Transparent. Zweckgebunden. Vertraulich.

Gerade vertrauliche Personaldokumente müssen besonders sicher und rechtlich einwandfrei aufbewahrt werden – die digitale Personalakte für SAP bietet einen transparenten Überblick über die Abläufe Ihrer Personalprozesse. Dabei folgt die elektronische Akte den Grundsätzen der Personalaktenführung: Transparenz, Richtigkeit, Zweckbindung und Vertraulichkeit.

Mit der SAP Personalakte können sämtliche Dokumente einer Personalakte, vom Vertrag bis hin zu Krankmeldungen, strukturiert und zentral im SAP HCM System über die SAP Schnittstelle Archivelink revisionssicher archiviert und entsprechend vorgeschriebener Aufbewahrungsfristen verwaltet werden. Damit stehen diese Dokumente dort jedem berechtigten Mitarbeiter unmittelbar zur Verfügung. Und das sogar standortübergreifend.

Vorteile der elektronischen Personalakte für SAP im Überblick.

Transparent & sicher

Die digitale Personalakte bildet alle Aktenstrukturen ab, die Sie von klassischen Aktenordnern gewohnt sind. Dank individueller Berechtigungsstrukturen und sicherer Verschlüsselung ist dafür gesorgt, dass Unbefugte keinen Zugriff auf sensible Daten erhalten.

Standortunabhängig

Es spielt keine Rolle, ob eingehende Unterlagen direkt am Arbeitsplatz des jeweiligen Mitarbeiters eingescannt werden oder ob sie verteilt an mehreren Standorten erfasst und an eine zentrale Personalabteilung übermittelt werden.

Schnell

Die digitale Personalakte beschleunigt die Abwicklung der HR Prozesse. Ihre Verwaltungskosten werden reduziert und die Auskunftsfähigkeit wird erhöht. Denn auch nach Jahren stehen alle Details beliebiger Akten zur
Verfügung.

Nahtlos in Ihr SAP ERP integriert.

Die Lösung d.velop Personalakte für SAP ist vollständig in SAP integriert. Für die Archivierung (Ablage) von Dokumenten wird lediglich eine Standard-Archivelink Schnittstelle benötigt. Die Personalakte hat einen sehr verständlichen und einfach definierten Aufbau. Die eigentliche Personalakte untergliedert sich in sogenannte „Register“ und „Unterregister“, in die die Dokumente eingeordnet werden.

Sämtliche Dokumente der Lösung werden über SAP Archivelink abgelegt und dem jeweiligem Register bzw. Unterregister zugeordnet. Die Zuordnung erfolgt dabei i.d.R. durch den Anwender bei Ablagen via Drag&Drop, Aufruf der Scan-Software oder durch die Erfassung eines Barcodes für z.B. das Standardszenario „Spätes Ablegen mit Barcode“.

Mittels Customizing im SAP ERP (eigener Customizing Leitfaden wird ausgeliefert) können die Registerstrukturen entsprechend Ihrer Anforderungen angepasst und auch erweitert werden.
Für Änderungs-Aktionen wie z.B. Verschieben von Dokumenten innerhalb der Personalakten und auch innerhalb der Registerstrukturen, Umbenennen von Dokumentbezeichnungen, Ändern von Dokumenteigenschaften (z.B. Ändern des Dokument-Datums) werden spezielle Berechtigungen zur Verfügung gestellt. Selbstverständlich werden diese Aktionen der Anwender in einem Log-Buch eingetragen.

 

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Digitale Personalakte in SAP live erleben.

Erfahren Sie im Video von Markus Sünker in 30 Minuten, wie Sie mit der SAP Personalakte von d.velop Dokumente strukturiert und zentral im SAP HCM System revisionssicher archivieren können. Mit Hilfe der d.velop Lösung beschleunigen Sie Ihre Abläufe und vereinfachen Ihre tägliche Arbeit deutlich. Erleben Sie live im Videor wie die Lösung aussieht und wie die technischen Anforderungen sind. Markus Sünker ist ist als Senior Presales Manager bei der d.velop AG im Bereich SAP mit besonderem Fokus auf die Personalakte tätig. In seiner Rolle hat er sich voll und ganz auf die Unterstützung von Kunden bei der Planung von SAP-Projekten spezialisiert.


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