Fachlösungen für das Finanzwesen

Niedrigzinsen, globalisierter Wettbewerb, zögerliche Anleger: Die Finanzbranche steht vor dem Wandel, wie viele andere Branchen ebenfalls. Die gute Nachricht: Moderne Zeiten bedeuten auch moderne Chancen. Klassische Finanz- oder Versicherungsunternehmen können gerade in der heutigen Zeit für ihre Kunden der Fels in der Brandung sein. Vorausgesetzt, Unternehmer erkennen und bedienen individuelle Wünsche – und behalten zugleich die eigenen Kosten im Auge.

Ähnliches gilt für junge Unternehmen der Finanzbranche wie „FinTechs“ oder „InsurTechs“: Ein innovatives Nutzenversprechen und ein digitales Erlösmodell können ihre volle Power erst dann auf die Straße bringen, wenn auch die Wertschöpfung auf der Höhe der Zeit ist.
Der Schlüssel zur Zukunft liegt darin, sie zu gestalten. Mithilfe von Software-Lösungen wie einem digitalen Dokumentenmanagement für das Finanzwesen, das Mitarbeitern endlich die Zeit gibt, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.

Digitale Kunden- und Kreditakte

Informationen sind eine der wichtigsten Ressourcen, doch was nützen sie, wenn sie über Ordner und Programme verstreut sind? Die elektronische Kunden- und Kreditakte bündelt Informationen übersichtlich und ist mit einem Mausklick verfügbar. Sie fokussiert den Blick durch einheitliche Regeln für die Ablage und ist sicher durch Berechtigungskonzepte.

Digitale Dokumentenzustellung

Dokumente wie Konto- oder Depotauszüge, Rechnungen, Versicherungsscheine oder auch Gehaltsabrechnungen sind wichtig. Weniger wichtig sollte der manuelle Druck beim Versand dieser Dokumente sein. Eine digitale Dokumentenzustellung funktioniert einfacher, zuverlässiger und übersichtlicher als Papier oder sogar E-Mails. Dieser „Online-Briefkasten“ funktioniert in beide Richtungen.

Digitale Unterschrift

Eine qualifizierte digitale Signatur, die juristisch der Schriftform gleichgestellt ist, spart allen Parteien eine Vertrages Zeit und Nerven. Die digitale Unterschrift vermeidet Medienbrüche und verhindert nachträgliche Änderungen. Die Bedienung ist intuitiv, und die webbasierte Software benötigt keine eigene Hardware und ist von unterwegs aus möglich.

Vertragsmanagement

Einkauf, IT oder Rechtsabteilung: Unternehmen schließen viele Arten von Verträgen ab. Da ist es hilfreich, Informationen über bevorstehende Fristen und Details zu bündeln und so den Überblick zu behalten, etwa mithilfe interner Suchanfragen und Erinnerungen. Eine Software für Vertragsmanagement unterstützt Mitarbeiter zudem bei der Erstellung notwendiger Vertragsunterlagen.

          • Ein Auszug unserer Kunden

          • die Bayerische Logo
          • Bank für Sozialwirtschaft Logo
          • Mattig-Suter und Partner Logo
          • Bayern Card-Services Logo
      • Deutsche Anlagen Leasing Logo
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“Wir suchten seinerzeit einen DMS-Partner, der sich nicht nur über zukunftssichere Lösungen, wirtschaftliche Stabilität und günstige Lizenzkosten charakterisiert, sondern mit dem eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe möglich ist.”

Holger Kühl, Leiter Organisationseinheit Global Support – Die Bayerische

Entlastung trotz gestiegener Bearbeitungsfälle – Die Bayerische

Seit 1858 existiert „die Bayerische“. Ende 2018 belief sich der Bestand des Versicherungskonzerns auf über 170.000 Verträge mit einer Versicherungssumme von über 6325 Millionen Euro. Mehr als 330 Mitarbeiter kümmerten sich unter anderem um Risiko-, Renten-, Kollektiv- und Kapitalversicherungen. Wöchentlich kommen so zehntausende Workflows zusammen. Um hier mehr Vorgänge in kürzerer Zeit zuverlässig zu erledigen, vertraut die Bayerische seit 2006 auf das Dokumentenmanagementsystem d.3ecm der d.velop AG.

