Digitale Personalakte

Digital statt verstaubt – die digitale Personalakte

Mitarbeiter vor Laptop mit Headset

Vergessen Sie überquellende Aktenschränke und Dokumentenchaos.

  • Hohe Transparenz in Personalprozessen
  • Rechtegesteuerter Zugriff auf Personaldaten
  • Einhaltung aller Aufbewahrungsfristen

Digitale Personalakte

Schlanke Personalprozesse dank digitaler Personalakte

Die digitale Personalakte (auch elektronische Personalakte) von d.velop digitalisiert und automatisiert Ihre Personalprozesse und sorgt für mehr Transparenz. Dazu verwaltet die Akte – von den Bewerbungsunterlagen über das Vertragswerk und die Gehaltsabrechnungen bis hin zur Krankmeldung – sämtliche Personaldokumente und beschleunigt die Abwicklung der HR-Prozesse. Die Personalakte verbessert die Auskunftsfähigkeit und stellt durch eine individuell konfigurierbare Rechtevergabe sicher, dass ausschließlich befugte Personen Zugriff auf Ihre Personaldokumente haben.

Das alles garantiert Ihnen einen durchgehend aktuellen, von allen berechtigten Personen jederzeit einsehbaren Aktenstand. Digitale Akten verhindern auch einen möglichen Aktenverlust und jede Art von Manipulation wird unterbunden. Dies gewährleistet, neben einem hohen Nutzen, auch deutlich geringere Verwaltungskosten.

Vorteile digitaler Personalakten

  • Hohe Transparenz in Personalprozessen
  • Rechtegesteuerter Zugriff auf Personaldaten
  • Standortübergreifender Zugriff
  • sichere 256-Bit-AES-Verschlüsselung (Advanced Encryption Standard)
  • Einhaltung aller Aufbewahrungsfristen
  • Aufgaben und Arbeitsschritte jederzeit im Blick
  • Übersichtliche und intuitiv handhabbare Oberfläche
  • Bessere Auskunftsfähigkeit

Video Digitale Personalakte einfach erklärt

Optimale Personalarbeit mit der digitalen Personalakte

Erfahren Sie von unserem Experten Einblicke in die digitale Personalakte.

  • Herausforderung & Motivation
  • Kernfunktionalitäten & Vorteile
  • Einblicke in die Software

Die beliebtesten digitalen Personalakten unserer Kunden

Microsoft 365

Digitale Personalakte für Microsoft 365

Die Pflege und Verwaltung einer Personalakte ist eine zeitaufwendige und manchmal anstrengende Arbeit. Informationen sind nicht vollständig. Die Suche nach Dokumenten gestaltet sich langwierig. Und eine aufwendige Suche erhöht die Verwaltungskosten.
Mit der digitalen Personalakte in Microsoft SharePoint verwalten Sie Ihre Personaldaten effizient und übersichtlich.

SAP

Digitale Personalakte für SAP

Die d.velop Personalakte für SAP ist vollständig in SAP integriert. Für die Archivierung (Ablage) von Dokumenten wird lediglich eine Standard-Archivelink Schnittstelle benötigt. Die Personalakte hat einen sehr verständlichen und einfach definierten Aufbau. Die eigentliche Personalakte untergliedert sich in sogenannte „Register“ und „Unterregister“, in die die Dokumente eingeordnet werden.

d.velop Personalakte für SAP
Mitarbeiterin arbeitet am Laptop im Sharepoint Online

Whitepaper HR-Prozesse

Ihr Ramp-Up zu digitalen HR-Prozessen und mehr Erfolg bei den jungen Talenten

  • Digitale HR-Prozesse sind Fortschritt
  • Den digitalen Wandel anstoßen
  • So wird Ihre HR fit für digitale Technologien
  • Wie kommt man zu einer digitalen HR-Strategie?
  • Bauen Sie eine digitale Expertise im Unternehmen auf
  • Und mehr!

Digitale Personalakte sicher einsetzen

Umfassend und rechtskonform

Die digitale Personalakte von d.velop übernimmt für Sie die Workflow-gestützte Automatisierung aller personalbezogenen Prozesse und sorgt für die zentrale, platzsparende Archivierung aller gescannten Dokumente – vom Vertrag bis zur Krankmeldung. Sie bildet Ihre vorhandenen Ablagestrukturen im digitalen Aktenplan 1:1 ab, gewährleistet den bequemen Aktenzugriff mit komfortablen Suchmöglichkeiten und spürt falsch abgelegte Akten im Handumdrehen auf.

