Dosis Digitalisierung. Von Best-Practices, über How-To’s bis hin zu Entscheidungsleitfäden finden Sie hier alles, um den Digitalen Wandel erfolgreich zu gestalten.
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SharePoint als DMS? Ein Vergleich: klassisch / M365 basierte Lösung
Mit Microsoft 365 oder SharePoint stellt Microsoft eine Reihe von Funktionen zur Implementierung einer DMS-Lösung bereit. Warum also nicht mehr daraus machen? Der Erfolg von SharePoint/Microsoft 365 (nachfolgend nur als Microsoft 365 zusammengefasst) bringt DMS-Lösungen eines ganz neuen Typs hervor. Microsoft 365-basierende Lösungen bieten sich als Alternative zur herkömmlichen Dokumentenmanagement Lösung an und gestaltet den Markt für diese Systeme noch vielfältiger.
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Vertragsmanagement in SharePoint und M365 effektiv nutzen!
Nach wie vor wird für das Vertragsmanagement gerne Excel genutzt. Wenn Ihre Organisation jedoch bereits SharePoint oder Mircosoft 365 einsetzt – oder einsetzen möchte, dann ergibt es Sinn, auch das Vertragsmanagement auf dieser Basis abzubilden. Denn aus einem Einsatz einer Vertragsmanagement Software resultieren nicht nur Vorteile für Anwender, sondern auch für die IT. Mit einer professionellen Lösung können Verträge im SharePoint intelligent abgelegt und verknüpft werden.
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Jetzt endlich geklärt: Ist SharePoint revisionssicher?
Die Digitalisierung bietet unzählige Chancen für eine Beschleunigung der Arbeitsabläufe im Unternehmen. Hierzu zählt auch die ausschließlich digitale Ablage von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten. In diesem Beitrag wird auf die Möglichkeiten der digitalen
Belegablage mit SharePoint online eingegangen. Und wir gehen der Frage nach, ist SharePoint revisionssicher?
Zunächst ist zu klären, was der Begriff „Revisionssicherheit“ bedeutet.
Bereit für eine Live-Demo der Software?
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- Schreiben Sie uns ein wenig über Ihre derzeitigen Herausforderungen in Ihren Prozessen.
- Gemeinsam leiten wir aus Ihrer Beschreibung ab, wie wir Sie bestmöglich unterstützen kann.
- In einem kurzfristig aufbauenden Termin sehen Sie sich die Lösung live am System an.
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