Die Ausgangslage

Im Jahr 2006 bearbeitete die Bayerische täglich Hunderte Dokumente, vieles davon in Papierform. Anträge und Verträge in verschiedenen Versionen mit den dazugehörigen Anlagen; Kreditkartenabrechnungen inklusive der dazugehörigen Sicherheitsinformationen und vieles mehr. Sowohl Berater vor Ort bei Kunden als auch die Sachbearbeiter in der Zentrale kamen auf eine Vielzahl von Dokumenten. Schon lange bevor der allgemeine Trend zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen um sich griff, beschloss die Bayerische, sich nach und nach von den Papierdokumenten zu trennen. Zunächst sollte ein elektronisches Dokumenten-Archiv errichtet werden, in Verbindung mit einer Möglichkeit zum Scannen von Papieren sowie digitalen Workflows.

Digitaler Posteingang

Als ersten Schritt digitalisierte die Bayerische die gesamte Eingangspost mit ihren Abrechnungen, Gutachten und anderen Dokumenten. Digitaler Text ist nicht nur schneller aufgerufen als eine Papier-Akte, er kann auch Teil eines digitalen Workflows sein: digitale Rechnungen beispielsweise landen nicht mehr am falschen Standort und Erinnerungsfunktionen sorgen für angemessene Bearbeitungszeiten. Holger Kühl, bei der Bayerischen während der Projektphase technischer Ansprechpartner bei der Systemimplementierung: „Der Einstieg in das elektronische Dokumentenmanagement war gleichbedeutend mit einem durchgreifenden Umbruch in der Vorgehensweise unserer Sachbearbeitung.“

„Zentrale Drehscheibe für Informationen“
Die Nutzeneffekte wurden schnell sichtbar, und so erweiterte die Bayerische kontinuierlich den Funktionsumfang ihres Dokumentenmanagementsystems (DMS). Im Jahr 2007 schloss der Konzern weitere Eingangskanäle an das DMS an, wie Fax und E-Mail. Zugleich realisierte das Unternehmen eine SAP-Integration und band den Vertrieb an die digitale Vorgangsbearbeitung an. „Angetrieben von unserer Überzeugung, dass elektronisch unterstützte Prozesse zu wesentlichen Effektivitätsvorteilen führen, hatten wir einen großen Ehrgeiz entwickelt, die Digitalisierung zügig voranzutreiben“, so Holger Kühl. Und: „Mit d.3ecm als Basis haben wir neue digitale Prozesse aufgebaut, inzwischen ist dieses System die zentrale Drehscheibe für Informationen bei der Automatisierung von Prozessen.“

Spürbare Entlastung der Anwender

Seit 2006 verwaltet d.3ecm jede Woche zehntausende Workflows für die Versicherungsvorgänge und legt im Produktionsarchiv Millionen Objekte ab. In der Folge ist die Zahl der Bearbeitungsfälle gestiegen. Gleichzeitig entlastet das System die Anwender spürbar, indem es ihnen ermüdende und unkreative Arbeit abnimmt.
Seit über zehn Jahren arbeitet die Bayerische nun schon mit d.velop zusammen. Kühl zieht eine Bilanz: „Wir suchten seinerzeit einen DMS-Partner, der sich nicht nur über zukunftssichere Lösungen, wirtschaftliche Stabilität und günstige Lizenzkosten charakterisiert, sondern mit dem eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe möglich ist.“ Diese Erwartung habe sich durchweg erfüllt, auch, weil d.velop immer wieder flexibel auf neue Anforderungen der Versicherungsgruppe reagiere.

