Die Verfahrensdokumentation – Ein Baustein für weniger Papier im Büro

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Die Verfahrensdokumentation – Wichtiger Baustein bei der Verarbeitung und Archivierung digitaler Dokumente

Digitalisierung ist in aller Munde, doch in der Realität gehören Mengen an Papier wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen oder Verträge zum geschäftlichen Alltag. Wer hat nicht schon mal davon geträumt, einfach alles auf den Scanner zu packen und dann direkt in den Reißwolf zu schieben? Aber all diese Dokumente gehören nach Handelsrecht und steuerrechtlichen Vorgaben rechtmäßig aufbewahrt.

In diesem Blogartikel erfahren Sie, wie “der Traum” von weniger Papier für Sie Wirklichkeit wird. Denn eine Vielzahl von geschäftlichen Dokumenten kann nach dem Scannen vernichtet werden. Ohne das damit rechtliche Vorgaben verletzt werden – wenn denn bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden. Und welche Rolle eine Verfahrensdokumentation dabei spielt.

Verfahrensdokumentation ist eine Voraussetzung zur digitalen Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten

Wenn Dokumente und Informationen digital verarbeitet und aufbewahrt werden, bedarf es dazu sowohl Software als auch Hardware. Und natürlich entsprechende Abläufe, damit zum Beispiel aus einem Papierbeleg ein digitales Dokument wird.

Die Verfahrensdokumentation dient dazu, nachweisen zu können, dass bei der digitalen Verarbeitung von digitalen Dokumenten die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und den GoBD für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind.

In den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ist die Verfahrensdokumentation wie folgt definiert:

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.“

Daraus ergibt sich, dass erst mit der Dokumentation der Ordnungsmäßigkeit der Prozesse und Verfahren, die tatsächliche Vernichtung von buchhalterisch und steuerlich relevanten Dokumenten gestattet ist.
Neben der Beschreibung des technischen Prozesses, sind auch die Regelungen und Verfahren für die Vernichtung des Papiers darzustellen. Und auch genau zu definieren, welche Dokumente eben nicht vernichtet werden dürfen.

Form und Inhalt einer Verfahrensdokumentation

„OK – dann schreibe ich einfach alles auf, was hier in meinem Unternehmen so passiert und gut ist.“ – so könnte man sicherlich denken. Dann denken Sie aber bitte daran, dass die Verfahrensdokumentation eindeutig sein muss. Denn sie sollte es einem sachverständigen Dritten – dem Steuerprüfer oder einem Wirtschaftsprüfer – in angemessener Zeit ermöglichen, Prozesse und Verfahren nachvollziehen und prüfen zu können. Was eine angemessene Zeit ist? Das ist natürlich eine Definitionsfrage. Darum gibt es auch für Verfahrensdokumentationen standardisierte Methodiken zur Strukturierung.

Inhalte einer Verfahrensdokumentation

Die Inhalte einer Verfahrensdokumentation nach GoBD gliedern sich in verschiedene Teilbereiche, so zum Beispiel:

  • Allgemeine Beschreibung des Einsatzgebietes
    Welches Verfahren, welcher Prozess wird hier dokumentiert?
  • Fachliche und sachlogische Systemlösung
    Wie gestaltet sich der Prozess in der täglichen Anwendung?
  • Technische Lösung
    Mit welchen Systemen und wie wurde der Prozess digital umgesetzt?
  • Langzeitverfügbarkeit und Migration
    Wie, in welchem Format, werden Dokumente archiviert? Welche Konzepte gibt es, um archivierte Daten zu migrieren um sie verfügbar zu halten?
  • Mitarbeiterqualifikation
    Wie werden Mitarbeiter zur Einhaltung der Prozesse geschult?

Im Bereich des elektronischen Dokumentenmanagements wird die Verfahrensdokumentation nach PK-DML herangezogen. Diese hat den Fokus auf der ordnungsmäßigen elektronischen Aufbewahrung. Sie hat die Zielsetzung, den organisatorischen und technischen Prozess von der Entstehung der Informationen und Dokumente über die Indizierung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion am Bildschirm und auf dem Drucker zu dokumentieren.

Verfahrensdokumentation nach PK-DML

„Prüfkriterien für Dokumentenmanagement und Dokumentenprozesslösungen“ – so der vollständige Name des Kürzels PK-DML. Die PK-DML und die GoBD bilden grundsätzlich das Framework für die Verfahrensdokumentation, die beim Einsatz eines Dokumentenmanagement-System zu berücksichtigen ist.

An folgenden Kernkriterien richtet sich die Methodik aus:

  • Ordnungsmäßigkeit – der Prozesse und Verfahren
  • Vollständigkeit – der Dokumente
  • Verfügbarkeit – der Dokumente
  • Nachvollziehbarkeit – der Abläufe
  • Unveränderbarkeit – der Informationen

Eine Verfahrensdokumentation muss all diese Kriterien berücksichtigen. Besonderheit der PK-DML ist, dass nicht die Technik im Vordergrund steht, sondern wie der Mensch in das Verfahren eingebunden ist und wie die Organisation rund um die Prozesse gestaltet ist.