Das alles vertraulich und rechtskonform: dank der strikten automatischen Einhaltung aller Aufbewahrungsfristen, aller gesetzlichen Datenschutzrichtlinien, Archivierungspflichten und aller vorgeschriebenen Löschfristen nach GoBD oder SOX.

Außerdem geraten Aufgaben und Arbeitsschritte dank automatischer Wiedervorlage und Aufgabenverwaltung nicht mehr in Vergessenheit.

Passgenaue Suchfunktionen sorgen dafür, dass sämtliche Details aller Akten auch noch nach Jahren in Sekundenschnelle zur Verfügung stehen. Das spart Zeit. Die digitale Personalakte kann auf Wunsch um Ihre speziellen Anforderungen erweitert werden.

Infografik - Digitale Personalakte mit Schnittstelle zum DMS
Andreas Blau Ferdinand Bilstein GmbH & Co. KG

Ferdinand Bilstein setzt auf Digitalisierung: Personalakte wird papierlos

Irgendwann wurde es sehr müßig, die Papier-Akten zu bearbeiten. Daher nutzen wir nun die digitale Personalakte der d.velop AG. Ergebnis: Wir sparen viel Zeit beim Bearbeiten und können an jedem x-beliebigen Ort auf die Akten zugreifen. Aus dem Auto heraus, im Café, im Homeoffice. Das ist eine maximale Erleichterung, ein maximaler Vorteil.

Andreas Blau
HR Business Partner
Ferdinand Bilstein GmbH & Co. KG

FAQ Digitale Personalakte

Häufige Fragen und Antworten zur digitalen Personalakte

Was ist eine digitale Personalakte?

Eine elektronische Personalakte bezeichnet eine digitale Form der Dokumentation der Unterlagen zu Mitarbeitern, welche die herkömmliche Papier-Personalakte ersetzt. Dabei werden Daten und Informationen über eine Person gesammelt, verwaltet und gespeichert. In der Regel umfasst dies Angaben zur Identität, zur beruflichen Entwicklung, Aus- und Weiterbildung, Bewerbungsunterlagen sowie anderen relevanten Erfahrungen und Kenntnissen.

Was gehört in eine digitale Personalakte?

In eine digitale Personalakte gehören alle Personaldokumente, die für das Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber relevant sind. Dazu gehören zum Beispiel Arbeitsverträge, Krankmeldungen, Bewerbungsunterlagen oder Gehaltsabrechnungen.

Ist eine digitale Personalakte Pflicht?

Nein, eine digitale Personalakte ist keine Pflicht. In Deutschland gibt es keine rechtliche Grundlage dazu.

Wie funktioniert das Personalakten digitalisieren?

Um Personalakten digital zu erstellen, werden die zugehörigen Dokumente mithilfe einer OCR-Software gescannt oder per Drag-and-drop ins System gegeben und automatisch in die passende Akte einsortiert. Dabei erkennt die Software die Eigenschaften des Dokuments und ordnet es entsprechend zu.

Was sind die Vorteile einer elektronischen Personalakte?

Eine elektronische Personalakte bietet zahlreiche Vorteile für die Verwaltung von Personaldokumenten. Durch individuell konfigurierbare Zugriffsrechte wird sichergestellt, dass nur befugte Personen auf die Akten zugreifen können. Zudem verhindert die digitale Archivierung den Verlust von Dokumenten und verhindert Manipulationen, was zu einer höheren Sicherheit führt. Auch die Verwaltungskosten werden reduziert, da die Akten digital gespeichert und archiviert werden können. Darüber hinaus werden gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen eingehalten, was zu einer rechtssicheren Aufbewahrung führt. Zusammengefasst ermöglicht die Verwendung einer elektronischen Personalakte einen effizienteren HR-Prozess.

Welche Arten von digitaler Personalakte-Software gibt es?

Es gibt verschiedene Anbieter, die Personalsoftware bereitstellen. Durch das d.velop documents (DMS) lassen sich zum Beispiel die Personalakten digital abbilden.

Software Demo

Welche Potenziale haben Ihre HR-Prozesse?

Bei dieser Frage unterstützen Sie unsere Expert:innen in einem ersten Gespräch. Finden Sie gemeinsam Antworten auf die folgenden Fragen und gewinnen Sie bereits Einblicke in die Software von d.velop. Einfach Formular ausfüllen und Termin anfordern.

  • Welche HR-Prozesse lassen sich in meinem Unternehmen digitalisieren?
  • Mit welchen Prozessen sollte ich starten?
  • Welche Software-Produkte sind sinnvoll und greifen ineinander?