“Der Einstieg in das elektronische Dokumentenmanagement war gleichbedeutend mit einem durchgreifenden Umbruch in der Vorgehensweise unserer Sachbearbeitung.“

Holger Kühl, Leiter Organisationseinheit Global Support – Die Bayerische

Weitere glückliche Kunden

BKB Bank

Vor den Herausforderungen der modernen Arbeitswelt stand auch die Bremer Kreditbank AG (BKB) im Jahr 2017. Mit ecspand bot sich die perfekte Lösung, die den bereits eingesetzetn SharePoint mit einer strukturierten Ablagestruktur in Form von Akten verbindet. In gemeinsamen Workshops von d.velop und der Bremerkreditbank AG wurde eine Excel-Datei erarbeitet, welche die gesamte Aktenstruktur im bisherigen Dokumentenmanagement inklusive der „kreativen Umsetzungen durch einzelne Benutzergruppen“ abbildete

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Mattig-Suter und Partner

Es ist fast schon ein Naturgesetz – jedes Unternehmen mit mehreren Firmensitzen oder Filialen kennt es: Braucht man eine Akte an einem Standort, befindet sie sich garantiert gerade an einem anderen. Die Treuhand- und Revisionsgesellschaft Mattig-Suter und Partner (MSuP) mit Hauptsitz in Schwyz wollte sich nicht länger mit diesem Phänomen abfinden. Gefunden hat sie stattdessen das Dokumentenmanagement d.3ecm der d.velop AG.

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Deutsche Anlagen Leasing

Seit 2014 ist die Deutsche Anlagen Leasing Kunde der d.velop AG. Sie setzten auf das Dokumentenmanagement d.3ecm in Verbindung mit SAP. Vor allem dank der Eingangsrechnungsverarbeitung hat die DAL eine deutliche Zeitersparnis im Arbeitsalltag. “Ich brauche wesentlich weniger Zeit, als im papierbezogenen Prozess” so Holger Heine, Bereichsleiter IT – Deutsche Anlagen Leasing.

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Digitalisierung im Finanzwesen

Webinar: In 30 Minuten zur digitalen Aktenführung.

Sie möchten erfahren, ob sich der Einsatz von digitalen Akten auch für Ihr Unternehmen lohnt und wie das tägliche Arbeiten damit funktioniert? Unser Webinar “In 30 Minuten zur digitalen Aktenführung” bietet Ihnen einen ersten Einblick in das Arbeiten mit einem digitalen Aktenarchiv. Lernen Sie die Vorteile und Funktionen digitaler Akten kennen.

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Aus unserem Blog

Auf dem d.velop Blog behandeln wir regelmäßig aktuelle branchenspezifische Inhalte. Denn die Umsetzung der Digitalisierung im Finanzwesen ist die Herausforderung der nächsten Jahre. Daher erklären, begleiten und veranschaulichen wir den Prozess für Sie!

Digitale Kundenakte samt Vertragsmanagement – Rettungsring der Finanzdienstleistung?

Die Digitalisierung ist ein wesentlicher Treiber von Veränderungen in sämtlichen Branchen. Der Einsatz von Technik bietet Optimierungspotential für Prozesse und Strukturen. Um Mehrwerte wie Transparenz, Effizienz und Effektivität zu erreichen, müssen veraltete Vorgänge überdacht und neu ausgerichtet werden. So auch im Bereich der Finanzdienstleistungen.

Markus Banken
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PropTech als Antwort auf die digitale Transformation der Bau- und Immobilienbranche

Von FinTech und LegalTech haben Sie bereits gehört? Dann möchten Sie vielleicht auch wissen, was sich hinter dem Begriff PropTech verbirgt? Das Kofferwort PropTech steht für „Property Technology“ und damit stellvertretend für die Technologisierung und Digitalisierung der Bau- und Immobilienbranche. Erfahren Sie im Blogartikel, alles was Sie wissen müssen.

David Schonebeck
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Einführung einer elektronischen Kreditakte bei der DZ BANK AG

“Wieso sollten wir eine elektronische Kreditakte einführen?” Diese Frage musste Vera Buck mehr als einmal gegenüber Kollegen und Vorgesetzten beantworten. Aber auf diese Frage hatte sie stets eine gute Antwort. In diesem Blogartikel erfahren Sie, wie das Projekt „elektronische Kreditakte“ bei der DZ BANK ablief. Herausforderungen, hilfreiche Praxistipps und tiefgehende Einblicke inklusive.

Annika Dölle
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