Das folgende Schaubild fasst übersichtlich zusammen, was Bestandteile einer Verfahrensdokumentation für eine Dokumentenmanagement- und Dokumentenprozesslösung sind:

Verfahren der Dokumentation


Rechtliche Voraussetzungen zur digitalen Verarbeitung und Archivierung gescannter Dokumente

Wenn statt einem Papierdokument das gescannte Dokument – also das digitale Pendant – zur weiteren Bearbeitung genutzt und archiviert werden soll, spricht der Jurist von einem bestimmten Vorgehen: Ersetzendes Scannen. Die rechtlichen Anforderungen für das ersetzende Scannen sind der Entwicklung des Marktes in den letzten Jahren stetig angepasst worden. Diese Anforderung sind definiert im:

Steuerrecht / Handelsrecht

– § 257 HGB: Aufbewahrung von Unterlagen
– § 147 AO: Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
– § 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen

Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen

Für den Veranlagungszeitraum bis zum 31.12.2014

– GoBS – Grundsätze ordnungsmäßiger DV-geschützter Buchführungssysteme
– GDPdU – Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Für den Veranlagungszeitraum ab dem 31.12.2014

– GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Und weiteren Rechtsgrundlagen (wie z.B. Verwaltungsverordnungen- und vorschriften)

Fast alle Dokumente und Informationen, mit denen Sie es im geschäftlichen Alltag zu tun haben, Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Schriftwechsel und vieles mehr, können ausschließlich digital aufbewahrt werden.

Ausnahmen bei der digitalen Aufbewahrung

Doch Sie kennen das: „Wo es eine Regel gibt, ist die Ausnahme nicht weit.“ Ansonsten wäre dies ja auch zu einfach ;-). Im Handels- oder Steuerrecht sind folgende Ausnahmen definiert:

  • Jahresabschlüsse und GuV
  • Eröffnungsbilanzen
  • Zollbelege

… und einige weitere. Insgesamt bildet dies aber keineswegs die Masse der ein- und ausgehenden Belege ab.

Zusätzlich existieren noch ein paar weitere Dokumente, die für den täglichen Umgang selbstverständlich gescannt und digital genutzt werden können, die aber im Original aufbewahrt werden müssen:

  • Notariell beurkundete Verträge
  • Unterlagen die ein Recht verkörpern, wie Wertpapiere
  • Vollmachten

Sie haben im EU-Ausland einen Anspruch auf Umsatzsteuererstattung? Dann sollten Sie die entsprechenden Dokumente im Original im Zugriff haben. Denn bei begründetem Zweifel müssen die Originale vorgelegt werden.

Manche Dokumente lassen sich leider nicht (vernünftig) digitalisieren. Dünnes Papier, welches doppelseitig beschrieben wurde oder Dokumente mit Wasserzeichen sind da die markantesten Beispiele. Darum gilt auch hier: Sofern der Inhalt der Dokumente steuerlich relevant ist, brauchen Sie, im Falle einer Prüfung, das Original.

Revisionssicherheit – Ein wichtiger Begriff im Zusammenhang mit der Verarbeitung digitaler Dokumente

Wer sich mit der Digitalisierung von Geschäftsdokumenten beschäftigt, stößt spätestens bei der Frage der Archivierung unweigerlich auf den Begriff der Revisionssicherheit. Was es damit auf sich hat, haben wir im Artikel Revisionssicherheit – was bedeutet das und wie archiviere ich revisionssicher? bereits ausführlich erläutert. An dieser Stelle eine kurze Zusammenfassung:

Das Gabler Wirtschaftslexikon definiert Revisionssicherheit als „Zustand innerhalb von Unternehmen, dessen Systeme und operative Prozesse im Lichte gesetzlicher (…) Vorschriften als ordnungsgemäß bzw. angemessen angesehen werden kann.“

Wie kann eine Revisionssicherheit erreicht werden: Durch ein Zusammenspiel aus entsprechender Software, Hardware, Dokumentation und Wirtschaftsprüfer.

Womit wir wieder bei der Verfahrensdokumentation wären. Wie Sie vermutlich schon erkannt haben, ist die Verfahrensdokumentation beim Umgang mit digitalen Dokumenten eine Notwendigkeit um rechtliche Sicherheit herzustellen.

Doch auch losgelöst von den Vorgaben der GoBD empfiehlt es sich, die Verfahrensdokumentation auch im eigenbetrieblichen Interesse zu erstellen. Insbesondere dann, wenn sich Prozesse ändern, DV-Systeme ersetzt und Migrationen vorgenommen werden oder Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, zeigt sich der Mehrwert einer Verfahrensdokumentation – ebenso wie bei den Themen „Governance“ und „Compliance“.

Digitale Verfahrensdokumentation

Wenn Sie sich die verschiedenen Teilbereiche einer Verfahrensdokumentation noch mal vor Augen führen, können Sie vermutlich ermessen, dass eine Verfahrensdokumentation eine Vielzahl von Dokumenten enthält.

Darum wird eine Verfahrensdokumentation für ein Dokumentenmanagement selbstverständlich digital erstellt und natürlich in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) angelegt. Mit dem digitalen Aktenplan bildet das DMS den Aufbau einer Verfahrensdokumentation – Hauptdokument / Anlagen / Mitgeltende Unterlagen – ganz einfach eins zu eins ab.

Ablauf Verfahrensdokumentation

Mit einer Verfahrensdokumentation, auf Basis eines DMS, sind alle Unterlagen dauerhaft verfügbar. Die Unterlagen werden zentral gepflegt und jede Information ist auf dem aktuellen Stand. Denn eine Verfahrensdokumentation ist kein statisches Dokument, das einmal erstellt wird.

Werden Abläufe verändert, muss dementsprechend die Dokumentation aktualisiert werden. Und im digitalen Wandel werden Abläufe und Prozesse kontinuierlich angepasst, um flexibel auf Marktentwicklungen reagieren zu können.

Sie möchten gerne Papierbelege digitalisieren und dann vernichten? Wir unterstützen Sie gerne!

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